Paramétrage budgets
Le budget se construit sur :
- un plan de comptes qui doit nécessairement être suivi en analytique,
- un à neuf axes analytiques.
Il est possible de préciser, pour le plan de comptes et pour chaque axe analytique, une pyramide et un niveau pour l'affectation budgétaire.
Dans le cas où des pyramides sont associées, les budgets sont saisis pour un groupe de comptes appartenant à la pyramide comptes et/ou pour un groupe de sections appartenant à la pyramide sections.
Pré-requis
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Gestion de l'écran
Ecran de saisie
Bloc numéro 1
Budget (champ BUD) |
Saisissez un code Budget (de un à trois caractères alphanumériques) qui servira d'identifiant unique à ce budget. |
champ DESTRA |
Intitulé du budget. Par défaut, l'intitulé court, l'intitulé long ou l'en-tête de colonne d'une donnée est enregistré (en création/modification) dans la langue de connexion de l'utilisateur.
Un utilisateur qui se connecte dans cette langue disposera de l’intitulé court, de l'intitulé long ou de l'en-tête de colonne dans sa langue de connexion si la traduction a été effectuée. Sinon, les intitulés seront disponibles dans la langue du dossier. La langue de connexion doit être définie comme langue par défaut dudossier. |
Intitulé court (champ SHOTRA) |
L'intitulé court remplace l'intitulé classique lorsque les contraintes d'affichage ou d'édition l'exigent. Par défaut, l'intitulé court, l'intitulé long ou l'en-tête de colonne d'une donnée est enregistré (en création/modification) dans la langue de connexion de l'utilisateur.
Un utilisateur qui se connecte dans cette langue disposera de l’intitulé court, de l'intitulé long ou de l'en-tête de colonne dans sa langue de connexion si la traduction a été effectuée. Sinon, les intitulés seront disponibles dans la langue du dossier. La langue de connexion doit être définie comme langue par défaut dudossier. |
Niveau de définition
Niveau définition (champ LEV) |
Indiquez si le budget doit être défini au niveau société ou au niveau site. |
Gestion
Devise (champ CUR) |
Indiquez la devise dans laquelle le budget doit être construit. |
Diviseur (champ DIVAMT) |
Indiquez l'unité du diviseur. Par exemple, pour construire un budget en Euro, saisissez 1. Tous les montants seront divisés par 1 (Montant = 10 000 € Montant obtenu = 10 000). Pour construire un budget en Kilo Euro, saisissez 1000. Tous les montants seront divisés par 1 000 (Montant = 10 000 € Montant obtenu en Kilo Euro = 10). |
Budget opérationnel (champ GDDFLG) |
Ce flag permet de préciser que le paramétrage budget est utilisé dans la gestion des budgets opérationnels. Le cas échéant, il ne peut plus être utilisé dans les fonctions "standard" de saisie / modification du budget, ni en consultation de balance analytique. Lors de la validation comptable d'un document, le système contrôle la validité de la ligne budgétaire mais ne vérifie pas les valeurs du 3ème axe. |
Saisie des quantités (champ QTY) |
Si cette zone est renseignée à "Oui", il est possible de constuire un budget en quantités, pour les comptes qui sont gérés en quantités (via une unité d'oeuvre). |
Type de contrôle (champ BUDCTL) |
Déterminez le type de contrôle budgétaire qui doit s'appliquer au budget :
Pour que le contrôle budget soit opérant, il est impératif d'associer dans les valeurs paramètres BUP1 à BUP9, les fiches budget à contrôler. Lorsque le contrôle budgétaire est activé pour la société , ce dernier fonctionne différemment suivant qu'un budget est nul (montant égal à zéro) ou qu'il est non défini :
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OD budgétaires (champ BUPODS) |
Vous pouvez mettre à jour les budgets par le biais d'OD budgétaires. Indiquez si le code budget peut être géré par la fonction d'OD budgétaires :
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Accessibilité
