Demande de formation
Cette fonction permet d'enregistrer les demandes de formation qui proviennent des collaborateurs ou de leurs managers. Les demandes de formation alimentent le plan de formation ainsi que les actions de formation via les sessions ouvertes.
Les demandes de formations peuvent être individuelles : dans ce cas le matricule du salarié concerné est renseigné.
Les demandes de formations peuvent être plus générales à l’initiative d’un responsable hiérarchique ou d'un responsable RH. Dans ce cas, la demande peut être faite pour un nombre de personnes sur un thème choisi. Vous pouvez renseigner à ce niveau la session ou le stage lorsqu’ils sont connus.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Règles de workflow
Demande de stage
Pour toute nouvelle demande de stage créée, un mail est envoyé au responsable des ressources humaines pour chaque salarié.
Cela concerne les demandes pour lesquelles :
- le statut est 'Saisie',
- le salarié et le contrat sont renseignés.
Le message envoyé au responsable contient ces informations :
- le nom de la personne qui a fait la demande,
- le numéro et la date de la demande, le stage et éventuellement la session,
- le participant (prénom, nom, matricule),
- une ligne pour valider la demande et une ligne pour refuser la demande.
La règle de workflow est DEMSTG.
La règle de rejet est DEMSTGREF.
La règle de visa est DEMSTGVIS.
Le modèle de données associé est DEMSTG.
Le plan de travail associé est DEM.
En-tête
Vous pouvez saisir le numéro de demande. Si vous ne le saisissez pas, il est attribué automatiquement à la création de la demande.
| Demande (champ DEMNUM) |
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Compteur qui identifie chaque demande. Si cette zone est laissée vide, un numéro d'ordre sera automatiquement attribué à la création de la demande. |
| Législation (champ LEG) |
| Stage (champ STG) |
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Stage sur lequel porte la ou les demande(s) de formation. |
| Date demande (champ DATDEM) |
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Ce champ affiche la date à laquelle la demande est faite. Cette date est obligatoire et modifiable. Lors de la création d'une demande, cette date est initialisée par la date du jour de création. Pour les demandes déjà existantes, le champ est initialisé par la date de création si elle n'est pas déjà renseignée. |
Onglet Caractéristiques
Certaines caractéristiques de la demande sont reprises de la session si celle-ci est renseignée, ou du stage, si celui-ci est renseigné.
Le salarié peut directement faire une demande de formation, ou un manager peut saisir les demandes de formation pour ses collaborateurs.
Vous ne pouvez plus modifier une demande si elle fait partie du plan de formation définitif ou si elle a généré une inscription.
Généralités
| Priorité (champ PIO) |
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Ce champ peut prendre les valeurs :
Lors de la création d'une demande, le champ prend la valeur 'Normale' par défaut. |
| Origine de la demande (champ ORIDEM) |
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Ce champ peut prendre les valeurs :
Lors de la création d'une demande, ce champ prend la valeur 'Saisie' par défaut. |
| Code parcours (champ CODCSI) |
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Si l'origine de la demande est 'Parcours individualisé', le code du parcours est renseigné et la case "Période de professionnalisation" est cochée ou non suivant les paramètres du parcours. |
| Période professionnalisation (champ FLGPRO) |
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Si cette case est cochée dans le parcours individualisé, dans tout le processus de formation sera indiqué que la formation concernée émane du dispositif de professionnalisation. |
Origine de la demande
| Origine (champ ORI) |
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La demande peut être :
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| Matricule demandeur (champ REFNUM) |
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Le matricule du salarié est renseigné lorsqu’il s’agit d’une demande de formation nominative. |
| Nom et prénom (champ NAM) |
| Contrat demandeur (champ CTR) |
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Lorsque la demande de formation est nominative et que le salarié concerné a plusieurs contrats, ces derniers sont proposés et l’un d’eux doit être sélectionné. |
Session
| Session (champ SES) |
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La demande de formation peut préciser la session à laquelle les participants veulent assister. |
| Domaine (champ DOM) |
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La demande de formation peut porter sur un domaine précis. Si le stage est renseigné, cette zone est initialisée. |
| Thème (champ THM) |
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La demande de formation peut porter sur un thème précis. Si le stage est renseigné, cette zone est initialisée. |
| Période souhaitée début (champ DATSTR) |
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Période durant laquelle la formation peut se dérouler. Si la session est renseignée, ces zones sont initialisées. |
| Période souhaitée fin (champ DATEND) |
Plan de formation prévisionnel
| Hors plan (champ FLGPLF) |
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Cocher "Hors plan" pour que la demande de formation ne soit pas prise en compte dans un plan de formation. |
| Code plan (champ YEAPLF) |
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Le code du plan de formation, la date de début et la date de fin du plan de formation s’affichent automatiquement si la demande de formation est créée au titre d’un plan de formation définitif (lorsque la case Définitif est cochée dans la fonction Plan de formation). Vous ne pouvez pas les modifier. |
| Date début (champ STRDAT) |
| Date fin (champ ENDDAT) |
Classification
| Nature fiscale (champ DESNATFIS) |
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Saisissez ou sélectionnez une nature fiscale. |
| Catégorie d'action (champ DESCATACN) |
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Les actions du plan de formation sont classées en trois catégories, chacune relevant d'un régime spécifique. Saisissez ou sélectionnez une catégorie d’action. |
Commentaires
| champ CMT |
Onglet Participants
Si l’origine de la demande est individuelle (reportez-vous à l'onglet Caractéristiques), le matricule du demandeur est reporté dans le tableau Participants.
