Seguimientos de los proyectos

 

Las siguientes acciones, disponibles desde el panel de acciones, permiten que el proyecto utilice las funcionalidades estándar de las siguientes funciones:

Seguimiento de proyecto. Acceso a la función Seguimiento de proyecto (PJMOVE), donde todos los datos asociados a un proyecto se muestran en forma de árbol.

Seguimiento financiero. Acceso a la función Seguimiento financiero (PJMFINOV0), donde se realiza el seguimiento de la situación financiera real de un proyecto con respecto a sus presupuestos, o de un código de presupuesto determinado.

Imágenes/Imágenes financieras. Acceso a la función Imágenes financieras (GESPJMSNP), donde se obtiene un seguimiento global en tiempo real de la situación financiera de un proyecto.

Imágenes/Imágenes de proyecto. Acceso a la función Imágenes de proyecto (GESPJMOPSNP), donde se obtiene un seguimiento global en tiempo real de los datos de un proyecto.

Seguimientos financieros

Abrir: Proyectos > Proyectos > Gestión de proyectos

Abrir: Proyectos > Proyectos > Síntesis > Seguimiento financiero

Abrir: Proyectos > Proyectos > Imágenes > Imágenes financieras

Abrir: Proyectos > Proyectos > Utilidades > Extracción imagen financiera

El seguimiento financiero permite conocer la situación financiera de un proyecto en tiempo real. Es una herramienta para evaluar y seguir la situación financiera real de los proyectos según los presupuestos asociados.

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) se muestran en las secciones Situación financiera e Ingresos del proyecto y de la estructura de costes. La sección Situación financiera muestra los importes y cantidades asociados al presupuesto, a los valores comprometidos y realizados, al coste previsto y a los márgenes del presupuesto. La estructura de costes muestra los mismos datos, pero relativos a un código de presupuesto determinado. La sección Ingresos muestra los indicadores clave de rendimiento por defecto, así como los ingresos y el margen de venta.

Puedes utilizar la acción Seguimiento financiero o la función Seguimiento financiero (PJMFINOV0) para seguir en tiempo real la situación financiera de un proyecto según los presupuestos asociados. El Seguimiento financiero obtenido refleja la estructura de informe por defecto que se entrega con la solución o la estructura de informe personalizada con las consultas SQL aplicadas. Para incluir todos los proyectos asociados en los resultados, marca la casilla Proyectos asociados.

El seguimiento financiero ofrece dos vistas paralelas:

• Una vista basada en la estructura de costes.
• Otra vista basada en las naturalezas de gasto.

Recordatorio: Naturalezas de gasto de los proyectosLas naturalezas de gasto definen los tipos de costes que se van a imputar a un proyecto, como las materias primas, los costes de mano de obra o las notas de gastos.

Se muestran los siguientes datos:

1. la estructura de costes completa asociada al proyecto
2. la estructura de costes completa asociada a cada proyecto
3. las familias de costes y naturalezas de gasto asociadas al proyecto
   1. Para visualizar todas las familias de costes y naturalezas de gasto asociadas al proyecto, haz clic en el nivel de proyecto en la estructura de costes.
   2. Para visualizar todas las familias de costes y naturalezas de gasto asociadas a un código de presupuesto, haz clic en el código de presupuesto en la estructura de costes. Las familias de costes y naturalezas de gasto se actualizan en tiempo real para reflejar el código de presupuesto seleccionado.
4. las familias de costes y naturalezas de gasto asociadas a cada proyecto

Los importes presupuestarios del seguimiento financiero proceden de las tablas presupuestarias y los importes de los gastos (comprometido, realizado) proceden de las consultas SQL personalizables.

Si es necesario, puedes modificar el seguimiento para mostrar únicamente las columnas de tiempos, de importes o ambas. Si quieres modificar el seguimiento financiero por defecto (campo Vista financiera), la unidad de tiempo o la divisa, haz clic en Aplicar para confirmar.

