Solde manuel des demandes d'achats
Utilisez cette fonction pour solder massivement une sélection de Demandes d'achats. Elle s'apparente à la fonction de Solde automatique des lignes de demandes d'achats (FUNPSH), mais comporte un tableau intermédiaire permettant de consulter, avant le traitement, les demandes d'achats sélectionnées.
Lorsque la fonction de solde est lancée, les pré-engagements générés par les DA sont extournés (en montants négatifs).
L'opération de solde des lignes de demandes d'achats s'effectue en deux étapes :
- Sélection des lignes de demandes d'achats non soldées afin de spécifier les bornes de la sélection (Achats/Demandes d'achats/Solde demandes d'achats/Solde manuel).
- Présentation du résultat de la sélection dans un tableau permettant, au responsable budgétaire, de décider du solde ou non des demandes d'achats non soldées.
Etapes de la clôture budgétaire
Etapes de la clôture budgétaire :
- Première étape : Reconduction des enveloppes annuelles,
- Deuxième étape : Solde des lignes de demandes d'achats et des lignes de commandes à ne pas reporter,
- Troisième étape : Traitement des réceptions et des factures à recevoir de fin d'exercice,
- Quatrième étape : Report des pré-engagements et des engagements non soldés,
- Cinquième étape : Report des enveloppes pluriannuelles.
L'exécution de ces étapes doit suivre l'ordre chronologique ci-dessus, aux exceptions suivantes :
- Si la reconduction d'une enveloppe annuelle n'est pas effectuée, le report des engagements et pré-engagements procédera à la création d'une nouvelle enveloppe, mais la reconduction ne sera plus possible.
- Le report des engagements peut être effectué avant ou après le traitement des factures à recevoir de fin d'exercice,
- Le report des enveloppes pluriannuelles est impérativement la dernière étape de la clôture budgétaire.
Le solde des lignes d'achats (demandes d'achats et commandes d'achats) devenues sans objet, s'inscrit au titre de la deuxième étape de la clôture budgétaire.
Les lignes de demandes d'achats, constituent un pré-engagement dans les lignes budgétaires qui implique une consommation du montant budgété. Si ces lignes sont devenues sans objet, l'opération de solde de ces lignes a pour objet de désengager la ligne budgétaire du montant de ces dépenses prévues qui ne seront pas consommées et donc non reportées sur l'exercice suivant.
En fin d'exercice, les gestionnaires budgétaires doivent donc passer en revue les lignes de demandes d'achats non commandées ou commandées partiellement, pour décider si leur solde est à reporter ou à solder.
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Utilisez les critères suivants pour sélectionner les demandes d'achats à traiter :
- Société
- Site
- Demandeur (sélection parmi les utilisateurs)
- Bornes de date (date de création de DA)
- Bornes sur numéro de DA à traiter
- Bornes articles
Cochez Fichier de trace pour afficher en fin de traitement, le récapitulatif de toutes les pièces validées.
Toutes sociétés
Sélectionnez cette case à cocher pour afficher toutes les demandes d’achats non soldées.
Si cette case n'est pas sélectionnée, vous devez renseigner un code société. Seules les demandes d’achats de cette société seront présentées.
Tous sites
Sélectionnez cette case à cocher pour afficher toutes les demandes d’achats non soldées de tous les sites rattachés à la société sélectionnée.
Si cette case n'est pas sélectionnée, vous pouvez sélectionner un des sites de cette société. Seules les demandes d’achats de ce site seront présentées.
Tous demandeurs
Sélectionnez cette case à cocher pour afficher toutes les demandes d’achats non soldées de tous les demandeurs. Si cette case n'est pas sélectionnée, la saisie ou la sélection d’un demandeur est obligatoire. Seules les demandes d’achats de ce demandeur seront présentées.
Bornes dates
Saisissez une plage de dates pour sélectionner les demandes d'achats dont la date de création est comprise dans cette période.
Bornes numéros
Saisissez une plage de numéros de demandes d’achats pour sélectionner les demandes d'achats dont le numéro est compris dans cette plage.
Bornes articles
Saisissez une plage de codes articles pour sélectionner les demandes d’achats portant sur les articles dont le code est compris dans cette plage.
Ecran de saisie
Le traitement effectue la recherche des demandes d'achats répondant aux critères de sélection.
Les lignes sélectionnées sont présentées sous forme de tableau comportant les informations nécessaires au gestionnaire pour décider de leur solde ou non (report sur l'exercice suivant).
Vous pouvez :
- sélectionner une à une les lignes à solder en sélectionnant la case Solde,
- sélectionner massivement l'ensemble des lignes affichées en cliquant sur Traitement global accessible depuis l'icône Actions.
Cliquez ensuite sur Ok pour mettre à jour les demandes d'achats.
