Soumission pour approbation
Cette fonction permet au responsable budgétaire d'effectuer une demande d'approbation pour les enveloppes, budgets et lignes budgétaires, de statut "saisi", dont il est responsable. Dès la demande d'approbation, les objets passent en statut "A approuver".
Cette demande peut être effectuée par l'envoi d'un message WORKFLOW au signataire. A réception de ce message, le signataire peut, soit signer directement à partir de sa messagerie, soit accéder à la liste des objets budgétaires qu'il doit appouver.
Les demandes d'approbation peuvent être assorties ou non d'un circuit de signatures piloté par WORKFLOW.
Si le processus d'approbation comporte plusieurs signataires, les signatures suivantes s'effectuent selon le même processus que pour le premier signataire.
L'enveloppe, le budget ou la ligne budgétaire ne passent en statut "Approuvé" qu'après obtention de la dernière signature. En cas de refus de l'un des signataires du circuit, le statut repasse à "Saisi".
Approbation des enveloppes, budgets et lignes budgétaires
Le processus d'approbation comporte deux fonctions :
Soumission de la demande d'approbation :
- Depuis l'objet concerné : enveloppe (barre de menu), budget par exercice, ligne de budget
- Via un écran de soumission permettant de faire une demande d'approbation multiple : lignes budgétaires, budgets et enveloppes ou Budgets et enveloppes, en fonction du choix de l'utilisateur, de ses droits et des paramètres généraux déterminant les objets à approuver.
Validation ou refus de l'approbation :
- Validation ou refus de l'approbation par l'intermédiaire de la messagerie, en réponse à un message reçu, en cliquant sur le lien correspondant ou par accès à la fonction par sélection du fichier lié,
- Via un écran de soumission permettant de valider ou de refuser la demande pour l'ensemble des objets d'une demande multiple ou pour un objet unique.
Montant approuvé
Les révisions passent en statut Approuvé après obtention de la dernière signature. Lorsqu'une demande de révision est approuvée, le Montant approuvé n'est pas actualisé sur les enregistrements liés. Pour des raisons de traçabilité, ce montant est figé à la valeur du premier montant approuvé. Pour consulter l'évolution du Montant approuvé, lancez la fonction Consultation des révisions.
En cas de refus de l'un des signataires du circuit, la révision prend le statut Refusé.
Durant tout le cycle d’approbation, vous ne pouvez pas modifier l’enveloppe, le budget, les lignes budgétaires et la demande de révision. Ce contrôle est levé dès approbation ou refus de la révision.
Après approbation, vous pouvez uniquement annuler une révision en utilisant une révision inverse.
L'approbation d'un objet unique permet de modifier le montant approuvé de cet objet, dans la limite des contrôles mis en place. Exemple : Le montant de l'enveloppe ne peut pas être inférieur au total de ses budgets. Le montant du budget ne peut pas dépasser le montant de l'enveloppe et doit être inférieur au total des lignes de budget, etc.
Seuls les objets budgétaires comportant des montants peuvent être soumis à l'approbation et approuvés, à l'exception de ceux typés Hors budget qui peuvent être soumis à l'approbation et approuvés avec un montant égal à zéro.
La gestion des approbations des enveloppes, budgets et lignes budgétaires est régie par trois paramètres société permettant de définir les contrôles (Oui/Non) à réaliser sur chaque niveau budgétaire. Il n’y a pas de contrôle particulier de cohérence entre les différentes valeurs.
