Inventaire
Utilisez cette fonction pour reprendre une à une les listes d'inventaire générées pour une session et procéder au comptage du stock sélectionné. La liste de sélection présente l'ensemble des sessions d'inventaire et leurs listes respectives.
Cette fonction s'appuie sur un paramétrage de transactions d'inventaire qui vous permet, entre autres, de choisir si vous souhaitez réaliser un comptage détaillé du stock ou un comptage « agrégé » pour tous les lots, sous lot, numéros de série d'un article par exemple (voir la documentation Paramétrage des transactions d'inventaire).
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Ecran de saisie
Généralités
A l'entrée dans la fonction d'inventaire, choisissez une transaction d'inventaire parmi celles paramétrées. C'est par le biais du paramétrage des transactions d'inventaire que vous indiquez si vous souhaitez réaliser :
- un comptage détaillé du stock,
- un comptage « agrégé » pour tous les lots, sous lots, numéros de série d'un article par exemple.
Reportez-vous à la documentation Paramétrage des transactions d'inventaire.
En fonction de ce paramétrage, le système présente dans le bordereau d'inventaire les lignes d'inventaire regroupées ou non, sachant qu'une ligne d'inventaire est le reflet d'une ligne de stock, ou bien d'une ligne article pour les articles de la sélection dont le stock est nul.
Une liste d'inventaire est rattachée à une session d'inventaire. Choisissez une liste d'une session donnée dans le volet de sélection afin de procéder au comptage informatique du stock sélectionné.
En fonction du paramétrage de la session d'inventaire, le comptage peut s'effectuer sous forme d'un multi-comptage. Les modalités de fonctionnement sont décrites ci-après.
Une liste d'inventaire concerne un site et une session. Elle peut être dans l'un des statuts :
A compter : la liste a été générée, mais elle n'a pas encore fait l'objet d'un comptage ou n'est que partiellement comptée
Validée partielle ou validée : le comptage de tout ou partie des lignes d'inventaire a été fait et validé. Les mouvements d'écart d'inventaire ont été passés, donc les lignes validées ne sont plus modifiables, par contre, vous pouvez encore ajouter de nouvelles lignes d'inventaire à la liste.
Clôturée : le comptage est terminé, toutes les lignes d'inventaire ont été validées. Cliquez sur Clôture pour clore la liste d'inventaire. L'ajout de toute nouvelle ligne d'inventaire est, de fait, interdit. Dans le cas où des lignes d'inventaires n'auraient pas été préalablement validées au moment de la clôture, ces lignes deviennent alors abandonnées : si un comptage avait été saisi mais non validé, il est perdu.
Comptage d'une ligne
Vous pouvez effectuer le comptage d'une ligne d'inventaire (saisie de la quantité comptée) :
- directement au niveau de la ligne de bordereau (ou encore ligne de regroupement si la transaction d'inventaire présente certaines lignes regroupées),
- ou en détail. Cliquez sur Comptage détail depuis l'icône Actions disponible à la ligne de regroupement, pour ouvrir la fenêtre de détail.
Vous pouvez alors saisir la quantité comptée pour une ligne, soit en unité de conditionnement, soit en unité de stock.
La saisie d'un stock nul se fait en sélectionnant la valeur Oui dans la colonne Stock nul de la ligne concernée. Toutes les lignes concernant le regroupement sont typées stock nul dans ce cas.
Si la ligne présentée est un regroupement de plusieurs lignes d'inventaire et que la quantité comptée pour ce regroupement est différente de la quantité théorique en stock, alors le système ouvre la fenêtre de saisie détaillée du comptage dans laquelle est présenté le détail des lignes d'inventaire objet du regroupement. Vous pouvez alors répartir la quantité comptée sur les lignes d'inventaire. Si la ventilation de cette quantité comptée est différente de la quantité saisie au niveau du regroupement, le système émet un avertissement.
Dans la fenêtre de saisie détaillée apparaissent toutes les lignes correspondant au regroupement ou à la liste. Seules les lignes non validées sont modifiables.
En fonction du mode de gestion de l'article concerné, les champs Lot, Sous lot, Version majeure (la version mineure, non discriminante, n'est pas présentée car non enregistrée dans la table des stocks) Série, Emplacement, Numéro contenant sont activées ou non dans cette fenêtre de détail.
