Une échéance est caractérisée par un ensemble de données relatives à l'opération qu'elle représente : le numéro de la pièce origine, la date d'échéance de cette pièce, son mode de règlement, la devise, le montant….

La gestion des échéances permet donc de faciliter le suivi des opérations enregistrées avec un Tiers (via les modules Achats, Ventes, Tiers ou Comptabilité) sous un type de pièce paramétré dans cette optique (gestion des échéances).

Dès lors que ces opérations sont traitées totalement en règlement (provisoire ou définitif) ou comptabilisées comme " en banque " (écritures lettrées), on ne peut plus gérer leurs échéances (mis à part la possibilité de placer une échéance sur relevé ou de lui associer un code litige).

Les échéances des opérations traitées partiellement en règlement restent gérables.

Cette fonction de gestion des échéances permet :

  • de visualiser l'ensemble des échéances relatives à une société, un site, un tiers…(suivant le niveau de définition de la sélection).
  • de modifier ces échéances à plusieurs niveaux :
    • la date d'échéance
    • le mode de règlement de cette échéance
    • éclater le montant de l'échéance en n échéances distinctes
    • préciser un éventuel litige
    • activer ou désactiver la gestion des relances
    • le niveau de " Bon à payer "
    • le tiers payeur ou payé
    • modifier le code d'escompte / agio

Pour ne traiter que quelques factures dont on connaît le numéro (pour leur affecter leur niveau de BAP, par exemple, la fonction de 'Saisie des échéances' est de fait plus adaptée que la fonction de gestion des échéances.

On peut également gérer les échéances individuellement en facturation dans les modules Achats, Ventes ou Tiers par l'utilisation du bouton adéquat, ou par le menu contextuel en saisie de pièces dans le module Comptabilité.

Pré-requis

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Gestion de l'écran

C'est sur cet écran unique que l'on peut directement saisir la ou les échéances à consulter / modifier.

Ecran de saisie

Modification des échéances

La liste des échéances sélectionnées s'affiche à l'écran. Cet écran se compose de lignes où l'on retrouve toutes les informations liées à l'échéance. En pied de tableau quatre cadres donnent le total de la sélection (paramétrable dans l'écran de consultation), le détail de l'échéance, le total de l'écriture et rappellent les caractéristiques de l'escompte/agio.

Le tableau des échéances

L'affichage des zones est étroitement lié au paramétrage de l'écran.

Chaque ligne de ce tableau représente une échéance. On y trouve donc toutes les informations la caractérisant comme :

  • le numéro de facture, la date d'échéance, le tiers facture ou commande le tiers payeur / payé etc…
  • le numéro de la pièce d'origine. Afin d'affiner la traçabilité de l'origine de l'échéance, un menu contextuel permet de connaître la pièce d'origine de la pièce génératrice de l'échéance (exemple : le numéro de commande pour la facture génératrice de l'échéance). Cette tracabilité n'est possible que pour les factures (et/ou avoirs) où la zone " document d'origine " a été renseignée.
  • la devise. Tous les montants des échéances peuvent être affichés soit dans la devise de transaction, soit dans la devise de société ou encore dans la devise de reporting.
  • le sens (S) de l'échéance d'un point de vue comptable : Débit/Crédit

Les différentes actions possibles au niveau des lignes sont les suivantes :

Modification des paramètres d'une échéance

En cliquant sur une rubrique d'une échéance, on peut modifier :

  • la date d'échéance
  • la valeur du Bon à payer
  • le code litige
  • le mode de paiement
  • la gestion des relances
  • le tiers payé/payeur
  • la génération du relevé (accessible par clic droit)
  • le code escompte/agio
  • le code adresse payeur/payé

Eclatement d'une échéance en échéances multiples

Dans la zone " Montant " de l'échéance à traiter, il suffit de modifier le montant en valeur d'une des nouvelles échéances constitutives.

