Utilisez ce traitement afin de générer la comptabilisation automatique de factures à recevoir (FAR) à partir des réceptions fournisseurs non facturées.

Cette fonction des factures à recevoir s'exécute en fin de mois et permet de générer des FAR récurrentes. Si une réception a été comptabilisée en fin de mois N et qu'elle n'a toujours pas été facturée sur le mois N+1, une nouvelle FAR sera alors générée en fin de mois N+1 pour cette réception. En effet ce traitement considère les réceptions non comptabilisées (n'ayant pas fait l'objet d'une FAR) et non facturées ou les réceptions comptabilisées et non facturées dont la date d'extourne de la FAR associée est inférieure à la date de nouvelle génération.

Remarques :

  • Les retours fournisseurs validés, et sans attente d'avoir, sont pris en compte et déduits des réceptions concernées si la date du retour est comprise dans la période de comptabilisation.
  • Les FAR générées à partir de réceptions non facturées issues de commandes ne tiennent pas compte d'éventuels pieds de commande.
  • Dans le traitement des factures à recevoir, le régime de taxe utilisé est celui de la commande si la réception est issue d'une commande. Sinon, c'est celui du fournisseur.
  • Lorsque le régime de TVA est CEE, alors le montant des taxes est calculé, mais non ajouté au montant TTC.

En fonction du paramétrage de la pièce automatique PTH, il est possible de générer une facture à recevoir par réception ou par quadruplet Société, Site, Fournisseur et Devise. Cela dépend de l'option Groupage choisie en entête de pièce automatique :

  • 1 pièce par ligne : permet de générer une FAR par réception
  • Pièce groupée : permet de générer une FAR par quadruplet Société, Site, Fournisseur et Devise.

Deux pièces automatiques sont livrées dans l'application :

  • Une pièce pour générer des factures à recevoir avec taxes (PTH).
  • Une autre pièce pour  générer des factures à recevoir sans taxes (PTH1).

Le traitement de génération de factures à recevoir s'appuie sur la pièce indiquée au niveau du paramètre GAUPTH - Pièce factures à recevoir (chapitre ACH, groupe INV). Si cette valeur paramètre n'est pas renseignée, c'est la pièce automatique PTH qui est utilisée.

Factures à recevoir et clôture budgétaire

Etapes de la clôture budgétaire : 

SEEWARNING L'exécution de ces étapes doit suivre l'ordre chronologique ci-dessus, aux exceptions suivantes :

  • Si la reconduction d'une enveloppe annuelle n'est pas effectuée, le report des engagements et pré-engagements procédera à la création d'une nouvelle enveloppe, mais la reconduction ne sera plus possible.
  • Le report des engagements peut être effectué avant ou après le traitement des factures à recevoir de fin d'exercice,
  • Le report des enveloppes pluriannuelles est impérativement la dernière étape de la clôture budgétaire.

Règles de constitution des Factures à recevoir

Dans le cadre de la clôture budgétaire, le traitement des Factures à recevoir de fin d'exercice peut être effectué avant ou après le traitement de report des demandes d'achats et des commandes non soldées, mais avant le report des budgets pluriannuels.

La réception non facturée ne diminue pas l'engagement.

Le traitement de constitution des factures à recevoir implique qu'une enveloppe, un budget et une ligne budgétaire approuvée, correspondant à l'enveloppe d'origine de la commande et de la réception existe sur le nouvel exercice.

Pour les enveloppes pluriannuelles

L'enveloppe et le budget existent obligatoirement, mais le budget doit obligatoirement comporter une ligne budgétaire "Approuvée" de mêmes caractéristiques que la ligne budgétaire d'origine de la commande. Dans le cas contraire la constitution de la FAR sera refusée et signalée par un message dans le fichier trace.

Pour les enveloppes annuelles

L'enveloppe peut ne pas exister. Elle peut exister si elle a été créée par reconduction ou par le report des engagements non soldés (si ceux-ci ont été constitués avant le traitement des factures à recevoir).

  • Si l'enveloppe n'existe pas sur le nouvel exercice, la constitution de la facture à recevoir est impossible. Ce blocage est signalé à l'utilisateur par un message "Enveloppe hors limite de validité et non reconduite".
  • Si l'enveloppe a été créée par reconduction ou par report, le traitement de constitution des factures à recevoir recherchera le code de la nouvelle enveloppe, puis dans cette enveloppe l'existence d'un budget, puis d'une ligne budgétaire de statut "approuvé" équivalente à la ligne budgétaire d'origine. Si tous ces éléments existent la facture à recevoir pourra être générée. Dans le cas contraire, la création sera refusée avec un message indiquant l'origine du refus dans le fichier trace.
Constitution avant le report des lignes d'achats

