Avoirs à recevoir
Ce traitement automatique permet de générer la comptabilisation automatique des avoirs à recevoir (AAR) à partir des lignes de retours fournisseurs non facturées, ou partiellement facturées, et en attente d'avoir.
Cette fonction des avoirs à recevoir s'exécute en fin de mois et permet de générer des AVR récurrents. Si un retour a été comptabilisée en fin de mois N et qu'il n'a toujours pas fait l'objet d'un avoir sur le mois N+1, un nouvel AAR sera alors généré en fin de mois N+1 pour cette ligne de retour. En effet ce traitement considère les retours non comptabilisés (n'ayant pas fait l'objet d'un AAR) et non facturés ou les retours comptabilisés et non facturés dont la date d'extourne de l'AAR associé est inférieure à la date de nouvelle génération.
Il faut noter que les AAR générés à partir de retours non facturées ne tiennent pas compte d'éventuels pieds de commande.
En fonction du paramétrage de la pièce automatique PNH, il est possible de générer un avoir à recevoir par retour ou par quadruplet Société, Site, Fournisseur et Devise. Cela dépend de l'option Groupage choisie en entête de pièce automatique :
- 1 pièce par ligne : permet de générer un AAR par retour
- Pièce groupée : permet de générer un AAR par quadruplet Société, Site, Fournisseur et Devise.
Deux pièces automatiques sont livrées dans l'applicatif. L'une permet de générer des avoirs à recevoir avec taxes (PNH), la seconde permet de générer des avoirs à recevoir sans taxes (PNH1).
Le traitement de génération des AAR s'appuie toujours sur la pièce automatique PNH. Si l'on souhaite utiliser la pièce automatique PNH1, il conviendra alors de supprimer, ou de renommer, la pièce automatique PNH et de renommer la pièce automatique PNH1 en PNH.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Un seul écran est nécessaire pour générer des avoirs à recevoir. Il permet de renseigner des critères relatifs aux retours à traiter et de préciser le mode de génération comptable attendu.
Le statut des écritures dans l'écran de lancement est obligatoirement 'Définitif' lorsque la catégorie de pièces "Réelle" est choisie et que la société est :
- soit une société de législation française (le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur "oui", non modifiable),
- soit une société non française appliquant les règles françaises de la conformité DGI n° 13L-1-06 (le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'oui', modifiable).
Ecran de saisie
Pour la plupart des champs de cet écran, la saisie est facultative
Critères
La sélection de retours fournisseur se fait suivant plusieurs critères :
- La société concernée. Si la case à cocher Toutes sociétés est activée, alors le code société ne sera plus accessible et le traitement sera exécuté sur l'ensemble des sociétés du dossier.
- Le site concerné. Si la case à cocher Tous sites est activée, alors le code site ne sera plus accessible et le traitement sera exécuté sur l'ensemble des sites de la société renseignée précédemment. Ces informations ne sont pas accessibles si l'option Toutes sociétés a été cochée précédemment.
- Un ou plusieurs fournisseurs (bornes).
- Une date maximale pour sélectionner les retours.
Génération
Type de génération
Au niveau du traitement même, il est possible de choisir si la pièce sera générée en :
- Réel : La pièce comptable réelle est une pièce que l'on peut toujours consulter et éditer (Grand Livre, Balance…). Si ce choix est retenu, on pourra décider si cette pièce réelle est dans l'état provisoire ou définitif. Un retour traité par une pièce réelle est considéré comme comptabilisé. Il ne pourra être de nouveau considéré qu'à partir du moment où la date d'extourne est dépassée. Dans ce cas, une pièce d'extourne de l'avoir à recevoir sera automatiquement générée en date d'extourne.
Si le retour traité est issu d'une réception issue d'une commande et que la gestion des engagements est activée, un engagement sera effectué en date de l'avoir à recevoir pour les lignes traitées et un dés-engagement sera effectué en date d'extourne de l'avoir à recevoir. - Simulation active ou simulation inactive : La pièce de simulation, une fois activée, est également intégrée aux écrans de consultations et aux éditions comptables. Une pièce de simulation peut être transformée en pièce réelle ou désactivée pour devenir une pièce de simulation inactive (c'est à dire une pièce latente, non visible dans les éditions et consultations comptables). Attention, pour assurer une cohérence, il ne faudra pas transformer une pièce de simulation issue d'un retour fournisseur en pièce réelle car le lien n'est alors pas assuré. Un retour traité par une pièce de simulation n'est pas considéré comme comptabilisé.
Il est possible de générer, dans un premier temps , la pièce en mode simulation puis, après vérification, de relancer le traitement en mode réel. Dans ce cas, la pièce de simulation est automatiquement supprimée et remplacée par la pièce réelle qui prendra en compte les nouveaux retours non facturés le cas échéant.
Etat écritures
Ces cases à cocher ne sont accessibles que si le mode de génération est réel. Une pièce définitive ne pourra pas être modifiée ou supprimée, seules les imputations analytiques resteront accessibles.
Articles à traiter
Ces cases à cocher permettent de ne considérer que certaines lignes des retours. On peut seulement considérer les articles gérer en stock, ou les articles non gérés en stock ou tous les articles et donc toutes les lignes de retours en attente d'avoir (valeur par défaut).
Type de pièce
Il s'agit du type de pièce comptable qui sera utilisé pour générer les avoirs à recevoir et leurs extournes. Le type de pièce est initialisé par le type de pièce renseigné sur la pièce automatique PNH lorsque le mode de génération est réel. S'il s'agit d'une simulation, le type de pièce utilisé sera issu du paramètre TYPACC (pour la valeur Dossier).