Si quieres visualizar los detalles de un gasto o un ingreso específico vinculado a una naturaleza de gasto, haz clic en Detalle desde el menú Acciones para obtener una línea de naturaleza de gasto al nivel inferior de la estructura de Naturalezas de gasto.

Gestión de proyectos (GESPJM): Seguimiento financiero

Las tareas asociadas al proyecto (la estructura operacional) se podrán visualizar posteriormente según el tipo de gasto o ingreso. También se puede visualizar la transacción realizada, como el pedido de compra, la recepción de compra o la orden de fabricación. Solo tienes que hacer clic en la acción correspondiente del menú Acciones, en el bloque Detalle de la pantalla Detalle.

Gestión de proyectos (GESPJM): seguimiento financiero, detalle de gastos

Puedes lanzar un seguimiento consolidado para el proyecto seleccionado incluyendo los datos de todos los proyectos asociados. Basta con marcar la casilla Proyectos asociados.

Seguimientos presupuestarios

Abrir: Proyectos > Proyectos > Gestión de proyectos

Abrir: Proyectos > Proyectos > Síntesis > Seguimiento financiero

Haz clic en la acción Seguimiento financiero desde la Estructura de costes para realizar el seguimiento en tiempo real de la verdadera situación financiera de un proyecto o de un código de presupuesto determinado. El Seguimiento financiero está disponible desde el panel de acciones y el menú Acciones del nivel señalado.
El Seguimiento financiero obtenido refleja la estructura de informe por defecto que se entrega con la solución o la estructura de informe personalizada con las consultas SQL aplicadas.

Gestión de proyectos (GESPJM): Estructura de costes

Se muestra el Seguimiento financiero. Esta funcionalidad coincide con la información que se describe anteriormente en Seguimientos financieros.

Seguimientos de los proyectos

Abrir: Proyectos > Proyectos > Gestión de proyectos

Abrir: Proyectos > Proyectos > Síntesis > Seguimiento de proyecto

Abrir: Proyectos > Proyectos > Imágenes > Imágenes proyecto

Abrir: Proyectos > Proyectos > Utilidades > Extracción imagen proyecto

La acción Seguimiento de proyecto y la función Seguimiento de proyecto (PJMOVE) proporcionan una solución integral que permite a los gestores de proyecto planificar, ejecutar y realizar el seguimiento de los proyectos simples o complejos.

Los seguimientos de proyecto ofrecen visibilidad de todos los datos asociados a un proyecto. Mediante un árbol de la estructura de proyecto, puedes visualizar la cantidad en tiempo real y los datos de seguimiento financiero asociados a cada elemento de la estructura. La función Seguimiento de proyecto proporciona herramientas integradas para controlar y gestionar el proyecto, lo que permite ahorrar tiempo y garantizar un uso eficaz de los recursos. Cuando no se cumplen ciertos criterios, se muestran alertas y advertencias visuales en los campos.

La función Seguimiento de proyecto (PJMOVE) permite acceder a las funcionalidades integradas de los módulos de Ventas, Compras, Producción, Stocks y Contabilidad.

Imágenes

Abrir: Proyectos > Proyectos > Imágenes > Imágenes financieras

Abrir: Proyectos > Proyectos > Utilidades > Extracción imagen financiera

Abrir: Proyectos > Proyectos > Imágenes > Comparación imágenes financieras

Abrir: Proyectos > Proyectos > Imágenes > Imágenes proyecto

Abrir: Proyectos > Proyectos > Utilidades > Extracción imagen proyecto

Las imágenes representan una vista global en tiempo real de un proyecto en un momento determinado. Una imagen es una fotografía de la situación de un proyecto en una fecha concreta. Al comprobar el progreso de un proyecto, puedes compararlo con el de otras imágenes registradas.

Las imágenes financieras se basan en la situación financiera real del proyecto según sus presupuestos. Presentan valores similares a los del seguimiento financiero de proyecto.

Las imágenes de proyecto presentan valores similares a los del seguimiento de proyecto.