Si les factures à recevoir sont constituées avant le report des lignes d'achats non soldées, le traitement de constitution des factures à recevoir effectue : 

  • Sur l'exercice de constatation, la création d'une dépense du montant de la Facture à recevoir,
  • Sur l'exercice de constatation, la création d'une ligne de désengagement du montant de la Facture à recevoir.
Constitution après le report des lignes d'achats

Si les factures à recevoir sont constituées après le report des lignes d'achats non soldées, ce report a effectué la totalité du désengagement de la ligne de commande (réceptionné + non réceptionné) et le traitement de constitution des factures à recevoir effectue dans ce cas :

  • Sur l'exercice de constatation, la création d'une dépense du montant de la facture à recevoir,
  • Sur l'exercice suivant, la création d'une ligne de désengagement du montant de la facture à recevoir.
Extourne des factures à recevoir

Que la constitution ait été effectuée avant ou après le report des lignes d'achats non soldées, l'extourne de la facture à recevoir sur l'exercice suivant effectue :

  • L'annulation de la dépense,
  • La création d'une ligne d'engagement.

Le traitement des factures à recevoir a été modifié pour que les mises à jour effectuées sur l'exercice suivant (extourne de la dépense relative à la facture à recevoir et création d'une ligne d'engagement) soient effectuées sur l'engagement de la commande, comportant pour les enveloppes annuelles le code de la nouvelle enveloppe, reportée au reconduite sur le nouvel exercice.

Pré-requis

SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre

Gestion de l'écran

Un seul écran est nécessaire pour générer des factures à recevoir. Il permet de renseigner des critères relatifs aux réceptions à traiter et de préciser le mode de génération comptable attendu.

Le statut des écritures dans l'écran de lancement est obligatoirement 'Définitif' lorsque la catégorie de pièces 'Réelle' est choisie et que la société est :

  • soit une société de législation française (le paramètre FRADGI - Règlementation DGI N° 13L-1-06 (chapitre TC, groupe CPT) a pour valeur 'oui', non modifiable),
  • soit une société non française appliquant les règles françaises de la conformité DGI n° 13L-1-06 (le paramètre FRADGI - Règlementation DGI N° 13L-1-06  a pour valeur 'oui', modifiable).

Ecran de saisie

Pour la plupart des champs de cet écran, la saisie est facultative.

Critères

La sélection de réceptions fournisseur se fait suivant plusieurs critères :

  • La société concernée. Si la case Toutes sociétés est cochée, alors le code société ne sera plus accessible et le traitement sera exécuté sur l'ensemble des sociétés du dossier.
  • Le site concerné. Si la case Tous sites est cochée, alors le code site ne sera plus accessible et le traitement sera exécuté sur l'ensemble des sites de la société renseignée précédemment. Ces informations ne sont pas accessibles si la case Toutes sociétés a été cochée précédemment.
  • Un ou plusieurs fournisseurs (bornes).
  • Une date maximale pour sélectionner les réceptions.

Génération

Type de génération

Au niveau du traitement même, indiquez si la pièce sera générée en :

  • Réel : La pièce comptable réelle est une pièce que l'on peut toujours consulter et éditer (Grand Livre, Balance…). Si ce choix est retenu, vous pouvez décider si cette pièce réelle est dans l'état provisoire ou définitif. Une réception traitée par une pièce réelle est considérée comme comptabilisée. Elle ne pourra être de nouveau considérée qu'à partir du moment où la date d'extourne est dépassée. Dans ce cas, une pièce d'extourne de la facture à recevoir sera automatiquement générée en date d'extourne.

    Si la réception traitée est issue d'une commande et que la gestion des engagements est activée, un dés-engagement sera effectué en date de la facture à recevoir pour les lignes traitées et un ré-engagement sera effectué en date d'extourne de la facture à recevoir.
  • Simulation active ou simulation inactive : La pièce de simulation, une fois activée, est également intégrée aux écrans de consultations et aux éditions comptables. Une pièce de simulation peut être transformée en pièce réelle ou désactivée pour devenir une pièce de simulation inactive (c'est à dire une pièce latente, non visible dans les éditions et consultations comptables). Attention, pour assurer une cohérence, il ne faudra pas transformer une pièce de simulation issue d'une réception en pièce réelle car le lien n'est alors pas assuré. Une réception traitée par une pièce de simulation n'est pas considérée comme comptabilisée.

Vous pouvez générer, dans un premier temps, la pièce en mode simulation puis, après vérification, relancer le traitement en mode réel. Dans ce cas, la pièce de simulation est automatiquement supprimée et remplacée par la pièce réelle qui prendra en compte les nouvelles réceptions non facturées le cas échéant.

Etat écritures

Ces cases à cocher ne sont accessibles que si le mode de génération est réel.