Ces paramètres (chapitre GDD, groupe GDD) permettent d'indiquer si :
- Une approbation doit être traitée au niveau de l'enveloppe budgétaire : GDDAPPENV - Approbation des enveloppes
- Une approbation doit être traitée au niveau budget par exercice : GDDAPPBUD - Approbation budgets exercices
- Une approbation doit être traitée au niveau de la ligne budgétaire : GDDAPPLIG - Approbation lignes budgétaires
Les différentes combinaisons possibles sont les suivantes :
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Conséquences |
Enveloppe |
Budget |
Ligne |
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1 Le statut de chaque niveau évolue indépendamment |
Oui |
Oui |
Oui |
|
2 Le statut de la LB évolue en fonction du statut de son budget. |
Oui |
Oui |
Non |
|
3 Le statut du budget évolue en fonction du statut de son enveloppe |
Oui |
Non |
Oui |
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4 Le statut du budget et des LB évolue en fonction de l'enveloppe |
Oui |
Non |
Non |
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5 Seuls les statuts du budget et des lignes évoluent |
Non |
Oui |
Oui |
|
6 Le statut de la LB évolue en fonction de son budget |
Non |
Oui |
Non |
|
7 Seul le statut de la LB évolue |
Non |
Non |
Oui |
La combinaison des options Non + Non + Non est interdite par un contrôle effectué en saisie des paramètres généraux.
Si un niveau est à Non, son champ Statut sera affecté du statut de l'entité supérieure lors de la création et suivra ce statut lors des mises à jour.
Ainsi, si une ligne budgétaire, soumise à l'évolution de son budget, est créée après soumission du budget, cette ligne est créée en statut A approuver, si elle est créée après approbation de son budget, elle est créée en statut Approuvé. Le refus d'approbation d'un objet soumis à approbation effectue la remise au statut Saisi des objets qui sont liés à son évolution. Dans l'exemple précédent, si le budget reçoit un refus d'approbation, toutes ses lignes sont remises en statut "saisi".
Ces différents niveaux d'approbation sont traités de façon séquentielle et selon des circuits d'approbation distincts et paramétrables :
- Approbation en cascade : La demande d'approbation d'un Budget par exercice est déclenchée, seulement s'il appartient à une 'Enveloppe budgétaire' approuvée ou s'il n'y a pas d'approbation de gérée au niveau 'Enveloppe budgétaire'. De même, la demande d'approbation d'une "Ligne budgétaire" est déclenchée, seulement si elle appartient à un "Budget par exercice" approuvé ou s'il n'y a pas d'approbation gérée au niveau du "Budget par exercice".
- Approbation multiple : Vous pouvez effectuer des demandes d'approbation conjointes pour une ligne, un budget et une enveloppe en effectuant la sélection par le niveau le plus bas. Dans le cas d'une configuration demandant l'approbation des enveloppes, des budgets et des lignes budgétaires (Oui + Oui + Oui), la sélection d'une ligne budgétaire sélectionne automatiquement le budget et l'enveloppe. Si on ne veut pas demander l'approbation des lignes budgétaires, la sélection s'effectue à partir du budget qui sélectionne automatiquement l'enveloppe correspondante. La demande d'approbation des lignes budgétaires ne pourra ensuite être effectuée que lorsque leurs budgets seront approuvés. Il n'est pas possible de sélectionner la ligne budgétaire seule, si son budget et son enveloppe ne sont pas approuvés.
- Déconnexion des lignes budgétaires : Ces règles en cascade peuvent être supprimées au niveau de l'utilisateur (paramètre général) pour permettre l'approbation d'une ligne budgétaire par anticipation et autoriser la passation d'achats sur ces lignes, sans provoquer l'approbation des budgets et enveloppes correspondantes.
- Accès limité par utilisateur : Dans le cadre des règles ci-dessus, les paramètres utilisateurs USRAPPENV, USRAPPBUD et USRAPPLIG permettent de limiter l'approbation, pour un utilisateur donné, aux enveloppes seules, aux budgets seuls, ou aux lignes seules, ou à une combinatoire de ces objets (enveloppes et budgets, ou budgets et lignes)
Ces restrictions ne changent pas les règles de gestion des approbations, et un utilisateur autorisé à l'approbation des lignes budgétaires verra ces lignes budgétaires si les paramètres d'approbation en prévoient l'approbation directe et lorsque les budgets et enveloppes seront approuvés directement ou indirectement. Il en est de même pour une limitation à l'approbation des budgets, qui seront présentés si leur approbation est directe et après approbation des enveloppes.
