Fin d'exercice
Cette fonction permet de clôturer un exercice pour une société et de générer en comptabilité générale les écritures d’à-nouveaux correspondantes.
Les reports d’à-nouveaux analytiques sont gérés, mais aucune écriture n’est passée.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Ecran de saisie
Le traitement de fin d’exercice se fait sur un écran unique où doivent être précisés :
- la société pour laquelle l'exercice est clôturé,
- le type de pièce et le journal sur lesquels les pièces d’à-nouveaux doivent être générées.
La date de début du nouvel exercice s’affiche automatiquement. Une fois ces informations renseignées et le traitement lancé, un fichier de trace permet de suivre l’opération effectuée.
Automatismes du traitement
Les contrôles effectués lors de la clôture de la dernière période de l'exercice ont vérifié entre autres les éléments suivants :
- équilibre de la balance,
- égalité balance/grand-livre,
- équilibre des échéances,
- équilibre des lettrages en majuscule,
- existence d’au moins une écriture lettrée sur un compte paramétré comme " lettrable ",
- existence des comptes et sections imputés,
- comptes et sections renseignés (sur les axes où l’imputation est obligatoire),
- traitement des dotations aux amortissements déjà lancé.
Le traitement s’articule en deux étapes :
- il solde tout d’abord les comptes de bilan sur un compte d’attente (valeur paramètre ANOUVO).
Une pièce est générée par devise, ou par couple site/devise (suivant le type de génération choisi dans la fonction "Référentiel"), - il solde ensuite le compte d’attente sur le compte de résultat (défini au niveau du code comptable lié à la société ou au site).
Les reports analytiques dépendent des valeurs paramètres associées. Il s’agit d’un report de montants sur les mêmes sections (si la section est paramétrée avec l’option " RAN ").
Ces reports sont mis à jour uniquement sur les croisements où tous les axes sont paramétrés avec conservation des à-nouveaux.
L’utilitaire "Reconstitution des à-nouveaux" permet d’obtenir, en simulation, les résultats de ce traitement.
Reportez-vous à la documentation sur la reconstitution à-nouveaux.
Traitements parallèles
Traitement périodique mensuel – Stock
Pour que ce traitement soit possible, aucune écriture relative au stock ne doit intervenir sur la période considérée. Pour cela, la période doit être bloquée à travers le statut des stocks (ajustement solde ou interdit).
Ce traitement permet :
- la création d’un historique cumulé par mois qui sert lors du lancement du réapprovisionnement hors MRP pour le recalcul des seuils de réappro., des stocks maxi et de sécurité et les lots économiques,
- la mise à jour de la date de dernier traitement mensuel. Selon la valeur paramètre, le traitement est refusé si des mouvements sont en attente.
Traitement périodique annuel - Stock
Pour que ce traitement soit possible, il faut remplir les mêmes conditions que celles précisées ci-dessus (statut stocks).
Ce traitement permet :
- la mise à jour de la date du dernier traitement annuel dans l’article-site,
- la remise à zéro des cumuls annuels entrées et sorties. Selon la valeur paramètre, le traitement est refusé si des mouvements sont en attente,
- la remise à zéro des comptages d’inventaire tournant dans les paramètres stocks.
Dotations aux amortissements
Il est nécessaire de générer les dotations indépendamment du traitement de fin d’exercice car ce dernier ne les génère pas automatiquement, ne vérifie pas leur existence et ne rend pas bloquant le processus de clôture.
Lors d'une cession d'immobilisation, l'application génère automatiquement la DAP.
Si l’acquisition d'une immobilisation est effectuée sur une période fermée, la date de début de calculs est obligatoirement dans une période ouverte.
Si les dotations sont lancées en réel au cours de l’exercice, l’application génère des écritures de dotations aux amortissements ainsi que des écritures d’amortissements dérogatoires.