La cabecera de la imagen define los parámetros de extracción, que son necesarios para poder lanzar la extracción de la imagen. La cabecera de una imagen financiera contiene el código de proyecto, la vista financiera por extraer y, por último, la unidad y la divisa que se utilizan para cada extracción. La cabecera de una imagen de proyecto contiene el código de proyecto y el código de imagen que se utilizan para cada extracción. Una vez creada la cabecera de la imagen, puedes extraer los datos de proyecto cuando sea necesario mediante la función o acción de imagen correspondiente (GESPJMSNP/GESPJMOPSNP) o, directamente, desde la función de extracción de imágenes (PJMSNPEXT/PJMPSNPEXT).

Para que una imagen financiera reconozca los ingresos de un proyecto, se deben definir los siguientes elementos:

1. El método utilizado en el proyecto para calcular los valores por reconocer y contabilizar en las cuentas de gastos e ingresos. Se define en el campo Regla reconocimiento ingresos (RRCC) (bloque Contabilidad de la sección General) y puede ser Entrada manual porcentaje o Porcentaje de gastos.
2. La casilla Reconocimiento de ingresos (REVRECFLG) debe estar marcada. Esta casilla se encuentra en las funciones Imágenes financieras (GESPJMSNP) y Extracción imagen financiera (PJMSNPEXT).

Una imagen financiera permite calcular y actualizar los siguientes elementos en cada extracción:

• La situación financiera del proyecto y la estructura de costes si la casilla Reconocimiento de ingresos está marcada y el parámetro FINOVERSYN - Situación financiera actualizada/imagen (capítulo TC, grupo PJM) tiene asignado el valor Sí.
• La previsión de progreso de un proyecto, la estructura de costes y la tarea si el parámetro ESTPRGSYNC - Prev. progreso actual./imagen (capítulo TC, grupo PJM) tiene asignado el valor Sí.
• La previsión de ingresos totales al finalizar un proyecto si el parámetro ESTREVSYNC - Prev. ingresos final/imagen (capítulo TC, grupo PJM) tiene asignado el valor Sí.

La función Comparación imágenes financieras (PJMSNPCMP) es una solución integral que permite a los gestores de proyectos analizar el progreso de un proyecto a partir de los datos de las imágenes financieras. Puedes comparar una imagen financiera con la situación financiera actual del proyecto o con otra imagen financiera registrada. El seguimiento financiero obtenido ofrece dos vistas paralelas: la primera con la estructura presupuestaria y la segunda con las naturalezas de gasto. Muestra las especificaciones de informe por defecto que se entregan con la solución o las especificaciones personalizadas a partir de consultas SQL y de columnas adicionales que muestran las diferencias entre los valores en las columnas Variación. Esta variación corresponde a la diferencia que existe entre dos imágenes determinadas o entre la imagen seleccionada y la situación financiera actual. Los jefes de proyecto pueden utilizarla para controlar la situación financiera y el progreso de un proyecto en función de sus presupuestos. Por ejemplo, para comunicar el progreso mensual, trimestral o semestral a las partes interesadas.

Gastos de los proyectos

El siguiente esquema muestra los gastos que se pueden seguir en un proyecto:

(1) Las líneas del documento deben estar vinculadas al proyecto. Los artículos deben gestionarse Por pedido o añadirse a las tareas de material (tabla Artículos de tarea). Los registros de artículo añadidos a una tarea de material del proyecto se consideran gestionados Por pedido, independientemente del modo de gestión: Por pedido o En stock.

(2) Las órdenes de fabricación deben estar vinculadas al proyecto. Los artículos que se van a lanzar deben gestionarse Por pedido o añadirse a la tarea de material. Los registros de artículo añadidos a una tarea de material del proyecto se consideran gestionados Por pedido, independientemente del modo de gestión: Por pedido o En stock. Los componentes de los artículos gestionados En stock se valoran mediante los costes previstos de la OF (comprometidos) y su consumo en la OF (realizados). Los componentes gestionados Por pedido se valoran mediante los documentos de compras, como se describe en el punto (1).