Ce changement de montant déclenche le basculement vers une nouvelle fenêtre qui permet la saisie de nouvelles lignes. On peut alors modifier la répartition de l'échéance entre les différents postes et solder la dernière par clic droit.

Au cas où un règlement partiel aurait déjà eu lieu, des contrôles supplémentaires sont activés.

Regroupement d'échéances

Le regroupement d'échéances est basé sur le même principe que l'éclatement. On ne peut pas supprimer une échéance directement dans les lignes du tableau. Sur une des échéances à regrouper, il suffit de modifier le montant en indiquant le montant total de l'échéance groupée. Une nouvelle fenêtre apparaît. C'est sur cette fenêtre que les lignes d'échéances supplémentaires peuvent être supprimées.

Les informations de bas de page

Lorsque l'on sélectionne une échéance avec le curseur, des informations supplémentaires sur celle-ci ou encore sur le total de la sélection.

Total Sélection :

Ce pavé est optionnel et dépend du paramétrage de l'écran. Il présente pour la sélection en-cours des informations clefs : le nombre d'échéances et leur montant et solde total, le montant global de règlements définitifs ou provisoires.

Détail échéance :

Ce détail apparaît lorsqu'une échéance est sélectionnée. Il permet de faire ressortir les informations sur le payeur/payé et le site de l'opération. 
Pour les échéances placées ou devant être placées sur un relevé, la zone " relevé " est renseignée. S'affiche respectivement ou le numéro du relevé ou " A faire ".
Enfin, si l'échéance est réglée - ou partiellement réglée - le numéro de règlement est affiché.

Total écriture :

Le montant total de l'échéance est indiqué dans la zone "Total", une même pièce pouvant être éclatée en plusieurs échéances. Pour les échéances réglées définitivement ou partiellement, le montant du règlement ainsi que le solde de l'échéance apparaissent dans les zones prévues à cet effet.

Boutons spécifiques

Critères

SEEREFERTTO Pour plus d'informations, consultez le paragraphe 'Critères de sélection des échéances' de la fonction 'Gestion des échéances'.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Ce site est dans la société xxx

Le site saisi ne fait pas partie de la société saisie préalablement.

Mt échéance > Mt ligne de pièce

Le montant saisi de l'échéance est supérieur au montant de la ligne de pièce rattachée.

Mt échéance < Mt déjà réglé

Le montant saisi de l'échéance est inférieur au montant du règlement de l'échéance.

Mode de règlement non concerné par les relevés

Ce message peut se produire dans 2 cas :

  • en saisie d'un mode de règlement non rattaché à un code relevé, alors que l'échéance est dans un relevé (message d'erreur), ou que le relevé est à faire pour cette échéance (message d'avertissement). Dans ce dernier cas, et si l'on poursuit, l'information " Relevé à faire " passe automatiquement à " non ".
  • à l'activation de la touche de fonction " Relevé " sur une échéance dont le mode de règlement n'est pas rattaché à un code relevé.
Nombre d'échéances > Nombre de lignes du tableau

En affichage du tableau multi-échéances, le nombre d'échéances dépasse la taille du tableau.

Il n'y a qu'une échéance , Annulation impossible

Dans le tableau multi-échéances, s'il ne reste qu'une seule échéance, son annulation est impossible.

Annulation impossible de toutes les échéances

Dans le tableau multi-échéances, il faut au minimum une ligne d'échéance.

Il y a un règlement sur cette échéance , Annulation impossible

L'échéance est rattachée à un ou plusieurs règlements.

L'échéance appartient à un relevé , Annulation impossible

L'échéance est rattachée à un relevé.

Total montant échéances <> Montant ligne de pièce

En validation du tableau multi-échéances, la somme des montants des échéances est différente du montant de la ligne de pièce. Modifier un ou des montants pour obtenir le montant total de la ligne de pièce, qui est affiché pour information en bas à droite de l'écran.

Tables mises en oeuvre

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