Utilisez cette fonction pour maintenir la table Clients et ses tables associées : Tiers, Adresses, Contacts et Données bancaires. Cette fonction vous permet de créer, visualiser et mettre à jour les informations relatives au client ou au tiers. Un client est un tiers. A ce titre, il est défini à la fois dans la table Tiers et dans la table Clients.

Vous pouvez accéder à cette fonction depuis le menu ou la fonction Tiers (GESBPR) en cliquant sur l'action Client.

Prérequis

SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre

Gestion de l'écran

Vous pouvez utiliser jusqu'à huit sections pour créer un client. Parmi ces sections, quatre sont communes à la ficher Tiers. Les sections communes aux fiches Tiers et au Client sont : Identité, Adresses, Données bancaires et Contact. Toute modification faite sur un ou plusieurs des sections communes est automatiquement enregistrée dans la table Tiers. Toutes les sections sont accessibles depuis la fiche Client.

Pour plus d'informations sur ces quatre sections communes, se reporter à la documentation de la fonction Tiers.

Les quatre autres sections spécifiques aux clients sont décrites en détail dans cette documentation.

En-tête

Utilisez cette section pour :

  • saisir un code client et de visualiser sa raison sociale,
  • activer le client pour autoriser la saisie de document sur son code.

Pour rechercher rapidement un client, cliquez sur Recherche depuis l'icône Actions disponible sur le champ Client. Une fenêtre de recherche s'ouvre et vous pouvez lancer :

  • une recherche sur chaque début de mot composant une raison sociale,
  • une recherche sur chaque début de code postal,
  • une recherche sur chaque début de mot composant un nom de ville,
  • une recherche cumulée sur plusieurs des champs de recherche.
Cliquez sur :
    • Recherche pour afficher les résultats de la recherche dans la partie basse de l’écran,
    • Sélectionner pour revenir sur l'écran Clients après avoir sélectionné la ligne du client dans le tableau des résultats.

Onglet Identité

Validation des ID de TVA intracommunautaire

Vous pouvez valider de façon interactive un N° TVA intracommunautaire en cliquant sur l'icône Valid. ID TVA intracom.

Un message affiche les résultats de la validation. Le contenu varie en fonction du résultat de la vérification et du web service utilisé.

  • Si la validation est effectuée avec succès, vous recevez un message de confirmation et la case à cocher Validation est sélectionnée.
  • Si la validation échoue, vous recevez un message indiquant le motif de l'échec.
  • Si la validation n'a pas pu être réalisée dans son intégralité (par exemple, si seul le numéro de TVA a été validé et pas l'adresse), vous pouvez choisir d’accepter ou de rejeter le résultat. Si vous sélectionnez Oui, la case Validation est sélectionnée.

Remarque : Les résultats de validation sont stockés dans une table.

Si un numéro de TVA validé antérieurement est modifié, la case à cocher Validation est désactivée.

Niveaux de validation:

Une validation Qualifiée permet de vérifier le N° TVA intracommunautaire, la raison sociale et l'adresse. Toutes les données doivent être valides.

Une validation Non qualifiée ou simple vérifie uniquement le N° TVA intracommunautaire. Veuillez noter que le web service de validation intracommunautaire effectue uniquement des validations non qualifiées.

Gestion des adresses:

Les résultats sont enregistrés avec le code adresse d'origine.

Pour le N° TVA intracommunautaire principal, l'adresse standard de la société est utilisée.

Vous pouvez revalider manuellement les numéros de TVA dans la fonction Revalidation ID TVA intracom (EVCBAT).

Remarque : Ce champ est uniquement disponible quand un web service est identifié dans le paramètre EVCSERVICE - Web service ID TVA intracom (chapitre CPT, groupe VAT) et si l'émetteur du numéro de TVA intracommunautaire est défini dans le paramètre EVCCOMPANY - ID TVA intracom société source (chapitre CPT, groupe VAT).

SEEREFERTTO Se reporter à la documentation Tiers pour plus d'informations.

Onglet Adresses

SEEREFERTTO Se reporter à la documentation Tiers pour plus d'informations.

