La construction des budgets est un élément récurrent de la fonction budgétaire. Les budgets peuvent être construits en faisant abstraction de l'existant ou basés sur les budgets précédents ou des éléments réels. Cette fonction permet un calcul automatique des éléments constitutifs d'un code budget à l'aide de formules indiquant les éléments à calculer et à partir de quoi les calculer.

C'est par cette unique fonction que vous paramétrez tous les éléments du calcul.

Exemple : le budget de la société AAA est calculé chaque année sur la base d'une enveloppe globale (100 000 EUR). Pour chaque section, la part (%) de réalisé N-1 par rapport au budget N-1, détermine le nouveau pourcentage de budget obtenu pour l'année N. Ainsi le budget N pour "Département 1" est égal au Montant total du budget N*(Réalisé du "Département 1" / Montant total du budget N-1). Ce cas concret peut se définir très simplement grâce à:

  • une formule d'expression du calcul (ex: V_BUDN*(F1/F2)
  • ses éléments constitutifs : F1 est le réel N-1; F2 est le budgété N-1; V_BUDN est une constante qui indique le montant global à répartir. Par ce paramétrage simple, on a défini le calcul à réaliser.

Pré-requis

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Gestion de l'écran

Le paramétrage des formules budgétaires se fait sur 2 onglets Formules et Variables et permet de déterminer les règles de calcul d'un budget. 

En-tête

Critères

Formule (champ BUDFOR)

Code sur 10 caractères, qui identifie la formule de calcul budgétaire.
champ DESTRA
Intitulé court (champ SHOTRA)

L'intitulé court remplace l'intitulé classique lorsque les contraintes d'affichage ou d'édition l'exigent.

Par défaut, l'intitulé court, l'intitulé long ou l'en-tête de colonne d'une donnée est enregistré (en création/modification) dans la langue de connexion de l'utilisateur.
Vous pouvez les traduire dans une autre langue par l'intermédiaire de la fonction Traduction :

  • Cliquez sur Traduction depuis l'icône Actions dans le champ concerné.
  • Dans la fenêtre Traduction, ajoutez un nouveau code langue et la traduction dans cette langue.

Un utilisateur qui se connecte dans cette langue disposera de l’intitulé court, de l'intitulé long ou de l'en-tête de colonne dans sa langue de connexion si la traduction a été effectuée. Sinon, les intitulés seront disponibles dans la langue du dossier.

SEEINFO La langue de connexion doit être définie comme langue par défaut dudossier.
Base de transfert (champ FLGDSP)

La base de transfert détermine le type de calcul du budget.

  • En montants par périodes : La répartition temporelle de la nature du budget à calculer, n'est pas appliquée à l'expression de calcul. L'expression est calculée pèriode par pèriode et met à jour le montant budgété pèriode par pèriode. La répartition d'origine des budgets qui composent l'expression est conservée.

Exemple: 

Budget d'origine N-1: du 01/01/N-1 au 31/12/N-1

-          Période 01:                           607000/SERV01/DIV01: 1000

-          Période 02:                           607000/SERV01/DIV01: 2000

-          Période 03 à 12:                   607000/SERV01/DIV01: 0

Budget calculé N: du 01/01/N au 31/12/N

-          Période 01:                           607000/SERV01/DIV01: 1000

-          Période 02:                           607000/SERV01/DIV01: 2000

-          Période 03 à 12:                   607000/SERV01/DIV01: 0

  • En montants annuels : La répartition temporelle de la nature du budget à calculer, s'applique sur le montant global, calculé par l'expression. Chaque budget, qui compose l'expression, est calculé sur sa période. L'expression de calcul du budget est alors évaluée, puis la répartition est appliquée, pour trouver le montant budgété pèriode par pèriode.

