Enveloppes budgétaires

Enveloppes hors Budget

En création d'une enveloppe budgétaire, vous pouvez indiquer que cette enveloppe doit être créée sans montant. Pour cela, sélectionnez la case à cocher 'Hors Budget' de l'écran de saisie. Elle permet d'engager des dépenses sur des enveloppes, budgets et lignes dont le montant prévu n'est pas connu lors de l'élaboration budgétaire, ou qu'il n'est pas souhaitable d'indiquer. La gestion et l'évolution de ces types d'enveloppes suivent le processus suivant :  

• L'activation de l'option 'Hors budget' sur une enveloppe permet d'autoriser la création de l'enveloppe, de ses budgets et des ses lignes sans montant. La saisie des montants est interdite.
• Les enveloppes, budgets et lignes 'Hors budget' (ou seulement les lignes budgétaires si l'approbation des lignes a été déconnectée de l'approbation de leurs budgets et de leurs enveloppes : paramètre utilisateur GDDDEPAPP à Oui) doivent être approuvées pour permettre la saisie des dépenses d'achats (demandes d'achats, commandes, factures). Cette approbation a pour effet de fixer le montant approuvé de l'enveloppe, du budget et, ou seulement, des lignes à zéro.
• La saisie des demandes d'achats, des commandes et des factures entraîne l'apparition d'un solde négatif sur les lignes, le budget et l'enveloppe. Les contrôles de dépassement mis en place dans la gestion des budgets opérationnels ne sont pas appliqués.
• Lorsque les montants de l'enveloppe, du budget et de ses lignes sont connus, ils peuvent être alimentés par le biais des révisions. Pour effectuer une révision, l'enveloppe et le budget doivent avoir été approuvés au préalable si seules les lignes budgétaires ont été approuvées. Après révision, une réserve peut être constituée sur ces enveloppes.
• Un utilitaire accessible par le menu 'Annulation hors budget' vous permet d'effectuer l'annulation du statut 'Hors budget' lorsque des révisions ont été effectuées.
• Si cet indicateur est conservé, aucun contrôle de dépassement n'est effectué en saisie de demandes d'achats ou de commandes.
• Si cet indicateur est annulé, les budgets, enveloppes et lignes budgétaires, suivent les règles de gestion mises en place dans l'application sur les dépassements.

Niveaux de définition des projets et des enveloppes

Un projet peut être défini pour un site, une société, ou être transversal, c'est-à-dire défini pour un groupe de sociétés ou un groupe de sites.

Une enveloppe budgétaire est liée à un code budget. Ce code budget définit si le niveau de suivi est le site ou la société. En fonction de cette règle, l’enveloppe est rattachée soit à une société, soit à un site.

Le niveau de définition des projets, des budgets et des lignes budgétaires suit les règles de gestion suivantes :

• Si un projet est rattaché à un site, les enveloppes liées sont rattachées au même site,
• Si un projet est rattaché à une société, les enveloppes liées sont rattachées à la même société,
• Si un projet est rattachéà un groupe de sociétés, les enveloppes liées sont rattachées à une des sociétés appartenant à ce groupe ou à un site d'une des sociétés de ce groupe, en fonction des caractéristiques du code budget,
• Si un projet est rattaché à un groupe de sites, les enveloppes sont nécessairement rattachées à un des sites de ce groupe.  Le code budget doit être cohérent.

Pour un code budget définit au niveau société, les possibilités de défintion sont les suivantes :

Pour un code budget définit au niveau site, les possibilités de défintion sont les suivantes :

 Les groupes sont dynamiques et peuvent être modifiés. Il appartient à l’utilisateur de vérifier la cohérence de ses modifications.

Approbation des enveloppes, budgets et lignes budgétaires

Le processus d'approbation comporte deux fonctions :

Soumission de la demande d'approbation :

• Depuis l'objet concerné : enveloppe (barre de menu), budget par exercice, ligne de budget
• Via un écran de soumission permettant de faire une demande d'approbation multiple : lignes budgétaires, budgets et enveloppes ou Budgets et enveloppes, en fonction du choix de l'utilisateur, de ses droits et des paramètres généraux déterminant les objets à approuver.

