Demandes de garantie
Les demandes de garantie constituent un outil de régularisation de ventes indirectes en terme de parc client et de contrats de garantie.
Ces demandes de garantie représentent la traduction informatique de la réception d'un coupon de garantie, renvoyé par le client.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Les différentes composantes d'une demande de garantie sont à saisir dans un onglet unique.
En-tête
Chrono
Ce champ est par défaut associé à un compteur à fonctionnement automatique. Par conséquent, l'utilisateur ne doit en principe pas se préoccuper de son contenu.
Par défaut, le code Demandes de garantie sera composé d'un numéro de séquence sur 15 caractères de façon automatique.
Site
Ce champ permet de saisir le code site pour lequel est enregistré le coupon de garantie.
| Site (champ FCY) |
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Ce champ contient le code du site au sein duquel le coupon de garantie est enregistré. |
| Chrono (champ RQWNUM) |
Onglet Demande de garantie
Client bénéficiaire
Ce champ permet d'indiquer le code du client qui déclare utiliser le parc mentionné sur le coupon de garantie.
Site d'installation
Ce champ permet d'indiquer le site d'implantation du parc mentionné sur le coupon de garantie.
Interlocuteur
Ce champ permet de saisir l'identité de l'individu qui a soit retourné le coupon de garantie, soit utilise le parc déclaré.
Parc utilisé
Article
Ce champ permet d'indiquer la référence article du parc déclaré par l'utilisateur final.
Revendeur
Ce champ permet d'indiquer le revendeur ou le point de vente dans lequel l'utilisateur a fait l'acquisition de son matériel.
N° de série
Ce champ permet de contrôler les numéros de série (table STOSER) et l'état des statuts stocks pour le parc client sélectionné.
Pour un article géré en numéros de série, son code identifiant unique doit être saisi afin de s'assurer de la traçabilité du produit.
Différents contrôles sont effectués par le système, afin d'avertir l'utilisateur si aucune correspondance n'a pu être trouvée soit dans la gestion des stocks, soit dans le parc client. Deux sélections différentes sont proposées afin d'éviter ce genre de situation :
- Une sélection sur la base du contenu du parc client
- Une sélection sur la base du contenu du stock
Quantité
Ce champ permet de saisir la quantité utilisée par l'utilisateur final. Si l'article est géré en numéros de série, la quantité ne peut pas être supérieure à un.
Date d'achat
Ce champ contient la date d'acquisition du parc par l'utilisateur final.
Prix d'achat
Ce champ contient le prix d'acquisition du parc par l'utilisateur final.
Devise d'achat
Ce champ contient la devise du prix d'achat du parc.
Marque Intitulé
Ce champ permet de renseigner la marque commerciale du parc utilisé par l'utilisateur final.
Il s'agit d'un champ multi-usages dont l'objet est paramétrable à travers le paramètre général MACBRAUSE. Ce paramètre détermine le texte qui remplacera par défaut la mention Marque, partout où celle-ci sera utilisée dans l'application. Il est aussi possible de saisir une marque ou d'en récupérer une par défaut, parmi celles déclarées en table diverse 408 : Marque.
Localisation / commentaires
Ce champ permet d'indiquer l'emplacement précis de mise en place du matériel. Ainsi, dans le cas d'une intervention sur site (entretien ou dépannage) d'un technicien, ce dernier pourra vérifier si le matériel n'a pas été déplacé par le client. Dans certains contrats, le déplacement du matériel par le client peut être une clause d'exclusion de la garantie ou de la maintenance.
Ce champ s'applique particulièrement aux matériels volumineux.
Demande enregistrée le / par
Ces champs contiennent la date et l'heure de création de la demande de garantie, ainsi que l'utilisateur ayant créé la demande. Par défaut, ces informations sont initialisées avec la date du jour, l'heure, le nom et le prénom de l'utilisateur connecté au dossier.
