Utilisez cette fonction pour reprendre une à une les listes d'inventaire générées pour une session et procéder au comptage du stock sélectionné. La liste de sélection présente l'ensemble des sessions d'inventaire et leurs listes respectives.

Cette fonction s'appuie sur un paramétrage de transactions d'inventaire qui vous permet, entre autres, de choisir si vous souhaitez réaliser un comptage détaillé du stock ou un comptage « agrégé » pour tous les lots, sous lot, numéros de série d'un article par exemple (voir la documentation Paramétrage des transactions d'inventaire).

Pré-requis

SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre

Gestion de l'écran

Ecran de saisie

Généralités

A l'entrée dans la fonction d'inventaire, choisissez une transaction d'inventaire parmi celles paramétrées. C'est par le biais du paramétrage des transactions d'inventaire que vous indiquez si vous souhaitez réaliser :

  • un comptage détaillé du stock,
  • un comptage « agrégé » pour tous les lots, sous lots, numéros de série d'un article par exemple.
    Reportez-vous à la documentation Paramétrage des transactions d'inventaire.

En fonction de ce paramétrage, le système présente dans le bordereau d'inventaire les lignes d'inventaire regroupées ou non, sachant qu'une ligne d'inventaire est le reflet d'une ligne de stock, ou bien d'une ligne article pour les articles de la sélection dont le stock est nul.

Une liste d'inventaire est rattachée à une session d'inventaire. Choisissez une liste d'une session donnée dans le volet de sélection afin de procéder au comptage informatique du stock sélectionné.
En fonction du paramétrage de la session d'inventaire, le comptage peut s'effectuer sous forme d'un multi-comptage. Les modalités de fonctionnement sont décrites ci-après.

Une liste d'inventaire concerne un site et une session.  Elle peut être dans l'un des statuts :

 A compter : la liste a été générée, mais elle n'a pas encore fait l'objet d'un comptage ou n'est que partiellement comptée

 Validée partielle ou validée : le comptage de tout ou partie des lignes d'inventaire a été fait et validé. Les mouvements d'écart d'inventaire ont été passés, donc les lignes validées ne sont  plus modifiables, par contre, vous pouvez encore ajouter de nouvelles lignes d'inventaire à la liste.

*Clôturée : le comptage est terminé, toutes les lignes d'inventaire ont été validées. Cliquez sur Clôture pour clore la liste d'inventaire. L'ajout de toute nouvelle ligne d'inventaire est, de fait, interdit. Dans le cas où des lignes d'inventaires n'auraient pas été préalablement validées au moment de la clôture, ces lignes deviennent alors abandonnées : si un comptage avait été saisi mais non validé, il est perdu.

Comptage d'une ligne

Vous pouvez effectuer le comptage d'une ligne d'inventaire (saisie de la quantité comptée) :

  • directement au niveau de la ligne de bordereau (ou encore ligne de regroupement si la transaction d'inventaire présente certaines lignes regroupées),
  • ou en détail.  Cliquez sur Comptage détail depuis l'icône Actions disponible à la ligne de regroupement, pour ouvrir la fenêtre de détail.

Vous pouvez alors saisir la quantité comptée pour une ligne, soit en unité de conditionnement, soit en unité de stock.

La saisie d'un stock nul se fait en sélectionnant la valeur Oui dans la colonne Stock nul de la ligne concernée. Toutes les lignes concernant le regroupement sont typées stock nul dans ce cas.

Si la ligne présentée est un regroupement de plusieurs lignes d'inventaire et que la quantité comptée pour ce regroupement est différente de la quantité théorique en stock, alors le système ouvre la fenêtre de saisie détaillée du comptage dans laquelle est présenté le détail des lignes d'inventaire objet du regroupement. Vous pouvez alors répartir la quantité comptée sur les lignes d'inventaire.  Si la ventilation de cette quantité comptée est différente de la quantité saisie au niveau du regroupement, le système émet un avertissement.

Dans la fenêtre de saisie détaillée apparaissent toutes les lignes correspondant au regroupement ou à la liste. Seules les lignes non validées sont modifiables.
En fonction du mode de gestion de l'article concerné, les champs Lot, Sous lot, Version majeure (la version mineure, non discriminante, n'est pas présentée car non enregistrée dans la table des stocks) Série, Emplacement, Numéro contenant sont activées ou non dans cette fenêtre de détail.

