Import transactions bancaires
Utilisez cette fonction pour importer des relevés à partir d'un fichier sauvegardé sur votre ordinateur ou serveur.
Les paramétrages d'import sont définis dans la fonction Paramétrages import bancaire (BSIIMPPAR). Vous ne pouvez pas les modifier. Après avoir saisi le code pour les Paramétrages d'import bancaire, les champs restants sont alimentés à partir de ces paramétrages. Ces paramétrages sont également utilisés pour le processus de lettrage et pour le règlement des factures.
Cliquez sur OK pour lancer l'import et télécharger un fichier depuis votre ordinateur ou serveur.
Un fichier trace s'affiche lorsque le paramétrage est complet. A chaque relevé contenu dans le fichier correspond une écriture de relevé spécifique.
Un message d'avertissement s'affiche si un fichier du même nom est importé à nouveau.
Après import du relevé, utilisez la fonction Gestion des transactions bancaires (BSIIMP) pour traiter les relevés.
Vue d'ensemble de l'import de relevé bancaire
Avant d'importer des relevés bancaires, de traiter et vérifier des lettrages et de générer des règlements par validation, vous devez d'abord effectuer le paramétrage complet.
Voir Vue d'ensemble du paramétrage de relevé bancaire. Les paramétrages sont des opérations techniques qui devront être effectuées avec précaution. En cas de doute, contactez votre administrateur ou partenaire.
Il s'agit d'une vue d'ensemble de l'import de relevés bancaires et du processus de lettrage. Voir l'aide en ligne correspondante pour plus d'informations sur chaque étape.
Le traitement varie selon le type de flux sélectionné dans la fonction Paramétrages import bancaire (BSIIMPPAR).
Standard : Les opérations d'import, de lettrage et de génération de règlements sont intégrées au workflow global d'import de relevés bancaires, y compris la fonction Traiter transactions bancaires (GESBSIMTC).
Rapprochement uniquement : L'opération d'import est intégrée au workflow d'import de relevé bancaire. Les opérations de lettrage et de génération de règlements s'effectuent dans la fonction Rapprochement bancaire (RAPBAN). Ce type de flux n'est pas disponible pour les fichiers CFONB.
1. Transactions d'import
Cette fonction permet d'importer des transactions bancaires dans divers formats électroniques à partir d'un ou plusieurs fichiers de relevés. Ces fichiers sont directement fournis par votre banque ou exportés depuis un outil bancaire en ligne puis enregistrés sur votre poste ou un serveur. La fonction Import transaction bancaire (BSIIMPORT) importe ces fichiers à partir de leur emplacement de sauvegarde pour traitement et lettrage.
Cette étape s'applique aux types de flux Standard et Rapprochement uniquement.
Voir Import des transactions bancaires
2. Gestion des imports et du lettrage
Vous devez ensuite gérer l'import et le lettrage des transactions.
Un relevé importé peut avoir un des statuts suivants :
- Non lettré : Statut initial après import, aucun lettrage n'est effectué.
- Lettrée : Lettrage total ou lettrage partiel effectué pour le relevé.
- Validée : Les règlements ont été générés et le relevé est disponible en lecture seule.
- Rapprocher : Le relevé bancaire a été importé avec un type de flux Rapprochement uniquement. Les données de transaction ont été copiées dans la fonction Rapprochement bancaire (RAPBAN). Dans cette situation, le relevé est en lecture seule.
Type de flux 'Standard' :
Lettrer des transactions à des échéances, comptes, ou règlements existants via la fonction de Gestion des transactions bancaires (BSIIMP). Vous pouvez effectuer un lettrage automatique depuis cet écran, mais vous ne pouvez pas visualiser ou modifier les résultats ou générer des règlements.