Si l’origine de la demande est hiérarchique, il est possible de saisir des demandes nominatives et des demandes non nominatives.
- Pour saisir des demandes nominatives : saisissez 1 dans la colonne Nombre et sélectionnez le salarié.
- Pour saisir des demandes non nominatives : saisissez le nombre de participants dans la colonne Nombre et renseignez au minimum la colonne Catégorie.
Si la demande est hiérarchique, vous pouvez saisir plusieurs lignes.
Les demandes font l'objet de deux suivis : un suivi manuel et un suivi automatique.
- Utilisez le suivi manuel pour connaitre l'état de la demande ('Saisie', 'Réfusée', 'Acceptée', etc.). Ce suivi est paramétrable.
- Utilisez le suivi automatique pour savoir si :
- la demande est acceptée dans le plan de formation définitif (Plan),
- la demande a abouti à l'inscription du salarié au stage (Inscription),
- la formation du salarié a eu lieu et la session est clôturée (Réalisée).
Tableau
| Etat (champ STA) |
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L'état de la demande est géré manuellement. La demande peut passer par plusieurs états avant d'être acceptée ou refusée. Les différents états sont paramétrables dans le menu local 454, mais l'état "acceptée" doit toujours être le dernier de la liste. |
| Suivi (champ FLGINS) |
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Ce champ est mis à jour automatiquement par le système :
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| Nb (champ NBREMP) |
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Nombre de salariés à qui s'adresse la demande une formation. La demande de formation peut combiner des demandes nominatives (pour 1 personne) et des demandes globales (pour N personnes). |
| Salarié (champ EMP) |
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Saisir le matricule du salarié si la demande de formation est nominative. |
| Nom (champ NAM) |
| Prénom (champ SRN) |
| Contrat (champ CTRNUM) |
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Le numéro de contrat du salarié correspond à l'un de ses chronos contrats.
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| Site (champ FCY) |
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Saisir un site, si la demande de formation ne s'adresse qu'aux employés d'un site. Le site est automatiquement mis à jour si un salarié est saisi. |
| Catégorie (champ CATFRT) |
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Catégorie d'employés visés par la demande de formation. La catégorie est automatiquement mise à jour si un salarié est saisi. |
| Dispositif (champ DESTYPFRT) |
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Indiquez dans quel cadre s'inscrit la demande de formation :
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| Type (champ TYPFIN) |
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Type de financement de la nature de coût. |
| Organisme (champ ORGFIN) |
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Organisme financeur. L'organisme financeur saisi doit être actif. Cliquez sur l'icône Sélection pour ouvrir la liste des organismes actifs. |
| Service (champ SRV) |
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Saisir un service, si la demande de formation ne s'adresse qu'aux employés d'un service. Le service est automatiquement mis à jour si un salarié est saisi. |
| Sexe (champ SEX) |
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Le sexe et la tranche d'âge sont saisissables dans le cadre d'une demande collective. |
| Age (champ AGE) |
| Emploi type (champ JOBPOT) |
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Les colonnes "Emploi type" et "Poste" sont :
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| Poste (champ POT) |
| Motif refus (champ RENREF) |
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La colonne "Motif refus" est saisissable si l'état de la ligne et 'Refusée' et si l'utilisateur a les droits. |
| Lettre de refus |
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
FICDEM : Demandes de formation
LISTDEM : Suivi des demandes formation
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Filtres
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Sélectionnez cette case à cocher pour inclure toutes les sociétés. Laissez cette case désactivée pour exécuter ce traitement pour une seule société. |
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Caractères alphanumériques permettant d'identifier une société de manière unique. |
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Sélectionnez cette case à cocher pour inclure tous les sites. Laissez cette case désactivée pour exécuter ce traitement pour un seul site. |
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Ce numéro permet d'identifier le site de façon unique.
