Requisitos previos

Funcionales

Módulos

Para utilizar la funcionalidad de Gestión de proyectos, tu licencia debe incluir el siguiente módulo:

• Producción

Códigos actividad

Abrir: Desarrollo > Diccionario datos > Opciones parametrización > Códigos actividad

Para utilizar la funcionalidad de Gestión de proyectos, debes activar los siguientes códigos de actividad:

Código de actividad	Descripción	Módulo	Objetivo
PJM	Gestión de proyectos	Datos base	La Gestión de proyectos permite que los clientes realicen el seguimiento de sus proyectos mediante un enfoque sistemático. La Gestión de proyectos permite: limitar los cambios innecesarios en un proyecto; garantizar el cumplimiento de los presupuestos; garantizar la eficacia del seguimiento de los gastos; aumentar las probabilidades de lograr los objetivos de un proyecto dentro del plazo y el presupuesto establecidos.
PJMBU	Árbol presupuestos	Datos base	Este código de actividad se utiliza en las vistas jerárquicas para indicar si toda la Estructura presupuestaria (costes) asociada a un proyecto se puede mostrar de forma jerárquica (árbol).
PJMGR	Tablas Gestión de proyectos	Datos base	Este código de actividad permite controlar el número de líneas que muestran las funciones de Gestión de proyectos en las tablas de resultados de búsqueda. La función Actualización estado (PJMSTAUPD), por ejemplo, muestra en una tabla los elementos del proyecto que corresponden a los criterios de selección. Este código de actividad controla el número de líneas que se muestran en la tabla.
PJMPO	Seguimiento de proyecto	Datos base	Este código de actividad se utiliza para definir el tamaño del bloque que muestra las vistas jerárquicas, es decir, el número de líneas que aparecen en el árbol.
PJMTA	Árbol tareas	Datos base	Este código de actividad se utiliza en las vistas jerárquicas de los proyectos para definir si la Estructura operacional (tareas) asociada a un proyecto se puede mostrar de forma jerárquica (árbol).
PJMTI	Captura de tiempos	Datos base	Este código de actividad define el número de líneas disponibles en la función Captura de tiempos (PJMTE) para registrar los tiempos en los proyectos, operaciones y códigos de presupuesto.

Menús locales

Abrir: Desarrollo > Diccionario datos > Tablas > Menús locales - Mensajes

Capítulo	Descripción	Objetivo
2249	Estado de proyecto	Este menú local describe cada etapa del ciclo de un proyecto.
7716	Opciones de inicialización de presupuestos	Este menú local define las opciones de procesamiento que se utilizan por defecto para generar automáticamente las líneas presupuestarias. Esta inicialización de las líneas presupuestarias permite crear de forma automática previsiones presupuestarias concretas para un proyecto.
7717	Inicialización de listas de artículos comercializables	Este menú local define las opciones de procesamiento que se utilizan por defecto para generar automáticamente una lista de artículos comercializables. Esta inicialización del documento de venta permite crear de forma automática una lista minuciosa de los artículos comercializables de un proyecto.

