Ce traitement automatique permet de générer la comptabilisation automatique de factures à émettre (FAE) à partir des livraisons clients validées et non facturées. Les livraisons qui ne sont pas considérées sont les livraisons inter-sites, les livraisons de sous-traitance, les livraisons de prêt dont la date de retour n'est pas dépassée et les livraisons  totalement retournées.

Cette fonction des factures à émettre s'exécute en fin de mois et permet de générer des FAE récurrentes. Si une livraison a été comptabilisée en fin de mois N et qu'elle n'a toujours pas été facturée sur le mois N+1, une nouvelle FAE sera alors générée en fin de mois N+1 pour cette livraison. En effet ce traitement considère les livraisons non comptabilisées (n'ayant pas fait l'objet d'une FAE) et non facturées ou les livraisons comptabilisées et non facturées dont la date d'extourne de la FAE associée est inférieure à la date de nouvelle génération.

Il faut noter que les FAE générées à partir de livraisons non facturées tiennent compte d'éventuels éléments de facturation et que le regroupement des livraisons au sein de ces pièces suit les mêmes règles de regroupement que le regroupement des livraisons sur factures excepté quelques différences.

  • Une facture par livraison ou facturation manuelle. Une facture à émettre sera créée pour chaque livraison.
  • Une facture par commande soldée ou une facture par commande. Une seule facture à émettre sera créée pour chaque commande regroupant l'ensemble des livraisons de la commande.
  • Une facture par client livré. Une facture à émettre sera créée pour toutes les livraisons  concernant le même client livré.
  • Une facture par période : Une facture à émettre sera créée pour toutes les livraisons respectant les critères de regroupement suivants et ce quelle que soit la périodicité de facturation.

Site de vente

Client facturé

Mode de facturation

Devise

Type de prix

Code affaire

Tiers payeur

Régime de taxe

 

Client groupe

Condition de paiement

Première ligne du nom du client facturé

Première ligne de l'adresse de facturation

Code postal de l'adresse de facturation

Ville de l'adresse de facturation

Etat de l'adresse de facturation

Il existe deux pièces automatiques pour comptabiliser les factures à émettre :

  • La pièce automatique SDH tient compte de la TVA et des éléments de facturation. La pièce automatique SDH est la pièce automatique proposée par défaut pour comptabiliser les factures à émettre.
  • La pièce automatique SDH1 ne tient pas compte de la TVA, mais tient compte des éléments de facturation.

Pré-requis

SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre

Gestion de l'écran

Un seul écran est nécessaire pour générer des factures à émettre. Il permet de renseigner des critères relatifs aux livraisons à traiter et de préciser le mode de génération comptable attendu.

Le statut des écritures dans l'écran de lancement est obligatoirement 'Définitif' lorsque la catégorie de pièces "Réelle" est choisie et que la société est :

  • soit une société de législation française (le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur "oui", non modifiable),
  • soit une société non française appliquant les règles françaises de la conformité DGI n° 13L-1-06 (le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'oui', modifiable).

Ecran de saisie

Pour la plupart des champs de cet écran, la saisie est facultative

Critères

La sélection des livraisons clients se fait suivant plusieurs critères :

  • La société concernée. Si la case à cocher Toutes sociétés est activée, alors le code société ne sera plus accessible et le traitement sera exécuté sur l'ensemble des sociétés du dossier.
  • Le site concerné. Si la case à cocher Tous sites est activée, alors le code site ne sera plus accessible et le traitement sera exécuté sur l'ensemble des sites de vente de la société renseignée précédemment. Ces informations ne sont pas accessibles si l'option Toutes sociétés a été cochée précédemment.
  • Une date maximale pour sélectionner les livraisons. En fonction du paramètre Ventes INVREFDAT, la date considérée sera la date de livraison ou la date d'expédition.
  • Un ou plusieurs clients (bornes).

Génération

Type de génération

Au niveau du traitement même, il est possible de choisir si la pièce sera générée en :

  • réel : La pièce comptable réelle est une pièce que l'on peut toujours consulter et éditer (Grand Livre, Balance…). Si ce choix est retenu, on pourra décider si cette pièce réelle est dans l'état provisoire ou définitif. Une livraison traitée par une pièce réelle est considérée comme comptabilisée. Elle ne pourra être de nouveau considérée qu'à partir du moment où la date d'extourne est dépassée. Dans ce cas, une pièce d'extourne de la facture à émettre sera automatiquement générée en date d'extourne.
  • simulation active ou simulation inactive : La pièce de simulation, une fois activée, est également intégrée aux écrans de consultations et aux éditions comptables. Une pièce de simulation peut être transformée en pièce réelle ou désactivée pour devenir une pièce de simulation inactive (c'est à dire une pièce latente, non visible dans les éditions et consultations comptables). Attention, pour assurer une cohérence, il ne faudra pas transformer une pièce de simulation issue d'une livraison en pièce réelle car le lien n'est alors pas assuré. Une livraison traitée par une pièce de simulation n'est pas considérée comme comptabilisée.