La mise en place d'une gestion des approbations implique la cinématique suivante :
- Statut défini sur Saisi lors de l'enregistrement de l'enveloppe, du budget et de la ligne,
- Déclenchement d'un workflow par un bouton Demande d'approbation au niveau de chaque objet et/ou fonction Demande d'approbation globale. Le statut est défini sur A approuver.
- Réponse à ce workflow par le ou les signataires (selon les circuits de signatures mis en place). Le statut est défini sur Approuvé ou Saisi en cas de refus. Cette approbation ou ce refus s'applique à l'objet visé mais également aux objets de niveau inférieur, qui ne comporteraient pas de gestion des approbations.
Circuits de signatures
Paramétrage préalable
L'approbation des enveloppes, budgets et lignes budgétaires et l'approbation des révisions budgétaires peuvent être assorties d'un circuit de signatures paramétrable. La mise en place de ces circuits de signature est liée au paramétrage des éléments suivants :
- Modèle de données BUOAPP pour le groupe de tables liées à la table BUDAPP (BOA) pour les approbations budgétaires et BUOREV pour le groupe de tables liées à la table BUDREV (BRV) pour les révisions.
- Règles de workflow BUOAPP, BUOAAPPREF, BUOAAPPVAL pour les approbations budgétaires et REVAPP, BUOREVREF, BUOREVVAL pour les révisions.
- Règles d'affectation des utilisateurs BUOAPP pour les approbations budgétaires et BUOREV pour les révisions.
- Affectation des utilisateurs. Cette fonction permet de saisir des formules sur les champs "utilisateur" lorsque la zone "Formule/utilisateur" est sélectionnée. Cette formule sera évaluée au moment de l'exécution du Workflow. Si la valeur du champ est inférieure ou égale à cinq on considère qu'il s'agit d'un code utilisateur saisi, et ce champ ne sera pas évalué.
Formules de recherche des signataires
La recherche des signataires peut être effectuée par saisie du code du signataire ou par une formule permettant de rechercher ce signataire par l'intermédiaire des entités.
Chaque entité comporte :
- Un code utilisateur,
- Une entité responsable,
- Une entité d'approbation,
- Une entité de rattachement.
L'enveloppe, ses budgets et ses lignes comportent une entité responsable, une entité d'approbation (EA1) et une entité de rattachement (ER1). L'entité d'approbation EA1 comporte elle-même une entité d'approbation EA2, et ainsi de suite jusqu'à la dernière entité de la pyramide. Il en est de même pour l'entité de rattachement ER1 rattachée à ER2, elle-même rattachée à ER3 jusqu'à la dernière entité de la pyramide. Chaque entité comportant un code responsable, celui-ci peut être recherché par une formule remplaçant le code utilisateur saisi dans le paramétrage (Cf tableau ci-dessous).
|
Pyramide approbation |
RES |
Niveau |
Pyramide rattachement |
RES |
Niveau |
|
|
Entité APP = 1 |
MCL9 |
EA3 |
Entité RAT = 1 |
MCL9 |
ER4 |
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Entité APP = 10 |
MCL2 |
EA2 |
Entité RAT = 20 |
MCL4 |
ER2 |
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Entité APP = 103 |
MCL1 |
EA1 |
Entité RAT = 203 |
MCL3 |
ER1 |
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|
Entité 20301 |
|
|
Entité 20301 |
|
|
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Le paramétrage des "Affectations Utilisateurs" peut donc s'effectuer de la manière suivante :
- Entité d'approbation = 103
- Signataire 1 = [F:ER1]USR (USR de l'entité 203, soit MCL3)
- Signataire 2 = [F:EA1]USR (USR de l'entité 103, soit MCL1)
- Signataire 3 = [F:EA2]USR (USR de l'entité 10, soit MCL2)
- Signataire 4 = [F:ER2]USR (USR de l'entité 20, soit MCL4)
- Signataire 5 = [F:EA3]USR (USR de l'entité 1, soit MCL9)
- Signataire 6 = [F:ER3]USR (USR de l'entité 1, soit MCL9)
L'utilisation des formules, permet, en cas de modification du responsable d'une entité de conserver les circuits de signatures mis en place, sans obligation de modification, cette modification étant automatiquement prise en compte lors de la modification dans l'entité.