Validation ou refus de l'approbation :

• Validation ou refus de l'approbation par l'intermédiaire de la messagerie,  en réponse à un message reçu, en cliquant sur le lien correspondant ou par accès à la fonction par sélection du fichier lié,
• Via un écran de soumission permettant de valider ou de refuser la demande pour l'ensemble des objets d'une demande multiple ou pour un objet unique.

Montant approuvé

Les révisions passent en statut Approuvé après obtention de la dernière signature. Lorsqu'une demande de révision est approuvée, le Montant approuvé n'est pas actualisé sur les enregistrements liés. Pour des raisons de traçabilité, ce montant est figé à la valeur du premier montant approuvé. Pour consulter l'évolution du Montant approuvé, lancez la fonction Consultation des révisions.

En cas de refus de l'un des signataires du circuit, la révision prend le statut Refusé.

Durant tout le cycle d’approbation, vous ne pouvez pas modifier l’enveloppe, le budget, les lignes budgétaires et la demande de révision. Ce contrôle est levé dès approbation ou refus de la révision.

Après approbation, vous pouvez uniquement annuler une révision en utilisant une révision inverse.

L'approbation d'un objet unique permet de modifier le montant approuvé de cet objet, dans la limite des contrôles mis en place. Exemple : Le montant de l'enveloppe ne peut pas être inférieur au total de ses budgets. Le montant du budget ne peut pas dépasser le montant de l'enveloppe et doit être inférieur au total des lignes de budget, etc.

Seuls les objets budgétaires comportant des montants peuvent être soumis à l'approbation et approuvés, à l'exception de ceux typés Hors budget qui peuvent être soumis à l'approbation et approuvés avec un montant égal à zéro.

La gestion des approbations des enveloppes, budgets et lignes budgétaires est régie par trois paramètres société permettant de définir les contrôles (Oui/Non) à réaliser sur chaque niveau budgétaire. Il n’y a pas de contrôle particulier de cohérence entre les différentes valeurs.

Ces paramètres (chapitre GDD, groupe GDD) permettent d'indiquer si :

• Une approbation doit être traitée au niveau de l'enveloppe budgétaire : GDDAPPENV - Approbation des enveloppes
• Une approbation doit être traitée au niveau budget par exercice : GDDAPPBUD - Approbation budgets exercices
• Une approbation doit être traitée au niveau de la ligne budgétaire : GDDAPPLIG - Approbation lignes budgétaires

Les différentes combinaisons possibles sont les suivantes :

La combinaison des options Non + Non + Non est interdite par un contrôle effectué en saisie des paramètres généraux.

Si un niveau est à Non, son champ Statut sera affecté du statut de l'entité supérieure lors de la création et suivra ce statut lors des mises à jour.

Ainsi, si une ligne budgétaire, soumise à l'évolution de son budget, est créée après soumission du budget, cette ligne est créée en statut A approuver, si elle est créée après approbation de son budget, elle est créée en statut Approuvé. Le refus d'approbation d'un objet soumis à approbation effectue la remise au statut Saisi des objets qui sont liés à son évolution. Dans l'exemple précédent, si le budget reçoit un refus d'approbation, toutes ses lignes sont remises en statut "saisi".