Certains automatismes de mise à jour du parc client peuvent être mis en place, en fonction du mouvement de vente réalisé :
- Les commandes de vente
- Les livraisons de ventes et de prêt
- Les factures de ventes et de prêt
- Les retours de vente et de prêt
- Les demandes de garantie
Les mécanismes d'intégration sont différents selon que les mouvements concernent :
- Un client direct, un revendeur ou un grossiste
- Un article géré en numéro de série ou pas
- Un article bénéficiant d'une garantie
- Une livraison normale ou de prêt
- Un article accumulant les crédits d'achats (les jetons)
Les différents automatismes sont synthétisés ci-dessous. On distinguera plusieurs situations liées au type de mouvement de vente, ainsi qu'à la population cible.
Automatisme lié aux livraisons normales de ventes
Population cible : les clients directs
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Validation d'une livraison |
Création d'une demande de garantie |
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Création parc |
Impression coupon |
Création garantie |
Création parc |
Mise à jour parc |
Création garantie |
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Parc géré en N° de série avec garantie |
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Parc NON géré en N° de série avec garantie |
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Parc géré en N° de série SANS garantie |
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Parc NON géré en N° de série SANS garantie |
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Automatisme lié aux livraisons de ventes
Population cible : les revendeurs ou grossistes
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Validation d'une livraison |
Création d'une demande de garantie |
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Création parc |
Impression coupon |
Création garantie |
Création parc |
Mise à jour parc |
Création garantie |
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Parc géré en N° de série avec garantie |
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Parc NON géré en N° de série avec garantie |
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Parc géré en N° de série SANS garantie |
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Parc NON géré en N° de série SANS garantie |
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Automatisme lié aux retours de ventes
Population cible : toutes
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Retours de vente |
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Ajout d'un historique d'implantation |
Nouvelle implantation courante |
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Parc géré en N° de série Statut de stock du matériel retourné : A |
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Parc géré en N° de série Statut de stock du matériel retourné : Q, R |
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Parc NON géré en numéros de série |
Modification manuelle. Utilisation du menu Parc pour accéder à un parc filtré sur le client |
Modification manuelle. Utilisation du menu Parc pour accéder à un parc filtré sur le client |
Automatisme lié aux livraisons de prêt
Population cible : toutes
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Validation d'une livraison de prêt |
Retour de prêt |
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Création parc |
Impression coupon |
Création garantie |
Suppression du parc |
Ajout d'un historique d'implantation |
Nouvelle implantation courante |
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Parc géré en N° de série Statut de stock du matériel retourné : A |
X |
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X |
En stock |
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Parc géré en N° de série Statut de stock du matériel retourné : Q, R |
X |
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X |
Mis au rebut |
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Parc non géré en N° de série |
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Automatisme lié aux factures de prêt
Population cible : les clients directs
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Validation d'une facture de prêt |
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Suppression parc |
Eclatement parc |
Ajout d'un historique d'implantation |
Nouvelle implantation courante |
Impression coupon |
Création garantie |
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Parc géré en N° de série AVEC garantie |
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Parc NON géré en N° de série AVEC garantie |
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Parc géré en N° de série SANS garantie |
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Parc NON géré en N° de série SANS garantie |
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Automatisme lié aux factures de prêt
Population cible : les revendeurs ou grossistes
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Type de fiche parc |
Validation d'une facture de prêt |
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Suppression parc |
Eclatement parc |
Ajout d'un historique d'implantation |
Nouvelle implantation courante |
Impression coupon |
Création garantie |
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Parc géré en N° de série AVEC garantie |