Onglet Commerciales

Utilisez cette section pour saisir les informations commerciales concernant le client, telles que :

  • la Catégorie ABC du client,
  • des critères de commande ; par exemple, des cases à cocher autorisant la gestion des prêts pour le client (voir aussi une option similaire sur la fiche Article), le solde des commandes partielles (non totalement livrée),
  • des critères de livraison ; par exemple, une case à cocher interdisant la livraison, sur le même bon de livraison, de lignes provenant de commandes différentes ; une case à cocher définissant les contraintes de livraison (interdire les livraisons sur commande partiellement livrée, la livraison d'une ligne dont la quantité est incomplète (totalement livrée ou non), ou aucune contrainte),
  • des informations liées à politique commerciale et de facturation (montant minimum de commande, mode et périodicité de facturation, nombre d'exemplaires de factures à imprimer,  prix HT ou TTC par défaut, condition de facturation pour les articles non livrables, date d'origine prise en compte pour le calcul des échéances de règlement - au choix soit la date de la facture, soit la date d'expédition - et  règle de facturation du port qui peut être toujours facturé, toujours franco, ou dépendre de seuils définis dans la fiche Transporteur),
  • les représentants et représentants secondaires.

Cette section comporte également deux champs Représentant. Ces champs permettent de désigner le ou les représentants responsables du compte client. En plus de ces représentants principaux, il est possible de saisir plusieurs représentants par rôle et par famille commerciale d'article. Vous pouvez cliquer sur l'icône Actions depuis l'un des deux champs pour ouvrir la fenêtre Représentants. Au fur et à mesure du recours à des collaborateurs complémentaires tout au long de la relation commerciale, il est ainsi possible de mémoriser leur identité, leur rôle vis à vis du client et la famille commerciale de produit sur laquelle le collaborateur a apporté son expertise. De cette façon, lorsqu’un prospect souhaite obtenir des précisions sur un aspect particuliers, il est facile d’identifier le collaborateur compétent à la fois sur son dossier en particulier et sur le domaine concerné

Le champ Catégorie de commission permet d'identifier, dans la fiche du Représentant, quels taux de commission doivent être utilisés par défaut.

  • les cases à cocher Commande et Facture dans le bloc Textes signalent que des textes associés à la commande et à la facture ont été respectivement créés à l'aide du menu Textes situé en haut d'écran,
    Une case à cocher permet de préciser qu'un accusé de réception de commande pourra être imprimé pour ce client et le code d'un modèle d’édition peut être indiqué afin d'associer, à ce client ou groupe de clients, une liste d'états à utiliser en priorité,
  • des remises et/ou des frais (en pourcentage et/ou en valeur) peuvent être utilisés pour donner des valeurs par défaut à des éléments de pied de facture dans la facturation client. Ces éléments sont définis dans la fonction de paramétrage des Éléments de facturation.

Onglet Gestion

Utilisez cette section pour saisir des informations de gestion, en particulier :

  • le Type client : Normal ou Divers. Le type par défaut est Normal.
    Le type Divers permet de provoquer l'ouverture automatique d'une fenêtre de saisie de l'adresse dans tous les documents commerciaux (on considère qu'il s'agit de clients « fourre-tout » non distingués en comptabilité),
  • le numéro sous lequel la société est connue en tant que fournisseur chez ce client. Ce champ s'affiche à titre indicatif uniquement,
  • le type de cours utilisé pour déterminer le cours qui sera utilisé par défaut pour la comptabilisation des documents ventes. Les différents types de cours sont contenus dans le menu local 202 dont les valeurs standard sont modifiables,
  • le type de contrôle du montant de l'en-cours client ainsi que le montant de l'en-cours autorisé si ce montant est contrôlé.
  • un montant indicatif de plafond pour l'assurance-crédit, ainsi que sa date de définition, et le code de la compagnie d'assurance (déclarée comme tiers divers),
  • des commentaires dans le cadre intitulé Observations : ces commentaires sont affichés au moment de la saisie d’un document ventes,
  • les champs Activité et Origine. Ces informations permettent de réaliser des segmentations de clientèle. Chaque représentant doit veiller à alimenter leur contenu,
  • les informations issues du support client notamment celles relatives au crédit ou au débit de points. Vous pouvez également consulter le montant des points disponibles.