Exemple:

Budget d'origine N-1: du 01/01/N-1 au 31/12/N-1

-          Période 01:                           607000/SERV01/DIV01: 1000

-          Période 02:                           607000/SERV01/DIV01: 2000

-          Période 03 à 12:                   607000/SERV01/DIV01: 0

-          Clé de répartition temporelle de 607000: 50 pour Janvier, 50 pour Février et 0 pour le reste

Budget calculé N: du 01/01/N au 31/12/N

-          Période 01:                           607000/SERV01/DIV01: 1500

-          Période 02:                           607000/SERV01/DIV01: 1500

-          Période 03 à 12:                   607000/SERV01/DIV01: 0

Si l'on décide de ne sélectionner sur le budget d'origine qu'une partie des périodes budgétées (période 01 uniquement), cela impacte le montant à répartir (1000 au lieu de 3000) et le budget calculé sera diminué d'autant. A l'inverse si l'on décide de sélectionner toutes les périodes budgétées (de 01 à 12) du budget N-1, mais de restreindre la période du budget calculé à la première période de l'année, le montant sélectionné sera identique à l'exemple, mais le montant du budget calculé sera proratisé avec la clé temporelle uniquement sur cette période (en l'occurrence on aurait seulement budgété la période 01 pour 1500).
Expression du calcul (champ CLCFOR)

L'expression détermine la formule de calcul. L'évaluation de cette expression de calcul, détermine le montant budgété du budget qui est saisi en première ligne du tableau.
L'expression peut contenir les opérateurs mathématiques et logiques les plus fréquents permettant d'associer des formules (codées F1,F2, F3...) définies par les lignes du tableau des formules et des variables (codées V_nom de variable) définies dans l'onglet variable. 
Chaque ligne de tableau correspond à une formule de budget. Une formule de budget indique le montant du budget à prendre en compte. Une formule se compose de F suivi du numéro de la ligne du tableau.

Bloc numéro 2

Génération OD budgétaires (champ OD)

Si cette case est cochée le programme va générer les OD budgétaires, conformément au paramétrage du budget.

Effacement budget (champ DEL)

Onglet Formules

La première ligne définit le budget à calculer. Les lignes suivantes définissent les formules sur lesquelles s'appuient l'expression du calcul.

Type

  • Budget à calculer : non saisissable,
  • Colonne Montant : indique le type de montant à répartir : Budgété, Réel, Pré-engagé, Engagé.

Tableau

Nom formule (champ FORNAM)

  • Ligne 'Budget à calculer' : il s'agit de la donnée budgétaire à calculer.
    Indiquez les imputations analytiques à modifier / calculer. Il est également possible de renseigner une variable préfixée V_, ce qui permettra d'utiliser le calcul budgétaire pour des postes variables renseignés au moment du calcul. IL n'est pas possible de renseigner de crible ("?" ou "*"), ni dans la ligne, ni dans la variable.
  • Lignes suivantes: code du budget à répartir. Attribué automatiquement par Sage X3 (F1, F2, F3 etc...).
    Celui-ci doit être basé sur le même référentiel analytique, le même compte ou les mêmes groupes de comptes, la même section analytique ou le même groupe de sections analytiques. On peut indiquer des imputations fixes avec ou sans cribles ("?" ou "*") et des variables préfixées V_.

Par exemple on peut indiquer pour la ligne budgétaire à calculer : 607000 / SERV01 / DIV01 et pour la ligne du budget à répartir : 607* / SERV01 / DIV01. Dans ce cas de figure, tous les montants de la ligne budgétaire 607*/SERV01/DIV01 (soit 607000 / SERV01 / DIV01 et 607100 / SERV01 / DIV01 et 607200 / SERV01 / DIV01), sont copiés dans 607000/SERV01/DIV01.

Néanmoins si l'on souhaite calculer et /ou répartir des imputations communes à plusieurs lignes de formules budgétaires, il est plus simple de passer par des variables.

Exemple: cas du calcul d' un budget "Société" qui représente l'addition des budgets de plusieurs "Sites": les lignes budgétaires des sites vont être les mêmes pour chaque ligne de formule. Une variable peut ainsi permettre d'éviter d'avoir à renseigner pour chacun des sites une ligne budgétaire.

Montant (champ TYP)

Indique le type de montant à prendre en compte :

  • Montant budgété : Montant du budget.
  • Montant réel : Montant réel de la balance .
  • Montant engagé : Montant engagé de la balance.
  • Montant pré engagé : Montant pré engagé de la balance.

La première ligne du tableau définit le montant budgété à calculer.
Les lignes suivantes identifient les montants des budgets qui servent de base au calcul du budget.
Budget (champ BUD)

Zone indiquant le Code du budget.
La première ligne du tableau identifie la donnée budgetaire à calculer.
Les lignes suivantes identifient les budgets à prendre en compte pour calculer ce budget.
Société (champ CPY)

Cette zone est saisissable si le budget est défini au niveau société et/ou site.

