Traiter transactions bancaires

Vue d'ensemble de l'import de relevé bancaire

Avant d'importer des relevés bancaires, de traiter et vérifier des lettrages et de générer des règlements par validation, vous devez d'abord effectuer le paramétrage complet.

Voir Vue d'ensemble du paramétrage de relevé bancaire. Les paramétrages sont des opérations techniques qui devront être effectuées avec précaution. En cas de doute, contactez votre administrateur ou partenaire.

Il s'agit d'une vue d'ensemble de l'import de relevés bancaires et du processus de lettrage. Voir l'aide en ligne correspondante pour plus d'informations sur chaque étape.

Le traitement varie selon le type de flux sélectionné dans la fonction Paramétrages import bancaire (BSIIMPPAR).

Standard : Les opérations d'import, de lettrage et de génération de règlements sont intégrées au workflow global d'import de relevés bancaires, y compris la fonction Traiter transactions bancaires (GESBSIMTC).

Rapprochement uniquement : L'opération d'import est intégrée au workflow d'import de relevé bancaire. Les opérations de lettrage et de génération de règlements s'effectuent dans la fonction Rapprochement bancaire (RAPBAN). Ce type de flux n'est pas disponible pour les fichiers CFONB.

1. Transactions d'import

Cette fonction permet d'importer des transactions bancaires dans divers formats électroniques à partir d'un ou plusieurs fichiers de relevés. Ces fichiers sont directement fournis par votre banque ou exportés depuis un outil bancaire en ligne puis enregistrés sur votre poste ou un serveur. La fonction Import transaction bancaire (BSIIMPORT) importe ces fichiers à partir de leur emplacement de sauvegarde pour traitement et lettrage.

Cette étape s'applique aux types de flux Standard et Rapprochement uniquement.

Voir Import des transactions bancaires

2. Gestion des imports et du lettrage

Vous devez ensuite gérer l'import et le lettrage des transactions.

Un relevé importé peut avoir un des statuts suivants :

• Non lettré : Statut initial après import, aucun lettrage n'est effectué.
• Lettrée : Lettrage total ou lettrage partiel effectué pour le relevé.
• Validée : Les règlements ont été générés et le relevé est disponible en lecture seule.
• Rapprocher : Le relevé bancaire a été importé avec un type de flux Rapprochement uniquement. Les données de transaction ont été copiées dans la fonction Rapprochement bancaire (RAPBAN). Dans cette situation, le relevé est en lecture seule.

Type de flux 'Standard' :

Lettrer des transactions à des échéances, comptes, ou règlements existants via la fonction de Gestion des transactions bancaires (BSIIMP). Vous pouvez effectuer un lettrage automatique depuis cet écran, mais vous ne pouvez pas visualiser ou modifier les résultats ou générer des règlements.

Type de flux 'Rapprochement uniquement' :

Les données de transaction correspondant au relevé ont été copiées dans la fonction Rapprochement bancaire (RAPBAN), où vous pouvez effectuer manuellement un rapprochement bancaire standard. Les données d'import sont uniquement disponibles à l'affichage. Pour chaque relevé, vous pouvez accéder directement aux données de transaction via le menu Actions disponible en début de chaque ligne. Vous ne pouvez pas traiter le relevé dans l'écran Traiter transactions bancaires.

Voir Gestion des transactions bancaires

3. Lettrer des transactions à des échéances ou comptes

Cette étape s'applique uniquement au type de flux Standard.

Les transactions importées doivent être vérifiées puis lettrées à des échéances ou à d'autres comptes comme un compte général, un compte tiers ou un compte d'attente. Les transactions peuvent également être lettrées à des règlements existants.

Remarque : Les règlements existants sont des règlements au statut Comptabilisé créés dans le traitement standard de règlement (proposition de règlement, saisie manuelle de règlement, etc.).

Le lettrage s'effectue dans l'écran Traiter transactions bancaires. Vous pouvez lettrer des éléments automatiquement ou manuellement.

• Lettrage automatique : A partir de l'écran de gestion des transactions bancaires, cliquez sur Lancer le lettrage pour exécuter le traitement sur tous les relevés non lettrés du tableau.
• Lettrage manuel : A partir de l’icône Actions au début de chaque ligne, sélectionnez Traiter transactions bancaires. Un écran s'ouvre sur lequel vous pouvez visualiser et modifier les résultats du lettrage automatique, et effectuer un lettrage, une sélection ou un saisie manuels.