La Gestión de proyectos incluye consultas SQL para realizar el seguimiento de los gastos de un proyecto.

Reporting adicional

La Gestión de proyectos incluye una variable global (GPJMCURKEY) para los terceros y consultores de Sage.

GPJMCURKEY contiene el código de vínculo del proyecto. Por lo tanto, se puede utilizar para vincular informes adicionales, como consultas gráficas o estadísticas, a la función Gestión de proyectos (GESPJM).

GPJMCURKEY se gestiona para las siguientes pantallas de Gestión de proyectos (GESPJM):

1. Gestión de proyectos (vínculo a nivel del proyecto)
2. Estructura de costes (vínculo a nivel del presupuesto)
3. Planificación de tareas (vínculo a nivel de la tarea)

GPJMCURKEY almacena el código de proyecto, el código de presupuesto o el código de tarea en el formato del vínculo del proyecto (es decir, tal y como está definido en la tabla PIMPL - Vínculo proyecto), según la pantalla y los datos seleccionados.

Seguimientos de los datos financieros

Para realizar el seguimiento de los gastos de la Gestión de proyectos mediante datos contables, sigue la parametrización que se describe a continuación.

1. Define un referencial analítico como referencial de Gestión de proyectos. Marca la casilla Gestión de proyectos en la función Referenciales (GESLED) (Parametrización > Estructura general > Referenciales).



Referenciales (GESLED): campo de vínculo de Gestión de proyectos

2. Define si el eje va a realizar el seguimiento del código del proyecto o de la naturaleza de gasto. Marca Gestión de proyectos o Naturaleza de gastos en la función Ejes (GESDIE) (Parametrización > Estructura general > Ejes) según corresponda.
Un eje permite realizar el seguimiento tanto de los costes de la Gestión de proyectos como de las naturalezas de gastos de los proyectos. No obstante, no permite ambos seguimientos de forma simultánea.



Ejes (GESDIE): campos de vínculo de Gestión de proyectos

3. Comprueba que un referencial del modelo contable (Parametrización > Estructura general > Modelos contables (GESGCM)) sea de tipo Social e incluya, como máximo, un referencial de Gestión de proyectos.



Modelos contables (GESGCM): referencial social de Gestión de proyectos

4. Comprueba que un referencial de Gestión de proyectos (Parametrización > Estructura general > Referenciales (GESLED)) incluya, como máximo, un eje de Gestión de proyectos y un eje de naturaleza de gasto, o solo un eje de cada tipo.
Un referencial de Gestión de proyectos solo puede contener un eje parametrizado para el seguimiento de los gastos de la Gestión de proyectos.



Referenciales (GESLED): único eje de gestión de proyectos

5. Crea los códigos de sección analítica necesarios (Datos base > Tablas contables > Analítica > Secciones - GESCCE).
   Los códigos de sección analítica se pueden crear automáticamente para los nuevos proyectos o naturalezas de gasto si se cumplen las siguientes condiciones:
   1. El parámetro PJTAUTCRE - Crear sección Proyectos, en los proyectos, o PCCAUTCRE - Crear sección Nat. gasto, en las naturalezas de gasto, (capítulo TC, grupo PJM) tiene asignado el valor Siempre.
   2. El proyecto/la naturaleza de gasto se gestiona en una planta definida (campo Planta de venta en la información de cabecera del proyecto/Planta en la información de cabecera de la naturaleza de gasto).
   3. La planta cumple las siguientes condiciones:
      1. Está asociada a una sociedad jurídica.
      2. La sociedad jurídica está vinculada a un modelo contable.
      3. El modelo contable cumple las siguientes condiciones:
         • Contiene un referencial de Gestión de proyectos.
         • El referencial de Gestión de proyectos contiene un eje de naturalezas de gasto o un único eje parametrizado para el seguimiento de los gastos de Gestión de proyectos.

