Vous pouvez effectuer une simulation pour évaluer l'impact d'une saisie de pièce comptable ou analytique sur le compte associé, sans comptabiliser la pièce.

La pièce en simulation peut être active ou inactive. Une fois activée, elle est intégrée aux écrans de consultation et aux éditions. Elle peut être transformée en pièce réelle, ou désactivée pour devenir une pièce de simulation inactive, c'est-à-dire une pièce latente, non visible dans les éditions ni dans les consultations. Par exemple, la simulation d'écritures d'inventaire telles que les provisions pour risque.

Il existe plusieurs opérations affectant directement les pièces en simulation :

  • Activation
  • Désactivation
  • Annulation
  • Validation

La Validation convertit les pièces simulées en pièces réelles.

SEEWARNING Une période ne pourra être clôturée tant que les pièces simulées n'auront pas été transformées en pièces réelles ou annulées.

SEEINFO Lorsqu'une pièce en simulation est traitée, tous les référentiels où cette pièce existe sont impactés.

Signatures électroniques françaises pour factures de vente et pièces comptables

Conformément aux exigences légales imposées par les lois anti-fraude française et portugaise, et dans une volonté de garantir la sécurité des données, les signatures électroniques sont générées automatiquement quand une facture client ou une pièce comptable est comptabilisée, ou qu'elle prend le statut Définitif. Après génération de la signature électronique, il est facile de détecter les modifications apportées aux champs suivants.

Vous pouvez utiliser la fonction Contrôle signatures électroniques (FRADSICTL) pour contrôler la signature électronique courante et mettre en évidence les potentielles incohérences.

Se reporter aux livres blancs "Signature électronique française" et "Certification SVAT pour la législation portugaise" disponibles sur le Centre d'aide en ligne pour plus de détails sur la mise en œuvre de cette fonctionnalité. Ce document s'adresse aux administrateurs et consultants qui maintiennent et mettent à jour Sage X3.

Exceptions

Les données de factures ou de pièces comptabilisées avant l'activation de la fonctionnalité des signatures électroniques ne sont pas ajoutées à la table DKSDATAFRA. Dans ce contexte, aucune signature électronique n'est générée.

Les législations autres que française et portugaise ne permettent pas de générer des signatures électroniques.

Une signature électronique est un enregistrement, contenu dans la table des signatures électroniques (DKSDATAFRA), qui contient des données issues des champs des tables Factures de vente (SINVOICE) et Pièces comptables (GACCENTRY) ci-dessous :

Code du champ

Description

Source de données : SINVOICE

Source de données : GACCENTRY

ORIDOC

Origine du document

1

2

DOCTYP

Journal

SINVOICE.SIVTYP

GACCENTRY.TYP

DOCNUM

Intitulé journal

SINVOICE.NUM

GACCENTRY.NUM

TOTTAX(9)

Cumul par taux taxe

SIH.AMTTAX(i) + SIH.BASTAX(i)

AMTATI

Montant facture avec TVA

SIH.AMTATI

DATTIM

Date et heure de la signature

Datetime$

INVSNS

Type de pièce

Evaluer SIH.SNS

CPYNAM

Raison sociale

CPY.CPYNAM

POSCOD

Code postal société

BPA.POSCOD

CPYEECNUM

Numéro TVA société

CPY.EECNUM

BPRNAM

Nom client

SIH.BPRNAM(0)

BPARTNER.BPRNAM

BPREECNUM

Code postal client

SIH.POSCOD

JOU

Code du journal

GACCENTRY.JOU

DESTRA

Intitulé journal

GACCENTRY.DESTRA

FNLPSTNUM

Numéro définitif

GACCENTRY.FNLPSTNUM

ACCDAT

Date comptable

SINVOICE.ACCDAT

GACCENTRY.ACCDAT

ACC

Code compte

GACCENTRYD.ACC

BPR

Tiers

SINVOICE.BPR

GACCENTRYD.BPR

LIN

Ligne de pièce

GACCENTRYD.LIN

LINDES

Libellé ligne

string$([F:DAE]DES<>"",
[F:DAE]DES)+string$([F:DAE]DES="","NA")

Pré-requis

SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre

Gestion de l'écran

L'écran de génération proposé est identique pour chacun des quatre traitements. Il se compose d'un ensemble de critères de sélection permettant de définir le type de génération souhaité.

Le statut des écritures dans l'écran de lancement est obligatoirement 'Définitif' lorsque la catégorie de pièces 'Réelle' est choisie et que la société est :

  • soit une société de législation française (le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'oui', non modifiable),
  • soit une société non française appliquant les règles françaises de la conformité DGI n° 13L-1-06 (le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'Oui', modifiable).

