Cette fonction permet de caractériser les comptes des banques avec lesquelles des opérations de règlement doivent être enregistrées.

Les caractéristiques ci-détaillées sont aussi bien rattachées au domaine administratif qu'aux domaines financier et comptable.

Cette section est disponible pour Positive Pay.

Pour imprimer des chèques, le code activité CHQMG - Gestion des chéquiers doit être actif et les paramètres suivants doivent avoir pour valeur Oui :

USACHK - Impression chèques US/Canada (chapitre LOC, groupe USA)

CHQCT - Contrôle chèque (chapitre TRS, groupe BNK)

Les contrôles sur l'impression de chèque vous donnent accès à l'option d'impression MICR (reconnaissance des caractères magnétiques) pour que les gammes et numéros de compte soient lus et scannés par le système de compensation des chèques.

L'impression MICR requiert une cartouche de toner compatible MICR et des polices spécifiques seront installées sur votre imprimante. Sinon, le chèque pourrait être refusé par le système.

Prérequis

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Gestion de l'écran

En-tête

Onglet Général

Code et intitulé

La clé de base d'identification du compte de banque est son code, saisi sur 1 à 5 caractères alphanumériques.

L'intitulé est une description courte utilisée par défaut sur les éditions, les fenêtres de recherche et les masques de saisie. Il est remplacé par l'intitulé court lorsque les contraintes d'affichage ou d'édition l'exigent.

Identifiants à "vocation externe"

Tant le code BIC que le code IBAN permettent d’identifier la banque de manière unique et sur la base d’une codification pré établie s’appliquant à l’ensemble des banques.

Les autres données de cet onglet servent essentiellement à la constitution des fichiers ASCII permettant la transmission bancaire par voie électronique : le RIB et la domiciliation bancaire associée, le numéro émetteur virement.

Pour ce qui est du code interface de trésorerie, dans le cas où un applicatif externe assure la gestion de trésorerie, il permet de rattacher à la banque le code sous lequel elle est connue dans ce dernier.

Adresse

La saisie de l'adresse géographique de la banque est facultative.

Onglet Gestion

Fiche opération - Gestion

Caractéristiques comptables

La majeure partie des données de cet onglet concerne la génération des écritures de règlement passées sur le compte de banque :

Journaux, types de pièce et compte trésorerie de comptabilisation des règlements

Cette table permet de paramétrer le journal, le type de pièce et le compte de trésorerie à utiliser en fonction du type de journal utilisé, en fonction de l'étape de comptabilisation.

  • Concernant le journal :
    • Le journal de type banque doit obligatoirement être précisé pour la banque.
    • S'il s'agit d'un journal de type Trésorerie, le compte qui lui est rattaché est indiqué dans le champ Compte.
  • Concernant le type de pièce :
    • Le type de pièce n'a de sens que pour les journaux autres que Aucun.
    • Il permet de préciser un type de pièce suivant le journal, c'est à dire suivant l'étape de comptabilisation. L'utilisation de ce paramètre peut permettre par exemple d'isoler les mises en portefeuille dans des types de pièces particulier, distincts de l'encaissement/décaissement.
  • Concernant le compte de trésorerie :
    • Le type de pièce n'a de sens que pour les journaux autres que Aucun.
    • Il permet de préciser un compte suivant le journal, c'est à dire suivant l'étape de comptabilisation. L'utilisation de ce paramétrage peut permettre par exemple d'alimenter un compte d'effet pour la mise en portefeuille, sans utiliser les codes comptables clients/fournisseur.

Règles de gestion des règlements

  • Remise chèque HP/SP : Si l'option est retenue, les bordereaux de remise de chèque générés sur cette banque regrouperont les règlements en fonction du 'type de chèque' (menu local 654) qui leur est associé.
  • Remise par échéance Sélectionnez cette option pour générer une pièce par échéance lors de la validation de la remise de traite sur la banque. Sinon, le traitement génèrera une pièce par bordereau de remise.
  • Des avis de domiciliations par échéance : Même option pour les avis de domiciliation.

Devise de tenue de la banque

Ce champ n'est pas saisissable : il est renseigné automatiquement à partir de la devise de tenue du compte général associé à la banque ou, à défaut, à partir de la devise locale.

La devise de banque détermine la devise de transaction des opérations comptabilisées sur cette banque de façon à faciliter le rapprochement bancaire et la valorisation des comptes tenus en devise étrangère à la clôture de l'exercice.

Les règlements émis dans une devise différente de la devise de tenue génèrent une écriture automatique de liaison inter-devise.

Dans le cadre du passage à l'euro, la devise de tenue des comptes jusqu'alors tenus en devise 'IN' va être modifiée. La zone 'date de passage à l'Euro' est complétée automatiquement dès lors que l'utilisateur modifie la devise de tenue associée au compte de banque.

