Clôture période et exercice
Utilisez cette fonction pour lancer le traitement de clôture exercice ou périodique pour les sociétés et les contextes choisis.
Se reporter à la section Utiliser les commits intermédiaires pour en savoir plus sur l'utilité de ces commits lors d'une clôture d'un nombre important d'immobilisations.
Pour un clôture en mode réel, le compteur des biens pris en charge est également mis à jour. Si ce compteur dépasse de 5 % le nombre maximum de biens autorisé par les limites de votre licence, le traitement de clôture est automatiquement bloqué.
Utilisez la fonction Statut des contextes (SAISTACPY) pour consulter le nombre de biens autorisés par la licence, ainsi que le compteur des biens gérés par la solution, le dossier et la société.
La clôture réelle d'une période ou d'un exercice est irréversible.
Prérequis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Onglet Écran de saisie
Pour lancer le traitement de clôture, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs sociétés, ainsi que le contexte.
Options
| Simulation (champ FLGSIM) |
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Cette case à cocher est sélectionnée par défaut et permet d'exécuter la clôture en mode simulation. Dans ce cas, le contrôles et le traitement sont effectués, mais aucune mise à jour n'est enregistrée dans la base de données. Laissez cette case désactivée pour lancer le traitement en mode réel. Dans ce cas, vous ne pouvez pas annuler la clôture et les mises à jour sont enregistrées dans la base de données. Si vous utilisez des commits intermédiaires, il est recommandé de positionner le paramètre NIVTRACE – Niveau de trace (chapitre AAS, groupe MIS) sur 0. |
Informations
| Statut des contextes (champ ICOINFO) |
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Utilisez cette action pour ouvrir la fonction Statut des contextes présentant la situation des contextes de chacune des sociétés au regard de la clôture. Pour chaque contexte, les critères pouvant bloquer la clôture sont présentés. |
Tableau Sélection Société
| champ CLC |
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Sélectionnez cette case à cocher pour inclure la société de la ligne dans le traitement de clôture. |
| Société (champ CPY) |
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Ce champ non modifiable affiche le code de la société. La liste présente uniquement les sociétés définies dans le dossier, pour lesquelles au moins un des contextes peut être clôturé. |
Tableau Contextes d'amortissement
| Contexte (champ CNX) |
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Lorsque vous cliquez sur une société dans la table Sélection Société, les contextes de la société éligibles à la clôture s'affichent. |
| champ CNXOK |
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Ce champ indique si le contexte peut être clôturé ou non;
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| Clôturer (champ TYPCLC) |
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Utilisez ce champ pour choisir le type de clôture à effectuer : période courante ou exercice courant. La valeur du champ est alimentée automatiquement en fonction de la période courante de la société sélectionnée. |
| Début exe. (champ DATSTRFIY) |
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Ce champ contient la date de début de l'exercice courant du contexte. |
| Fin exe. (champ DATENDFIY) |
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Ce champ contient la date de fin de l'exercice courant du contexte. |
| Début période (champ DATSTRPER) |
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Ce champ contient la date de début de la période courante. |
| Fin période (champ DATENDPER) |
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Ce champ contient la date de fin de la période courante. |
| Dernier bien clôturé (champ LSTCLOFAS) |
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Lorsqu'une erreur se produit sur un bien lors d'une clôture par commits intermédiaires, ce champ affiche le dernier bien effectivement clôturé. Si une erreur se produit après que tous les biens ont été clôturés, ce champ affiche le message : "Erreurs en clôture". Cela peut signifier que l'erreur n'est pas liée à un bien spécifique.
Lorsque vous relancez le traitement en mode réel, le champ est vide et le traitement reprend sur le prochain bien à "commiter". |
Sociétés
Ce tableau présente la liste des sociétés définies dans le dossier remplissant les deux conditions suivantes :
- La société est associée à au moins un contexte éligible à la clôture de période ou d'exercice. Cliquez sur l'icône Statut des contextes pour afficher la situation de chaque contexte de société, relative à la clôture. Pour chaque contexte, les critères pouvant bloquer la clôture sont présentés.
- L'utilisateur possède des droits sur l'ensemble des sites de la société.
Important
- Si la société contient au moins un bien inactif, vous ne pouvez pas lancer la clôture et la société n'est donc pas présente dans le tableau.
- Si la société est la société cible ou source d'un transfert intra-groupe, vous pouvez uniquement sélectionner cette société si le statut de l'opération de transfert est En préparation. Sinon, un message d'erreur s'affiche, puis une fenêtre présentant la liste des opérations concernées. Si la clôture est lancée par le serveur batch, un nouveau contrôle est effectué lors du lancement de la requête afin de s'assurer qu'aucune cession intra-groupe portant sur la société sélectionnée n'a été définie entre la préparation de la requête et son lancement. Si tel est le cas, la sélection de la société est annulée et un message le signale dans la trace.
Contextes
Ce tableau liste les contextes gérés dans la société sélectionnée dans la table Sélection Société et pour lesquels une clôture périodique ou exercice est possible. Vous pouvez clôturer chaque contexte par clôture de période ou exercice, selon la situation.
Pour clôturer un contexte par clôture de période, les conditions suivantes doivent être remplies :
- la période courante n'est pas la dernière période de l'exercice, les périodes sont clôturées lors de la clôture de l'exercice,
- tous les plans du contexte sont calculés,
- toutes les provisions pour renouvellement sont calculées, lorsqu'il s'agit du contexte comptable et fiscal et que les concessions sont gérées selon le mode de renouvellement,
- toutes les dotations et tous les écarts entre plans liés (lorsqu'ils sont gérés) ont été comptabilisés pour la période courante, si sa comptabilisation est réelle. La comptabilisation des événements n'est pas obligatoire pour une clôture périodique. De même, s’il s’agit du contexte comptable et fiscal et que les concessions sont gérées, toutes les provisions pour renouvellement doivent avoir été comptabilisées pour la période courante,
- aucune erreur ou aucune incohérence n'a été détectée dans les données du contexte.
