Inscription
L’inscription à une session de formation d’un stage émane d’une demande nominative faite préalablement et acceptée ou d’une saisie directe pour un salarié.
Les inscriptions sont saisies ou générées automatiquement suivant une sélection de critères.
Pré-requis
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Gestion de l'écran
Règles de workflow
Lors d'une nouvelle inscription, un mail avec convocation est envoyé au participant et à son manager.
Le message envoyé contient les informations suivantes :
- le stage,
- les dates de la session,
- l'adresse.
La règle de workflow est INSSTG, le modèle de données associé est INSSTG et le plan de travail associé INS.
En-tête
Il est possible de renseigner directement la session sans passer par le champ Stage.
Inscription
| Stage (champ STG) |
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Indiquer le code du stage rattaché à l'inscription. |
| Session (champ SES) |
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Indiquer le code de la session rattachée à l'inscription. |
| Matricule (champ REFNUM) |
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Indiquez le matricule rattaché à l'inscription. |
| Nom (champ NAM) |
| Nom (champ SRN) |
| Contrat (champ CTRNUM) |
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Le numéro de contrat du salarié correspond à l'un de ses chronos contrats. |
| Législation (champ LEG) |
Statut
| Etat (champ STA) |
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Ce champ, non modifiable, prend les valeurs suivantes issues de la mise à jour du circuit de validation :
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Onglet Coûts
Les critères de classifications ('Nature fiscale', 'Catégories d'action') sont :
- hérités de la session s'ils y sont définis de façon unique,
- à compléter au niveau inscription dans le cas contraire.
Les coûts autres que les coûts salariaux sont hérités de la session et modifiables par exception.
Les coûts salariaux proviennent des rubriques du plan de paie qui sont paramétrées dans TXHRPATTXHRPAT2TXHRSALTXHRSAL2.
Généralités
| Demande (champ DEM) |
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Si l'inscription a été générée automatiquement depuis les demandes de formation, cette zone contient le numéro de la demande initiale. Un tunnel sur cette demande est disponible en clic droit. |
| Catégorie 2483 (champ CATFRT) |
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Catégorie à laquelle le salarié est rattaché. Cette catégorie est utilisée dans la déclaration 2483 relative à la participation des employeurs au développement de la formation professionnelle continue en France. Elle est également utilisée dans le module formation lors de la génération des demandes de formation, le plan prévisionnel et le calcul des coûts prévisionnels des actions. |
| Période pro (champ FLGPRO) |
| Dispositif demande (champ TYPFRTDEM) |
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Ce champ contient le dispositif de formation de la demande de formation (lorsqu’elle est renseignée). |
| Période de référence (champ REFPER) |
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Ce champ est spécifique à la législation portugaise. |
Classification
| Nature fiscale (champ DESNATFIS) |
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On indique la nature fiscale couverte par le stage. Elle est renseignée par défaut ce qui a été défini dans la demande ou, si elle n'est pas renseignée, de la session de stage. Cette zone reste modifiable. |
| Catégorie d'action (champ DESCATACN) |
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Indiquer la catégorie d'action couverte par l'inscription. |
Tableau Coûts réels individuels
| Coût (champ TYPCRG) |
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On indique la nature des coûts réels individuels générés par l'inscription. Par défaut, ces natures sont initialisées par celles définies au niveau de la session. Les valeurs des champs sont modifiables. Il est possible également d’ajouter des natures de coûts supplémentaires. Les coûts salariaux et patronaux du participant, sont calculés automatiquement en fonction du taux horaire du matricule inscrit. En présence du module de paie, ce taux horaire correspond aux rubriques définies dans les paramètres généraux. En l'absence de ce module paie, ce taux horaire correspond aux taux définis dans la catégorie 2483 du matricule inscrit. Règle de gestion : taux horaire * la durée en nombre d'heures. il existe deux options de calcul définies dans le paramètre MODCAL (chapitre FRT, groupe MIS).