Tablas varias

Abrir: Datos base > Datos base > Tablas varias

Tabla	Descripción	Objetivo
385	Rango de progreso	Esta tabla define el progreso de los proyectos en forma de rangos de porcentaje. Por ejemplo, 0 % - 20 %, 20 % - 40 %. Los rangos de progreso constituyen una forma de prever el progreso de un proyecto. Al seleccionar un rango de progreso en un proyecto, una tarea o un presupuesto, el campo Previsión progreso (%) se inicializa con la Tasa por defecto definida en esta tabla para cada rango.
386	Grupo naturaleza de gasto	Esta tabla define los grupos de naturalezas de gasto. Por ejemplo: material en stock, material especial, subcontratación, diseño o montaje. Los grupos de naturalezas de gasto permiten agrupar las naturalezas de gasto similares con fines estadísticos o de identificación.
388	Vista financiera	Esta tabla define los valores de control (Sí/No) y el comportamiento de visualización de los seguimientos financieros vinculados a los gastos, ingresos y compromisos. Hay que definir los valores de control para todos los grupos financieros necesarios y activar el grupo (campo Activo) antes de realizar el seguimiento de los gastos de gestión de un proyecto. Los grupos 10 (Gastos) y 20 (Ingresos) tienen valores por defecto, pero se pueden modificar.
418	Competidores	Esta tabla define los códigos de los competidores. Por ejemplo: A1 (mayor), B1 (menor). Estos códigos permiten agrupar los competidores similares con fines estadísticos o de identificación.
434	Categorías de proyectos	Esta tabla define los códigos de categoría de los proyectos. Por ejemplo: FRA (Francia), GBR (Gran Bretaña), P1 (Producción), S1 (Servicio), DO1 (Interior), RT1 (Venta). Las categorías de proyecto permiten agrupar los proyectos similares con fines estadísticos o de identificación.
639	Roles de colaboradores de proyecto	Esta tabla define los roles de las personas implicadas en el proyecto y en los ciclos de gestión del proyecto. Por ejemplo: consultores, ingenieros o formadores. Hay que definir los roles antes de poder asignarlos a un usuario.

Usuarios

Abrir: Parametrización > Usuarios > Usuarios | Gestión de proyectos

Abrir: Parametrización > Usuarios > Habilitaciones funcionales

Abrir: Parametrización > Usuarios > Perfil menú

Todos los colaboradores que haya que asociar a un proyecto deben contar con una ficha de usuario activa en la función Usuarios (GESAUS).

Completa los campos por defecto de Gestión de proyectos del colaborador:

Usuarios (GESAUS): sección Gestión de proyectos

Rol. Mantenimiento en la tabla varia 639 - Roles colaboradores proyecto. Este campo define el rol que desempeña el colaborador.

Para registrar tiempo en el proyecto, indica la tasa del colaborador para el rol en el campo Tasa horaria.

Colaborador activo en proyectos. Marca esta casilla si el colaborador puede asignarse a tareas de proyecto operacionales.

Si la dejas desmarcada, el colaborador no podrá asignarse en todo el módulo de Gestión de proyectos.

Tasa horaria. Este campo define la tasa de mano de obra del colaborador. Esta tasa se aplica a sus capturas de tiempos en las funciones Captura de tiempos (PJMTE) y Registro de tiempo semanal (PJMTEW).

Divisa. Mantenimiento en la función Divisas (GESTCU).

Naturaleza de gastos. Mantenimiento en la función Naturaleza de gastos (GESPJCC).

Captura de tiempos. Marca esta casilla para que el usuario pueda utilizar las funciones Captura de tiempos (PJMTE) o Registro de tiempo semanal (PJMTEW) para capturar sus tiempos en un proyecto.

Si la dejas desmarcada, el usuario no puede realizar el seguimiento de sus tiempos o de los de otro usuario en operaciones o proyectos específicos.

Administrador captura de tiempos. Marca esta casilla si el usuario es un administrador autorizado para capturar, modificar y validar las capturas de tiempos de todos los demás colaboradores.

Planta principal y Esquema semanal. Estos campos indican la planta en la que suele trabajar el colaborador y su esquema de trabajo fijo en una semana de siete días (laborables y no laborables). Las plantas se mantienen en la función Plantas (GESFCY) y los esquemas de trabajo, en las funciones Esquemas semanales (GESTWD) y Esquemas horarios (GESDIH). Puedes utilizar la sección Variación capacidad para definir los periodos no disponibles del colaborador, como sus vacaciones o cuando la planta de producción está cerrada.

Categoría de tiempo. Este campo indica la categoría de tiempo por defecto del colaborador cuando está asignado a una operación. Esta categoría también se utiliza por defecto en el seguimiento de los tiempos de proyecto del colaborador si no se ha definido ninguna en el proyecto.

Códigos contables

Abrir: Parametrización > Contabilidad > Interfaz contable > Códigos contables

Abrir: Parametrización > Contabilidad > Interfaz contable > Líneas de códigos contables

Utiliza la función Códigos contables (GESGAC) para crear y mantener códigos contables en la tabla Códigos contables (GACCCODE).

