Tareas

Hay tres modos de generar una tarea en Sage X3 Entreprise:

• De forma manual, directamente desde la función GESTSK (menú Fichero / Nuevo)
• De forma automática, en el momento de asignar una solicitud de servicio a un servicio comercial
• En el modo automático, en el momento de la sincronización de una tarea Outlook, si ésta está activa en el dossier (ver la ayuda para los parámetrs CRMSYNC y CRMSYNCTSK) y a condición de que los parámetros de sincronización del usuario actual lo permitan.

La pantalla de cabecera permite identificar una tarea en X3:

• atribuyéndole un número de crono. Se trata de una clave única que puede incrementarse de forma automática a partir del contador ACT, o de forma manual dirigida si se autoriza una asignación manual del contador ACT.
• Especificando una planta de venta por defecto. El valor de este campo depende de forma general del perfl función del operador actual, pero puede depender in fine de normas de asignación automática del representante y de las plantas (Parámetros CRMDEFREP, CRMREPSIT y CRMREPTSK, capítulo CRM, grupo REP). En todos los casos, debe indicarse obligatoriamente una planta.
• Asociando un código terceros (Terceros referenciados en el listado BPARTNER) y, eventualmente, también un número de crono interlocutor. Puede tratarse de una asociación ya sea automática (el contacto por defecto del tercero está pre cargado, pero puede modificarse) o bien manual. De hecho, como el código terceros no es obligatorio, puede introducirse una tarea X3 a título de un interlocutor independiente. En ese momento se ofrecerán diversas posibilidades a partir de túneles accesibles desde la zona "Interlocutor". Entonces es posible seleccionar un interlocutor ya existente en la base. Se abrirá una ventana de selección con una lista del conjunto de los interlocutores ya referenciados. El usuario puede acceder directamente a la función de gestión de los interlocutores GESAIN. Del mismo modo, en el marco de la gestión de los contactos Outlook conocidos bajo la denominación de correspondientes en X3, también es posible seleccionar un correspondiente ya existente en la base. Se abrirá una ventana de selección con una lista del conjunto de los correspondientes ya referenciados. El usuario puede realizar una búsqueda de interlocutores a partir del menú de identificación "Búsqueda persona".
• Asociada a un proyecto. Existen varias herramientas de selección de un proyecto disponibles en este campo. El primer menú contextual permite visualizar la lista de los proyectos gestionados por los terceros o por el interlocutor, siempre que no se haya indicado ningún tercero. El segundo menú contextual denominado "Proyectos" permite acceder directamente al objeto Proyectos y efectuar la selección. El tercer menú contextual permite seleccionar un proyecto en la lista de los proyectos capturados en la aplicación.
• Dándole un estatus. Una tarea considerada como cerrada puede marcarse de forma manual como "realizada". El estatus de una tarea por defecto depende del valor del parámetro general DONDEFTSK (cápítulo CRM, grupo DEF), pero puede ser modificado.

Notas generales sobre la sincronización Outlook:

En una sincronización con Outlook, los campos X3 afectados son los siguientes (y viceversa):

• Tercero: Casos especiales:

-Creación de una tarea Outlook con un código sociedad conocido en Sage X3 Entreprise (ya registrado en la tabla BPARTNER -Tercero).

El código sociedad de la tarea Outlook ya está referenciado en la base de terceros X3. En este caso, el usuario en el origen de la creación de la tarea Outlook puede registrar el código sociedad con los nombres siguientes:  #CODESOCIETE# o directamente CODESOCIETE. El resultado es la actualización del código terceros en la ficha tarea espejo una vez iniciada la sincronización. De este modo, cuando un tercero/sociedad están presentes en Outlook y en X3, la sociedad #CODESOCIETE# o CODESOCIETE de la tarea Outlook se convierte en el tercero CODESOCIETE de la tarea X3.

Si una tarea se ha creado en X3 y después se ha sincronizado, el código Terceros X3 tomará la denominación siguiente en la tarea Outlook: #CODESOCIETE#

-Creación de una tarea Outlook con un código sociedad conocido en Sage X3 Entreprise (sin registro en la tabla BPARTNER -Tercero).

Al no haberse reconocido el código sociedad de la tarea Outlook en la sincronización con Sage X3 Entreprise, el código tercero del encabezado de la tarea X3 espejo se alimenta sólo por defecto.

