Suivis d'affaires

 

Les actions suivantes, disponibles depuis le volet d'actions de l’affaire, permettent d'exploiter les fonctionnalités standard des fonctions suivantes :

Suivi d'affaire : accès à la fonction Affaires > Suivi > Suivi d'affaire (PJMOVE) où toutes les données associées à une affaire sont présentées de façon hiérarchique en arborescence.

Suivi financier : accès à la fonction Affaires > Suivi > Suivi financier (PJMFINOV0) permettant de suivre le statut financier réel d'une affaire dans sa totalité, par rapport à ses différents budgets, ou à un code budget spécifique.

Clichés / Clichés financiers : accès à la fonction Affaires > Clichés > Clichés financiers (GESPJMSNP) permettant d'obtenir un suivi global en temps réel de la situation financière d'une affaire.

Clichés / Clichés d'affaire : accès à la fonction Affaires > Clichés > Clichés d'affaire (GESPJMOPSNP) permettant d'obtenir un suivi global en temps réel des données d'une affaire.

Suivis financiers

Ouvrir : Affaires > Affaires > Gestion des affaires

Ouvrir : Affaires > Affaires > Synthèse > Suivi financier

Ouvrir : Affaires > Affaires > Clichés > Clichés financiers

Ouvrir : Affaires > Affaires > Utilitaires > Extraction cliché financier

Le suivi financier vous permet de connaître la situation financière d'une affaire en temps réel. C'est un outil clé pour évaluer et suivre la situation financière réelle de vos affaires en fonction des budgets associés.

Les indicateurs clé de performance (KPI) sont affichés dans les sections Situation financière et Revenus de l'affaire et de la structure de coûts. La section Situation financière affiche les montants et quantités associés au budget, aux engagements, au réel, au coût prévisionnel, et aux marges de budget. La structure de coûts présente les mêmes données, mais pour un code budget spécifique. La section Revenus affiche les KPI par défaut, les revenus de vente et la marge de vente.

Vous pouvez utiliser l'action Suivi financier, ou la fonction Suivi financier (PJMFINOV0), pour suivre, en temps réel, la situation financière d'une affaire, en fonction de ses différents budgets. Le Suivi financier obtenu reflète la structure d'état par défaut fournie avec votre solution, ou votre structure d'état personnalisée, y compris les requêtes SQL appliquées. Pour inclure toutes les affaires associées dans les résultats, sélectionnez la case à cocher Affaires associées.

Le suivi financier propose deux vues parallèles :

• une première vue basée sur la structure de coûts,
• une seconde vue basée sur les natures de dépense.

Rappel : Natures de dépenses d'affaireLes natures de dépenses définissent les typologies de coûts qui seront imputés sur une affaire, telles que les matières premières, les coûts de main d'œuvre ou les notes de frais.

On y trouve les informations suivantes :

1. la structure de coûts complète associée à l'affaire,
2. la structure de coûts complète associée à chaque affaire,
3. les familles de coûts et natures de dépense associées à l'affaire.
   1. Pour visualiser toutes les familles de coûts et natures de dépense associées à l'affaire, cliquez sur le niveau affaire dans la structure de coûts.
   2. Pour visualiser toutes les familles de coûts et natures de dépense associées à un code budget spécifique, cliquez sur le code budget dans la structure de coûts. Les familles de coûts et natures de dépense sont actualisées en temps réel pour correspondre au code budget en sélection.
4. les familles de coûts et natures de dépense associées à chaque affaire.

Les montants de budget du suivi financier proviennent des tables budgétaires ; les montants de dépense (engagé, réalisé) proviennent de requêtes SQL qui peuvent être personnalisées.

Vous pouvez modifier le suivi (vue d'ensemble) afin d’afficher uniquement les colonnes de temps, de montant ou les deux, selon les besoins. Pour modifier le suivi financier par défaut (champ Vue financière), l'unité de temps ou la devise, cliquez sur l'action Appliquer pour confirmer.

