Report des pré-engagements et des engagements Budgets analytiques
Cette fonction permet d'effectuer le report des pré-engagements et des engagements non soldés de l'exercice qui se termine, sur l'exercice suivant.
En fin d'exercice budgétaire, certaines demandes d'achats non commandées ou commandées partiellement, certaines commandes non facturées ou facturées partiellement, seront commandées ou facturées sur l'exercice suivant. Les demandes d'achats et les commandes devenues sans objet ayant été soldées préalablement, ces pré-engagements et engagements restants, doivent être reportés sur le nouvel exercice pour permettre :
- La saisie d'une commande sur une demande d'achat de l'exercice précédent,
- La saisie d'une facture sur une commande de l'exercice précédent,
L'opération de report des pré-engagements et engagements non soldés s'effectue en deux étapes :
- Sélection des lignes d'achats à reporter.
- Présentation du résultat de la sélection sur un tableau qui permettra au responsable budgétaire de choisir les pré-engaments et les engagements à traiter.
Etapes de la clôture budgétaire
Conditions du report
Report autorisé
Le report est autorisé dans tous les cas suivants :
- Dans le cas d'un budget (BUD) existant pour un montant budgété suffisant,
- Dans le cas d'un budget (BUD) existant pour un montant budgété insuffisant : pas de contrôle lié au montant budgété,
- Dans le cas d'un budget (BUD) inexistant sur l'exercice de report (pas de montant budgété saisi) et code budget couvrant l'exercice : pas de contrôle lié à l'existence du budget sur l'exercice suivant.
- Dans le cas d'un code budget (BUDGET) ne couvrant pas l'exercice de report : pas de contrôle sur le code budget.
Report Refusé
Le report sera refusé, seulement si :
- Une ou plusieurs sections d'imputations sont hors de limite de validité : Message significatif dans le fichier trace.
Résultats du report
Exercice émetteur :
- Création dans l'engagement ou le pré-engagement d'une ligne de solde sur l'exercice en cours de clôture,
Exercice récepteur :
- Création dans l'engagement ou le pré-engagement d'une ligne d'engagement ou de pré-engagement sur le nouvel exercice.
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Sélection des lignes d'achats à reporter
Ce traitement est effectué à partir d'une requête par société (CMMREP) permettant de sélectionner les demandes d'achats et les lignes de commandes en cours, qui n'ont pas été soldées sur un exercice, pour les reporter sur l'exercice suivant : Comptabilité/Budgets/Clôture des budgets.
Les informations d'en-tête de l'écran permettent de préciser les principaux critères de sélection : Société et exercice émetteur dont la saisie pilote les dates de début et de fin de cet exercice, ainsi que la mise à jour de l'exercice récepteur et de ses dates de début et de fin.
Des critères complémentaires peuvent être combinés pour réduire la population des objets à consulter : Bornes de sites et types de documents.
- Bornes de sites : Seuls les sites rattachés à la société saisie sont présentés en sélection.
- Types de documents : Il est possible de réduire la sélection aux demandes d'achats seules ou aux commandes seules. Par défaut les deux types de documents répondant aux critères de sélection sont présentés.
L'activation de la touche "Afficher/Raffraîchir" a pour effet d'afficher dans le tableau la liste des demandes d'achats et/ou commandes correspondant à la sélection effectuée.
Le nombre maximum de lignes autorisé par sélection est de 500. En cas de dépassement de cette limite, un message "Tableau plein" indique que la sélection dépasse les 500 lignes autorisées. La réponse "OK" à ce message présente donc les 500 premières lignes. Pour réduire la sélection, il faut utiliser les critères de sélection sur les bornes : Sites et Types de documents.
Résultat de la sélection
Après saisie des critères de sélection et activation du bouton "Afficher/Rafraîchir" les lignes d'achats sélectionnées apparaissent dans un tableau qui permet ou non de lancer leur report.
Les colonnes présentées sont informatives (Type de document, numéro de pièce, date, engagements, section analytique 1, section analytique 2, section analytique 3, montant à reporter, devise) et ne sont pas modifiables à l'exception des colonnes suivantes :
- Colonne "Report" : Permet de sélectionner individuellement une demande d'achat ou une commande, mais la sélection de toutes les lignes d'achats présentées peut être effectuée en une seule opération par le bouton "Tout cocher/Décocher". Cette sélection peut être annulée par le même bouton.
- Colonne "Détail" : La loupe permet d'accéder directement à la demande d'achat ou à la commande.
Des boutons contextuels, accessibles par "clic droit" et sélection dans la liste, permettent :
- De trier les lignes d'achats par numéro de pièce, ou par compte budgétaire.
- D'accéder à la commande, à la demande d'achat, au pré-engagement ou à l'engagement.
Ecran de saisie
Critères
| Société (champ CPY) |
| Exercice émetteur (champ EFIY) |
| Intitulé (champ INTEFIY) |
| Date début (champ DFIY) |
| Date fin (champ FFIY) |
| Exercice récepteur (champ RFIY) |
| Intitulé (champ INTRFIY) |
| Date début (champ DRFIY) |
| Date fin (champ FRFIY) |
| Site début (champ FCYSTR) |
| Site fin (champ FCYEND) |
Actions
| Afficher/Rafraichir (champ SEARCH) |
| Tout cocher/décocher (champ COCHER) |
Type de document
| Type document (champ TYPDOC) |
Trace
| Fichier trace (champ TRC) |
Tableau Engagements
| Report (champ REPOR) |
| Détail (champ DET) |
| Type document (champ TYP) |
| Numéro de pièce (champ NUM) |
| Date (champ DAT) |
| Engagements (champ CMM) |
| Montant à reporter (champ AMTREP) |
| Devise (champ CUR) |
| Section analytique 1 (champ CCE1) |
| Section analytique 2 (champ CCE2) |
| Section analytique 3 (champ CCE3) |
| Section analytique 4 (champ CCE4) |
| Section analytique 5 (champ CCE5) |
| Section analytique 6 (champ CCE6) |
| Section analytique 7 (champ CCE7) |
| Section analytique 8 (champ CCE8) |
| Section analytique 9 (champ CCE9) |
| Engagement |
| Pré-engagement ou engagement |
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Accès à l'écran de saisie/consultation du pré-engagement ou de l'engagement de la demande d'achat ou de la commande. |
| Pièce |
|
Accès à l'écran de saisie/consultation de la pièce (demande d'achat ou commande). |
| Tri par n° de pièce |
|
Tri des lignes d'achats par numéro de pièce. |
| Tri par compte budgétaire |
|
Tri des lignes d'achats par compte budgétaire. |
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Vous n'avez rien coché. Souhaitez-vous quitter sans rien faire?
Ce message s'affiche si vous validez (OK ou "Entrée") et que vous n'avez sélectionné aucune enveloppe à reconduire.
Exercice budgétaire récepteur fermé
Ce messsage s'affiche après saisie du champ "Exercice émetteur" lorsque l'exercice récepteur correspondant est fermé.
Il n'existe pas d'exercice recepteur pour cet exercice sur cette société et son référentiel analytique principal
Ce messsage s'affiche après saisie du champ "Exercice émetteur" lorsque l'exercice récepteur correspondant n'est pas créé.
Exercice non ouvert
Ce messsage s'affiche après saisie du champ "Exercice émetteur" lorsque cet exercice existe mais n'est pas ouvert.
Société inexistante
Ce messsage s'affiche si le code de la société saisie n'est pas un code existant.