Type de flux 'Rapprochement uniquement' :
Les données de transaction correspondant au relevé ont été copiées dans la fonction Rapprochement bancaire (RAPBAN), où vous pouvez effectuer manuellement un rapprochement bancaire standard. Les données d'import sont uniquement disponibles à l'affichage. Pour chaque relevé, vous pouvez accéder directement aux données de transaction via le menu Actions disponible en début de chaque ligne. Vous ne pouvez pas traiter le relevé dans l'écran Traiter transactions bancaires.
Voir Gestion des transactions bancaires
3. Lettrer des transactions à des échéances ou comptes
Cette étape s'applique uniquement au type de flux Standard.
Les transactions importées doivent être vérifiées puis lettrées à des échéances ou à d'autres comptes comme un compte général, un compte tiers ou un compte d'attente. Les transactions peuvent également être lettrées à des règlements existants.
Remarque : Les règlements existants sont des règlements au statut Comptabilisé créés dans le traitement standard de règlement (proposition de règlement, saisie manuelle de règlement, etc.).
Le lettrage s'effectue dans l'écran Traiter transactions bancaires. Vous pouvez lettrer des éléments automatiquement ou manuellement.
- Lettrage automatique : A partir de l'écran de gestion des transactions bancaires, cliquez sur Lancer le lettrage pour exécuter le traitement sur tous les relevés non lettrés du tableau.
- Lettrage manuel : A partir de l’icône Actions au début de chaque ligne, sélectionnez Traiter transactions bancaires. Un écran s'ouvre sur lequel vous pouvez visualiser et modifier les résultats du lettrage automatique, et effectuer un lettrage, une sélection ou un saisie manuels.
Traitement des transactions
Cette étape s'applique uniquement au type de flux Standard.
A : Lettrage automatique exact portant sur une ou plusieurs échéances et/ou règlements existants. Les échéances lettrées s'affichent dans le tableau et sont sélectionnées. Le statut "A" inclut également :
Lettrages automatiques :
A : avec une échéance ou un règlement
AC : avec des échéances dans une devise différente
AS : par liste de termes de recherche pour créer une saisie manuelle automatiquement
Lettrages manuels :
AM : avec une échéance et/ou un règlement existant
AD : saisie manuelle
B : Informations trouvées, mais pas de lettrage exact. Les échéances ou règlements existants potentiellement lettrés s'affichent dans le tableau, mais ne sont pas sélectionnées. Si les règlements ne sont pas traités manuellement avant validation, ils sont comptabilisés sur le Compte d'attente défini dans la fonction Paramétrages import bancaire (BSIIMPPAR), sauf si vous avez choisi d'Ignorer la comptabilisation intermédiaire.
BC pour les lettrages qui incluent des échéances dans une devise différente.
C : Aucune information trouvée. Aucune échéance ou règlement existant ne s'affiche dans le tableau. Si les règlements ne sont pas traités manuellement avant validation, ils sont comptabilisés sur le Compte d'attente défini dans la fonction Paramétrages import bancaire (BSIIMPPAR), sauf si vous avez choisi d'Ignorer la comptabilisation intermédiaire.
Remarques : Le code du statut n'est pas renseigné si vous vérifiez un relevé avant lettrage ou si vous avez annulé le lettrage d'une transaction.
Pour un lettrage manuel, vous devez répartir la totalité du montant de la transaction considéré comme 'Réglé', voire un règlement excédentaire si nécessaire. Sinon, vous ne pourrez pas enregistrer vos modifications. Vous pouvez répartir les transactions d'un relevé sur plusieurs échéances, comptes, ou règlements existants.
Pour les lettrages de niveau A
Avec des échéances : Le règlement est généré et aucune modification n'est possible.
Avec des règlements existants : Le lettrage avec la transaction bancaire est créé, sans nouvelle comptabilisation ou règlement.*
Avec un règlement existant lié à une saisie manuelle : Le règlement existant est lettré et une nouvelle comptabilisation de règlement est créée, portant sur le montant de la saisie manuelle uniquement.