Onglet Financières

Utilisez cette section pour saisir des informations financières ou comptables telles que :

  • le client facturé et le client payeur (filière client), ainsi que l'organisme d'affacturage s'il en existe un pour ce client,
  • le client groupe, qui fait partie de la filière client et peut être modifié sur chaque document,
  • le tiers risque sur lequel repose le calcul de l’en-cours financier du client,
  • le code comptable associé au client permettant de caractériser comptablement les écritures liées au client (factures, avoirs, acomptes, impayés…) en définissant des collectifs, des comptes, voire des parties de comptes utilisées par défaut dans les pièces automatiques,
  • le schéma de comptes, non obligatoire, mais qui s'il est ici renseigné, est proposé pour application lors de la création d'une facture tiers client (une fois le Montant HT de la facture renseigné),
  • le régime de taxe et numéro d'agrément informatif en cas d'exonération partielle,
  • les conditions de paiement, un code escompte/agios qui permet de définir des taux d'agios en cas de paiement en retard, et des taux d'escompte en cas de paiement anticipé, une banque de règlement par défaut si elle correspond à une des banques de l'entreprise (ceci permet d'affecter les règlements sur la banque en question, afin de minimiser les frais bancaires),
  • le groupe de relance, le type de relance et le montant minimum de relance, qui jouent sur la manière dont les états de relance sont édités (Pas de relance, Par facture, qui signifie que le client aura une lettre de relance pour chaque facture à relancer, Globale, qui signifie que l'on fera une lettre de relance unique toutes échéances en retard confondues, Globale par niveau ou Globale par délai, qui regroupera les échéances à relancer en fonction soit du nombre de relances déjà émises pour l'échéance, soit en fonction de seuils de retard). L'état FUP de relance standard utilise ces paramètres, la gestion des échéances permettant par ailleurs de filtrer individuellement si nécessaire les échéances à relancer,
  • le type de relevé permettant de déterminer la périodicité des relevés d'échéances pour ce client,
  • des sections analytiques sur chaque axe, utilisables comme valeur par défaut sur les différents documents liés à la gestion des clients, grâce au paramétrage correspondant,
  • Si le code activité KPO est actif et que le client est situé au Portugal, les informations relatives au régime de TVA seront disponibles. Dans cette section, indiquez si la loi 71/2013 (TVA sur encaissements) s'applique au client courant et aux périodes d'application.

Onglet Clients livrés

Utilisez cette section pour saisir les informations relatives au(x) client(s) livré(s) lié(s) au client sélectionné. Chaque client livré correspond à une ligne dans la liste de sélection et est identifié par un code adresse défini dans la section Adresse. La section principale de l'écran affiche les détails du point de livraison.

Les informations suivantes peuvent être définies sur cette section :

  • des représentants (deux maximum) rattachés au point de livraison, utilisés par défaut lorsqu'aucun représentant n'est défini au niveau de la section Commerciales.
  • le site d'expédition par défaut de cette adresse de livraison,
  • le site de réception correspond à cette adresse lorsque le client est de type intersite, défini comme site d'achat. Ces informations sont uniquement accessibles dans ce contexte,
  • un emplacement de prêt, qui permet de définir un emplacement affecté au client (pour les prêts). Cet emplacement doit être défini sur Client,
  • un emplacement sous-traitant, qui permet de définir un emplacement par adresse du fournisseur de sous-traitance (lequel doit être défini comme client). Cet emplacement doit être défini sur Sous-traitant et sera utilisé pour les livraisons de sous-traitance,
  • le numéro de tournée, défini par le menu local 409, dont les valeurs standard peuvent être redéfinies, qui est un critère de filtrage possible pour l'allocation et la gestion des livraisons,
  • la priorité de livraison, défini par le menu local 410, dont les valeurs standard peuvent être redéfinies, les intitulés étant sensés définir des priorités croissantes, qui est également un critère de filtrage possible pour l'allocation et la gestion des livraisons,
  • le transporteur et le mode de livraison proposés par défaut en saisie de commande, ainsi qu'un délai de livraison moyen permettant de définir la date de préparation à partir de la date de livraison demandée,
  • les informations douanières, ainsi que celles nécessaires à l'établissement de la déclaration d'échanges de biens, reportées (et modifiables) sur les bons de livraison (la valeur par défaut utilisée pour l'incoterm, l'indicateur définissant où la livraison a lieu par défaut, la référence  et l'adresse du transitaire, le numéro d'identification CEE, le  taux de majoration utilisé par défaut pour calculer la valeur statistique à partir de la valeur fiscale),
  • des indications sur la disponibilité pour la livraison (calendrier des jours ouvrables, et jours de la semaine ouvrés),
  • le Code langue à utiliser pour les indications traduisibles sur les documents liés à la livraison,
  • deux cases à cocher, Préparation et Livraison dans le bloc Texte, non modifiables, automatiquement mises à jour si des textes standard liés à la préparation et à la livraison ont été affectés à cette adresse de livraison. Pour saisir ces textes, cliquez sur l'icône Actions depuis le code adresse dans la liste de sélection des adresses de livraison,
  • deux cases à cocher spécifiant si les bons de préparation et de livraison doivent être édités.