Sage X3 proporciona los siguientes tipos de códigos contables:

• Naturaleza de gasto proyecto. Este tipo de código contable está vinculado a la naturaleza de gasto del proyecto en la función Naturaleza de gastos (GESPJCC).
• Proyecto. Este tipo de código contable está vinculado al proyecto en la función Gestión de proyectos (GESPJM).

Utiliza la función Líneas de códigos contables (GESCCL) para definir líneas de códigos contables para la Naturaleza de gasto y el Proyecto.

El Asiento automático por defecto utiliza la Naturaleza de gasto y el Proyecto para buscar las cuentas disponibles en la contabilización de las capturas de tiempos.

Reglas de asignación

Abrir: Parametrización > Stocks > Reglas de asignación

Utiliza la función Reglas de asignación (GESPTO) para definir reglas en la tabla Reglas de asignación (PARMTO) que permitan vincular las necesidades a los recursos y viceversa.

Para asignar stock automáticamente a una necesidad procedente de una tarea de material de la Gestión de proyectos (tipos de órdenes MTP y MTF), define una regla de asignación de artículo con prioridad "Proyecto homogéneo". Crea una regla de tipo PJM - Gestión de proyectos y completa los siguientes campos de la siguiente manera.

• Regla. Selecciona el valor PJM - Gestión de proyectos.
• Bloque Contramarca:

  Exclusivo. Deja esta casilla desmarcada.

  Si marcas esta casilla, no puedes asignar un recurso a varias necesidades y viceversa.
• Bloque Parámetros:

  Autorizar procesamiento automático. Marca esta casilla.

  Ajuste automático.. Marca esta casilla.

• Bloque Ajuste automático:

  Cambio de necesidades. Marca esta casilla.

  Borrar/reemplazar asignaciones forzadas. Marca esta casilla.

  Cambio de recursos. Marca esta casilla.

• Bloque Prioridad de los recursos:

  Proyecto homogéneo. Selecciona el valor Sí.

  Este campo vincula las órdenes en función de la prioridad Proyecto homogéneo.

  

  Reglas de asignación (GESPTO): prioridad de proyecto homogéneo

Asientos automáticos

Abrir: Parametrización > Contabilidad > Interfaz contable > Asientos automáticos

Abrir: Parametrización > Contabilidad > Interfaz contable > Variables asientos automáticos

Utiliza la función Asientos automáticos (GESGAU) para crear y mantener estructuras de asientos en las tablas de Asientos automáticos (GAUTACE, GAUTACED y GAUTACEF).

Sage X3 proporciona los siguientes elementos:

• Código de asiento automático PTE

PTE proporciona la estructura de asiento por defecto para las contabilizaciones de las capturas de tiempos (Proyectos > Gestión tiempos > Contabilización de tiempos ((PTELABPOS).

Para utilizar otro código de asiento, modifica el valor del parámetro GAUPTE - Asiento auto. captura tiempos (capítulo TC, grupo PJM).
• Variable de asiento automático AMTPJMTIME

AMTPJMTIME permite forzar los cambios de divisa de una línea de captura de tiempos en los valores contabilizados, en lugar de los cambios por defecto.

Terceros

Terceros: terceros

Abrir: Datos base > Terceros > Terceros

En la función Terceros (GESBPR), define todos los terceros asignados a un proyecto determinado a los que se vayan a imputar gastos de recursos. De esta forma, se podrá crear una factura a partir del saldo acreedor. Los gastos de recursos incluyen la gestión de proyectos, la consultoría y la formación.

Terceros: clientes

Abrir: Datos base > Terceros > Clientes

En la función Clientes (GESBPC), define todos los clientes definidos como terceros en un proyecto determinado a los que se vayan a imputar gastos.

Terceros: representantes

Abrir: Datos base > Terceros > Representantes

En la función Representantes (GESREP), define todos los vendedores que vayan a recibir una comisión como representante de un proyecto.

Terceros: condiciones de facturación

Abrir: Datos base > Tablas terceros > Condiciones de facturación

La función Condiciones de facturación (GESINVCND) permite definir una programación de facturas para los artículos vendidos como artículos genéricos no entregables o artículos de servicio que se facturarán con facturación de progreso. Esta programación es un requisito previo para utilizar el módulo de Ventas en facturación de progreso. Se puede parametrizar con un porcentaje fijo o según una periodicidad de facturación.