  • Sur la première ligne du tableau, le montant budgété est calculé pour la société et/ou le site concerné(s).

  • Sur les lignes suivantes, indiquez la société et/ou le site concerné(s) du budget à répartir. Il n'est pas nécessaire que le budget à calculer et le budget à répartir soient au même niveau de définition.
    Par exemple, il peut être intéressant de vouloir calculer un budget "Société" qui représente l'addition des budgets de plusieurs "Sites".
Site (champ FCY)

Zone identifiant le Site du budget.
SEEINFO Cette zone est saisissable si le budget est défini au niveau site.

Sur la première ligne du tableau, le montant budgété est calculé pour ce site.
Sur les lignes suivantes, c'est le montant du budget de ce site qui sert de base au calcul.
Référentiel (champ LEDTYP)

Indiquez le référentiel impacté par le calcul du budget.

SEEINFO Les référentiels concernés par le calcul d'un budget doivent obligatoirement avoir les flags "Analytique" et "Budget" actifs (le budget est accessible seulement si le flag "Analytique" est coché).
Version (champ VER)

Cette zone indique la version du budget impactée par le calcul du budget.
Si la version est fermée, le calcul du budget est interdit.
Début période (champ STRDAT)

Date de début de pèriode.
Sur la première ligne du tableau, le montant budgété est calculé ou modifié pour cette pèriode.
Sur les lignes suivantes, c'est le montant du budget de cette pèriode qui sert de base au calcul.
Fin période (champ ENDDAT)

Date de fin de pèriode.
Sur la première ligne du tableau, le montant budgété est calculé pour cette pèriode.
Sur les lignes suivantes, c'est le montant du budget de cette pèriode qui sert de base au calcul.
champ ACC

Compte du budget.
Sur la première ligne du tableau, cette zone est obligatoire. Elle permet de savoir sur quel compte le montant budgété doit être calculé.
Sur les lignes suivantes, la zone n'est pas obligatoire et accepte les jokers * et ?. Elle définit le ou les compte(s) à prendre en compte, pour calculer le montant du budget qui sert de base au calcul.
champ CCE1

Section du budget.
Sur la première ligne du tableau, cette zone est obligatoire. Elle permet de savoir sur quelle section le montant budgété doit être calculé.
Sur les lignes suivantes, la zone n'est pas obligatoire et accepte les jokers * et ?. Elle définit la ou les section(s) à prendre en compte, pour calculer le montant du budget qui sert de base au calcul.

Onglet Variables

L'utilisation de variables est facultative puisque vous pouvez indiquer, directement dans les formules, la ligne budgétaire à calculer et/ou la ligne de budget à répartir (ex: 607000/SERV01/DIV01). Les variables permettent de lancer / relancer le calcul budgétaire en ne modifiant que certains critères. Vous pouvez ainsi factoriser certaines formules ayant des variables communes.
 
Exemple : cas du calcul d' un budget Société qui représente l'addition des budgets de plusieurs sites.
Les budgets sites disposent de formules communes : en renseignant les imputations analytiques sous forme de variable, on peut lancer le calcul pour tous les sites sur des sélections communes : 607000/SERV01/DIV01; puis nouvelle exécution du calcul pour 608000/SERV01/DIV01 et ainsi de suite.

  • Dès qu'une variable est saisie, Sage X3 normalise son code par le préfixe "V_
  • Ces variables peuvent comporter pour le budget d'origine, des cribles ("?" ou "*"), des groupes de comptes et/ou de sections. Lorsqu'il s'agit de l'utilisation d'un compte/section directement dans la variable, vous pouvez accéder directement au plan des Comptes /Sections
  • Chaque calcul annule et remplace le précédent.