Onglet Écran de saisie

Critères de sélection

La sélection des pièces de simulation sur lesquels un des quatre traitements opérera se fait suivant plusieurs critères :

  • La société,
  • Le site,
  • Le type de pièce : l'indicateur 'Simulation' doit être activé.
  • Le type de journal : il doit être cohérent avec le type de pièce sélectionné.
  • Le journal : il doit être du même type que celui de la pièce utilisée.
  • L'utilisateur.

Ces critères permettent de restreindre la sélection des pièces de simulation à traiter, il n'est en aucun cas obligatoire de renseigner toutes ces zones. Par défaut, le système sélectionne toutes les pièces.

Des bornes de date permettent d'affiner la sélection. C'est la date de création, précisée en saisie de pièce, qui est prise en compte.

L'indicateur 'Simulation non active' n'est utilisable que pour la validation de pièces. Si cet indicateur n'est pas sélectionné, seules les pièces de simulation active sont validées (et par conséquent deviennent des pièces réelles). Il est donc possible d'étendre la validation aux pièces de simulation non active. 

Critères

Toutes sociétés (champ ALLCPY)

Sélectionnez cette case à cocher pour exécuter le traitement pour toutes les sociétés. Sinon, sélectionnez une société.

Cas particulier

Dans un environnement multilégislation, cette case à cocher n'est pas disponible. Le traitement peut uniquement être exécuté société par société car le type de pièce et le journal utilisés pour la comptabilisation concernent généralement une législation unique.
Société (champ CPY)

Renseignez le code de la société sur lequel le traitement est lancé.

SEEWARNING Le code de la société :

  • doit obligatoirement faire référence à une entité juridique,
  • est obligatoirement renseigné si la case 'Toutes sociétés' n'est pas sélectionnée.
Législation (champ LEG)
Tous sites (champ ALLFCY)

Sélectionnez cette case à cocher pour inclure tous les sites. Laissez cette case désactivée pour exécuter ce traitement pour un seul site.
Site (champ FCY)

Renseignez le code du site sur lequel le traitement est lancé.

SEEWARNING Cette zone est obligatoirement renseignée si la case "Tous sites" n'est pas cochée.
Tous types de pièce (champ ALLTYP)

Sélectionnez cette case à cocher pour inclure tous les types. Laissez cette case désactivée pour exécuter ce traitement pour un seul type.
Type de pièce (champ TYP)

Quand un type de pièce est renseigné, le traitement est uniquement lancé pour les pièces sur lesquelles ce type a été utilisé.
Dans ce cas, seuls les types de pièces où la catégorie simulation est sélectionnée sont soumises.

SEEWARNING Ce champ est obligatoirement renseigné si la case à cocher 'Tous types de pièces' n'est pas sélectionnée.
Pièce début (champ VCRDEB)

Numéro de pièce début permettant de sélectionner les enregistrements à traiter.
Pièce fin (champ VCRFIN)

Numéro de pièce fin permettant de sélectionner les enregistrements à traiter.
Tous types de journaux (champ ALLTYPJOU)

Si cette case est cochée, tous les types de journaux sont pris en compte pour l'opération.
Type Journal (champ TYPJOU)

Renseignez le type de journal. Celui-ci doit être du même type que le  journal rattaché au type de pièce sélectionné.

SEEWARNING Cette zone est obligatoirement renseignée si la case 'Tous sites' n'est pas sélectionnée.

Le type de journal permet de regrouper les journaux en fonction de caractéristiques communes liées essentiellement à la nature des opérations qui y seront enregistrées :

  • Ventes,
  • Achats,
  • Trésorerie,
  • Opérations diverses,
  • OD analytiques,
  • A nouveaux.

Certains traitements et contrôles dépendent du type de journal :

  • les journaux de type 'A nouveaux' ne peuvent enregistrer que des pièces associées à la période 'A nouveaux',
  • les journaux de type 'OD ana' ne peuvent enregistrer que des pièces affectées de la catégorie 'Analytique',
  • un compte de trésorerie doit être rattaché à chaque journal de type 'Trésorerie' afin que les écritures enregistrées dans ce journal bénéficient d'une contrepartie automatique. Un journal de type trésorerie est utilisé :
    • sur le module de compta tiers lors de la comptabilisation des règlements,
    • dans les pièces auto.

SEEREFERTTO Le paramétrage des journaux de trésorerie est détaillé dans la documentation Détermination des journaux, types de pièces et comptes sur les règlements.

Six types de journaux ont été réservés aux opérations diverses :

  • les valeurs 4,5 et 6 pour la comptabilité générale,
  • les valeurs 8,9 et 10 pour la comptabilité analytique.
Tous journaux (champ ALLJOU)

Si la case 'Tous journaux' est sélectionnée, tous les types de journaux sont pris en compte pour l'opération.