Reportez-vous à la documentation de Gestion de l'écran
L'écran se compose de deux parties. La première partie permet d'accéder à un ensemble de critères de sélection, la seconde partie permet de visualiser sous forme d'un tableau l'ensemble des objets en regard des critères saisis.
Le nombre maximum de lignes autorisé par sélection est de 500. En cas de dépassement de cette limite, un message "Tableau plein" indique que la sélection dépasse les 500 lignes autorisées. La réponse "OK" à ce message présente donc les 500 premières lignes. Pour réduire la sélection, il faut utiliser les critères de sélection : Projet, bornes entités responsables, bornes entités d'approbation, bornes enveloppes.
Le bouton "Tout cocher/décocher" permet de sélectionner en une seule opération tous les objets budgétaires issus de la sélection. Cette action peut être annulée par utilisation du même bouton.
Ecran de saisie
Les informations d'en-tête de l'écran permettent de préciser les principaux critères de sélection de la consultation : Société ou site, période dans laquelle se situent les objets sélectionnés.
Des critères complémentaires peuvent être combinés pour réduire la population des objets à consulter : Projet, bornes entités responsables, bornes entités d'approbation, bornes enveloppes.
L'activation de la touche "Afficher/Raffraîchir" a pour effet d'afficher dans le tableau la liste des enveloppes budgétaires, de leurs budgets et de leurs lignes, correspondant à la sélection effectuée.
Si les critères saisis n'aboutissement à aucune sélection, un message "Aucun enregistrement pour ces sélections", en informe l'utilisateur qui doit modifier ses critères de sélection.
Sélection
| Société/site (champ CFY) |
|
Code du site ou de la société, à saisir ou à sélectionner dans la liste. Ce code permet de sélectionner l'ensemble des enveloppes, budgets et lignes budgétaires de statut "Saisi" de cette société, pour soumission à approbation. Si l'information saisie correspond à une société, la sélection présente tous les objets définis au niveau société, y compris ceux définis au niveau des sites de cette société. Si l'information saisie correspond à un site, la sélection présente uniquement les objets budgétaires définis au niveau de ce site. |
| Intitulé (champ INTCFY) |
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Intitulé associé au code du site ou de la société. |
Critères
| Date début (champ CRIDATSTR) |
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Les bornes de dates renseignées permettent de filtrer les objets budgétaires dont la date de début est comprise dans cet intervalle (Date de début supérieure ou égale à la date de début de la période et inférieure ou égale à la date de fin de la période). Par défaut, la date de début est alimentée par la date de début du dernier exercice ouvert (modifiable). Les enveloppes annuelles situées dans la période sont celles dont la date de début est située dans la période saisie. Les enveloppes pluriannuelles situées dans la période sont celles dont un des budgets comporte une date de début comprise dans la période saisie.