Depuis l'icône Actions :
- cliquez sur Détail pour accéder à la demande d'achat, à l'enveloppe, à la ligne budgétaire, au compte budgétaire et au pré-engagement,
- vous pouvez trier les demandes d'achats par numéro de demande d'achat, par numéro d'enveloppe, par numéro d'entité ou par numéro de compte budgétaire.
Tableau
| No (champ NOLIG) |
| Solde (champ PRO) |
|
Cette zone permet de sélectionner les lignes de demandes d'achats à solder, individuellement ou par traitement global. |
| Site (champ PSHFCY) |
|
Code du site émetteur de la ligne de demande d'achat. |
| No demande (champ PSHNUM) |
|
Numéro de la demande d'achat, permettant d'identifier celle-ci de façon unique. Ce numéro est généré automatiquement à chaque création de demande d'achat selon le paramétrage de compteur associé. |
| Dem (champ REQUSR) |
|
Code du demandeur, initialisé lors de la saisie de la ligne de demande d'achat. |
| Article (champ ITMREF) |
|
Référence interne de l'article demandé qui doit exister dans la table Articles, renseigné lors de la création de la ligne de demande d'achat. |
| Fournisseur (champ BPSNUM) |
|
Code identifiant le fournisseur auquel il est souhaité de passer commande, initialisé lors de la création de la ligne de demande d'achat. |
| Signée (champ LINAPPFLG) |
|
Indicateur de gestion des signatures pour les demandes d'achats. |
| Qté demandée (champ QTYPUU) |
|
Quantité demandée pour la ligne de demande d'achat. |
| Qté cdée (champ ORDQTYPUU) |
|
Quantité commandée sur la ligne de demande d'achat, lorsque la ligne de demande d'achat a fait l'objet d'une commande partielle. |
| Uni (champ PUU) |
|
Unité d'achat de l'article, définie au niveau de la fiche article ou liée au fournisseur. |
| Mt ligne HT (champ LINAMT) |
|
Montant hors taxes de la ligne de demande d'achats en devise de saisie, correspondant à la quantité demandée. |
| Mt restant (champ AMT) |
|
Montant hors taxes en devise de saisie, du solde non commandé de la ligne de demande d'achat. |
| Dev (champ CUR) |
|
Code de la devise de saisie de la ligne de demande d'achat. |
| Enveloppe (champ ENVCCE) |
|
Code de l'enveloppe de rattachement de la ligne de demande d'achat. |
| Entité (champ ENTCCE) |
|
Code de l'entité destinataire de la ligne de demande d'achat. |
| Compte budgétaire (champ BUDACC) |
|
Code du compte budgétaire d'imputation de la ligne de demande d'achat. |
| Demande d'achat |
|
Cliquez sur cette action pour accéder à l'écran de saisie/consultation de la Demande d'achat. |
| Traitement global |
|
Cliquez sur cette action pour sélectionner l'ensemble des lignes de demandes d'achats affichées. |
| Tri par n° de demande |
|
Cliquez sur cette action pour trier les lignes de demandes d'achats par numéro de demande d'achat. |
| Tri par enveloppe |
|
Cliquez sur cette action pour trier les lignes de demandes d'achats par numéro d'enveloppe. |
| Tri par entité |
|
Cliquez sur cette action pour trier les lignes de demandes d'achats par numéro d'entité destinataire. |
| Tri par compte budgétaire |
|
Cliquez sur cette action pour trier les lignes de demandes d'achats par numéro de compte budgétaire. |
| Enveloppe budgétaire |
|
Cliquez sur cette action pour accéder à l'écran de saisie/consultation de l'enveloppe budgétaire de la ligne de demande d'achat. |
| Ligne budgétaire |
|
Cliquez sur cette action pour accéder à l'écran de saisie/consultation de la ligne budgétaire de la ligne de demande d'achat. |
| Compte budgétaire |
|
Cliquez sur cette action pour accéder à l'écran de saisie/consultation du compte budgétaire de la ligne de demande d'achat. |
| Pré-engagements |
|
Cliquez sur cette action pour accéder à l'écran de consultation du pré-engagement correspondant à la demande d'achat. |
Actions spécifiques
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Cliquez sur cette action pour enregistrer vos paramétrages dans un Code mémo et les utiliser ultérieurement. Le mémo est lié à votre profil utilisateur et non à la fonction ou à l'écran.
|
Le code mémo |
Cliquez sur cette action pour saisir un Code mémo et charger les paramétrages enregistrés sous ce code. |
|
Cliquez sur cette action pour supprimer un Code Mémo. |
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Tableau plein
Ce message s'affiche si la sélection effectuée est trop large et dépasse la capacité du tableau. Réduisez cette sélection par des critères plus fins.
Ligne déja soldée, solde impossible
Vous essayez de solder une ligne déjà soldée
> Ex suiv
Ce message s'affiche si vous validez la sélection sans avoir coché au moins une ligne.