Pour visualiser les détails d'une dépense ou d'un revenu spécifique lié à une nature de dépense, cliquez sur Détail depuis le menu Actions pour obtenir une ligne de nature de dépense au niveau le plus bas de la structure des Natures de dépense.

Gestion des affaires (GESPJM) : Suivi financier

En fonction du type de dépense ou de revenu, il est alors possible d'afficher les tâches associées à l'affaire (structure opérationnelle). Vous pouvez également consulter le document d’origine, par exemple la commande d'achat, la réception d'achat ou l'ordre de fabrication. Cliquez sur l'action correspondante depuis le menu Actions du bloc Détail de l'écran Détail.

Gestion des affaires (GESPJM) : Suivi financier, Détails dépenses

Vous pouvez lancer un suivi consolidé pour l'affaire sélectionnée en incluant les données de toutes les affaires associées. Pour cela, sélectionnez la case à cocher Affaires associées.

Suivis budgétaires

Ouvrir : Affaires > Affaires > Gestion des affaires

Ouvrir : Affaires > Affaires > Synthèse > Suivi financier

Pour suivre en temps réel le statut financier de l'affaire ou d'un code budget spécifique, cliquez sur l'action Suivi financier depuis la Structure de coûts. L'action Suivi financier est disponible à la fois depuis le volet Action et le menu Actions sur le niveau surligné.
Le Suivi financier obtenu reflète la structure d'état par défaut fournie avec votre solution, ou votre structure d'état personnalisée, y compris les requêtes SQL appliquées.

Gestion des affaires (GESPJM) : Structure de coûts

Le Suivi financier s'affiche. Cette fonctionnalité correspond aux informations décrites dans la partie Suivis financiers ci-dessus.

Suivis d'affaires

Ouvrir : Affaires > Affaires > Gestion des affaires

Ouvrir : Affaires > Affaires > Synthèse > Suivi d'affaire

Ouvrir : Affaires > Affaires > Clichés > Clichés d'affaire

Ouvrir : Affaires > Affaires > Utilitaires > Extraction cliché affaire

L'action Suivi d'affaire, ou la fonction Suivi d'affaire (PJMOVE), sont une solution complète pour les responsables d'affaire, leur permettant de planifier, exécuter et effectuer le suivi d'affaires des plus simples au plus complexes.

Les suivis d'affaire offrent une visibilité sur toutes les données associées à une affaire. En utilisant une vue hiérarchique (arborescence) pour afficher la structure d'affaire, vous pouvez visualiser la quantité en temps réel, ainsi que les données de suivi financier associées à chaque élément de la structure d'affaire. La fonction Suivi d'affaire fournit des outils intégrés pour contrôler et gérer l’affaire, ce qui vous permet d'économiser du temps et de garantir une utilisation efficace des ressources. Des avertissements et alertes de couleur s'affichent au niveau des champs lorsque certains critères ne sont pas respectés.

La fonction Suivi d'affaire (PJMOVE) vous permet d'accéder à des fonctionnalités intégrées des modules Ventes, Achats, Production, Stocks et Comptabilité.

Clichés

Ouvrir : Affaires > Affaires > Clichés > Clichés financiers

Ouvrir : Affaires > Affaires > Utilitaires > Extraction cliché financier

Ouvrir : Affaires > Affaires > Clichés > Comparaison clichés financiers

Ouvrir : Affaires > Affaires > Clichés > Clichés d'affaire

Ouvrir : Affaires > Affaires > Utilitaires > Extraction cliché affaire

Les clichés correspondent à une vue globale en temps réel d'une affaire à un instant précis. Un cliché est un instantané de la situation d’une affaire à une date donnée. Lorsque vous vérifiez l'avancement de votre l'affaire, vous pouvez le comparer à d'autres clichés enregistrés.

Les clichés financiers s'appuient sur la situation financière réelle de l'affaire, en fonction de ses budgets. Ils présentent des valeurs similaires à celles du suivi financier d'affaire.

Les clichés d'affaire présentent des valeurs similaires à celles du suivi d'affaire.