Après saisie des critères de sélection, l'activation de la touche "Afficher/Rafraichir" présente dans le tableau les enveloppes, les budgets et les lignes budgétaires approuvés (totalement ou partiellement) correspondant à la société ou au site, comprises dans la période déterminée. |
| Date fin (champ CRIDATEND) |
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Par défaut, la date de fin est initialisée par la date de fin du dernier exercice ouvert (modifiable). |
| Projet (champ CRIPRJ) |
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Critère de sélection permettant d'affiner la recherche. Seuls les projets, comportant au moins une enveloppe rattachée, liés à la société saisie, (directement, par leur site, leur groupe de sociétés ou leur groupe de sites) sont présentés en sélection. Seuls les enveloppes, les budgets et les lignes de ce projet, non approuvés sont présentés pour soumission à l'approbation. Après saisie de ces critères, l'activation de la touche "Afficher/Rafraichir" présente dans le tableau les enveloppes, les budgets et les lignes budgétaires non approuvés rattachés au projet déterminé. |
| Entité responsable début (champ ENTMSTR) |
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Critère de sélection permettant d'affiner la recherche sur une fourchette d'entités responsables. La première zone permet la sélection ou la saisie du premier code "entité responsable" de la fourchette, la seconde zone permet la saisie ou la sélection du dernier code " entité responsable" de la fourchette. Seules les entités dont le code société correspond au code société saisi sont présentées en sélection ainsi que les entités ne comportant pas de code société. Après saisie des critères de sélection, l'activation de la touche "Afficher/Rafraichir" présente dans le tableau les enveloppes, les budgets et les lignes budgétaires non approuvés (totalement ou partiellement) correspondant aux critères :
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| Entité responsable fin (champ ENTMEND) |
|
Zone permettant la saisie ou la sélection de la dernière entité responsable de la fourchette. |
| Entité d'approbation début (champ ENTASTR) |
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Critère de sélection permettant d'affiner la recherche sur une fourchette d'entités d'approbation. La première zone permet la sélection ou la saisie du premier code "entité d'approbation" de la fourchette, la seconde zone permet la saisie ou la sélection du dernier code " entité d'approbation" de la fourchette. Seules les entités dont le code société correspond au code société saisi sont présentées en sélection ainsi que les entités ne comportant pas de code société. Après saisie des critères de sélection, l'activation de la touche "Afficher/Rafraichir" présente dans le tableau les enveloppes, les budgets et les lignes budgétaires non approuvés (totalement ou partiellement) correspondant aux critères :
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| Entité d'approbation fin (champ ENTAEND) |
|
Zone permettant la saisie ou la sélection de la dernière entité d'approbation de la fourchette. |
| Enveloppe début (champ ENVSTR) |
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Critère de sélection permettant d'affiner la recherche sur une fourchette d'enveloppes. La première zone permet la sélection ou la saisie du premier code "Enveloppe" de la fourchette, la seconde zone permet la saisie ou la sélection du dernier code " enveloppe" de la fourchette. Seules les enveloppes comportant au moins un objet à approuver (enveloppe, budget ou ligne budgétaire) sont présentées en sélection. Après saisie des critères de sélection, l'activation de la touche "Afficher/Rafraichir" présente dans le tableau les enveloppes, les budgets et les lignes budgétaires non approuvés (totalement ou partiellement) correspondant aux critères :
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| Enveloppe fin (champ ENVEND) |
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Zone permettant la saisie ou la sélection de la dernière enveloppe de la fourchette. |
Bloc numéro 3
| Afficher/Rafraichir (champ SEARCH) |
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Après saisie du code société/site ou des critères de sélection, ce bouton permet de déclencher la présentation des enveloppes, budgets et lignes de statut "saisi" répondant aux critères de sélection. |
| Tout cocher/décocher (champ COCHER) |
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Ce bouton "Tout cocher/décocher" permet de sélectionner en une seule opération tous les objets budgétaires issus de la sélection. Cette action peut être annulée par utilisation du même bouton. |
Tableau Détails
| Niveau (champ NIV) |
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Désignation du niveau de l'objet soumis pour approbation : Enveloppe, budget exercice et ligne budgétaire. |