*Pour les lettrages de niveau A avec des règlements existants, la validation génère les données suivantes :
PAYMENTH : référence à la transaction associée dans BSIIMPD
GACCENTRY : indicateur de lettrage (BSI) activé pour les écritures liées à la saisie dans PAYMENTH.
Pour les lettrages de niveau B et C
Les règlements sont créés pour le compte d'attente, sauf si vous avez sélectionné l'option Ignorer comptabilisation intermédiaire. Dans ce cas, vous devez générer des règlements et écritures manuellement pour ces transactions. Cette option et les paramétrages du compte d'attente sont définis dans la fonction Paramétrages d'import bancaire.
Voir Traiter transactions bancaires
4. Valider un relevé
Cette étape s'applique uniquement au type de flux Standard.
La validation est la dernière étape du traitement d'import bancaire : elle génère un règlement pour les transactions lettrées à des échéances ou à des comptes tiers/généraux. Une fois le relevé validé, vous ne pouvez plus modifier les transactions. La validation est toujours effectuée pour l'ensemble du relevé en cours et dépend du statut du lettrage :
Voir Traiter transactions bancaires
5. Effectuer manuellement une transaction
Cette étape s'applique uniquement au type de flux Standard.
Dans certains cas, les échéances associées à une transaction de relevé bancaire peuvent avoir été réglées en dehors du processus d'import des relevés bancaires. Autrement dit, une transaction de règlement incluse dans le relevé bancaire existe déjà en tant que règlement.
L'action Clôturer transaction est active quand le statut de la transaction est Non validée, mais déjà lettrée, ou quand le statut de la transaction est Partiellement validée.
Cette option est désactivée lorsque le statut de la transaction est Non validée, et pas encore lettrée, ou lorsque son statut est Validée ou Clôturée manuellement.
Remarque : Utilisez cette action avec précaution. La clôture d'une transaction est irréversible.
Prérequis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Onglet Écran de saisie
Import relevé bancaire
| Paramétrages import bancaire (champ CODIMPPAR) |
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Saisissez ou sélectionnez le code de paramétrage d'import bancaire que vous avez défini dans la fonction Paramétrages import bancaire (BSIIMPPAR). |
| Société (champ CPY) |
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Ce champ affiche la société en fonction du Paramétrage d'import bancaire. Si ce champ n'est pas renseigné, vous pouvez saisir une valeur. |
| Banque (champ BAN) |
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Ce champ affiche la banque en fonction du Paramétrage d'import bancaire. Si ce champ n'est pas renseigné, vous pouvez saisir une valeur. Ce champ est désactivé lors de l'import de fichiers CFONB. |
| Format fichier (champ FILFMT) |
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Ce champ affiche le format de fichier en fonction du Paramétrage d'import bancaire. Si ce champ n'est pas renseigné, vous devez saisir une valeur. |
| Type flux (champ FLOTYP) |
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Ce champ affiche le type de flux en fonction du Paramétrage d'import bancaire. Vous ne pouvez pas modifier le type de flux. Rappel :
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Fichier
| Origine (champ TYPIMP) |
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Ce champ indique si le fichier d'origine se trouve sur votre Client (ordinateur) ou sur un Serveur. |
| Volume d'import (champ IMPVOL) |
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Ce champ affiche le volume du serveur ou le répertoire si Serveur est sélectionné dans le champ Origine. Si ce champ n'est pas renseigné, vous pouvez saisir une valeur. |
| Nombre maximum (champ MAXFILNAM) |
Borne date de lettrage
| Date début (champ MTCDATSTR) |
| Date fin (champ MTCDATEND) |
Tâche batch
Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard BSIIMPORT est prévue à cet effet.
Limites
Veuillez tenir compte de certaines limites de fonctionnement dans le processus d'import de relevés bancaires.