Telles que prédéfinies, elles renvoient les taux horaires réels du participant ou du formateur (coûts mensuels rapportés au nombre réel d’heures travaillées dans le mois). Les frais d'hébergement imputables, sont calculés automatiquement en fonction du minimum garanti. Ce minimum garanti est défini dans le paramètre général MG. Règle de gestion : 5 * minimum garanti * la durée en nombre de jours. |
| Total (champ CSTTOTIDV) |
| Imputable (champ CSTIPTIDV) |
| Dispositif (champ DESTYPFRT) |
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Indiquer le dispositif utilisé pour l'inscription :
Le dispositif est renseigné par défaut, mais il est possible de le modifier. |
| Type fin. (champ TYPFIN) |
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Type de financement de la nature de coût. |
| Organisme (champ ORGFIN) |
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Organisme financeur. L'organisme financeur saisi doit être actif. Cliquez sur l'icône Sélection pour ouvrir la liste des organismes actifs. |
Synthèse coûts individuels
| Total (champ CSTMOYTOT) |
| Imputable (champ CSTMOYIPT) |
Onglet Présence
Cet onglet est initialisé suivant le calendrier de la session à laquelle se réfère l’inscription.
Par défaut, on retient que le collaborateur était présent à l’ensemble des temps de formation. Pour préciser qu’un collaborateur a été absent tout ou partie du temps prévu, il faut déclarer les absences dans l’onglet ‘Absence’. L’onglet ‘Présences’ sera automatiquement mis à jour.*
Tableau Liste des jours
| champ DAT |
| Date fin (champ DATF) |
| Jour (champ DAY1) |
| Heure début (champ DEBTIM) |
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Horaires et temps de pause effectués par le participant, sur le jour de formation courant. |
| Heure fin (champ FINTIM) |
| Pause (champ NBRTIMBRK) |
| Nb heures prévu (champ NBRHOUPREV) |
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Ce champ indique le nombre d'heures prévues initialement pour la session. Il n'est pas saisissable. |
| Nb heures (champ NBRHOUREA) |
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Par défaut cette zone est initialisée au nombre d'heures de présence théorique, défini au niveau du calendrier de la session. |
| Nb jours (champ NBRDAYREA) |
|
Par défaut cette zone est initialisée au nombre de jours de présence théorique, défini au niveau du calendrier de la session. |
| Nb heures HTT (champ NBRHOUREA2) |
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Indiquer le nombre d'heures de présence effectuées par le salarié en dehors de son temps de travail. |
| Nb jours HTT (champ NBRDAYREA2) |
|
Nombre de jours de présence en dehors du temps de travail. |
| Dispositif (champ TYPFRT) |
|
Indiquer le dispositif utilisé pour l'inscription :
Le dispositif est renseigné par défaut, mais il est possible de le modifier. |
Présence
| Nombre d'heures (champ NBRHOUIPT) |
| Nombre de jours (champ NBRDAY) |
| Nombre d'heures HTT (champ NBRHOUIPT2) |
| Nombre de jours HTT (champ NBRDAY2) |
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Le nombre de jours prévus hors temps de travail est initialisé. |
| champ WFILLER |
| Nombre de nuits (champ NBRNGT) |
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Ce champ affiche le nombre de nuits incluses dans la session. Ce nombre est initialement calculé comme une nuit de moins que le nombre de jours consécutifs de la session. Vous pouvez toutefois modifier ce nombre si, par exemple, la formation débute tôt le premier jour ou se termine tard le dernier jour. Le nombre de nuits de la session peut être différent du nombre de nuits calculé pour la période de formation. |
Arrêté formation
| Transfert temps de travail (champ TRFTPS) |
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Ce champ, non saisissable, permet d'indiquer s'il y a eu transfert dans la gestion des temps. Ceci concerne les heures de formation qui se sont déroulées sur le temps de travail dans le cadre d’un stage de type 'Stage court'. |