Traitement des transactions

Cette étape s'applique uniquement au type de flux Standard.

A : Lettrage automatique exact portant sur une ou plusieurs échéances et/ou règlements existants. Les échéances lettrées s'affichent dans le tableau et sont sélectionnées. Le statut "A" inclut également :

Lettrages automatiques :

A : avec une échéance ou un règlement

AC : avec des échéances dans une devise différente

AS : par liste de termes de recherche pour créer une saisie manuelle automatiquement

Lettrages manuels :

AM : avec une échéance et/ou un règlement existant

AD : saisie manuelle

B : Informations trouvées, mais pas de lettrage exact. Les échéances ou règlements existants potentiellement lettrés s'affichent dans le tableau, mais ne sont pas sélectionnées. Si les règlements ne sont pas traités manuellement avant validation, ils sont comptabilisés sur le Compte d'attente défini dans la fonction Paramétrages import bancaire (BSIIMPPAR), sauf si vous avez choisi d'Ignorer la comptabilisation intermédiaire.

BC pour les lettrages qui incluent des échéances dans une devise différente.

C : Aucune information trouvée. Aucune échéance ou règlement existant ne s'affiche dans le tableau. Si les règlements ne sont pas traités manuellement avant validation, ils sont comptabilisés sur le Compte d'attente défini dans la fonction Paramétrages import bancaire (BSIIMPPAR), sauf si vous avez choisi d'Ignorer la comptabilisation intermédiaire.

Remarques : Le code du statut n'est pas renseigné si vous vérifiez un relevé avant lettrage ou si vous avez annulé le lettrage d'une transaction.

Pour un lettrage manuel, vous devez répartir la totalité du montant de la transaction considéré comme 'Réglé', voire un règlement excédentaire si nécessaire. Sinon, vous ne pourrez pas enregistrer vos modifications. Vous pouvez répartir les transactions d'un relevé sur plusieurs échéances, comptes, ou règlements existants.

Pour les lettrages de niveau A

Avec des échéances : Le règlement est généré et aucune modification n'est possible.

Avec des règlements existants : Le lettrage avec la transaction bancaire est créé, sans nouvelle comptabilisation ou règlement.*

Avec un règlement existant lié à une saisie manuelle : Le règlement existant est lettré et une nouvelle comptabilisation de règlement est créée, portant sur le montant de la saisie manuelle uniquement.

*Pour les lettrages de niveau A avec des règlements existants, la validation génère les données suivantes :

PAYMENTH : référence à la transaction associée dans BSIIMPD

GACCENTRY : indicateur de lettrage (BSI) activé pour les écritures liées à la saisie dans PAYMENTH.

Pour les lettrages de niveau B et C

Les règlements sont créés pour le compte d'attente, sauf si vous avez sélectionné l'option Ignorer comptabilisation intermédiaire. Dans ce cas, vous devez générer des règlements et écritures manuellement pour ces transactions. Cette option et les paramétrages du compte d'attente sont définis dans la fonction Paramétrages d'import bancaire.

Voir Traiter transactions bancaires

4. Valider un relevé

Cette étape s'applique uniquement au type de flux Standard.

La validation est la dernière étape du traitement d'import bancaire : elle génère un règlement pour les transactions lettrées à des échéances ou à des comptes tiers/généraux. Une fois le relevé validé, vous ne pouvez plus modifier les transactions. La validation est toujours effectuée pour l'ensemble du relevé en cours et dépend du statut du lettrage :

Voir Traiter transactions bancaires

5. Effectuer manuellement une transaction

Cette étape s'applique uniquement au type de flux Standard.

Dans certains cas, les échéances associées à une transaction de relevé bancaire peuvent avoir été réglées en dehors du processus d'import des relevés bancaires. Autrement dit, une transaction de règlement incluse dans le relevé bancaire existe déjà en tant que règlement.

L'action Clôturer transaction est active quand le statut de la transaction est Non validée, mais déjà lettrée, ou quand le statut de la transaction est Partiellement validée.