Que la saisie soit effectuée au niveau de la ligne de bordereau ou dans la fenêtre de saisie détaillée :
- si la gestion des numéros de série de l'article n'est pas globale, la quantité de chaque ligne d'inventaire est positionnée obligatoirement à 1 et n'est pas modifiable. Seule la case à cocher Stock nul permet d'intervenir sur la quantité. Ainsi, si un numéro de série n'existe pas physiquement, vous le cochez en Stock nul et vous créez éventuellement un nouvelle ligne pour ajouter le bon numéro de série.
- si la gestion des numéros de série de l'article est globale et que la quantité comptée est différente de la quantité sur la ligne, la fenêtre N° de saisie à inventorier s'ouvre automatiquement pour vous permettre de saisir le(s) numéro(s) de série à entrer ou de sélectionner le(s) numéro(s) de série à sortir.
Multi-comptage
Lorsque la session d'inventaires prévoit un multi-comptage (trois comptages au total, dont un définitif), des colonnes supplémentaires sont affichées dans le bordereau d'inventaire. Il s'agit :
- des colonnes pour saisir les quantités comptées lors du premier et du deuxième comptage.
Si le préchargement est demandé au niveau de la transaction de saisie utilisée, les quantités théoriques de stock sont proposées par défaut pour le premier et le deuxième comptage. Elles restent modifiables. Une fois enregistrées, ces quantités ne sont plus modifiables (si nécessaire, vous pouvez toutefois supprimer le dernier comptage effectué en cliquant sur l'option Raz comptage(s) dans le volet d'actions).
Lorsque la quantité comptée lors du deuxième comptage est identique à celle du premier comptage, cette quantité est initialisée automatiquement sur le comptage définitif, mais reste modifiable. Une fois la quantité du comptage définitif enregistré, le statut de la ligne passe automatiquement à : Comptée. - une colonne intitulée *. Elle présente l'évolution des comptages :
- + : indique que la liste fait l'objet d'un multi-comptage. Le comptage n'a pas encore commencé.
- +1 : indique que le premier comptage a commencé, +2 que le deuxième comptage a commencé, et +3 que le comptage définitif a commencé.
- *1 : indique que le premier comptage est terminé, *2 que le deuxième comptage est terminé. La ligne conserve le statut : A compter.
- le champ est vide lorsque les trois comptages sont terminés. Le statut de ligne prend alors pour valeur : Comptée.
Ajout de ligne
Lors de l'inventaire, il est possible de trouver physiquement un article, ou un lot, ou un sous lot, etc... inexistant dans le stock théorique. Le système permet d'enregistrer le comptage de ce stock par ajout de ligne sur la liste d'inventaire. L'ajout de ligne peut se faire à différents niveaux :
Soit par saisie d'une nouvelle ligne lors d'un comptage sur la fenêtre de détail : sur cette nouvelle ligne sont préchargées les caractéristiques de stock communes aux lignes déjà présentes dans ce détail, caractéristiques non saisissables.
Soit en cliquant sur Ajout ligne(s) depuis l'icône Actions sur une ligne de regroupement : la fenêtre de saisie détaillée vide s'ouvre, l'activation du raccourci clavier F2 permet d'entrer en saisie dans le tableau directement sur la première zone saisissable : sur cette nouvelle ligne sont préchargées les caractéristiques de stock communes aux lignes que regroupe la ligne de regroupement dont on est parti.
Soit par saisie d'une nouvelle ligne directement au niveau de l'écran de regroupement.
Si vous ajoutez une nouvelle ligne concernant un lot inexistant, le système ouvre la fenêtre de saisie du détail lot : renseignez alors les caractéristiques du nouveau lot.
Valorisation des lignes et des mouvements d'écart
Les lignes d'inventaire sont valorisées suivant la règle retenue pour les valorisations de sortie de l'article.
Les mouvements d'écart d'inventaire sont valorisés selon la règle retenue sur la méthode de valorisation de l'article : il est possible de paramétrer une règle pour valoriser les mouvements d'écart négatif, ainsi qu'une valeur de repli et une règle pour valoriser les mouvements d'écart positif, ainsi qu'une valeur de repli. (voir la documentation relative au paramétrage des méthodes de valorisation article).