Journal
On peut décider dans quel journal cette pièce sera inscrite (sous réserve que le type de pièce généré accepte le journal). Par défaut, pour une génération de type simulation, la pièce sera inscrite dans le journal attaché au type de la pièce. Si la génération est en mode réel, le journal utilisé sera le journal inscrit sur la pièce automatique PNH ou s'il n'est pas précisé par le journal associé au type de pièce.
Date de pièce et date d'extourne
On précisera par ailleurs la date de la pièce de l'avoir à recevoir généré ainsi que la date de pièce de son extourne (si le type de génération choisi est en mode Réel uniquement). La date d'extourne proposée par défaut est le premier jour de la période comptable suivante. Dans un schéma d'utilisation classique, on génère les AAR en fin de mois et on les extourne en début du mois suivant afin d'avoir une situation de fin de mois des retours non encore facturés.
Il faut noter que le traitement des avoirs à recevoir génère deux pièces en mode Réel. L'AAR et son extourne. S'il existe un suivi des engagements au niveau des commandes (en relation avec les réceptions des retours traités), ceux-ci seront engagés en date d'avoir à recevoir et extournés en date d'extourne afin d'avoir une situation budgétaire équilibrée sur chaque période comptable.
Fichier de trace
La coche Fichier de trace permet, d'obtenir un récapitulatif, en fin de traitement, de toutes les pièces générées par Société, Site et Fournisseur (AAR, extournes d'AAR, pièces d'engagements, extournes d'engagements) ainsi que les différents cumuls en HT ou TTC par Société et Site avec une valorisation de chaque ligne de retour traitée.
Critères
| Toutes sociétés (champ XCPYFLG) |
| Société (champ CPY) |
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Saisissez une société pour l’état. |
| Législation (champ LEG) |
| Tous sites (champ XFCYFLG) |
| Site (champ RCPFCY) |
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Indiquez le site pour lequel vous souhaitez effectuer le traitement. |
| Fournisseur début (champ BPSSTR) |
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Fournisseur début permettant de sélectionner les
enregistrements à traiter. |
| Fournisseur fin (champ BPSEND) |
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Fournisseur fin permettant de sélectionner les
enregistrement à traiter. |
| Jusqu'au (champ BORNE) |
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Borne supérieure sur date de réception jusqu'à
laquelle les enregistrements sont sélectionnés. |
Génération
| Type génération (champ TYP) |
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La catégorie est paramètrée dans le type de pièce. Réelle
Simulation active / simulation inactive |
| Etat écritures (champ STA) |
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Dans le cas d'une génération réelle, l'état de la pièce peut être :
Le statut de pièce pour les comptabilisations doit être Définitif quand le type de génération demandé est Réel et que la société répond à un des critères suivants :
En provisoire, la pièce reste modifiable pour la majorité des informations y figurant. Les options de modification peuvent varier selon :
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| Articles à traiter (champ ITMSTOFLG) |
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Choix des articles à traiter :
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| Type de pièce (champ TYPPCE) |
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Chaque pièce comptable saisie est rattachée à un type donné. Le type de pièce correspond à la nature de l’écriture saisie : facture client, opérations diverses, encaissement, etc. Cette donnée est porteuse de règles de gestion relatives à la TVA, aux relances, etc. C'est un des éléments clé de la saisie de pièce. Selon le paramétrage du type de pièce retenu, vous pouvez ouvrir ou fermer la propagation sur les référentiels manuels.
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| Journal (champ JOURNAL) |
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Saisissez le code journal (un à cinq caractères alphanumériques). |
| Date pièce (champ ACCDAT) |
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Cette date correspond à la date des écritures comptables générées. Elle doit appartenir à un exercice ou à une période qui sont ouverts pour l'ensemble des types de référentiels. |
| Date extourne (champ EXTOURNE) |
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Cette date correspond à la date d'extourne des écritures comptables générées. Elle doit appartenir à un exercice et à une période qui sont ouverts. |
| Fichier de trace (champ TRACE) |
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Sélectionnez cette case à cocher pour générer le fichier trace après exécution du traitement. |
Tâche batch
Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard FUNPNH est prévue à cet effet.
Boutons spécifiques
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Mémo |
Ce bouton permet d'enregistrer sous un code Mémo les différents critères et informations de génération renseignés. |
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Rappel |
Ce bouton permet de charger des critères et des informations de générations préalablement enregistrés sous un code Mémo. |
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Efface Mémo |
Ce bouton permet d'effacer un code Mémo préalablement enregistré. |
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Ce site n'est pas un dépôt
Ce message apparaît lorsque l'on a saisi dans la fenêtre de lancement un site qui n'est pas de type dépôt.
Type de pièce interdit en Réel
Ce message apparaît lorsque le type de pièce choisi n'est pas un type de pièce réel et que le traitement va générer des pièces réelles.
Type de pièce interdit en simulation
Ce message apparaît lorsque le type de pièce choisi n'est pas un type de pièce de simulation alors que le traitement va générer des pièces de simulation.
Journal non autorisé sur le type de pièce
Le type de pièce sélectionné préalablement n'accepte pas ce journal.
Ainsi que tous les messages relatifs à un éventuel problème en création de pièce comptable.
Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour la société
Si le traitement est lancé pour une société et que cette société a opté pour la conformité DGI n° 13L-1-06 (c'est-à-dire si le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'oui'), les pièces réelles générées par le traitement auront le statut 'Définitif'.
Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour une ou plusieurs des sociétés
Le traitement est lancé pour toutes les sociétés ou un groupe de sociétés et si au moins une des sociétés a opté pour la conformité DGI n° 13L-1-06 (c'est-à-dire si le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'oui'), les pièces réelles générées par le traitement auront le statut 'Définitif'.