Cette date est utilisée pour :

  • Contrôler la devise de saisie des écritures sur le journal de banque, et des relevés bancaires
  • Déterminer la devise d'édition de l'état de rapprochement bancaire

Autres caractéristiques :

  • Identifier le site et/ou la société dont dépend la banque
  • Définir la banque comme un code tiers, dès lors que le compte du journal de banque est de type collectif
  • Sélectionner le code comptable conditionnant le choix du compte de frais bancaires sur impayés

Paramétrer des enregistrements de compte bancaire liées à des comptes de trésorerie pour effectuer un rapprochement

Vous pouvez définir un enregistrement de compte bancaire au niveau société ou site lié à un un compte de trésorerie standard ou à un compte de trésorerie collectif avec tiers. Pour rapprocher ces enregistrements, vous devez vous assurer que les enregistrements bancaires définis sur un même niveau ne présentent pas des informations identiques au niveau des définitions suivantes : banque, société, site, compte, ou tiers. Les définitions d’enregistrements bancaires doivent être uniques.

Dans les fonctions de rapprochement, les lignes d’écritures prises en compte sont celles qui sont comptabilisées sur le site ou la société, comme défini sur l’enregistrement de compte bancaire, et sur le compte de trésorerie avec tiers, comme défini sur l'enregistrement de compte bancaire. Ainsi, quand plusieurs enregistrements de comptes bancaires sont créés pour la même société ou site, et pour le même compte bancaire (avec tiers), les mêmes lignes d’écritures s'affichent à l’exécution des fonctions de rapprochement.

Remarque : Cela s’applique aussi à la fonction Consultation de banque (CONSBAN).

Exemple :
Dans les enregistrements bancaires ci-dessous, les lignes de codes bancaires AAA et BBB ne peuvent pas être rapprochées car elles possèdent les mêmes définitions Société, Site et Compte. Dans ce cas, le rapprochement renverrait exactement les mêmes lignes d’écritures. Les codes bancaires III et JJJ ne peuvent pas être rapprochés non plus car ils présentent les mêmes définitions Société, Site, Compte, et Code tiers.


Enregistrements de compte bancaire avant rapprochement

Code banque

Société

Site

Type journal de banque

Caisse

Compte collectif

Compte tiers

AAA

FR10

BNK

512000

Non

BBB

FR10

BNQ

512000

Non

CCC

FR10

FR011

BNQ

512000

Non

DDD

FR10

BAN

512001

Non

EEE

FR10

FR011

BAK

512002

Non

FFF

FR10

FR012

BAK

512002

Non

GGG

FR10

BNQ

512003

Oui

GGG

HHH

FR10

BNQ

512003

Oui

HHH

III

FR10

BNQ

512003

Oui

BAQ

JJJ

FR10

BNQ

512003

Oui

BAQ

LLL

FR20

BNK

512000

Non

Lignes d’écriture affichées après rapprochement

Code banque

Société

Site ou Sites

N° compte

Tiers

Code journal

Rapprochement motif impossible

AAA

FR10

Toutes

512000

NNNN

Définitions identiques à BBB

BBB

FR10

Toutes

512000

NNNN

Définitions identiques à AAA

CCC

FR10

FR011

512000

NNNN

DDD

FR10

Toutes

512001

NNNN

EEE

FR10

FR011

512002

NNNN

FFF

FR10

FR012

512002

NNNN

GGG

FR10

Toutes

512003

GGG

NNNN

HHH

FR10

Toutes

512003

HHH

NNNN

III

FR10

Toutes

512003

BAQ

NNNN

Définitions identiques à JJJ

JJJ

FR10

Toutes

512003

BAQ

NNNN

Définitions identiques à III

LLL

FR20

Toutes

512000

NNNN

Onglet Chèques

Impression chèque

Ce bloc permet de contrôler l'impression des chèques.

Les paramètres suivants doivent avoir pour valeur Oui pour activer les champs du bloc Impression chèque.

USACHK - Impression chèques US/Canada (chapitre LOC, groupe USA)

CHQCT - Contrôle chèque (chapitre TRS, groupe BNK)

Impression MICR

Dans cette section, saisissez les informations requises pour l'impression MICR.
Si l'impression MICR a pour valeur Oui, les numéros de transit de banque et de vérification de compte sont nécessaires.

Définition des pièces, types de pièces et comptes dans les règlements

Les journaux, types de pièce et comptes de trésorerie utilisés dans les pièces comptables de règlement sont paramétrables. Ils sont déterminés en cascade en fonction des données de base manipulées (Tiers, Banque, ...), des pièces automatiques ou des paramètres généraux.