Il est possible d'associer un site par défaut ou un site par module à chaque utilisateur. Selon la fonction utilisée, le site par défaut est proposé automatiquement. Il peut être modifié avec un autre site qui a été autorisé pour l'utilisateur, en fonction des autorisations de cet utilisateur. |
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Habilitations
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Lorsqu'elle est cochée, cette case permet de générer en masse des demandes de renouvellement d'habilitations. Après avoir saisi des bornes de dates de fin de validité et le stage sur lequel la demande sera affectée, les matricules pour lesquels un renouvellement d'habilitation a été demandé sont sélectionnés (case 'A renouveler' ayant pour valeur 'Oui' dans le tableau des habilitations de l'onglet "Admin." de la fiche salarié). |
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Ce champ indique le stage sur lequel la demande sera affectée. |
Parcours
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Lorsqu'elle est cochée, cette case permet de générer en masse des demandes relatives à des parcours individualisés. Il est alors possible de saisir le parcours pour lequel les demandes seront créées. Les stages du parcours pour lesquels une demande sera créée seront alors récupérés. Les informations reprises du parcours sont le domaine, le thème, la nature fiscale, la date de début et le dispositif, sauf s'ils ne sont pas renseignés, auquel cas les informations du stage sont reprises. |
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Ce champ permet de saisir le parcours pour lequel les demandes seront créées. |
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Génération
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Cliquez sur Générations en masse pour générer en masse les demandes suivantes :
- Demandes de renouvellement d'habilitations ou permis (case Habilitation),
- demandes relatives à des parcours individualisés (case Parcours individualisé).
Une trace finale détaille les créations effectuées.
Vous pouvez lancer ces générations en masses depuis le menu Traitement.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Vous n'avez pas de niveau d'autorisation défini dans le paramètre NIVDEM
Le paramètre NIVDEM n'est pas défini au niveau de la fiche de l'utilisateur.
Il faut au moins saisir un participant
La demande doit au moins contenir une ligne pour être valide.
Modification impossible car une demande est inscrite ou réalisée
Les caractéristiques de la demande ne sont pas modifiables car une demande fait l'objet d'une inscription à une session. Si la session est clôturée, la demande est réalisée.
Cette session est clôturée
Une demande de formation ne peut pas être faite pour une session qui est clôturée, c'est à dire qui a déjà eu lieu.
Cette session ne dépend pas du stage …
La session fait référence à un stage différent de celui qui est renseigné dans la demande.
La période de validité du stage est du ../../.. au ../../..
Le stage est assuré pendant une période qui ne correspond pas à la période souhaitée pour la demande de formation.
Période souhaitée incompatible avec l'année du plan
La période souhaitée pour le déroulement de la formation ne coïncide pas avec l'année du plan qui est saisi.
Plan de formation clos pour l'année
Un plan de formation définitif est déjà établi sur cette année. Aucune demande ne peut être ajoutée.
Demande de formation non modifiable
Si la demande fait l'objet d'une inscription, elle ne peut pas être modifiée.
Stage non renseigné : la demande ne peut pas être acceptée
Pour accepter une demande, il faut que le champ Stage soit renseigné.
Nombre de participants invalide
La demande regroupe un nombre de participants qui est supérieur au nombre de participants autorisé pour la session ou le stage.
Demande déjà existante en ligne
Un salarié ne peut pas faire deux fois la même demande de formation.
Salarié non présent dans la société
Le salarié n'est plus dans la société.
Sortie du salarié le xx/xx/xx
Une formation est demandée pour un salarié qui va quitter la société.
Nature fiscale incompatible avec la session
La nature fiscale indiquée dans la session est différente.
Nature fiscale incompatible avec le stage
La nature fiscale indiquée dans le stage est différente.
Catégorie d'action incompatible avec la session
La catégorie d'action indiquée dans la session est différente.
Catégorie d'action incompatible avec le stage
La catégorie d'action indiquée dans le stage est différente.
Dispositif incompatible avec la session
Le dispositif indiqué dans la session est différent.
Dispositif incompatible avec le stage
Le dispositif indiqué dans le stage est différent.
Le salarié n'appartient pas à la catégorie ciblée par le stage
La catégorie 2483 du salarié est différente de celle qui est indiquée dans la cible du stage.
Le salarié n'appartient pas à la cible visée par le stage
Participe au stage alors qu'il est le formateur
Le salarié ne peut pas être à la fois formateur et stagiaire.