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Parc NON géré en N° de série AVEC garantie |
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Parc géré en N° de série SANS garantie |
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Parc NON géré en N° de série SANS garantie |
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Client
| Client (champ BPC) |
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Ce champ permet de saisir le code du client qui déclare utiliser le parc mentionné sur le coupon de garantie. |
| Site d'installation (champ BPAADD) |
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Ce champ permet d'indiquer l'adresse d'implantation du parc mentionné sur le coupon de garantie. |
| Interlocuteur (champ CCN) |
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Ce champ permet de saisir l'identité de l'individu qui soit a retourné le coupon de garantie soit utilise le parc déclaré. |
| champ CCNCLA |
Tableau Parc utilisé
| Article (champ ITMREF) |
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Cette colonne permet d'indiquer la référence article du parc déclaré par l'utilisateur final. |
| Revendeur (champ RSL) |
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Ce champ permet d'indiquer le revendeur ou le point de vente dans lequel l'utilisateur a fait l'acquisition de son matériel. |
| N° de série (champ MACSERNUM) |
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Si l'article déclaré est géré en numéro de série, son identifiant unique doit donc être saisi afin d'assurer la traçabilité de la vie du produit. Différents contrôles sont effectués par le système afin de prévenir l'utilisateur si aucune correspondance n'a pu être trouvée soit dans la gestion des stock ou soit dans le parc client. Deux sélections différentes sont proposées afin d'éviter ce genre de situation : - Une sélection sur la base du contenu du parc client. - Une sélection sur la base du contenu du stock. Dans le cas où un grand nombre de coupons de garantie concernant le même type d'article doit être saisi, il est possible de demander une pré-alimentation automatique de lignes. Un menu contextuel "Pré-alimentation de lignes" permet d'indiquer le nombre de lignes à générer sur la base de la ligne sélectionnée. Il ne reste souvent plus qu'à renseigner le numéro de série de chacune des lignes générées. |
| Quantité (champ QTY) |
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Ce champ permet d'indiquer la quantité d'un même produit déclaré par l'utilisateur final. Si l'article est géré en numéro de série, la quantité ne peut pas être supérieure à un. |
| Date d'achat (champ MACBPCDAT) |
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Ce champ contient le date d'acquisition du parc par l'utilisateur final. |
| Prix d'achat (champ MACBPCPRI) |
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Ce champ contient le prix d'acquisition du parc par l'utilisateur final. Il indique le montant hors taxe négocié pour l'acquisition du matériel. Ce champ est notamment important dans le cas d'un article de seconde main. Dans ce cas, le montant résulte toujours d'une négociation. Il permet en plus, dans le cas de nombreuses réimplantations d'un même matériel, d'en mesurer la dépréciation progressive. |
| Devise d'achat (champ MACBPCCUR) |
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Ce champ contient la devise permettant de valoriser le prix d'achat du parc. |
| champ MACBRA |
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Ce champ est utilisé en standard pour enregistrer la marque commerciale d'un produit. En réalité, il s'agit d'un champ multi-usage dont l'OBJet est librement paramétrable à travers le paramètre MACBRAUSE. Ce paramètre détermine le code du texte qui remplacera la mention Marque partout où celle-ci est utilisée dans l'application. |
| Localisation / Commentaires (champ PLE) |
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Ce champ doit indiquer l’endroit précis de mise en place d’un matériel. Ainsi dans le cas d’une intervention sur site (entretien ou dépannage) d’un technicien, ce dernier pourra vérifier si le matériel n’a pas été déplacé par le client. Dans certains contrats, le déplacement d’un matériel de la part du client peut être une clause d’exclusion de la garantie ou de la maintenance. Ce champ s’applique naturellement aux matériels volumineux. (Photocopieurs, machines outils…). |
Origine
| Date de validation (champ CFMDAT) |
| Heure de validation (champ CREHOU) |
| Validé par (champ FULNAMUSR) |
| Date création (champ CREDAT) |
| Heure cré (champ CFMHOU) |
| Créé par (champ CFMUSRCLA) |
| Notes article |
Boutons spécifiques
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Parc |
Ce bouton donne accès au parc généré, suite à la validation de la demande de garantie. |
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Cette référence article représente un contrat de service. Saisie refusée.
Ce message apparaît lorsque le code article saisi est utilisé sur un contrat de service.
Avertissement. Ce numéro de série n'existe pas dans le fichier du parc client.
Ce message apparaît lorsque le numéro de série saisi n'appartient pas à la référence article sélectionnée. Il faut alors saisir un numéro de série existant pour le code article.