Comptabilisation des frais
Utilisez cette fonction pour comptabiliser les lignes de frais renseignées en fonction de critères de sélection et d'exécution spécifiques.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Le statut de comptabilisation sur l'écran de lancement est obligatoirement Définitif lorsque la catégorie de pièces Réelle est choisie et que la société est :
- une société de législation française pour laquelle le paramètre FRADGI - Règlementation DGI N° 13L-1-06 (chapitre TC, groupe CPT) a pour valeur Oui et ne peut pas être modifié,
- une société non française appliquant les règles françaises de la conformité DGI n° 13L-1-06 pour laquelle le paramètre FRADGI - Règlementation DGI N° 13L-1-06 (chapitre TC, groupe CPT) a pour valeur Oui et ne peut pas être modifié.
Onglet Écran de saisie
La pièce automatique utilisée pour la comptabilisation est définie par le paramètre GAUEXP - Relevé des frais (chapitre TRS, groupe EXP). Le type d'écriture obtenu est le suivant :
Compte |
Intitulé |
Devise |
Débit |
Crédit |
425000 |
Personnel – Avances et acomptes |
EUR |
40,00 |
|
625110 |
Frais de déjeuner |
EUR |
33,44 |
|
445660 |
TVA déductible |
EUR |
6,56 |
Critères
Toutes sociétés (champ ALLCPY) |
Sélectionnez cette case à cocher pour exécuter le traitement pour toutes les sociétés. Sinon, sélectionnez une société. Cas particulierDans un environnement multilégislation, cette case à cocher n'est pas disponible. Le traitement peut uniquement être exécuté société par société car le type de pièce et le journal utilisés pour la comptabilisation concernent généralement une législation unique. |
Société (champ CPY) |
Saisissez une société quand la case à cocher Tous sites n'est pas sélectionnée. |
Législation (champ LEG) |
Tous sites (champ ALLFCY) |
Sélectionnez cette case à cocher pour inclure tous les sites. Laissez cette case désactivée pour exécuter ce traitement pour un seul site. |
Site (champ FCY) |
Saisissez un site si la case à cocher Tous sites n'est pas sélectionnée. |
Tous collaborateurs (champ ALLCLB) |
Sélectionnez cette case à cocher pour inclure tous les collaborateurs. |
Collaborateur début (champ CLBSTR) |
Saisissez le code du premier collaborateur de l'intervalle. |
Collaborateur fin (champ CLBEND) |
Saisissez le code du dernier collaborateur de l'intervalle. |
Toutes devises (champ ALLCUR) |
Sélectionnez cette case à cocher pour inclure toutes les devises. Laissez cette case désactivée pour exécuter ce traitement pour un seul groupe ou une seule devise. |
Groupe de devises (champ GRPCUR) |
Un groupe de devises est un ensemble de devises. Les groupes de devises sont utilisés dans les critères de sélection pour filtrer les devises. |
Devise (champ CUR) |
Ce code vous permet d'identifier la devise d'un site, d'un tiers, etc. Il est contrôlé dans la table des devises. Il est conseillé d'utiliser la codification ISO lors de la création d'une nouvelle devise. |
Lignes de relevés visées (champ VISA) |
Bloc numéro 2
Date de frais début (champ DATSTR) |
Saisissez la date de début pour filtrer les résultats selon une borne de dates. |
Date de frais fin (champ DATEND) |
Saisissez la date de fin pour filtrer les données selon une borne de dates. |
Génération
1 collaborateur/écriture (champ EXPCLB) |
Si cette case à cocher est sélectionnée, les frais des collaborateurs sont comptabilisés sur différentes pièces. Si cette case à cocher n'est pas sélectionnée, les frais des collaborateurs sont comptabilisés sur une seul pièce. |
Génération écritures (champ GENECR) |
Sélectionnez cette case à cocher pour générer des écritures. Si cette case est désactivée, le traitement est en mode simulation. Les factures correspondant aux critères de sélection et la CCA ou PCA à générer sont indiquées dans la trace. |
Type génération (champ CAT) |
Sélectionnez le type de génération des écritures :
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Etat écritures (champ STA) |
Dans le cas d'une génération réelle, l'état de la pièce peut être :
Le statut de pièce pour les comptabilisations doit être Définitif quand le type de génération demandé est Réel et que la société répond à un des critères suivants :
Cet état détermine votre possibilité de modifier ou non la pièce. Une fois définitives, les modifications pouvant être apportées à la pièce sont d'ordre informatif ou concernent les imputations analytiques. La date, les montants, les comptes, le code TVA et autres informations purement comptables ne peuvent plus être modifiés. En provisoire, la pièce reste modifiable pour la majorité des informations y figurant. Les options de modification peuvent varier selon :
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Type de pièce (champ TYPPCE) |
Chaque pièce comptable saisie est rattachée à un type donné. La notion de type de pièce permet de regrouper les pièces comptables en fonction de principes d'exploitation communs. Il est possible de préciser le type de pièce, sachant que celui-ci prévaut sur celui défini dans le paramètre GAFTYPACC - Type pièce solde abonnement (chapitre CPT, groupe DEF). |
Journal (champ JOU) |
Saisissez le code journal (un à cinq caractères alphanumériques). En mode Simulation, le code journal par défaut est lié au type de pièce. L'écriture est générée dans le journal lié à ce type de pièce. En mode de génération Réelle, vous disposez de deux possibilités :
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Date de pièce (champ ACCDAT) |
Cette date correspond à la date des écritures comptables générées. Elle doit appartenir à un exercice ou à une période qui sont ouverts pour l'ensemble des types de référentiels. |
Fichier de trace (champ TRACE) |
Sélectionnez cette case à cocher pour générer le fichier trace après exécution du traitement. |
Actions spécifiques
Cliquez sur cette action pour saisir un Code mémo et charger les paramétrages enregistrés sous ce code. |
Cliquez sur cette action pour supprimer un Code Mémo. |
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour la sociétéSi vous exécutez le traitement pour une seule société en activant le paramètre FRADGI - Règlementation DGI N° 13L-1-06 paramètre (chapitre TC, groupe CPT), tous les documents générés auront pour statut Définitif.
Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour une ou plusieurs des sociétésSi vous exécutez le traitement pour toutes les sociétés ou un groupe de sociétés, et si le paramètre FRADGI - Règlementation DGI N° 13L-1-06 paramètre (chapitre TC, groupe CPT) est activé sur au moins une de ces sociétés (valeur Oui), tous les documents générés auront pour statut Définitif.