- Format
Seuls les formats de relevés bancaires MT940, CAMT.053/.054, BAI2, CFONB, et CSV (pour AR Lockbox) sont pris en charge. - Contrôles
Aucun contrôle n'est appliqué au solde du compte bancaire, au numéro de relevé ou au nom de la société importés. De même, il n'existe pas de contrôle pour vérifier si le dernier relevé importé suit les données de l'import précédent (par exemple, sur la base du numéro de relevé suivant). - Gestion de devise
La devise du compte bancaire Sage X3 et la devise du relevé bancaire doivent être identiques. Vous devez prendre en compte les conditions suivantes :- Si la devise du relevé et la devise de la société sont identiques, les lettrages manuel et automatique prennent en charge les échéances en devise de société et en devise étrangère. Les échéances lettrées à la même transaction doivent avoir la même devise.
- Si la devise du relevé est différente de la devise de la société (ex. : compte bancaire en USD pour une société en GBP), alors la devise du relevé et la devise de l'échéance doivent être identiques pour pouvoir être prises en compte dans le lettrage manuel ou automatique. Par exemple, vous ne pouvez pas lettrer un règlement en USD à une échéance en GBP.
- Fichiers d'import de compte bancaire unique
Un fichier d'import peut contenir plusieurs relevés pour le même compte bancaire. Vous ne pouvez pas combiner les relevés de comptes bancaires différents dans un seul fichier. - Échéances d'acomptes
Les échéances d'acomptes sont exclues du lettrage et ne sont pas affichées sur l'écran Traiter les transactions bancaires. - Échéances liées à un coefficient
Ce type d'échéance n'est pas pris en charge par le lettrage automatique et n'est pas affiché en lettrage manuel. - Compensation d'un tiers à la fois fournisseur et client
Un règlement est lettré à la fois à des factures client et fournisseur. - Agios
Ni le lettrage automatique, ni le lettrage manuel n'effectuent de calcul ou de vérification des agios (seuls les escomptes). - Les transactions de type Retour de débit (RD) ou de crédit (RC)
Les transactions affichant les indicateurs RD ou RC (retour débit/crédit) au segment :61: concernent des extournes de règlement. Pour l'instant, ces transactions doivent être comptabilisées sur le compte d'attente et ne pas être lettrées avec des échéances. Voir la section Comprendre les formats de relevés bancaires électroniques. - Retours de Prélèvements SEPA
Il n'y a aucune gestion automatique des retours de prélèvements SEPA. - Contrôle accès
Les contrôles sur des codes d'accès, la validité des bornes de temps (etc.) sont uniquement effectués avant la création du règlement. En cas de problèmes, il est possible de rectifier la saisie ou les paramétrages en conséquence. - Modes d'escompte
Le calcul automatique d'escompte dans l'import de relevés bancaires prend en charge les modes de calcul Ventilation par TVA (niveau facture), Ventilation par TVA (niveau compte) et Remise sur taxe (exonérée)/Global dans le paramètre DEPMGTMOD - Mode gestion escompte (chapitre TC, groupe INV). Pour les autres cas, la Ventilation par TVA (niveau compte) est utilisée comme solution de repli. - Limites sur le format de fichier BAI2
- Les codes type liés aux enregistrements récapitulatifs ou relatifs au statut ne sont pas bloqués à l'import.
- Si un code type lié à un enregistrement de type 16 n'est pas listé dans la fonction Codes type import bancaire (BSIIMPTC), l'import du fichier échoue. Vous devez ajouter le code type pour pouvoir importer le fichier.
- Limites du format de fichier CFONB
- Seul le flux standard est géré.
- Les relevés bancaires multi-devises ne sont pas pris en charge.
- Un seul détail de transaction, un enregistrement type 05 (par transaction), et un enregistrement type 04 sont pris en compte.
- Les règlements liés à des codes interbancaires ne sont pas pris en compte.
- La saisie d'une banque pour le format CFONB est désactivée dans la fonction Paramétrages import bancaire.