Divisas

Abrir: Datos base > Tablas comunes > Divisas

Abrir: Datos base > Tablas comunes > Cambio divisas

• Las conversiones de divisas deben mantenerse y actualizarse en la función Cambio divisas (COURDEV).

Utiliza la función Divisas (GESTCU) para crear y mantener códigos de divisa en la tabla Divisas (TABCUR).

Las conversiones de divisa garantizan el seguimiento en tiempo real de la verdadera situación financiera de un proyecto con respecto a los presupuestos.

Secciones

Abrir: Datos base > Tablas contables > Analítica > Secciones

Abrir: Parametrización > Estructura general > Ejes

Abrir: Parametrización > Contabilidad > Interfaz contable > Secciones por defecto

Utiliza la función Secciones (GESCCE) para crear y mantener códigos de sección en la tabla Secciones analíticas (CACCE).

Utiliza la función Ejes (GESDIE) para asignar un código de sección a un Eje determinado, que define el formato del código de sección.

En la función Secciones por defecto (GESCDE), define códigos de sección por defecto para asociar un eje de proyecto a cada ámbito funcional. Las secciones por defecto deben contener identificadores, que pueden incluir reglas de asignación y fórmulas de cálculo.

Los códigos de sección se almacenan en los registros de la naturaleza de gasto y del proyecto.

Código gastos

Abrir: Parametrización > Contabilidad tercero > Notas de gastos > Código gastos

Los colaboradores utilizan estos códigos para solicitar el reembolso de los gastos. Pueden ser gastos de viaje (desplazamiento, dietas, etc.) o de subsidios proporcionados por la empresa.

Utiliza la función Código gastos (GESTES) para crear y mantener códigos de gasto en la tabla Gastos (TABEXPENS).

El Código de gasto define la unidad de medida que se aplica al tipo de gasto (kilómetro, litro u hora), el código contable (y, por lo tanto, la contabilización del libro mayor) (Parametrización > Contabilidad > Interfaz contable > Códigos contables (GESCAC)) y la tasa de impuesto aplicable. El Código de gasto también define los códigos de sección correspondientes.

El vínculo entre la tabla Gastos (TABEXPENS) y la Gestión de proyectos se encuentra en el campo Naturaleza de gastos (PCCCOD) del bloque Imputación. Se pueden vincular varios códigos de gastos a la misma naturaleza de gasto. En el caso de un gasto, la naturaleza de gasto define los tipos de gastos que pueden afectar a un proyecto, como los gastos de viaje.

Código gastos (GESTES)

Artículos

Abrir: Datos base > Artículos > Artículos

Abrir: Datos base > Artículos > Categorías artículos

Abrir: Datos base > Artículos > Artículos-Plantas

Los códigos de artículo se utilizan en la estructura de un proyecto.

Utiliza la función Artículos (GESITM) para crear y mantener códigos de artículo en la tabla Artículos (ITMMASTER).

Utiliza la función Categorías artículos (GESITG) para asignar un código de artículo a una categoría de artículo determinada. Las categorías de artículos se registran en la tabla Categoría artículo (ITMCATEG). La categoría de artículo define si los artículos se gestionan o no (si son de tipo "inventario" o "servicio"), la unidad de medida (litro, hora) que se aplica a la categoría, el código contable asociado (y, por lo tanto, la contabilización del libro mayor) (Parametrización > Contabilidad > Interfaz contable > Códigos contables (GESCAC)) y la información de gestión y análisis adecuada. La categoría de artículo también define los métodos de gestión de costes y valoración utilizados.

Utiliza la función Artículos - Plantas (GESITF) para definir y mantener los datos asociados a un artículo determinado de una planta determinada en la tabla Artículos - Plantas (ITMFACILIT).