L'en-tête du cliché définit les paramètres d'extraction ; ces informations sont requises pour pouvoir lancer l'extraction du cliché. L'en-tête d'un cliché financier comprend un code affaire, la vue financière à extraire, l’unité et la devise utilisés à chaque extraction. L'en-tête d'un cliché d'affaire comprend un code affaire et un code de cliché utilisés à chaque extraction. Une fois l'en-tête du cliché créée, vous pouvez extraire les données d'affaire à la demande en utilisant la fonction ou l'action des "clichés" correspondante (GESPJMSNP/GESPJMOPSNP), ou directement dans la fonction d'extraction des clichés (PJMSNPEXT/PJMPSNPEXT).

Pour qu'un cliché financier reconnaisse le revenu d'une affaire, les éléments suivants doivent être définis :

1. La méthode utilisée par votre affaire pour calculer les valeurs qui devraient être reconnues et comptabilisées dans les comptes de revenus et de dépenses. Elle est définie dans le champ Règle reconnaissance revenu (RRCC) (section Général, bloc Comptabilité) et peut avoir pour valeur Saisie manuelle pourcentage ou Pourcentage des dépenses.
2. La case à cocher Reconnaissance de revenu (REVRECFLG) doit être sélectionnée. Cette case se trouve dans la fonction Clichés financiers (GESPJMSNP) et dans la fonction Extraction cliché financier (PJMSNPEXT).

Un cliché financier permet de calculer et d'actualiser les éléments suivants à chaque extraction :

• La Situation financière de l'affaire et la structure de coûts lorsque la case à cocher Reconnaissance de revenu est sélectionnée et que le paramètre FINOVERSYN - Situ. fin. actualisée/cliché (chapitre TC, groupe PJM) a pour valeur Oui.
• L'avancement estimé d'une affaire, la structure de coûts et la tâche lorsque le paramètre ESTPRGSYNC - Avcmnt estimé actualisé/cliché (chapitre TC, groupe PJM) a pour valeur Oui.
• Le revenu total estimé à terminaison d'une affaire lorsque le paramètre ESTREVSYNC - Revenu estimé actualisé/cliché (chapitre TC, groupe PJM) a pour valeur Oui.

La fonction Comparaison clichés financiers (PJMSNPCMP) est une solution complète permettant aux chefs de projet d'analyser l'avancement d'une affaire à partir des données des clichés financiers. Il est possible de comparer un cliché financier à la situation financière actuelle de l'affaire, ou à un autre cliché financier enregistré. Le suivi financier obtenu propose deux vues parallèles : la première vue s'appuie sur la structure budgétaire et la seconde sur les natures de dépense. Elle reflète les spécifications d’état par défaut livrées avec votre solution, ou vos spécifications d’état personnalisées, s'appuyant sur des requêtes SQL et des colonnes complémentaires présentant les différences de valeurs dans les colonnes Ecart. Cet écart correspond à la différence entre le cliché sélectionné et la situation financière actuelle, ou la différence entre deux clichés donnés. Les chefs de projet peuvent s'en servir pour contrôler la situation financière et l'avancement d'une affaire en fonction des budgets. Par exemple, pour communiquer aux parties prenantes un rapport de l'avancement au mois, au trimestre ou au semestre.

Dépenses d'affaire

Le schéma suivant illustre quelles dépenses peuvent être suivies pour une affaire donnée :

(1) Les lignes du document doivent être liées à l'affaire. Les articles doivent être gérés A la commande ou ajoutés à des tâches matière (table des Articles de tâches). Les enregistrements d'articles qui sont ajoutés à une tâche matière d'affaire sont considérés comme étant A la commande, quel que soit leur mode de gestion (A la commande ou Sur stock).

(2) Les ordres de fabrication doivent être liés à l'affaire. Les articles à lancer doivent être gérés A la commande ou ajoutés à la tâche matière. Les enregistrements d'articles qui sont ajoutés à une tâche matière d'affaire sont considérés comme étant A la commande, quel que soit leur mode de gestion (A la commande ou Sur stock). Les composants sont valorisés, pour des articles gérés Sur stock, via les coûts prévisionnels de l’OF (engagé), puis via leur consommation sur l’OF (réalisé). Les composants d’OF gérés A la commande sont valorisés au moyen de documents d'achat, comme expliqué en (1).