Ces différents niveaux d'approbation sont traités de façon séquentielle et selon des circuits d'approbation distincts et paramétrables :

• Approbation en cascade : La demande d'approbation d'un Budget par exercice est déclenchée, seulement s'il appartient à une 'Enveloppe budgétaire' approuvée ou s'il n'y a pas d'approbation de gérée au niveau 'Enveloppe budgétaire'. De même, la demande d'approbation d'une "Ligne budgétaire" est déclenchée, seulement si elle appartient à un "Budget par exercice" approuvé ou s'il n'y a pas d'approbation gérée au niveau du "Budget par exercice".
• Approbation multiple : Vous pouvez effectuer des demandes d'approbation conjointes pour une ligne, un budget et une enveloppe en effectuant la sélection par le niveau le plus bas. Dans le cas d'une configuration demandant l'approbation des enveloppes, des budgets et des lignes budgétaires (Oui + Oui + Oui), la sélection d'une ligne budgétaire sélectionne automatiquement le budget et l'enveloppe. Si on ne veut pas demander l'approbation des lignes budgétaires, la sélection s'effectue à partir du budget qui sélectionne automatiquement l'enveloppe correspondante. La demande d'approbation des lignes budgétaires ne pourra ensuite être effectuée que lorsque leurs budgets seront approuvés. Il n'est pas possible de sélectionner la ligne budgétaire seule, si son budget et son enveloppe ne sont pas approuvés.
• Déconnexion des lignes budgétaires : Ces règles en cascade peuvent être supprimées au niveau de l'utilisateur (paramètre général) pour permettre l'approbation d'une ligne budgétaire par anticipation et autoriser la passation d'achats sur ces lignes, sans provoquer l'approbation des budgets et enveloppes correspondantes.
• Accès limité par utilisateur : Dans le cadre des règles ci-dessus, les paramètres utilisateurs USRAPPENV, USRAPPBUD et USRAPPLIG permettent de limiter l'approbation, pour un utilisateur donné, aux enveloppes seules, aux budgets seuls, ou aux lignes seules, ou à une combinatoire de ces objets (enveloppes et budgets, ou budgets et lignes)
  
  Ces restrictions ne changent pas les règles de gestion des approbations, et un utilisateur autorisé à l'approbation des lignes budgétaires verra ces lignes budgétaires si les paramètres d'approbation en prévoient l'approbation directe et lorsque les budgets et enveloppes seront approuvés directement ou indirectement. Il en est de même pour une limitation à l'approbation des budgets, qui seront présentés si leur approbation est directe et après approbation des enveloppes.

La mise en place d'une gestion des approbations implique la cinématique suivante :

• Statut défini sur Saisi lors de l'enregistrement de l'enveloppe, du budget et de la ligne,
• Déclenchement d'un workflow par un bouton Demande d'approbation au niveau de chaque objet et/ou fonction Demande d'approbation globale. Le statut est défini sur A approuver.
• Réponse à ce workflow par le ou les signataires (selon les circuits de signatures mis en place). Le statut est défini sur Approuvé ou Saisi en cas de refus. Cette approbation ou ce refus s'applique à l'objet visé mais également aux objets de niveau inférieur, qui ne comporteraient pas de gestion des approbations.

Gestion des dépassements budgétaires

L'application comporte une gestion des dépassements budgétaires, paramétrable en fonction des règles de gestion de l'entreprise. La gestion des dépassements budgétaires offre la possibilité d'autoriser le dépassement budgétaire dans les achats selon des critères paramétrables pour les enveloppes n'étant pas typées 'Hors budget'.

• Si aucun dépassement n'est autorisé, le blocage de la saisie d'une demande d'achat ou d'une commande est effectué dès lors que le solde de la ligne budgétaire est insuffisant.
• Si aucun contrôle n'est mis en place, les dépassements sont autorisés et le solde disponible de la ligne budgétaire peut devenir négatif, à charge pour le gestionnaire d'effectuer les ajustements budgétaires nécessaires (révisions).
• Si les dépassements sont autorisés, ceux-ci sont soumis aux critères mis en place et le solde de la ligne budgétaire devient également négatif, à charge pour le gestionnaire d'effectuer les ajustements nécessaires (révisions). Si le montant saisi dépasse le montant de dépassement autorisé, la saisie de la demande d'achat ou de la commande est bloquée.
• La saisie des factures n'est pas soumise aux règles de dépassement des achats. Toute facture saisie est autorisée quelque soit son montant, à charge d'effectuer des demandes d'avoir si nécessaire.