Il est possible de générer, dans un premier temps , la pièce en mode simulation puis, après vérification, de relancer le traitement en mode réel. Dans ce cas, la pièce de simulation est automatiquement supprimée et remplacée par la pièce réelle qui prendra en compte les nouvelles livraisons non facturées le cas échéant.

Etat écritures

Ces cases à cocher ne sont accessibles que si le mode de génération est réel. Une pièce définitive ne pourra pas être modifiée ou supprimée, seules les imputations analytiques resteront accessibles.

Code pièce automatique

Il s'agit de la pièce automatique qui sera utilisée pour générer les factures à émettre. Par défaut le système propose la pièce automatique SDH.

Type de pièce

Il s'agit du type de pièce comptable qui sera utilisé pour générer les factures à émettre et leurs extournes. Le type de pièce est initialisé par le type de pièce renseigné sur la pièce automatique précisée lorsque le mode de génération est réel. S'il s'agit d'une simulation, le type de pièce utilisé sera issu du paramètre TYPACC (pour la valeur Dossier).

Journal

On peut décider dans quel journal cette pièce sera inscrite (sous réserve que le type de pièce généré accepte le journal). Par défaut, pour une génération de type simulation, la pièce sera inscrite dans le journal attaché au type de la pièce. Si la génération est en mode réel, le journal utilisé sera le journal inscrit sur la pièce automatique précisée ou s'il n'est pas renseigné par le journal associé au type de pièce.

Date de pièce et date d'extourne

On précisera par ailleurs la date de la pièce de Facture à émettre générée ainsi que la date de pièce de son extourne (si le type de génération choisi est en mode Réel uniquement). La date d'extourne proposée par défaut est le premier jour de la période comptable suivante. Dans un schéma d'utilisation classique, on génère les FAE en fin de mois et on les extourne en début du mois suivant afin d'avoir une situation de fin de mois des livraisons non encore facturées.

Il faut noter que le traitement des factures à émettre génère deux pièces en mode Réel. La FAE et son extourne.

Fichier de trace

La coche Fichier de trace permet, d'obtenir un récapitulatif, en fin de traitement, de toutes les pièces générées par Société, Site et Fournisseur (FAE, extournes de FAE) ainsi que les différents cumuls en HT ou TTC par Société et Site avec une valorisation HT de chaque ligne de livraison traitée.

Critères de sélection

Toutes sociétés (champ ALLCPY)

Sélectionnez cette case à cocher pour exécuter le traitement pour toutes les sociétés. Sinon, sélectionnez une société.

Cas particulier

Dans un environnement multilégislation, cette case à cocher n'est pas disponible. Le traitement peut uniquement être exécuté société par société car le type de pièce et le journal utilisés pour la comptabilisation concernent généralement une législation unique.
Société (champ CPY)

Saisissez une société pour l’état.
Législation (champ LEG)
Tous sites (champ ALLFCY)

Lorsqu'elle est cochée, cette case indique que tous les sites sont traités.
Site (champ SALFCY)

Indiquez le site pour lequel vous souhaitez effectuer le traitement.

Bloc numéro 2

Livraisons jusqu'au (champ SHIDAT)

Saisissez la date d'expédition permettant de sélectionner les éléments à traiter :

  • Lignes de commande à livrer
  • Bons de livraison ou de préparation pour la préparation, validation et la facturation de la charge.

Tous les éléments qui incluent une date d'expédition à cette date ou avant cette date sont pris en compte.

Bornes début / fin

Client facture début (champ BPCINVDEB)

Utilisez ces bornes pour filtrer la sélection à un seul client facturé ou aux seuls clients facturés dont la référence est comprise dans l'intervalle défini par ces bornes.
Client facture fin (champ BPCINVFIN)

Génération

Type génération (champ TYP)

La catégorie est paramètrée dans le type de pièce.
La catégorie de la pièce comptable peut prendre les valeurs :

Réelle
La pièce comptable réelle est une pièce que vous pouvez consulter et éditer (Grand Livre, Balance…). Elle est intégrée dans la balance au moment de l'enregistrement de la pièce.