Le statut des écritures dans l'écran de lancement est obligatoirement 'Définitif' pour une société ayant opté pour la catégorie de pièces 'Réelle' et pouvant être :

  • soit une société de législation française (le paramètre FRADGI - Règlementation DGI N° 13L-1-06 (chapitre TC, groupe CPT) a pour valeur 'oui', non modifiable),
  • soit une société non française appliquant les règles françaises de la conformité DGI n° 13L-1-06 (le paramètre FRADGI - Règlementation DGI N° 13L-1-06 a pour valeur 'oui', modifiable).

Une pièce définitive ne pourra pas être modifiée ou supprimée, seules les imputations analytiques resteront accessibles.

Articles à traiter

Ces cases à cocher permettent de prendre en compte uniquement certaines lignes des réception, en sélection soit les articles gérer en stock, soit les articles non gérés en stock ou tous les articles et donc toutes les lignes de réception (valeur par défaut).

Type de pièce

Il s'agit du type de pièce comptable qui sera utilisé pour générer les factures à recevoir et leurs extournes. Le type de pièce est initialisé par le type de pièce renseigné sur la pièce automatique PTH lorsque le mode de génération est réel. S'il s'agit d'une simulation, le type de pièce utilisé sera issu du paramètre TYPACC - Type pièce simulation (chapitre TC, groupe INV) (pour la valeur Dossier).

Journal

Indiquez le journal dans lequel cette pièce sera inscrite (sous réserve que le type de pièce généré accepte le journal). Par défaut, pour une génération de type simulation, la pièce sera inscrite dans le journal attaché au type de la pièce. Si la génération est en mode réel, le journal utilisé sera le journal inscrit sur la pièce automatique PTH ou s'il n'est pas précisé par le journal associé au type de pièce.

Date de pièce et date d'extourne

Indiquez la date de la pièce de Facture à recevoir générée ainsi que la date de pièce de son extourne (si le type de génération choisi est en mode 'Réel' uniquement). La date d'extourne proposée par défaut est le premier jour de la période comptable suivante. Dans un schéma d'utilisation classique, les FAR sont générées en fin de mois et elles sont extournées en début du mois suivant afin d'avoir une situation de fin de mois des réceptions non encore facturées.

Il faut noter que le traitement des factures à recevoir génère deux pièces en mode 'Réel' : la FAR et son extourne. S'il existe un suivi des engagements au niveau des commandes (en relation avec les réceptions traitées), ceux-ci seront extournés en date de facture à recevoir et régénérés en date d'extourne afin d'avoir une situation budgétaire équilibrée sur chaque période comptable.

Fichier de trace

Cochez la case Fichier de trace pour obtenir un récapitulatif, en fin de traitement, de toutes les pièces générées par Société, Site et Fournisseur (FAR, extournes de FAR, pièces de dés-engagements extournes de dés-engagements) ainsi que les différents cumuls en HT ou TTC par Société et Site avec une valorisation de chaque ligne de réception traitée.

Critères

Toutes sociétés (champ XCPYFLG)
Société (champ CPY)

Saisissez une société pour l’état.
Législation (champ LEG)
Tous sites (champ XFCYFLG)
Site (champ RCPFCY)

Indiquez le site pour lequel vous souhaitez effectuer le traitement.

Fournisseur début (champ BPSSTR)

Fournisseur début permettant de sélectionner les enregistrements à traiter.
Fournisseur fin (champ BPSEND)

Fournisseur fin permettant de sélectionner les enregistrement à traiter.
Jusqu'au (champ BORNE)

Borne supérieure sur date de réception jusqu'à laquelle les enregistrements sont sélectionnés.

Génération

Type génération (champ TYP)

La catégorie est paramètrée dans le type de pièce.
La catégorie de la pièce comptable peut prendre les valeurs :

Réelle
La pièce comptable réelle est une pièce que vous pouvez consulter et éditer (Grand Livre, Balance…). Elle est intégrée dans la balance au moment de l'enregistrement de la pièce.

Simulation active / simulation inactive
La pièce de simulation, une fois active, est également intégrée aux consultations et aux éditions. Elle peut être transformée en pièce réelle ou désactivée pour devenir une pièce de simulation inactive (C’est à dire une pièce latente, non visible dans les éditions et consultations : par exemple, les écritures d’inventaire).
SEEWARNING Une période d'un type de référentiel ne pourra être clôturée tant que les écritures de simulation l'impactant n’auront pas été transformées en écritures réelles ou annulées. Le changement de statut des pièces de simulations se fait via l’utilisation des traitements dans la fonctionnalité comptabilité.
Etat écritures (champ STA)

Dans le cas d'une génération réelle, l'état de la pièce peut être :

  • Provisoire
  • Final

Le statut de pièce pour les comptabilisations doit être Définitif quand le type de génération demandé est Réel et que la société répond à un des critères suivants :

SEEINFO Cet état détermine votre possibilité de modifier ou non la pièce. Une fois définitives, les modifications pouvant être apportées à la pièce sont d'ordre informatif ou concernent les imputations analytiques. La date, les montants, les comptes, le code TVA et autres informations purement comptables ne peuvent plus être modifiés.