• Interlocutor y correspondiente:

Creación de una tarea Outlook con una lista de contactos. En el momento de la sincronización, hay que tener en cuenta ciertos mecanismos.

En X3, sólo se gestiona un único código interlocutor/correspondiente en la cabecera de tarea. Por esto, la sincronización de una tarea Outlook con múltiples contactos, tiene como resultado el asignar a la tarea X3 espejo el primer contacto de la lista definida en la tarea Outlook. Si el contacto Outlook no se conoce como correspondiente en X3, en el momento de la sincronización se crea en paralelo su ficha correspondiente en Sage X3 Entreprise, y la tarea X3 espejo se genera únicamente con ese número de correspondiente (por tanto, sin código interlocutor). Hay que tener en cuenta que mientras el contacto Outlook está vinculado a un tercero del listado X3, su denominación en la tarea Outlook es la siguiente tras la sincronización (campo Contactos): DOMENECH , René (AIRFRANCE CARGO   #AIRFRANCE#).

• Efectuado: el estatus de la tarea Outlook y de la tarea X3 espejo evolucionan en paralelo. Hay que tener en cuenta que mientras se marca como "efectuada" una tarea X3, su tarea espejo en Outlook está marcada y tachada del plan de trabajo de Outlook del usuario.

En la pestaña Tarea se puede introducir información más detallada sobre la tarea en curso, así como sobre el desarrollo (acontecimiento desencadenante de la tarea, descripción de etapas...). Sobre todo se pueden introducir datos relativos temporales (fecha de inicio, fecha de vencimiento, retraso).

Desde esta pantalla se puede introducir una descripción sucesiva y detallada de una tarea.

Del mismo modo, se puede mostrar la evolución de una tarea en el tiempo. Para ello, es posible desbloquear haciendo click en el botón derecho en el campo Enlace (acontecimiento desencadenante), seleccionar después un tipo de acontecimiento y después, un registro particular.

Notas sobre el origen de una tarea:

El campo Enlace del bloc Origen muestra la acción cuando se creó la tarea. El origen de la tarea puede ser una solicitud de servicio (asignación de la solicitud del servicio a un departamento comercial), una campaña de márketing, una operación de márkéting (envío publicitario, campaña de telemárketing, salón profesional o campaña en prensa) una sincronización de las tareas de Outlook. El origen de una tarea puede ser manual (creación directa desde Tareas).

Independientemente del origen de la tarea, siempre se puede desbloquear a posteriori la zona a partir del menú contextual disponible a través del botón derecho. Una ver capturado el campo accesible, el usuario podrá modificar el origen (selección de valores a partir de una lista controlada). Por ejemplo, el vincular una tarea a una campaña de márketing sirve para alimentar las estadísticas de devoluciones de esa campaña.

Cualquier tarea creada en Outlook y después generada en Sage X3 Entreprise tras el lanzamiento del tratamiento de sincronización, implica que el origen tomará el valor "sincronización". Esto está condicionado a que los parámetros lo permitan (parámetros CRMSYNC y CRMSYNCTSK, función GESSYP).

Notas generales sobre la sincronización Outlook:

En una sincronización con Outlook, los campos X3 afectados son los siguientes (y viceversa):

• Inicio
• Vencimiento
• Tarea a efectuar por (código representante en carga de la tabla)
• Descripción: En Outlook se crea una tarea con un objeto y después se sincroniza con Sage X3 Entreprise. Se crea entonces un registro en la tabla de tareas. El comentario Outlook está bien almacenado en X3 como Clob. A partir de este registro, el usuario puede modificar el texto o añadir comentarios sucesivos (modificaciones del campo descripción de la tarea X3), que repercutirán en Outlook en cada sincronización. También es válido en Outlook. cada modificación de comentario repercutirá en una sincronización. Esto es válido a condición de que los parámetros de sincronización del usuario (parámetros CRMSYNC y CRMSYNCTSK, función GESSYP).

La pestaña Resumen permite introducir comentarios de conclusión sobre una tarea, pero también evaluar el tiempo transcurrido a lo largo de la tarea en curso.

Notas generales sobre la sincronización Outlook:

En una sincronización con Outlook, los campos X3 afectados son los siguientes (y viceversa):

• Informe puesta al día consecutiva de Outlook y Sage X3 Entreprise
• Tiempo transcurrido: suma de tiempos de Outlook (trabajo real) y Sage X3 Entreprise