Que la saisie soit effectuée au niveau de la ligne de bordereau ou dans la fenêtre de saisie détaillée :

  • si la gestion des numéros de série de l'article n'est pas globale, la quantité de chaque ligne d'inventaire est positionnée obligatoirement à 1 et n'est pas modifiable. Seule la case à cocher Stock nul permet d'intervenir sur la quantité. Ainsi, si un numéro de série n'existe pas physiquement, vous le cochez en Stock nul et vous créez éventuellement un nouvelle ligne pour ajouter le bon numéro de série.
     
  • si la gestion des numéros de série de l'article est globale et que la quantité comptée est différente de la quantité sur la ligne, la fenêtre N° de saisie à inventorier s'ouvre automatiquement pour vous permettre de saisir le(s) numéro(s) de série à entrer ou de sélectionner le(s) numéro(s) de série à sortir. 

Multi-comptage

Lorsque la session d'inventaires prévoit un multi-comptage (trois comptages au total, dont un définitif), des colonnes supplémentaires sont affichées dans le bordereau d'inventaire. Il s'agit :

  • des colonnes pour saisir les quantités comptées lors du premier et du deuxième comptage.
    Si le préchargement est demandé au niveau de la transaction de saisie utilisée, les quantités théoriques de stock sont proposées par défaut pour le premier et le deuxième comptage. Elles restent modifiables. Une fois enregistrées, ces quantités ne sont plus modifiables (si nécessaire, vous pouvez toutefois supprimer le dernier comptage effectué en cliquant sur l'option Raz comptage(s) dans le volet d'actions).
    Lorsque la quantité comptée lors du deuxième comptage  est identique à celle du premier comptage, cette quantité est initialisée automatiquement sur le comptage définitif, mais reste modifiable. Une fois la quantité du comptage définitif enregistré, le statut de la ligne passe automatiquement à : Comptée.
  • une colonne intitulée *. Elle présente l'évolution des comptages :
      • + : indique que la liste fait l'objet d'un multi-comptage. Le comptage n'a pas encore commencé.
      • +1 : indique que le premier comptage a commencé, +2 que le deuxième comptage a commencé, et +3 que le comptage définitif a commencé.
      • *1 : indique que le premier comptage est terminé, *2 que le deuxième comptage est terminé. La ligne conserve le statut : A compter.
      • le champ est vide lorsque les trois comptages sont terminés. Le statut de ligne prend alors pour valeur : Comptée.

Ajout de ligne

Lors de l'inventaire, il est possible de trouver physiquement un article, ou un lot, ou un sous lot, etc... inexistant dans le stock théorique. Le système permet d'enregistrer le comptage de ce stock par ajout de ligne sur la liste d'inventaire. L'ajout de ligne peut se faire à différents niveaux :

*Soit par saisie d'une nouvelle ligne lors d'un comptage sur la fenêtre de détail : sur cette nouvelle ligne sont préchargées  les caractéristiques de stock communes aux lignes déjà présentes dans ce détail, caractéristiques non saisissables.

*Soit en cliquant sur Ajout ligne(s) depuis l'icône Actions sur une ligne de regroupement : la fenêtre de saisie détaillée vide s'ouvre, l'activation du raccourci clavier F2 permet d'entrer en saisie dans le tableau directement sur la première zone saisissable : sur cette nouvelle ligne sont préchargées  les caractéristiques de stock communes aux lignes que regroupe la ligne de regroupement dont on est parti.

*Soit par saisie d'une nouvelle ligne directement au niveau de l'écran de regroupement.

Si vous ajoutez une nouvelle ligne concernant un lot inexistant, le système ouvre la fenêtre de saisie du détail lot : renseignez alors les caractéristiques du nouveau lot.

Valorisation des lignes et des mouvements d'écart

Les lignes d'inventaire sont valorisées suivant la règle retenue pour les valorisations de sortie de l'article.

Les mouvements d'écart d'inventaire sont valorisés selon la règle retenue sur la méthode de valorisation de l'article : il est possible de paramétrer une règle pour valoriser les mouvements d'écart négatif, ainsi qu'une valeur de repli et une règle pour valoriser les mouvements d'écart positif, ainsi qu'une valeur de repli. (voir la documentation relative au paramétrage des méthodes de valorisation article).