La Gestion à l'affaire utilise des requêtes SQL externalisées et personnalisables pour le suivi des dépenses d'une affaire.

Reporting supplémentaire

Une variable globale (GPJMCURKEY) est initialisée dans la fonction Gestion des affaires pour être utilisée par les tiers et consultants Sage.

GPJMCURKEY contient le code lien de l'affaire. Vous pouvez utiliser cette variable pour lier des états supplémentaires comme des requêtes graphiques ou statistiques à la fonction de Gestion des affaires (GESPJM).

GPJMCURKEY est gérée dans les écrans de la Gestion des affaires (GESPJM) suivants :

1. Gestion à l'affaire (lien de niveau affaire),
2. Structure de coûts (lien de niveau budget),
3. Planning des tâches (lien de niveau tâche).

GPJMCURKEY enregistre le code affaire, le code budget ou le code tâche dans le format du lien d'affaire (tel que défini dans la table Lien d'affaire (PIMPL)), selon l'écran et les données sélectionnés.

Suivi des données financières

Pour effectuer le suivi des dépenses de Gestion à l'affaire en comptabilité analytique, veuillez suivre les étapes ci-dessous.

1. Définissez un référentiel analytique comme référentiel de Gestion à l'affaire : sélectionnez la case à cocher Gestion à l'affaire dans la fonction des Référentiels (GESLED) (Paramétrage > Structure générale > Référentiels).



Référentiels (GESLED) : Champ de liaison à la gestion à l'affaire

2. Définissez si le type de section doit suivre le code affaire ou la nature de dépense : sélectionnez la case à cocher Gestion à l'affaire ou Nature de dépense dans la fonction des Axes (GESDIE) (Paramétrage > Structure générale > Axes), selon les cas.
Un axe permet de suivre les coûts de la Gestion à l'affaire, mais aussi les natures de dépense d'affaires. Il ne permet pas de suivre les deux simultanément.



Axes (GESDIE) : Champs de liens de la gestion à l'affaire

3. Assurez-vous que le type de référentiel du modèle comptable (Paramétrage > Structure générale > Modèles comptables (GESGCM)) est de type Social, avec un référentiel maximum pour la Gestion à l'affaire.



Modèles comptables (GESGCM) : Référentiel social de Gestion à l'affaire

4. Assurez-vous que le référentiel de Gestion à l'affaire (Paramétrage > Structure générale > Référentiels (GESLED)) inclut au maximum un axe de Gestion à l'affaire et un axe lié à la nature de dépense, ou uniquement un axe de chaque type.
Le référentiel de Gestion à l'affaire ne doit contenir qu'un seul axe paramétré pour le suivi des dépenses de la Gestion à l'affaire.



Référentiels (GESLED) : Axe géré à l'affaire

5. Créez les sections analytiques requises (Données de base > Tables comptables > Analytique > Sections - GESCCE).
   Les sections analytiques peuvent être créées automatiquement pour de nouvelles affaires ou natures de dépense si les conditions suivantes sont remplies :
   1. Les paramètres PJTAUTCRE - Création section Affaires pour les affaires, ou PCCAUTCRE - Création section Natures dép. pour les natures de dépense (chapitre TC, groupe PJM) ont pour valeur Toujours.
   2. La nature de dépense/l'affaire est gérée à partir d'un site défini (champ Site de vente dans les informations d'en-tête de l'affaire et Site dans les informations d'en-tête de la nature de dépense).
   3. Le site répond aux conditions suivantes :
      1. Le site est associé à une société juridique.
      2. La société juridique est liée à un modèle comptable.
      3. Le modèle comptable répond aux conditions suivantes :
         • Le modèle comptable contient un référentiel de Gestion à l'affaire.
         • Le référentiel de Gestion à l'affaire contient un axe pour les natures de dépense ou un unique axe paramétré pour le suivi des dépenses de Gestion à l'affaire.