Tableau Sélection
| Société (champ CPY) |
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Il s'agit du code de la société pour laquelle le traitement de génération d'écritures de fin d'exercice va être lancé. |
| Tous référentiels (champ TOUREF) |
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Le traitement de fin d'exercice peut être lancé pour tous les référentiels associés au modèle comptable de la société courante. Dans ce cas, plusieurs types de pièces. |
| Référentiel (champ LEDTYP) |
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Cette fonction permet de clôture un exercice pour une société et de générer en comptabilité les écritures d'A-nouveaux correspondantes. Vous devez préciser le type de pièce et le journal sur lesquels les pièces doivent être générées. |
| Nouvel exercice (champ DATFIYNEW) |
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Indiquez la date de début de l'exercice suivant. |
| Pièce RAN (champ TYP) |
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Le ou les types de pièces utilisés doivent être mono-référentiel. |
| Journal RAN (champ JOU) |
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Indiquez le journal sur lequel les écritures d'à-nouveaux seront générées. |
| Pièce clôture (champ TYP2) |
| Journal clôture (champ JOU2) |
Bloc numéro 2
| Trace détaillée (champ TRACE) |
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Le flag Trace détaillée permet, s’il est coché, d’obtenir un récapitulatif de toutes les pièces générées en fin de traitement. |
| Simulation (champ SIMUL) |
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Cocher ou non cette case permet de définir les attributs de la pièce comptable d'à-nouveaux générée par le traitement :
Il est possible de générer, dans un premier temps, la pièce en mode simulation puis, après vérification, de relancer le traitement en mode réel. Dans ce cas, la pièce de simulation est automatiquement annulée et remplacée par la pièce réelle qui prendra en compte les nouvelles opérations le cas échéant. |
Tâche batch
Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard ACCFIYEND est prévue à cet effet.
Actions spécifiques
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Le code mémo vous permet d'enregistrer les critères d'un écran de saisie. Utilisez ce champ pour savoir s'il existe un code mémo enregistré pour stocker les valeurs courantes de l'écran. Les boutons suivants vous permettent de gérer les mémos : Rappel : Utilisez ce bouton pour rappeler un mémo précédemment défini et enregistré. Mémo : Utilisez ce bouton pour enregistrer les valeurs courantes de l'écran dans un fichier mémo avec un code à saisir. Eff. Mémo : Utilisez ce bouton pour supprimer un mémo précédemment enregistré. Si un mémo ayant pour nom STD est associé à l'écran, il sera chargé à l'ouverture de la fonction concernée. |
Cliquez sur cette action pour enregistrer vos paramétrages dans un Code mémo et les utiliser ultérieurement. Le mémo est lié à votre profil utilisateur et non à la fonction ou à l'écran.
Le code mémo STD associé à l'écran s'affiche lorsque vous ouvrez la fonction.
Pour plus d'informations sur l'utilisation avancée de l'action Mémo, reportez-vous à la documentation Ergonomie générale des progiciels SAFE X3.
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Rappel
Efface Mémo
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Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Toutes les périodes n’ont pas été clôturées
Il reste des périodes non clôturées sur l’exercice à fermer.
Exercice XXX non ouvert
Les pièces d’A nouveau vont être générées sur la première période de l’exercice à clôturer + 1. L’exercice sur lequel sont générées les pièces n’est pas ouvert.
Période XXX non ouverte
Les pièces d’A nouveau vont être générées sur la première période de l’exercice à clôturer + 1. La période n’est pas ouverte.
Pas de site rattaché à la société XXX
L’option d’une génération de pièce par société est retenue. Le site qui figure en en-tête des pièces d’A nouveau correspond au site principal de la société. Or, la société n’a pas de site principal.
Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour la société
Si le traitement est lancé pour une société et que cette société a opté pour la conformité DGI n° 13L-1-06 (c'est-à-dire si le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'oui'), les pièces générées par le traitement ont le statut 'Définitif'.
Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour une ou plusieurs des sociétés
Le traitement est lancé pour toutes les sociétés ou un groupe de sociétés et si au moins une des sociétés a opté pour la conformité DGI n° 13L-1-06 (c'est-à-dire si le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'oui'), les pièces générées par le traitement ont le statut 'Définitif'.
Impossible de poser un verrou exclusif sur la société
Il est impossible de verrouiller une société si elle est soumise à des mises à jour dans une autre fonction.