Enfin, si nous reprenons le premier exemple, le tableau ci-dessous montre le paramétrage à effectuer pour les onglets Formules et Variables.
Rappelons l'exemple en question : le budget de la société AAA est  calculé chaque année sur la base d'une enveloppe globale (100 000 EUR). Pour chaque section, la part (%) de réalisé N-1 par rapport au budget N-1, détermine le nouveau pourcentage de budget obtenu pour l'année N. Ainsi le budget N pour "Département 1" est égal au Montant total du budget N*(Réalisé du "Département 1" / Montant total du budget N-1). Ce cas concret peut se définir très simplement grâce à :

  • une formule d'expression du calcul (ex: V_BUDN*(F1/F2)
  • ses éléments constitutifs : F1 est le réel N-1; F2 est le budgété N-1; V_BUDN est une constante qui indique le montant global à répartir.
Paramétrage de l'onglet Formules :

Formule

Type

Budget

Société

Site

Début

Fin

Compte

Département

Axe 2

Axe 3

Bud.à calculer

Budgété

BUD04

001

 

01.01.04

31.12.04

601000

V_START

 

 

F1

Réel

BUD03

001

 

01.01.03

31.12.03

601000

V_START

 

 

F2

Budgété

BUD03

001

 

01.01.03

31.12.03

601000

*

 

 
Paramétrage de l'onglet Variables :
 

Variable

Intitulé

Valeur

V_BUDN

Enveloppe à répartir

100 000

V_START

Département

 

Résultat : à chaque exécution du calcul, la valeur de la variable V_START est demandée. On pourra saisir "Département 1" et lancer le calcul et obtenir le budgété pour le budget BUD04 pour la combinaison 601000/Département 1. Successivement, la variable V_START peut prendre les valeurs "Département2", "Département3" etc...

Tableau

Variable (champ VARCOD)

Code identifiant la variable sur 10 caractères.
Ce code commence par V_. Il peut être utilisé dans /l'expression de calcul/BUCCLCFOR/ du budget ou pour identifier les natures ou les sections des formules de budgets.
Intitulé (champ DES)

Ce champ permet d'associer une désignation à la fiche. Cette désignation peut être imprimée sur les fiches, affichée lorsque le code de la fiche est saisi dans un écran, ou utilisée en sélection.
Cet intitulé, utilisé par défaut sur les états et les masques de saisie, est remplacé par l'intitulé court lorsque les contraintes d'affichage et d'impression le nécessitent.

Par défaut, l'intitulé court, l'intitulé long ou l'en-tête de colonne d'une donnée est enregistré (en création/modification) dans la langue de connexion de l'utilisateur.
Vous pouvez les traduire dans une autre langue par l'intermédiaire de la fonction Traduction :

  • Cliquez sur Traduction depuis l'icône Actions dans le champ concerné.
  • Dans la fenêtre Traduction, ajoutez un nouveau code langue et la traduction dans cette langue.

Un utilisateur qui se connecte dans cette langue disposera de l’intitulé court, de l'intitulé long ou de l'en-tête de colonne dans sa langue de connexion si la traduction a été effectuée. Sinon, les intitulés seront disponibles dans la langue du dossier.

SEEINFO La langue de connexion doit être définie comme langue par défaut dudossier.
Valeur par défaut (champ VARVAL)

Valeur de la variable.
Avant l'exécution du calcul, les valeurs des variables sont des valeurs par défaut.
A l'exécution du calcul, ces valeurs par défaut sont proposées et sont modifiables.

Etats

Boutons spécifiques

Exec

Exécute le calcul.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Variable non définie XXX 

La variable budgétaire renseignée n'existe pas dans la table. Il faut utiliser la fonction Sélection pour rechercher un code existant ou le tunnel associé à la zone pour accéder directement au paramétrage des variables budgétaires. Les variables sont définies dans l'onglet variable, il n'y a pas de tunnel ou de sélection.

Expression incorrecte, il manque une parenthèse ouvrante/fermante

Une fonction Sage X3 est utilisée dans la formule mais il manque une parenthèse.

Expression incorrecte, erreur de syntaxe

Une fonction Sage X3 est utilisée mais une erreur de frappe ne permet pas d'interpréter correctement la formule.

ZZZ Variable associée au code croisement XXX

Les variables budgétaires utilisées au niveau de la variable et de l'expression sont incompatibles car elles ne sont pas associées au même croisement analytique. Vous devez remplacer la variable en erreur par une autre variable autorisée.

Exercice incorrect

Le numéro d'exercice renseigné n'existe pas dans la table des exercices. Il faut utiliser la fonction " sélection " pour rechercher un numéro existant.

L'expression ne comporte aucune variable

Pour calculer un budget, il faut au moins utiliser une variable dans l'expression.

Tables mises en oeuvre

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