Certains paramètres généraux BUD sont communs aux budgets opérationnels et aux budgets analytiques. Ces paramètres doivent contenir les valeurs suivantes pour pouvoir appliquer le contrôle relatif aux budgets opérationnels :

 Les paramètres généraux ACH suivants, relatifs à la génération des engagements et des pré-engagements doivent également être activés : 

Paramètre GDDBUDDEP :  Ce paramètre permet les choix suivants : 

% de dépassement du montant de l'enveloppe : Le paramètre GDDBUDPRC permet la saisie d'un pourcentage de dépassement autorisé du montant de l'enveloppe. Il n'a de signification que si le paramètre de dépassement possible est 'Dépassement du montant de l'enveloppe'. C'est un pourcentage calculé par rapport au montant de la ligne budgétaire, du budget par exercice ou de l'enveloppe budgétaire, défini dans le paramètre GDDBUDCTL. L'enveloppe comporte une zone % de dépassement qui permet d'appliquer un % de dépassement différent de celui des paramètres généraux, qui s'applique par priorité lorsqu'il est renseigné.

Niveau de contrôle budgétaire : Le paramètre GDDBUDCTL signifie qu'en cas de dépassement autorisé du montant de l'enveloppe, le montant de dépassement autorisé sera calculé à partir du pourcentage saisi, appliqué au montant de la ligne, du budget ou de l'enveloppe, selon le choix effectué : Ligne, Exercice ou Enveloppe.

Imputations budgétaires et comptables

Pour répondre aux différents contextes juridiques des entreprises, les montants imputés dans les comptes de charges doivent correspondre selon les cas :

• au montant hors taxe : fonctionnement classique de la majeure partie des entreprises,
• au montant hors taxe avec ré-incorporation de la part de TVA non récupérable : banques, assurances,
• au montant hors taxe avec ré-incorporation de la totalité de la TVA : administrations, formation, santé...

L'application permet la comptabilisation des charges et la génération des pré-engagements, des engagements et des dépenses selon l'une de ces trois options. Les imputations budgétaires correspondantes sont effectuées selon les mêmes règles.

Le type d'engagement est déterminé par le paramètre PURCMMTAX -Type d'engagement (chapitre ACH, groupe CMM). La comptabilisation des factures et avoirs et leur remontée budgétaire dépend du taux de TVA et du % de déductibilité.

Le code fournisseur comporte le régime de taxe. Les demandes d'achats pouvant être saisies sans code fournisseur, le paramètre PURVACBPR - Régime de taxe par défaut (chapitre ACH, groupe CMM) permet de stocker un régime de taxe par défaut pour la saisie des demandes d'achats, pour la société ou le site.

Suppression des enveloppes et des budgets

On ne peut pas supprimer une enveloppe comportant des lignes budgétaires, il faut au préalable supprimer les lignes budgétaires si leur situation le permet.

Une ligne budgétaire approuvée ne peut pas être supprimée, et il n'est pas possible d'annuler l'approbation d'une ligne budgétaire' comportant des dépenses (pré-engagements, engagements ou réalisés).

Une enveloppe ne comportant pas de ligne budgétaire peut être supprimée, avec les mises à jour suivantes :

• Si celle-ci a été reconduite ou reportée, il y a suppression du lien et des informations dans l'enveloppe créée.
• Si celle-ci est issue d'une reconduction ou d'un report, il y a suppression des informations de reconduction dans l'enveloppe d'origine.

Prérequis

Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre

Gestion de l'écran

La fonction d'enregistrement et de modification des enveloppes comporte trois sections :

• Une section 'Enveloppe" pour la saisie des informations de l'enveloppe et des budgets par exercice,
• Une section 'Divers' pour la saisie des informations relatives aux immobilisations,
• Une section 'Bureautique' qui permet la saisie ou l'importation de toutes informations utiles à la description de l'enveloppe sous forme de document Word, Excel ou Powerpoint.

En-tête

Onglet Enveloppe