| Montant (champ AMT) |
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Montant budgété de l'enveloppe, du budget, de la ligne budgétaire, exprimé en HT. |
| Devise (champ CUR) |
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Ce code permet d'identifier la devise de gestion des enveloppes, des budgets et des lignes budgétaires. Il est contrôlé dans la table des devises. |
| Soumission (champ SOU) |
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Colonne permettant de cocher un objet à "Oui" pour lancer sa demande d'approbation. |
| Enveloppe (champ ENV) |
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Code de l'enveloppe budgétaire objet de l'approbation. |
| Libellé (champ ENVINT) |
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Désignation associée au code de l'enveloppe budgétaire. |
| Exercice (champ INTFIY) |
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Zone renseignée pour les lignes budgétaires et les budgets par exercice : code et libellé de l'exercice du budget. |
| Projet (champ PRJ) |
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Code du projet, de rattachement de l'enveloppe, ramené automatiquement de l'enveloppe lorsque celle-ci est rattachée à un projet. |
| Entité responsable (champ ENTMNA) |
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Entité assumant la gestion de l'enveloppe, de ses budgets et de ses lignes budgétaires. |
| Entité destinatrice (champ ENTDEN) |
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Entité consommatrice de la dépense. Information non modifiable issue de la ligne bugétaire. |
| Compte (champ ACC) |
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Compte budgétaire, issu de la ligne budgétaire, non modifiable. |
| Lot (champ LOT) |
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Code d'identification du lot défini dans le projet |
| Enveloppe |
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Ce bouton permet d'accéder à l'enveloppe et à ses budgets, pour les consulter ou les modifier. |
| Saisie ligne |
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Ce bouton permet d'accéder à la ligne budgétaire pour la consulter ou la modifier. |
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Vous n'avez rien coché. Souhaitez-vous quitter sans rien faire?
Ce message s'affiche lorsqu'après présentation des objets issus de la sélection, vous cliquez sur "OK" sans avoir effectué une demande d'approbation. La réponse "Oui" à ce message vous ramène au menu, la réponse "Non" vous laisse dans l'écran de sélection, vous permettant d'effectuer une demande d'approbation.
Aucun objet ne satisfait ces critères de sélection
Ce message s'affiche après saisie des critères de sélection lorsque vous utilisez le bouton "Afficher/Rafraîchir". Les éléments saisis ne permettent pas de retrouver d'objet correspondant : soit l'enveloppe n'est pas définie dans la société saisie, soit elle n'est pas rattachée au projet, soit les entités sont incohérentes par rapport à l'enveloppe, etc. Supprimez certains critères pour effectuer une recherche plus large.
L'enveloppe n'est pas définie sur cette société/site
Ce message s'affiche après saisie du code société et du code de l'enveloppe lorsque vous utilisez le bouton "Afficher/Rafraîchir". L'enveloppe saisie en critère de sélection n'appartient pas à la société saisie. Modifiez le code de l'enveloppe, ou le code de la société.
L'approbation du budget exercice ne peut être faite avec ce paramétrage
Ce message s'affiche, en approbation par objet, lorsque vous essayez de soumettre un budget à l'approbation, par clic droit sur le budget dans l'écran de saisie de l'enveloppe, et que le paramètre ne prévoit pas l'approbation directe du budget (GDDAPPBUD = NON).
L'enveloppe doit être approuvée pour approuver ce budget exercice
Ce message s'affiche, en approbation par objet, lorsque vous essayez de soumettre un budget à l'approbation, par clic droit sur le budget dans l'écran de saisie de l'enveloppe, alors que son enveloppe n'est pas approuvée et que le paramétrage impose l'approbation préalable de l'enveloppe (GDDAPPENV = Oui).
L'approbation de la ligne budgétaire ne peut être faite avec ce paramétrage
Ce message s'affiche, en approbation par objet, lorsque vous essayez de soumettre une ligne budgétaire à l'approbation, par clic droit sur la ligne budgétaire, et que le paramètre ne prévoit pas l'approbation directe de la ligne (GDDAPPLIG = NON).
Le budget exercice doit être approuvé pour approuver la ligne budgétaire
Ce message s'affiche, en approbation par objet, lorsque vous essayez de soumettre une ligne budgétaire à l'approbation, par clic droit sur la ligne budgétaire, alors que son budget n'est pas approuvé et que le paramétrage impose l'approbation préalable du budget (GDDAPPBUD = Oui).