Cette option est désactivée lorsque le statut de la transaction est Non validée, et pas encore lettrée, ou lorsque son statut est Validée ou Clôturée manuellement.

Remarque : Utilisez cette action avec précaution. La clôture d'une transaction est irréversible.

Remarques importantes

Détermination du site

Si le compte bancaire est lié à un site dédié, seules les factures appartenant au même site sont prises en compte dans le traitement de lettrage et ce site est utilisé pour la génération de règlement.

Si aucun site n'est lié à un compte bancaire, le site de règlement est déterminé à partir de la facture.

Règlements créditeurs

En général, les règlements créditeurs sont générés dans le cycle de règlement standard et ont déjà été comptabilisés quand les transactions s'affichent dans le relevé bancaire.

En sélectionnant un ou plusieurs critères de lettrage dans les paramétrages de l'import bancaire, vous activez le lettrage automatique des transactions de relevés bancaires à des règlements existants, créés via la proposition de règlement ou la saisie manuelle (par ex. : pour générer un fichier bancaire).

Cela crée un niveau de lettrage mais, contrairement au lettrage d'échéances, aucun règlement n'existe. Le lettrage manuel de transactions de relevés bancaires à ce type de règlement est optionnel.

Dans le cas de règlements créditeurs n'ayant pas été créés via le traitement standard de règlement, d'autres options sont possibles :

1. Quand vous générez des règlements créditeurs, comptabilisez-les sur un compte intermédiaire et non sur un compte bancaire. En import de relevé bancaire, les règlements créditeurs non lettrés à des règlements existants sont comptabilisés sur le compte d'attente (défini dans les paramétrages d'import bancaire) car ils sont en général associés à un statut C après lettrage.
   En dernier lieu, vous pouvez effectuer une comptabilisation manuelle à partir du compte d'attente vers le compte intermédiaire pour équilibrer ces comptes.
2. Utilisez l'action Clôturer transaction pour chacune des transactions. Les transactions passent au statut Clos manuellement et aucune comptabilisation n'est générée quand le relevé est validé.
3. Utilisez l'option Ignorer la comptabilisation intermédiaire au niveau des paramétrages d'import bancaire. Grâce à cette option, aucune comptabilisation intermédiaire n'est générée dans la fonction d'import de relevé bancaire avancé, pour toutes les transactions associées à un statut de lettrage B ou C.

Remarque : Pour le prélèvements créditeurs, les règlements peuvent être lettrés à des échéances impayées, comme pour les règlements débiteurs.

Utiliser de multiples devises

Une institution financière peut proposer un compte bancaire dans la devise locale, ou une devise étrangère. Exemples :

• Devise locale :
• Une institution financière française fournit un compte bancaire en EUR.
• Une institution financière britannique fournit un compte bancaire en GBP.
• Devise étrangère :
• Une institution financière allemande fournit un compte bancaire en USD.
• Une institution financière britannique fournit un compte bancaire en EUR.

L'institution financière prend en charge les transactions dans la devise du compte bancaire et transmet le relevé dans cette devise. Si des transactions en devise étrangère sont effectuées sur le compte, la banque convertit ces transactions en devise du compte. Exemple : Un règlement en USD reçu sur un compte bancaire en EUR, est converti en règlement EUR.

Pour utiliser l'import de relevé bancaire avancé, la devise du relevé et la devise du compte bancaire Sage X3 doivent être identiques. Il faut noter que les multiples devises ne sont pas gérées par les formats de fichiers CFONB.

L'application ne prend pas en charge et rejette les imports de relevés bancaires quand la devise du relevé est différente de la devise du compte Sage X3.

En plus de la devise du relevé, la devise d'échéance (ou devise de facture) doit également être prise en compte : cette devise peut différer de la devise du relevé. L'import de relevé bancaire avancé prend en charge les situations suivantes, dans le cas d'un lettrage manuel ou automatique :

• Relevé bancaire en devise de société, échéance en devise de société. Exemple : Relevé en EUR et échéance en EUR
• Relevé bancaire en devise étrangère, échéance dans la même devise étrangère. Exemple : Relevé en USD et échéance en USD
• Relevé bancaire en devise de société, échéance en devise étrangère. Par exemple : Relevé en EUR et échéance en GBP

Les autres situations (par ex. : lettrage d'un relevé en GBP d'un compte bancaire GBP avec des échéances en USD) ne sont pas prises en charge. Veuillez noter que pour un lettrage s'appliquant à une seule transaction d'un relevé bancaire, une seule devise peut être utilisée. Ainsi, si vous lettrez une transaction à deux échéances, les deux échéances doivent être dans la même devise.

