Cette fonction fait partie du cycle des acomptes.

Par exemple : Lorsqu'une demande d'acompte concerne une commande, la commande est directement rapprochée au règlement de l'acompte, même si une imputation d'acompte est également utilisée pour rapprocher des règlements et des commandes. Si le règlement est reçu avant l'émission de la facture, le règlement est saisi mais ne fait pas référence à une facture. Une fois la facture créée, le règlement reste à rapprocher de la facture via cette fonction. L'imputation permet donc la déduction totale ou partielle de l'acompte sur une ou plusieurs factures.

Si plusieurs factures sont concernées, vous devez traiter chaque imputation d'acompte séparément.

Lorsque vous rapprochez une facture et son règlement en utilisant l'imputation d'acompte, un lettrage est effectué. Sinon, une écriture de Grand-Livre peut être générée pour l'imputation d'acompte (via le journal automatique ACPT), selon l'une ou l'autre des conditions suivantes, ou les deux :

  • Le collectif de règlement est différent du collectif de facture (lignes 1 et 2 du journal automatique ACPT),
  • La destination comptable utilisée sur le règlement génère une destination de type Acompte (lignes 3 et 4 du journal automatique) (cf. destinations ACPTR et ACPTE).

Prérequis

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Gestion de l'écran

Seules les échéances d'acompte d'un client spécifique sont affichées. Les échéances d'acompte de factors ou fournisseurs ne sont pas prises en compte.

Onglet Écran de saisie

Critères d'entête

Vous devez saisir la société et le tiers payeur. Le site est optionnel. L'imputation d'acompte est effectuée pour ce tiers en particulier.

Contenu du tableau

Les échéances à traiter sont présentées sous un tableau. Certaines colonnes ne sont pas modifiables.

Imputation

Par défaut, cette colonne a pour valeur Non imputé. Vous devez sélectionner une imputation pour comptabiliser l'échéance :

  • Commande : Le règlement est imputé à une commande et vous devez indiquer le numéro de commande dans la colonne Cde / Fact.
  • Facture : Le règlement est imputé à une facture et vous devez sélectionner le Type de facture et indiquer le numéro de facture dans la colonne Cde / Fact.

La devise de l'échéance imputée (commande ou facture) doit être identique à la devise du règlement. Elle peut être différente de la devise bancaire.

Devise et Reglé

Ces champs indiquent le montant d'acompte et la devise correspondante. Ils ne peuvent pas être modifiés.

Montant à répartir

Par défaut, cette colonne affiche le montant restant à imputer pour le règlement (solde) concerné. Vous pouvez imputer un règlement d'acompte à plusieurs commandes ou factures. Dans ce cas, vous pouvez ajuster le montant de l'imputation à une échéance spécifique. Vous pouvez uniquement imputer le règlement à une échéance à la fois : vous devez répéter le processus pour chaque échéance. Tant que le règlement n'est pas entièrement affecté, le montant est affiché avec ses différentes imputations.

Site et Règlement

Ces deux colonnes affichent des informations relatives au règlement de l'acompte : le site sur lequel le règlement a été enregistré et le numéro de règlement.

Type, Numéro pièce et TVA

Ces trois colonnes affichent des informations relatives à la pièce comptable générée par la validation du règlement (comptabilisation en banque) et ne sont pas modifiables.

Enregistrement de l'imputation

A l'enregistrement de l'imputation, vous pouvez saisir la date de valeur (voir paramètre DACVALDAT - Gestion date de valeur (chapitre TRS, groupe BNK)). Le fichier trace indique :

  • La commande/facture affectée au règlement
  • Le montant
  • Le numéro de la pièce de Grand Livre générée

Génération d'une pièce de transfert d'acompte

Une pièce de transfert d'acompte peut être générée dans les cas suivants :

  • Le collectif de règlement différent du collectif de facture.
  • La TVA est ajustée si le règlement a utilisé une destination comptable de type acompte (ACPTR).

Transferts d'acompte en devise

Le cours appliqué à la génération de l'écriture d'OD dépend du paramètre CHGRATIPT - Cours d'acompte (chapitre TRS, groupe PPY).

Schémas de saisie

Exemple : Réception d'un règlement de 956,80 EUR (80% du montant de la facture à établir). Création de la facture de 1196 EUR, dont 19,6% de TVA sur encaissements. Imputation du règlement à la facture.

Étape

Compte

Description

Débit

Crédit

Acompte Reçu

419

Client Ac. reçus

956,80

4458

TVA à régulariser

156,80

4457

TVA récupérée

156,80

512

Banque

956,80

Facture

411

Clients

1196

707

Vente

1000.

4457

TVA

196

Imputation d'acompte

Génération optionnelle de la pièce ACPT

411

Clients

956,80

OD inter-tiers

419

Client Ac. reçus

956,80

OD inter-tiers

4458

TVA à régulariser

156,80

Régul TVA

4457

TVA récupérée

156,80

Régul TVA

Règlement reçu pour le solde

411

Clients

239,20

512

Banque

239,20

États

Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

  UNALLOCCASH2 : Acomptes à imputer

  UNALLOCCASH1 : Liste des acomptes à imputer

Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

Boutons spécifiques

Affectation

Cette action permet d'affecter de façon automatique des factures aux règlements. Par défaut, ce sont les factures les plus anciennes qui sont imputées aux règlements préchargés dans le corps du tableau.

Cette affectation automatique se fait en plusieurs étapes :

  • Regroupement des échéances d'acomptes non imputées
  • Tri les échéances d'acompte par devise puis par montant (de la plus élevée à la moins élevée)
  • Analyse de toutes les échéances d'acompte pour imputer une échéance de facture
  • Affichage des échéances de factures des plus anciennes aux plus récentes

Limites

Échéances d'acompte liées à une commande de vente

Quand vous créez une échéance d'acompte liée à une commande de vente et que le champ Exonéré de taxe a pour valeur Oui, la situation suivante s'applique :

  • Aucun calcul de TVA n'est effectué pour le document de vente, mais un taux de taxe est défini dans le tableau des codes taxe de la fonction Taux de taxes (GESTVT).
  • Quand un acompte de ce type est payé et comptabilisé, la TVA est calculée en fonction du taux de taxe indiqué dans le tableau des taux de taxe.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Echéance en cours de lettrage

Vous ne pouvez pas imputer un acompte à une échéance en cours de lettrage. Ce type d'erreur peut correspondre à l'un des cas suivants :

  • Vous essayez d'imputer au moins deux acomptes à la même facture en même temps. Dans ce cas, vous devez traiter chaque imputation d'acompte séparément, soit, affecter et valider la première imputation, et recommencer pour les imputations suivantes.
  • Un lettrage est en attente dans une autre fonction.
  • Le lettrage en attente doit être traité par le serveur batch comptable.

Tables mises en œuvre

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