En provisoire, la pièce reste modifiable pour la majorité des informations y figurant. Les options de modification peuvent varier selon :

  • La nature et l'origine de la pièce comptable :
    • Pièce de règlement temporaire : ligne bancaire ne pouvant pas être supprimée
    • Pièce de facture d'achat : Ligne tiers non supprimable, compte achat et TVA non modifiables
  • Les évènements de gestion ayant impacté la pièce comptable :
    • Compte de charge avec un montant de TVA déclaré
    • Compte de TVA lettré ou non
Articles à traiter (champ ITMSTOFLG)

Choix des articles à traiter :

  • articles gérés en stock
  • articles non gérés
  • tous les articles
Type de pièce (champ TYPPCE)

Chaque pièce comptable saisie est rattachée à un type donné. Le type de pièce correspond à la nature de l’écriture saisie : facture client, opérations diverses, encaissement, etc.

Cette donnée est porteuse de règles de gestion relatives à la TVA, aux relances, etc. C'est un des éléments clé de la saisie de pièce.

Selon le paramétrage du type de pièce retenu, vous pouvez ouvrir ou fermer la propagation sur les référentiels manuels.

SEEWARNING Le type de pièce prévaut et interrompt la propagation vers les autres référentiels de la société du site de saisie.
Journal (champ JOURNAL)

Saisissez le code journal (un à cinq caractères alphanumériques).
Le journal peut être initialisé par défaut en fonction du type de pièce que vous avez choisi. Il correspond au journal comptable dans lequel la pièce sera enregistrée.
SEEINFO La saisie d'un code journal non autorisé au niveau du type de pièce est impossible.
Date pièce (champ ACCDAT)

Cette date correspond à la date des écritures comptables générées. Elle doit appartenir à un exercice ou à une période qui sont ouverts pour l'ensemble des types de référentiels.
Il s'agit de la date de référence par défaut.
Date extourne (champ EXTOURNE)

Cette date correspond à la date d'extourne des écritures comptables générées. Elle doit appartenir à un exercice et à une période qui sont ouverts.
Fichier de trace (champ TRACE)

Sélectionnez cette case à cocher pour générer le fichier trace après exécution du traitement.

Tâche batch

Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard FUNPTH est prévue à cet effet.

Actions spécifiques

Cliquez sur cette action pour enregistrer vos paramétrages dans un Code mémo et les utiliser ultérieurement. Le mémo est lié à votre profil utilisateur et non à la fonction ou à l'écran.

Le code mémo STD associé à l'écran s'affiche lorsque vous ouvrez la fonction.

Pour plus d'informations sur l'utilisation avancée de l'action Mémo, reportez-vous à la documentation Ergonomie générale des progiciels SAFE X3.

Cliquez sur cette action pour saisir un Code mémo et charger les paramétrages enregistrés sous ce code.

Cliquez sur cette action pour supprimer un Code Mémo.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Ce site n'est pas un dépôt

Ce message s'affiche lorsque vous saisissez un site qui n'est pas de type dépôt.

Type de pièce interdit en Réel

Ce message s'affiche lorsque le type de pièce choisi n'est pas un type de pièce réel et que le traitement va générer des pièces réelles.

Type de pièce interdit en simulation

Ce message s'affiche lorsque le type de pièce choisi n'est pas un type de pièce de simulation alors que le traitement va générer des pièces de simulation.

Journal non autorisé sur le type de pièce

Le type de pièce sélectionné préalablement n'accepte pas ce journal.

Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour la société

Si le traitement est lancé pour une société et que cette société a opté pour la conformité DGI n° 13L-1-06 (le paramètre paramètre FRADGI - Règlementation DGI N° 13L-1-06 (chapitre TC, groupe CPT) a pour valeur 'oui'), les pièces réelles générées par le traitement auront le statut 'Définitif'.

Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour une ou plusieurs des sociétés

Le traitement est lancé pour toutes les sociétés ou un groupe de sociétés et si au moins une des sociétés a opté pour la conformité DGI n° 13L-1-06 (le paramètre paramètre FRADGI - Règlementation DGI N° 13L-1-06 (chapitre TC, groupe CPT) a pour valeur 'oui'), les pièces réelles générées par le traitement auront le statut 'Définitif'.

Tables mises en oeuvre

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