Lettrage automatique et écarts de conversion

Dans le contexte de l'import de relevé bancaire, des écarts de conversion peuvent être constatés principalement pour les raisons suivantes :

• Une facture de vente est créée en USD dans Sage X3.
• Le client paye la facture en USD à destination d'un compte de la société en EUR. La banque convertit le règlement en USD en EUR en appliquant le taux de change pertinent.
• La transaction de paiement s'affiche en EUR sur le relevé bancaire électronique.

Le cours du règlement est généralement différent de celui de la facture. Vous pouvez ainsi définir un pourcentage d'écart de devise autorisé pour gérer ce type d'écart automatiquement :

• Si l'écart en devise de référence ne dépasse pas la limite indiquée, le lettrage automatique considère que la facture est totalement réglée, et comptabilise l'écart comme un écart de conversion.
• Si l'écart en devise de référence dépasse la limite indiquée, le lettrage automatique considère que le règlement est partiel. Vous pouvez soit accepter le règlement partiel, soit modifier le résultat du lettrage manuellement.

Exemple de lettrage complet

• Vous créez une facture de vente de 100 USD. Quand vous créez la facture, le cours EUR/USD enregistré dans Sage X3 est de 1,1111 : le montant de l'échéance de 100 USD correspond donc à 90 EUR en devise de société (devise de référence).
• Le client règle le montant de 100 USD sur un compte bancaire en EUR. La banque convertit les 100 USD et obtient 93 EUR, ce qui correspond à un taux de change EUR/USD de 1,0753.
• La transaction de règlement de 93 EUR est listée sur le relevé bancaire électronique de l'utilisateur.

Hypothèse : Tous les critères de recherche sont remplis et l'écart de conversion de devise est fixé à 5%.

• Le lettrage calcule la différence entre le montant de la transaction et le montant de l'échéance en devise de référence :
  93 EUR - 90 EUR = 3 EUR. 3/90 = 3,333%
  L'écart de conversion entre le montant de l'échéance en devise de référentiel et le montant de la transaction en devise de référentiel est de 3,333%.
• Ainsi, la transaction est considérée comme un lettrage complet et passe au statut AC.
• Le montant dela transaction en devise est fixé à 100 USD pour correspondre au montant de l'échéance en devise, en supposant que le règlement est complet. Un écart de conversion de 3 EUR est également comptabilisé.

Montant de l'échéance en devise	Montant de l'échéance en devise de référence	Montant de transaction en devise	Montant de transaction en devise de référence
100 USD	90 EUR	100 USD lettrage considéré comme complet	93 EUR montant de transaction importé

Exemple de lettrage partiel

• Vous créez une facture de vente de 100 USD. Quand vous créez la facture, le cours EUR/USD enregistré dans Sage X3 est de 1,1111 : le montant de l'échéance de 100 USD correspond donc à 90 EUR en devise de société (devise de référence).
• Le client règle le montant de 86,02 USD sur un compte bancaire en EUR, après déduction d'une partie du montant en raison d'un problème de livraison. La banque convertit les 86,02 USD et obtient 80 EUR, ce qui correspond à un taux de change EUR/USD de 1,0753.
• La transaction de règlement de 80 EUR est listée sur le relevé bancaire électronique de l'utilisateur.

Hypothèse : Tous les critères de recherche sont remplis et l'écart de conversion de devise est fixé à 5%.

• Le lettrage calcule la différence entre le montant de la transaction et le montant de l'échéance en devise de référence :
  80 EUR - 90 EUR = (ABS) 10 EUR. 10/90 = 11,111%
  L'écart de conversion entre le montant de l'échéance en devise de référentiel et le montant de la transaction en devise de référentiel est de 11,111%.
• La transaction n'est pas considérée comme un lettrage complet car l'écart est trop important. Le statut du lettrage passe à BC et vous devez effectuer une résolution manuelle, soit en acceptant l'écart, soit en créant un règlement partiel. Le traitement de lettrage ne propose pas de montants dans cette situation, ou pour tous les autres lettrages de type B.