Bloc numéro 1
Site stock (champ STOFCY) |
Saisissez ou sélectionnez un site de stockage sur lequel l'article est actif. L'icône de Sélection (loupe) propose uniquement les articles référencés dans la table des articles-sites. |
Session inventaire (champ CUNSSSNUM) |
Numéro de la session inventaire. |
champ CUNSSSDES |
Référence permettant d'identifier la session d'inventaire. |
champ CUNSSSTYP |
Indiquez si l'inventaire s'effectue :
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Bloc numéro 2
Liste inventaire (champ CUNLISNUM) |
Numéro de la dernière liste inventaire. |
champ CUNLISSTA |
Ce champ, non saisissable, affiche le statut de la session :
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Nombre lignes (champ NBRLIG) |
Ce champ désigne le nombre de lignes maximum du tableau. |
Bloc numéro 3
Désignation mvt (champ MVTDES) |
Saisissez une désignation libre qui sera inscrite dans tous les mouvements de stock associés à la ligne de livraison. |
Opérateur (champ USR) |
Si un code utilisateur est saisi dans ce champ, le traitement est lancé uniquement sur les pièces comptables saisies par l'utilisateur. Si ce champ est laissé vide, seules les pièces comptables de l'utilisateur courant sont incluses. |
Date création (champ CREDAT) |
Ce champ indique la date de création (saisie) de l'objet. |
Date imputation (champ IPTDAT) |
Il s'agit de la date qui est utilisée pour enregistrer les mouvements et écarts de stock constatés lors de la validation de la liste d'inventaire. Par défaut, cette date prend pour valeur la date de création de la session d'inventaire dont dépend la liste. Elle peut néanmoins être modifiée par l'utilisateur si la transaction de saisie utilisée le permet et si la liste d'inventaire est en cours de comptage. Si tout ou partie de l'inventaire a déjà été validé, cette date ne peut être modifiée.
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Inventoriste 1 (champ CTGUSR1) |
Ce champ vous permet d'indiquer le nom de l'inventoriste. Sur des champs traduisibles tels que celui-ci, vous pouvez saisir un intitulé dans d'autres langues que la langue de connexion courante : cliquez sur Traductions en ligne, depuis l'icône Actions. |
Inventoriste 2 (champ CTGUSR2) |
Inventoriste (champ CTGUSR) |
Etat (champ CUNLISSTAD) |
* (champ SAICOD) |
Article (champ ITMREF) |
Ce champ indique la référence de l'article à traiter. |
Désignation (champ ITMDES1) |
Il s'agit de la désignation saisie sur la fiche article. Cette désignation est transférée de la facture de vente à la facture d’achat dans le cas d’une facturation inter-sociétés. Lorsque la facture est issue d'une autre pièce, la désignation standard est héritée de la ligne d'origine. |
Dépôt (champ WRH) |
La présence de ce champ est soumise au code activité WRH. Ce champ n’est pas affiché lorsqu’il est paramétré comme étant ‘Invisible’ au niveau de la transaction de saisie utilisée : il constitue ainsi un critère de regroupement. Pour visualiser la ventilation de la ligne d’inventaire sur les différents dépôts, cliquez sur Comptage détail depuis l’icône Actions. |
Numéro contenant (champ LPNNUM) |
Ce champ est soumis au code activité LPN - Gestion des contenants internes. Il s'agit du numéro de contenant sur lequel porte la ligne d'inventaire. Ce champ n’est pas affiché lorsqu’il est paramétré comme étant ‘Invisible’ au niveau de la transaction de saisie utilisée : il constitue ainsi un critère de regroupement. |
Emplacement (champ LOC) |
Référence de l'emplacement à traiter. Ce champ n’est pas affiché lorsqu’il est paramétré comme étant ‘Invisible’ au niveau de la transaction de saisie utilisée : il constitue ainsi un critère de regroupement. |
Lot (champ LOT) |
Ce champ indique le lot associé à ce mouvement de stock. Ce champ n’est pas affiché lorsqu’il est paramétré comme étant ‘Invisible’ au niveau de la transaction de saisie utilisée : il constitue ainsi un critère de regroupement. |