Si el parámetro PJTAUTCRE/PCCAUTCRE tiene asignado el valor Confirmación, se da la opción de crear o no el nuevo código de sección.

Reporting financiero

Abrir: Proyectos > Proyectos > Utilidades > Extracción situación financiera

Utiliza la función Extracción situación financiera (PJMRPTEXT) para extraer los seguimientos financieros a las tablas de bases de datos con fines analíticos e informativos.

Para extraer uno o varios seguimientos financieros de Gestión de proyectos a una tabla de base de datos:

1. Completa, según sea necesario, los criterios de selección para la extracción del informe financiero:
   1. una o todas las sociedades
   2. una o todas las vistas financieras
   3. uno o todos los proyectos
   4. una o todas las divisas del proyecto
   5. los proyectos cerrados
2. Indica si los informes financieros se deben extraer para poder actualizar las tablas de reporting financiero y si las secciones Situación financiera se deben actualizar a nivel del proyecto y de la estructura de costes.



Extracción situación financiera (PJMRPTEXT): Criterios de selección

3. Haz clic en OK para extraer los seguimientos financieros seleccionados a las siguientes tablas de bases de datos:
   1. PJMFINOVRRPT - Reporting estructura de costes

   Esta tabla incluye todos los niveles presupuestarios, ya consolidados por código de presupuesto, y la consolidación para el nivel del proyecto.

   Si quieres consultar datos en esta tabla, en la mayoría de los casos se pueden definir filtros para mostrar el informe correspondiente.

   Si necesitas, por ejemplo, un informe de consolidación para varios proyectos, se pueden aplicar sumas a la consulta. Sin embargo, esto no será necesario en la mayoría de los informes.

   2. PJMFINCTORPT - Reporting naturalezas gasto

   Esta tabla incluye todos los niveles de naturalezas de gasto y de grupos de naturalezas de gasto, consolidados para todos los niveles del código de presupuesto y para el propio nivel del proyecto. La lectura de esta tabla es más compleja, ya que en el análisis se incluye el eje de la naturaleza de gasto.

   Si quieres consultar datos en esta tabla, en la mayoría de los casos se pueden definir filtros para mostrar el informe correspondiente.

   Si necesitas, por ejemplo, un informe de consolidación para varios proyectos, o si un análisis solo se basa en una naturaleza de gasto sin eje de proyecto o de presupuesto, se pueden aplicar sumas a la consulta.

4. Localiza los seguimientos financieros de Gestión de proyectos en tu Página de inicio.

Puedes personalizar la página de inicio para que solo muestre ciertos seguimientos financieros de Gestión de proyectos. Estos son los gadgets que puedes añadir en forma de Consultas (Módulos = Proyectos, Categorías = Sin categoría):

1. Rebasamiento ppto. Este gadget muestra todos los códigos de presupuesto de todos los proyectos extraídos en los que los costes reales han superado el presupuesto.
2. Hito presupuesto. Este gadget muestra todos los proyectos extraídos que contienen tareas hito.
3. Avance ppto. Este gadget muestra el avance de todos los proyectos extraídos.
4. Resumen de tiempos. Este gadget muestra las fechas de inicio y fin de todas las tareas de proyecto extraídas y el tiempo dedicado actualmente a la tarea.

Cada gadget muestra una vista concisa de los datos seleccionados (filtrados) en el momento de la ejecución. Puedes utilizar la funcionalidad estándar de consulta de Sage X3 para manipular los resultados del gadget y visualizar los que necesites.

Mediante la funcionalidad estándar de consulta de Sage X3 que hay disponible en todas las líneas, puedes seleccionar y visualizar un proyecto directamente desde el gadget.

Los seguimientos financieros de Gestión de proyectos que hay en tu página de inicio se actualizan mediante la función Extracción situación financiera (PJMRPTEXT).
Ejecuta de nuevo la función Extracción situación financiera para actualizar los datos de los gadgets en tu página de inicio.