Vous devez sélectionner l'échéance manuellement pour lui affecter le règlement :

1. Une fois l'échéance sélectionnée, on compare le montant de la transaction en devise de transaction (EUR) au montant de l'échéance en devise de référence (EUR). Le montant de transaction étant inférieur au montant de l'échéance, c'est le montant de transaction qui est proposé. Cela correspond à un comportement standard dans le cadre de sélections manuelles.
2. Le montant de transaction proposé est recalculé dans une devise donnée, pour obtenir son équivalent en devise d'échéance et s'appuie sur le dernier cours de devise disponible dans la gestion des cours, pour le type de cours appliqué.
   Par exemple, un cours EUR/USD est de 1,0625 (cours journalier, cours mensuel, etc.) : 80 EUR * 1,0625 = 85 USD.
3. Étant donné que la banque déclare un montant de 86,02 USD au niveau des informations de remise indiquées sur le relevé, vous devez corriger ou modifier manuellement le montant en devise de transaction dans la table des échéances. Vous créez ainsi un règlement partiel de 86,02 USD/80 EUR pour l'échéance. Aucun écart de conversion n'est comptabilisé pour le règlement partiel.

Montant de l'échéance en devise	Montant de l'échéance en devise de référence	Montant de transaction en devise	Montant de transaction en devise de référence
100 USD	90 EUR	86,02 USD saisi par l'utilisateur	80 EUR montant de transaction importé

Lettrage de plusieurs échéances en devise

Si le lettrage automatique associe un règlement dans une devise donnée à plusieurs échéances, le calcul effectué ci-dessus est également appliqué, sauf que le calcul et le contrôle de l'écart de conversion sont effectués à partir du montant total des échéances concernées en devise de référence.
Remarque : Toutes les échéances prises en compte dans le lettrage doivent avoir la même devise d'échéance.

Par exemple :

• Vous créez deux factures : 100 USD et 200 USD.
• Quand vous créez la première facture, le cours EUR/USD est de 1,1111 : le montant de l'échéance de 100 USD correspond donc à 90 EUR en devise de société (devise de référence).
• Quand vous créez la seconde facture, le cours EUR/USD est de 1,1494 : le montant de l'échéance de 200 USD correspond donc à 174 EUR en devise de société (devise de référence).
• Le client règle le montant de 300 USD sur un compte bancaire de l'utilisateur en EUR.
• La banque convertit les 300 USD et obtient 269 EUR, ce qui correspond à un taux de change EUR/USD de 1,1152.
• La transaction de règlement de 269 EUR est listée sur le relevé bancaire électronique de l'utilisateur.

Hypothèse : Tous les critères de recherche sont remplis et toutes les échéances à lettrer sont dans la même devise ; l'écart de conversion de devise est fixé à 5%.

• L'écart de conversion entre le montant total de l'échéance en devise de référence (264 EUR) et le montant de la transaction en devise de transaction (269 EUR) est de 1,89%.
  264 EUR - 269 EUR = (ABS) 5 EUR. 5 EUR/264 EUR = 1,8939%
  La transaction sous-jacente est ainsi considérée comme un lettrage de type AC.
• Sage X3 calcule le montant de la transaction en devise de référentiel pour chaque devise de transaction, au pro rata du montant total de l'échéance en devise :
  90/264 * 269 = 91,70 EUR
  174/264 * 269 = 177,30 EUR
• En considérant que le règlement est total, vous alignez le montant de transaction en devise au montant de l'échéance en devise :
  Pour la première échéance, le montant est de 100 USD.
  Pour la seconde échéance, le montant est de 200 USD.

Montant de l'échéance en devise	Montant de l'échéance en devise de référence	Montant de transaction en devise	Montant de transaction en devise de référence
100 USD	90 EUR	100 USD lettrage considéré comme complet	91,70 EUR calculé au pro rata
200 USD	174 EUR	200 USD lettrage considéré comme complet	177,30 EUR calculé au pro rata

Les deux échéances sont réglées et un écart de devise de 5 EUR au total est comptabilisé.

Onglet Détail transaction

Onglet Détail transaction

Onglet Détails lettrage