Simulation active / simulation inactive
La pièce de simulation, une fois active, est également intégrée aux consultations et aux éditions. Elle peut être transformée en pièce réelle ou désactivée pour devenir une pièce de simulation inactive (C’est à dire une pièce latente, non visible dans les éditions et consultations : par exemple, les écritures d’inventaire).
SEEWARNING Une période d'un type de référentiel ne pourra être clôturée tant que les écritures de simulation l'impactant n’auront pas été transformées en écritures réelles ou annulées. Le changement de statut des pièces de simulations se fait via l’utilisation des traitements dans la fonctionnalité comptabilité.
Etat écritures (champ STA)

Dans le cas d'une génération réelle, l'état de la pièce peut être :

  • Provisoire
  • Final

Le statut de pièce pour les comptabilisations doit être Définitif quand le type de génération demandé est Réel et que la société répond à un des critères suivants :

SEEINFO Cet état détermine votre possibilité de modifier ou non la pièce. Une fois définitives, les modifications pouvant être apportées à la pièce sont d'ordre informatif ou concernent les imputations analytiques. La date, les montants, les comptes, le code TVA et autres informations purement comptables ne peuvent plus être modifiés.

En provisoire, la pièce reste modifiable pour la majorité des informations y figurant. Les options de modification peuvent varier selon :

  • La nature et l'origine de la pièce comptable :
    • Pièce de règlement temporaire : ligne bancaire ne pouvant pas être supprimée
    • Pièce de facture d'achat : Ligne tiers non supprimable, compte achat et TVA non modifiables
  • Les évènements de gestion ayant impacté la pièce comptable :
    • Compte de charge avec un montant de TVA déclaré
    • Compte de TVA lettré ou non
Type de pièce (champ GTE)

Chaque pièce comptable saisie est rattachée à un type donné. Le type de pièce correspond à la nature de l’écriture saisie : facture client, opérations diverses, encaissement, etc.

Cette donnée est porteuse de règles de gestion relatives à la TVA, aux relances, etc. C'est un des éléments clé de la saisie de pièce.

Selon le paramétrage du type de pièce retenu, vous pouvez ouvrir ou fermer la propagation sur les référentiels manuels.

SEEWARNING Le type de pièce prévaut et interrompt la propagation vers les autres référentiels de la société du site de saisie.
Journal (champ JOU)

Saisissez le code journal (un à cinq caractères alphanumériques).
Le journal peut être initialisé par défaut en fonction du type de pièce que vous avez choisi. Il correspond au journal comptable dans lequel la pièce sera enregistrée.
SEEINFO La saisie d'un code journal non autorisé au niveau du type de pièce est impossible.
Date pièce (champ INVDAT)

Saisissez la date qui sera attribuée à chacune des factures créées.
Cette date est initialisée à la date du jour. Elle est soumise au contrôle d'existence dans la table des périodes et dans la table des exercices. L'exercice et la période doivent être ouverts.

Cette date est utilisée également pour filtrer les échéances de facturation sélectionnées.
Reportez-vous à l'aide sur le champ Échéances factures jusqu'au.
Date extourne (champ EXTOURNE)

Cette date correspond à la date d'extourne des écritures comptables générées. Elle doit appartenir à un exercice et à une période qui sont ouverts.
Fichier de trace (champ TRACE)

Sélectionnez cette case à cocher pour générer le fichier trace après exécution du traitement.

Tâche batch

Cette fonction peut être lancée en batch, mais il n'existe pas de tâche standard dédiée à son lancement.

Boutons spécifiques

Mémo

Permet de mémoriser les paramètres en cours.

Rappel

Permet de rappeler un mémo enregistré précedemment.

Efface Mémo

Permet d'effacer un memo existant.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Exercice non ouvert

Ce message apparaît lorsque la date de pièce renseignée concerne un exercice non ouvert.

Période non ouverte

Ce message apparaît lorsque la date de pièce renseignée concerne une période non ouverte.

Période fermée

Ce message apparaît lorsque la date de pièce renseignée concerne une période fermée.

La table déclenchante n'est pas SINVOICEV

Ce message apparaît lorsque la pièce automatique sélectionnée de ne s'appuie pas sur la table SINVOICEV. Pour fonctionner le traitement des factures à émettre s'appuie sur des enregistrements temporaires des tables factures.

Type de pièce interdit en Réel

Ce message apparaît lorsque le type de pièce choisi n'est pas un type de pièce réel et que le traitement va générer des pièces réelles.

Type de pièce interdit en simulation

Ce message apparaît lorsque le type de pièce choisi n'est pas un type de pièce de simulation alors que le traitement va générer des pièces de simulation.

Journal non autorisé sur le type de pièce

Le type de pièce sélectionné préalablement n'accepte pas ce journal.

Ainsi que tous les messages relatifs à un éventuel problème en création de pièce comptable.

Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour la société

Si le traitement est lancé pour une société et que cette société a opté pour la conformité DGI n° 13L-1-06 (c'est-à-dire si le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'oui'), les pièces réelles générées par le traitement auront le statut 'Définitif'.

Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour une ou plusieurs des sociétés

Le traitement est lancé pour toutes les sociétés ou un groupe de sociétés et si au moins une des sociétés a opté pour la conformité DGI n° 13L-1-06 (c'est-à-dire si le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'oui'), les pièces réelles générées par le traitement auront le statut 'Définitif'.

Tables mises en oeuvre

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