Type de pièce

L'évaluation du type de pièce est effectué en cascade suivant les règles précisées ci-dessous. L'itération s'arrête à la première règle qui permet de définir le type de pièce :

  • Type de pièce paramétré dans la pièce automatique de règlement,
  • A défaut, le type de pièce paramétré dans la fiche banque, pour le type de journal, donc l'étape de comptabilisation. Cette règle n'est traitée que si le type de journal est autre que "Aucun".

Journal

L'évaluation du journal est effectué en cascade suivant les règles précisées ci-dessous. L'itération s'arrête à la première règle qui permet de définir le journal :

  • Journal paramétré dans la pièce automatique de règlement,
  • A défaut, le journal paramétré dans la fiche banque, pour le type de journal, donc l'étape de comptabilisation. Cette règle n'est traitée que si le type de journal est autre que "Aucun",
  • A défaut, le journal paramétré dans les paramètres généraux JOUPAY*,
  • A défaut, le journal associé au type de pièce.

Compte de trésorerie

Précisons que le terme de 'Compte de trésorerie' est ici générique. Il s'agit du compte à utiliser pour solder l'étape précédente. Il peut donc s'agir du compte de remise intermédiaire dans le cas d'une remise intermédiaire et du compte de banque dans le cas d'une étape de mise en banque, ...

Précisons d'autre part que tout ce qui suit est lié au fonctionnement de la variable de pièce automatique 'CPTTRESO' utilisée en standard par la majorité des pièces automatiques liées aux différentes étapes de règlement. Il est bien évident que si les pièces automatiques standard sont modifiées, cette règle n'est plus valide.

Précisons enfin que les règles précisées ci-dessous supposent que la banque soit connue au moment de l'évaluation. L'évaluation du compte de trésorerie dans les schémas comptables qui n'imposent pas la présence de la banque dans le règlement (cas de la mise en portefeuille) utilisent d'autres règles : Code comptable associé au tiers, paramètres JOUPAY*, ...

Le calcul du compte de trésorerie est effectué en cascade suivant les règles précisées ci-dessous. L'itération s'arrête à la première règle qui permet de définir le compte.

  • le compte de trésorerie paramétré dans la fiche banque, pour le type de journal, donc l'étape de comptabilisation. Cette règle n'est traitée que si le type de journal est autre que "Aucun". De façon implicite également, elle n'est traitée que si une banque est associée au règlement.
  • A défaut, le compte de contrepartie associé au journal. Cela suppose que ce journal est de type trésorerie. Ce journal est déterminé par les règles en cascade suivantes :
    • Le journal associé à l'étape de comptabilisation du règlement dans la fiche banque,
    • A défaut, le journal associé à la pièce automatique,
    • A défaut, le journal défini dans les paramètres généraux JOUPAY*
  • A défaut, le compte de trésorerie est évalué en fonction du tableau des codes comptables paramétré dans la pièce automatique.
  • A défaut, par le paramètre général ACCDEF.

Les conséquences pratiques sont les suivantes :
  • Si un journal de type trésorerie (avec un compte de contrepartie) est défini pour un type de journal, le compte de trésorerie mouvementé lors de l'étape de comptabilisation correspondante sera toujours ce compte de contrepartie.
  • Si la règle d'affectation du compte doit dépendre d'un autre paramètre que le journal (cas de codes comptables par exemple), il est nécessaire que le journal ne soit pas de type trésorerie.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

'Pas de code interface : XXX Banque sans suivi de trésorerie'

La gestion de l'interface trésorerie est activée. L'absence de code interface trésorerie pour la banque implique qu'aucun des règlements qui lui sont liés ne seront exportés vers le progiciel de trésorerie.

'Code interface tréso déjà utilisé : XXX'

La gestion de l'interface trésorerie est activée. Le code interface trésorerie de la fiche courante a déjà été renseigné sur la banque XXX.

'Zone obligatoire'

Une banque, s'il n'est pas indispensable de la rattacher à un site, doit nécessairement être rattachée à une société, au minimum.

De même, le code comptable définissant les conditions d'enregistrement des frais d'impayés doit être identifié.

'Le journal de banque doit être saisi'

Le seul journal qui doit impérativement être renseigné est le journal de type banque, dans le tableau du deuxième onglet.

‘XXX: Non juridique'

La société dont dépend la banque doit être définie comme une société juridique.

'Ce n’est pas un tiers divers'

Certaines des écritures de banque pouvant être auxiliarisées, le choix du code/compte tiers identifiant la banque doit nécessairement concerné un tiers de type divers, et non pas fournisseur, ou client ou ….

'Saisir un journal de trésorerie ou d’opérations diverses'

Les journaux de banque, de chèques à encaisser … sont nécessairement de type Trésorerie ou OD.

Tables mises en œuvre

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