Code d'accès (champ ACS) |
Ce code d'accès permet d'interdire l'accès au budget pour certains utilisateurs. Si la zone est renseignée, seuls les utilisateurs qui ont ce code d'accès dans leur profil peuvent intervenir sur le paramétrage du budget. Selon les droits accordés les opérations suivantes sont possibles :
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Date début validité (champ VLYSTR) |
Zone facultative, permettant la saisie d'une date de début de validité de l'entité. |
Date fin validité (champ VLYEND) |
Zone facultative, permettant la saisie d'une date de fin de validité de l'entité. |
Comptes / Sections
Plan comptable (champ COA) |
Le plan de comptes choisi doit nécessairement être suivi en analytique. |
Pyramide (champ PYMACC) |
Le budget peut être saisi à un niveau agrégé. Dans ce cas, renseignez une pyramide de comptes. |
Niveau (champ PYMACCLEV) |
Si vous avez renseigné une pyramide de comptes, indiquez le niveau auquel le budget sera saisi. |
Axe (champ DIE) |
Ce champ permet de saisir ou de sélectionner toute vue analytique paramétrée dans la base. |
Pyramide (champ PYMCCE) |
Le budget peut être saisi à un niveau agrégé. Dans ce cas, renseignez une pyramide sections. |
Niveau (champ PYMCCELEV) |
Si vous avez renseigné une pyramide section, indiquez le niveau auquel le budget sera saisi. |
Tableau Versions
Version (champ VER) |
Cette zone indique le code de la version du budget sur lequel les données budgétaires peuvent être enregistrées. |
Intitulé (champ VERDES) |
Intitulé de la version budgétaire. Par défaut, l'intitulé court, l'intitulé long ou l'en-tête de colonne d'une donnée est enregistré (en création/modification) dans la langue de connexion de l'utilisateur.
Un utilisateur qui se connecte dans cette langue disposera de l’intitulé court, de l'intitulé long ou de l'en-tête de colonne dans sa langue de connexion si la traduction a été effectuée. Sinon, les intitulés seront disponibles dans la langue du dossier. La langue de connexion doit être définie comme langue par défaut dudossier. |
Statut (champ STA) |
Quand le statut de la version est :
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Définitif (champ CTL) |
Ce champ sert à définir la version de budget à contrôler. Pour un code paramétrage budget à contrôler qui a été défini dans les paramètres BUP1 à BUP9, les montants budgétés pris en compte sont ceux de la version définitive. Un budget ayant le statut "définitif" peut être ouvert ou fermé (modifiable ou non, mais toujours contrôlé). Une seule version de budget peut être "définitive". |
Par défaut (champ DEF) |
La version ayant ce statut sera proposée par défaut lors de la saisie du budget, de la saise d'OD budgétaires etc. ou de la consultation de la balance analytique. Une seule version, à un instant T, peut avoir le statut "par défaut". |
Limites
Données non affichées dans le cas d'un budget défini sur une pyramide de comptes et/ou une pyramide de sections
Lorsque le budget est défini sur une pyramide de comptes et/ou une pyramide de sections et que la transaction de saisie de budget utilisée prévoit l'affichage des données réalisées et/ou engagées et/ou pré-engagées, ces informations (exprimées en montants et/ou en quantités), ne sont pas affichées. Elles sont affichées uniquement dans le cas d'une saisie de budget sur les comptes et sections directement.
Modification des données d'un paramétrage budget
Vous pouvez modifier certaines caractéristiques structurantes d'un paramétrage budget existant (ajout / changement / suppression d’axe, changement de plan, changement de niveau de définition société / site, changement de pyramide ou de niveau de pyramide, etc.). Cependant, vous devez d'abord vous assurer que ce budget n’a pas été mouvementé puisque, dans ce cas, les données précédemment saisies ne seront plus cohérentes avec le nouveau paramétrage du budget.