| champ REQNUMSTT |
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Ce champ, non saisissable, permet d'indiquer s'il y a eu transfert dans la gestion des temps. Ceci concerne les heures de formation qui se sont déroulées sur le temps de travail dans le cadre d’un stage de type 'Autre stage'. |
| Transfert hors temps de travail (champ TRFREQ) |
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Ce champ indique s’il y a eu génération d’un bordereau de préparation de paie pour les heures qui se sont déroulées hors temps de travail. |
| champ REQNUMHTT |
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Ce champ non saisissable indique la référence du bordereau de préparation, lorsque le transfert des heures de formation a été effectué. Ceci concerne les heures de formation qui se sont déroulées hors temps de travail quel que soit le type de stage. |
Onglet Absences
Pour un 'stage court' : les jours et/ou les heures d'absences sur une journée sont saisis. A la validation :
- si l'absence porte sur la totalité de la journée, le jour d'absence est supprimé du tableau des jours de présence ;
- si l'absence porte uniquement sur une partie de la journée, la journée est laissée dans le tableau des présences et le nombre d'heures et de jours d'absences sont décrémentés sur cette ligne ;
- dans les deux cas, les informations du bloc ‘Présence’ sont recalculées ;
- en supprimant une journée d'absence, la journée est remise en état dans le tableau des présences et les compteurs sont recalculés.
Pour un 'Autre stage', sont saisis :
- la date de l'absence (cette information n'est pas obligatoire) ;
- le nombre d'heures d'absence ;
- les compteurs sont recalculés dans l'onglet ‘Présence’ (dans le tableau ‘Liste des jours’ et dans le bloc ‘Présence’) ;
- en supprimant la journée d'absence, les compteurs sont recalculés dans l'onglet ‘Présence’.
Pour tous types de stage, un motif peut être saisi pour l'absence.
Tableau Liste des jours
| Date (champ DATABS) |
| Jour (champ DAYA) |
| Heure début (champ DEBTIMA) |
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Horaires et temps de pause effectués par le participant, sur le jour de formation courant. |
| Heure fin (champ FINTIMA) |
| Nb heures (champ NBRHOUREAA) |
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Indiquer le nombre d'heures d’absence. L’onglet des présences sera mis à jour automatiquement. |
| Nb jours (champ NBRDAYREAA) |
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Indiquer le nombre d'heures d’absence. L’onglet des présences sera mis à jour automatiquement. |
| Nb heures HTT (champ NBRHOUREAA) |
| Nb jours HTT (champ NBRDAYREAA) |
| Motif absence (champ RENABS) |
Onglet Compétences
Les compétences et leurs niveaux sont hérités des Compétences objectifs définies dans l'onglet Compétences de la fonction Stage. Elles sont modifiables par exception.
Ensuite, la fonction Validation des compétences ou le bouton [Validation] permet d'intégrer ces compétences acquises dans la fiche Carrière du salarié.
Bloc numéro 1
| Compétences validées (champ UPDCPC) |
| Compétences (champ CPCAFT) |
|
Liste des compétences induites par le suivi du stage de formation. |
| Niveaux (champ LEVAFT) |
Onglet Habilitations
A la création d'une inscription, le tableau des habilitations est initialisé avec les habilitations cibles définies dans le stage de l'inscription. Seules des habilitations cible du stage peuvent être saisies.
Bloc numéro 1
| Habilitations validées (champ UPDHAB) |
| Habilitations (champ HABAFT) |
|
Liste des compétences induites par le suivi du stage de formation. |
| Désignation (champ DES) |
| Date d'obtention (champ HABSTR) |
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La date d'obtention est celle de fin du stage par défaut, mais reste modifiable. |
| A renouveler (champ HABFLG) |
|
Ce champ a la valeur 'Oui' par défaut, mais reste modifiable. Il permet d’indiquer si le stage est à renouveler à échéance. |
LISTINS : Suivi des inscriptions