Journal (champ JOU)

Saisissez ici le code journal composé de un à cinq caractères alphanumériques.
A la création, le journal est automatiquement ouvert pour toutes les périodes indiquées.
Le journal sélectionné doit être de même type que celui associé au type de pièce retenu dans les critères de sélection précédents.

SEEWARNING Cette zone est obligatoirement renseignée si la case 'Tous sites' n'est pas sélectionnée.
Tous utilisateurs (champ ALLUSR)

Sélectionnez cette case à cocher pour inclure tous les utilisateurs. Laissez cette case désactivée pour exécuter ce traitement pour un seul groupe d'utilisateurs.

L'utilisateur courant est utilisé si le code du groupe ou de l'utilisateur est vide.
Utilisateur (champ USR)

Si un code utilisateur est saisi dans ce champ, le traitement est lancé uniquement sur les pièces comptables saisies par l'utilisateur. Si ce champ est laissé vide, seules les pièces comptables de l'utilisateur courant sont incluses.
Simulations non actives (champ SIM)

Les critères 'Simulation non actives' et 'Etat des écritures générées' ne sont demandés que pour la validation des pièces en OD. Ils permettent de pouvoir prendre en compte les écritures de simulation non actives et de générer les pièces en réel ou provisoire.
Ecr sim. automatiques (champ AUTACC)

Le critère 'Ecr sim. automatiques' donne la possibilité d'inclure les écritures de simulation automatiques dans les traitements d'activation, désactivation ou d'annulation. Ces écritures de simulation automatiques sont repérables par leur zone REFSIM (Référence simulation) alimentée.
Les écritures de simulation automatiques sont exclues systématiquement du traitement de validation.
Date début (champ STRDAT)

Vous pouvez affiner la sélection en précisant une borne de date.
Ce sont les dates de création, en saisie de pièces, qui sont prises en compte.
Date fin (champ ENDDAT)

Génération

Type de génération (champ SIMSTA)

Dans le cas d'une génération réelle, l'état de la pièce peut être :

  • Provisoire
  • Final

Le statut de pièce pour les comptabilisations doit être Définitif quand le type de génération demandé est Réel et que la société répond à un des critères suivants :

SEEINFO Cet état détermine votre possibilité de modifier ou non la pièce. Une fois définitives, les modifications pouvant être apportées à la pièce sont d'ordre informatif ou concernent les imputations analytiques. La date, les montants, les comptes, le code TVA et autres informations purement comptables ne peuvent plus être modifiés.

En provisoire, la pièce reste modifiable pour la majorité des informations y figurant. Les options de modification peuvent varier selon :

  • La nature et l'origine de la pièce comptable :
    • Pièce de règlement temporaire : ligne bancaire ne pouvant pas être supprimée
    • Pièce de facture d'achat : Ligne tiers non supprimable, compte achat et TVA non modifiables
  • Les évènements de gestion ayant impacté la pièce comptable :
    • Compte de charge avec un montant de TVA déclaré
    • Compte de TVA lettré ou non
Type de pièce (champ TYPDES)

Type de pièce à utiliser pour générer les pièces issues du traitement.

SEEWARNING Rappel : Attention au choix des types de pièce utilisés : ceux-ci ont, entre autre, pour fonction de couper ou d'autoriser la propagation entre types de référentiels.
Journal (champ JOUDES)

Journal pris en compte pour la génération des pièces issues du traitement.
Il doit être du même type que celui du journal rattaché au type de pièce précédemment sélectionné.
Fichier de trace (champ TRC)

En répondant 'Oui' à cette question, un fichier de trace permet d'obtenir une liste des pièces validées par ce traitement.

Tâche batch

Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard ACCSIMVAL est prévue à cet effet.

Actions spécifiques

Cliquez sur cette action pour enregistrer vos paramétrages dans un Code mémo et les utiliser ultérieurement. Le mémo est lié à votre profil utilisateur et non à la fonction ou à l'écran.

Le code mémo STD associé à l'écran s'affiche lorsque vous ouvrez la fonction.

Pour plus d'informations sur l'utilisation avancée de l'action Mémo, reportez-vous à la documentation Ergonomie générale des progiciels SAFE X3.

Cliquez sur cette action pour saisir un Code mémo et charger les paramétrages enregistrés sous ce code.

Cliquez sur cette action pour supprimer un Code Mémo.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour la société

Si le traitement est lancé pour une société et que cette société a opté pour la conformité DGI n° 13L-1-06 (c'est-à-dire si le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'oui'), les pièces générées par le traitement auront le statut 'Définitif'.

Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour une ou plusieurs des sociétés

Le traitement est lancé pour toutes les sociétés ou un groupe de sociétés et si au moins une des sociétés a opté pour la conformité DGI n° 13L-1-06 (c'est-à-dire si le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'oui'), les pièces générées par le traitement auront le statut 'Définitif'.

Tables mises en œuvre

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