• El vínculo entre la tabla Artículos (ITMMASTER) y la Gestión de proyectos se encuentra en el campo Naturaleza de gastos. Este campo se muestra en el bloque Proyecto de la sección Gestión. Este campo se utiliza en el proceso de Inicialización de presupuestos. En los artículos, la naturaleza de gasto determina los tipos de artículos que pueden afectar a un proyecto, como la compra de materias primas.
Solo hay que definir las naturalezas de gasto de proyecto para los artículos gestionados En stock o los artículos comprados gestionados Por pedido.
No es necesario definir una naturaleza de gasto para los artículos fabricados gestionados Por pedido, puesto que los artículos valorados mediante la naturaleza de gasto son los de los niveles inferiores, no el propio artículo fabricado. Los componentes se gestionan En stock o se compran Por pedido.

• Hay dos tipos de vínculos entre la tabla Categoría artículo (ITMCATEG) y la Gestión de proyectos:
  1. La casilla Vendido (SALFLG), que se encuentra en el bloque Parámetros de la sección Planificación. Si se marca esta casilla y el Tipo de categoría es Servicio o Genérico, un artículo vendido añadido a una línea de pedido de venta se puede facturar con facturación de progreso.
  Para crear un plan de facturación a nivel del proyecto, el artículo de servicio vendido no debe ser entregable (casilla Entregable desmarcada en el bloque Tipos de flujo de la sección Descripción, en la función Categoría artículo).
  2. La casilla Comprado (PURLFLG), que se encuentra en el bloque Parámetros de la sección Planificación. Si se marca esta casilla y el artículo tiene una Naturaleza de gastos (PCCCOD), un artículo comprado añadido a una tarea de material de proyecto se puede incluir en una Inicialización de presupuestos.
  En el caso de los artículos comprados, la Inicialización de presupuestos no utiliza el Método de valoración (VLTCOD) de la categoría de artículo.

• Hay dos tipos de vínculos entre la tabla Artículos-plantas (ITMFACILIT) y la Gestión de proyectos:
  1. El campo Regla de asignación (PTOCOD), que se encuentra en el bloque Parámetros de la sección Planificación.

  Para los artículos que se puedan asociar a un proyecto y tengan un modo de gestión Por pedido, define una regla de asignación de Gestión de proyectos con prioridad "Proyecto homogéneo". De esta forma, se garantiza que el stock del artículo se pueda asignar a las órdenes para cumplir con las necesidades procedentes de una tarea de material de Gestión de proyectos (MTP y MTF).

  Sin una regla de asignación con prioridad "Proyecto homogéneo", el stock no se asigna automáticamente a las órdenes MTF tras una recepción de stock. Por lo tanto, el Cálculo de necesidades netas (MRP) genera sugerencias nuevas para todas las órdenes MTP y MTF.
  2. El campo Método (PTOCOD), que se encuentra en el bloque Valoración de la sección Coste.

  Un artículo-planta debe tener un método de valoración asignado. Un artículo fabricado añadido a una tarea de material solo se puede incluir en la Inicialización de presupuestos si se definen los siguientes elementos:

  1. En la función Métodos de valorización (GESTCM), la casilla Creación presupuesto (PJMBUDMAN) está marcada y se ha definido al menos un método presupuestario principal (campo Método 1 (PJMBUDVLTC)) para la generación de las líneas presupuestarias.
  2. En la función Naturaleza de gastos (GESPJCC), las familias de costes estándares (Material, Máquina y Mano de obra) están vinculadas a naturalezas de gastos de proyecto.

Reglas de reconocimiento de ingresos

Abrir: Parametrización > Contabilidad > Formularios contables > Reglas reconocimiento ingresos

Abrir: Contabilidad > Procesos de cierre > Reconocimiento de ingresos > Reconocimiento de ingresos

Abrir: Contabilidad > Procesos de cierre > Reconocimiento de ingresos > Validación reconocimiento ingresos

• El código de actividad REVRC - Reconocimiento de ingresos debe estar activado para poder utilizar esta funcionalidad.

Utiliza la función Reglas reconocimiento ingresos (GESREVREC) para definir las reglas de reconocimiento de ingresos por sociedad que van a permitir identificar el importe de los ingresos y los gastos por reconocer en un proyecto en un periodo determinado. Los datos que se utilizan para calcular los ingresos y los gastos de un proyecto dependen del método, del tipo de columna y de la fórmula definida para el tipo de columna.