Onglet Données bancaires

Utilisez cette section pour enregistrer les données bancaires et domiciliations associées. Le format de saisie du N° compte bancaire dépend du pays dans lequel la banque est domiciliée.

Les informations relatives aux virements internationaux sont accessibles en mode fiche, en général la Banque intermédiaire. Une banque intermédiaire est souvent utilisée dans les relations commerciales avec des pays non occidentaux, à la demande des tiers ou des banques émetteurs.

Si ces conditions sont respectées, la fenêtre Saisir données bancaires s'affiche automatiquement en sortant du champ Pays. Utilisez cette fenêtre pour saisir des données bancaires au format local.
SEEREFERTTO. Se reporter à la documentation Saisir données bancaires pour plus d'informations.

Onglet Contacts

Dans cette dernière section, vous pouvez lister les contacts du tiers dans la table Contacts. Vous devez également désigner un contact par défaut.

Pour ajouter un nouveau contact :

  • Sélectionnez un Interlocuteur existant ou
  • Créez un nouveau contact :
    - Saisissez un code.
    - Ajoutez des détails : le code est créé automatiquement au moment d'enregistrer la fiche.
    Dans les deux cas, le contact est enregistré automatiquement dans la table Contacts.

La gestion des contacts, qui dépend de la fonction des Interlocuteurs , garantit que chaque fiche individuelle est unique. Un contact ayant un rôle spécifique peut être enregistré comme un Contact unique parmi plusieurs tiers. A partir de la fiche d'un contact donné, vous pouvez ainsi créer des interlocuteurs sur plusieurs fiches, à condition qu'elles incluent une section Contact.

SEEINFO Toutefois, un contact est enregistré en tant que personne ou individu uniquement. Pour cette raison, seules les informations d'identification telles que le nom, le prénom, et la date de naissance sont communes entre la fiche de l'interlocuteur et le détail des informations renseignées au niveau du contact.
Les autres informations, telles que l'adresse, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone fixe, ainsi que le numéro de fax, sont gérées de façon indépendante entre l'interlocuteur et chacun des contacts. Au niveau de l'interlocuteur, les informations sont considérées comme étant personnelles, alors qu'au niveau du contact, ces informations sont considérées comme étant professionnelles
.

SEEREFERTTO Pour d'autres exemples, se reporter à la documentation de la fonction des Interlocuteurs.

États

Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

  BPC1 : Fiche client

  BPCOSTCTL : Clients en dépassemt d'encours

  BPCUSTOMER : Liste des clients

Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

Actions spécifiques

Barre de menus

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Les quatre sections communes aux clients et aux tiers reprennent les mêmes messages d'erreur. Se reporter à la documentation sur les Tiers pour plus d'informations sur ces messages.

Les messages d'erreur spécifiques à cette fonction sont listés ci-dessous.

Code adresse inexistant.

Ce message s'affiche si le code adresse saisi pour le client livré n'est pas défini pour ce tiers.

Tables mises en œuvre

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