Si le paramètre PJTAUTCRE/PCCAUTCRE a pour valeur Confirmation, on vous propose de créer, ou non, le nouveau code de section.

Reporting financier

Ouvrir : Affaires > Affaires > Utilitaires > Extraction situation financière

Utilisez la fonction Extraction situation financière (PJMRPTEXT) pour extraire les suivis financiers vers des tables de bases de données à des fins d'analyse et de reporting.

Pour extraire un ou plusieurs suivi(s) financier(s) de Gestion à l'affaire dans une table de base de données :

1. Complétez les critères de sélection pour l'extraction de l'état financier, comme demandé :
   1. une société ou toutes sociétés,
   2. une vue financière ou toutes les vues financières,
   3. une affaire ou toutes affaires,
   4. une devise spécifique ou toutes les devises de l'affaire,
   5. les affaires soldées.
2. Indiquez si les états financiers doivent être extraits pour pouvoir actualiser les tables de reporting financier, et si les sections Situation financière doivent être mises à jour au niveau de l'affaire et de la structure de coûts.



Extraction situation financière (PJMRPTEXT) : Critères de sélection

3. Cliquez sur OK pour extraire les suivis financiers sélectionnés vers les tables de données suivantes :
   1. PJMFINOVRRPT - Reporting structure de coûts

   Cette table inclut tous les niveaux de budget déjà consolidés par code budget et la consolidation au niveau de l'affaire.

   Pour rechercher des données sur cette table, vous pouvez, généralement, définir des filtres selon l'état attendu.

   Si un état de consolidation est requis sur plusieurs affaires par exemple, vous pouvez appliquer des sommes à la requête. Pour la plupart des états cependant, cela n'est pas nécessaire (tous les niveaux de la structure sont déjà consolidés).

   2. PJMFINCTORPT - Reporting natures de dépenses

   Cette table inclut tous les niveaux de natures de dépenses et les niveaux de groupes de natures de dépenses, consolidés à chaque niveau du code budget et de l'affaire en général. Cette table est moins lisible car l'axe de nature de dépense est inclus dans l'analyse.

   Pour rechercher des données sur cette table, vous pouvez, généralement, définir des filtres selon l'état attendu.

   Si un état de consolidation est requis sur plusieurs affaires, ou si une analyse s'appuie uniquement sur une nature de dépense sans axe d'affaire ou budgétaire, vous pouvez appliquer des sommes à la requête.

4. Localisez les suivis financiers de Gestion à l'affaire sur votre Page d'accueil.

Vous pouvez personnaliser votre page d'accueil pour qu'elle affiche des suivis financiers de Gestion à l'affaire. Vous pouvez ajouter des gadgets à votre page d'accueil sous forme de Requêtes (Modules = Affaires, Catégories = Aucune catégorie) :

1. Dépassement budget : Ce gadget affiche, pour toutes les affaires extraites, tous les codes budget où des dépenses réelles ont dépassé le budget.
2. Jalons budget : Ce gadget affiche les affaires extraites contenant des tâches jalon.
3. Avancement budget : Ce gadget affiche l'avancement de toutes les affaires extraites.
4. Synthèse des temps : Ce gadget affiche la date de début et de fin de toutes les tâches d'affaire extraites et le temps passé actuellement sur la tâche.

Chaque gadget fournit un aperçu précis des données sélectionnées (filtrées) jusqu'à l'exécution. Vous pouvez utiliser une fonctionnalité de requête Sage X3 standard pour réorganiser les résultats du gadget pour visualiser les résultats désirés.

Vous pouvez sélectionner et visualiser une affaire directement à partir du gadget en utilisant la fonctionnalité de requête standard Sage X3 disponible sur chaque ligne.

Les suivis financiers de Gestion à l'affaire sur votre page d'accueil sont mis à jour par la fonction Extraction situation financière (PJMRPTEXT).
Vous devez réexécuter l'Extraction situation financière pour mettre à jour les données des gadgets de votre page d'accueil.