El vínculo entre la tabla Regla reconocimiento ingresos (REVREC) y la Gestión de proyectos se encuentra en el campo Reglas reconocimiento ingresos. Este campo se muestra en el bloque Contabilidad de la sección General,

El reconocimiento de ingresos de un proyecto se basa en uno de estos métodos:

• Entrada manual de un porcentaje
• Porcentaje de gastos con margen estimado al finalizar
• Porcentaje de gastos sin margen estimado al finalizar

La función Reconocimiento de ingresos (GESREVRECV) utiliza estos métodos, además de los asientos de cuentas de gastos e ingresos diferidos relativos a los proyectos, para calcular los valores por reconocer y contabilizar en las cuentas de gastos e ingresos. Para procesar los ingresos de varios proyectos, puedes utilizar la función Validación reconocimiento ingresos (GESREVRECW), que procesa los asientos en un plan de trabajo.

Unidades

Abrir: Datos base > Tablas comunes > Unidades

Abrir: Datos base > Tablas comunes > Conversión de unidades

• Debe haber valores de conversión específicos para el tiempo en la función Conversión de unidades (GESTCO).

Utiliza la función Unidades (GESTUN) para crear y mantener unidades de medida en la tabla Unidades (TABUNIT). Es recomendable definir el número máximo de decimales de unidades de venta a 6, ya que este número afecta a los cálculos de la Facturación de progreso.

Los valores de conversión de las unidades garantizan que los tiempos planificados o capturados en el proyecto, presupuesto o tarea se puedan definir en unidades diferentes y, posteriormente, convertir.

Métodos de valoración

Abrir: Parametrización > Stocks > Métodos de valoración

Utiliza la función Métodos de valoración (GESTCM) para definir reglas de valoración de stocks. Las reglas se registran en la tabla Métodos de valoración (TABCOSTMET).

Un artículo-planta debe tener un método de valoración asignado (campo Método (VLTCOD)).

Un artículo fabricado añadido a una tarea de material se puede incluir en la Inicialización de presupuestos si se definen los siguientes elementos:

• En la función Métodos de valorización (GESTCM), la casilla Creación presupuesto (PJMBUDMAN) está marcada y se ha definido al menos un método presupuestario principal (campo Método 1 (PJMBUDVLTC)) para la generación de las líneas presupuestarias. También puedes indicar un método presupuestario secundario en el campo Método 2 (PJMBUDVLT2), que se aplica cuando el primer método no devuelve ningún resultado.
• En la función Naturaleza de gastos (GESPJCC), las familias de costes estándares (Material, Máquina y Mano de obra) están vinculadas a naturalezas de gastos de proyecto (sección Vínculo familia coste).

La tabla Métodos de valoración (TABCOSTMET) y la Gestión de proyectos están vinculadas mediante el método de valoración asignado al artículo (inicializado en la categoría de artículo o indicado en la ficha de artículo-planta).

Centros de trabajo

Abrir: Producción > Datos técnicos > Centros de producción > Centros de trabajo

Abrir: Producción > Datos técnicos > Centros de producción > Secciones

Todas las tareas operacionales deben estar asignadas a un centro de trabajo.

Utiliza la función Centro de trabajo (GESMWS) para crear y mantener códigos de centro de trabajo en la tabla Centros de trabajo (WORKSTATIO).

Utiliza la función Secciones (GESTWC) para vincular un centro de trabajo a una sección de trabajo determinada. Pueden ser de tres tipos:

• Máquina
• Mano de obra
• Subcontratación

Los centros de trabajo también definen los métodos de coste y valoración.

El vínculo entre la tabla Centros de trabajo (WORKSTATIO) y la Gestión de proyectos se encuentra en el campo Naturaleza de gastos (PCCCOD). Este campo se muestra en el bloque Proyecto de la sección Gestión, Se pueden vincular varios códigos de centros de trabajo a la misma naturaleza de gasto. En el caso de la mano de obra, la naturaleza de gasto define los tipos de recursos de mano de obra que pueden afectar a un proyecto, como los costes de los operadores