- Par ailleurs, si le paramètre ACCPERCTL - Contrôle périodes comptabilité (chapitre AAS, groupe CPT) a pour valeur Oui, les conditions suivantes doivent être remplies :
- la période suivante (future période courante) est ouverte en comptabilité,
- le contexte est synchrone avec la comptabilité.
Un contexte est éligible pour une clôture exercice si les conditions suivantes sont réunies :
- la période courante est la dernière période de l'exercice,
- tous les plans du contexte sont calculés,
- toutes les périodes sont en comptabilisation réelle,
- toutes les dotations, tous les écarts entre plans liés (lorsqu'ils sont gérés), ainsi que tous les événements (au sens couple Type d'événement/plan d'amortissement du contexte à clôturer) exploités dans les types d'écriture comptable actifs, ont été comptabilisés pour toutes les périodes de l'exercice,
- tous les biens classés pour vente dans l'exercice ont été sortis.
- pour les biens sortis lors de l'exercice courant, il ne reste aucun montant à comptabiliser sur les périodes de l'exercice suivant si leur comptabilisation est réelle. Les amortissements et écarts entre plans comptabilisés sur l'exercice suivant, préalablement à l'enregistrement de la sortie, doivent être extournés.
- aucune erreur ou aucune incohérence n'a été détectée dans les données du contexte.
- Par ailleurs, si le paramètre ACCPERCTL - Contrôle périodes comptabilité (chapitre AAS, groupe CPT) a pour valeur Oui, les conditions suivantes doivent être remplies :
- la période suivante (future période courante) est ouverte en comptabilité,
- le contexte est synchrone avec la comptabilité.
- De plus, lorsque les concessions sont gérées selon le mode 'Renouvellement', il est également nécessaire que soient remplies les conditions suivantes :
- toutes les provisions pour renouvellement doivent être calculées et comptabilisées pour toutes les périodes de l’exercice,
- pour les biens sortis dans l'exercice courant, il ne reste aucune provision à comptabiliser sur les périodes de l'exercice suivant si leur comptabilisation est réelle. Les provisions comptabilisés sur l'exercice suivant, préalablement à l'enregistrement de la sortie, doivent être extournées,
- tous les biens à renouveler utilisés dans le plan comptable ont été extournés. L'indicateur Renouvellement effectué doit être actif,
- il n’existe aucune opération de préparation de renouvellement pour laquelle la date de renouvellement est située dans l’exercice courant ou pour laquelle la date n’est pas renseignée.
| Statut des sociétés |
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Pour chaque société gérée, sélectionnez cette option pour afficher le statut de chacun de ses contextes selon le calcul, l'interface comptable, le renouvellement des biens, sa synchronisation avec la comptabilité, et son éligibilité pour une génération de flux ou pour une clôture. Se reporter à la documentation Statut des contextes pour plus d'informations. |
Descriptif du traitement
- La Clôture de la période courante engendre, sur le contexte, les opérations suivantes :
- La période prend pour statut Close ; son type de comptabilisation (simulation/réel) est conservé.
- La période Suivante devient la période Courante et son type de comptabilisation (simulation/réel) est conservé si la période était ouverte. Si la période était fermée, son type de comptabilisation est initialisé avec la valeur de la période clôturée.
- Au niveau de chacun des biens concernés :
* le statut de chacun des plans du contexte (champ DEPSTA de la table des amortissements DEPREC) prend la valeur Clos.
* les cumuls d'amortissement périodique du contexte clôturé sont incrémentés du montant de la dotation correspondante qui est ensuite, remise à zéro.
- Les flux sont créés ou mis à jour pour la période clôturée, avec le statut Définitif.
Afin de ne pas pénaliser la première clôture périodique, il est recommandé de générer tous les flux une première fois après l'ouverture d'un exercice, via le traitement de Génération des flux provisoires. Ce traitement, doté de paramètres d'optimisation, permettra de lisser cette opération sur toute la durée de la première période.
Ensuite, lors de la clôture, la génération des flux sera limitée aux nouveaux biens et aux seuls biens ayant subi, depuis la dernière génération, une action métier ayant un impact sur les flux.Ce mécanisme visant à optimiser les temps de traitement, est décrit dans un document annexe : Optimisation des flux.
- Lors de la soumission de la clôture du contexte d'amortissement retenu pour la gestion des UO (Unités d'œuvre), les plans de production associés au contexte sont mis à jour de la façon suivante : si les UO réalisées sur la période ne sont pas précisées pour la période à clôturer, le traitement de clôture alimentera automatiquement les UO réalisées à partir des UO prévues.
- Toute sortie prévisionnelle d'un bien, à une date inférieure ou égale à la fin de la période sur laquelle porte la clôture, est automatiquement annulée.
Gestion des concessions :
- L’ensemble des opérations de renouvellement validées sont supprimées.
- La Clôture Exercice de l'exercice en cours engendre, sur le contexte, les opérations suivantes :
- La clôture de la dernière période de l'exercice (période courante).
- L'exercice Courant prend pour statut exercice Clos et son type de comptabilisation (simulation/réel) est conservé.
- L'exercice Suivant devient l'exercice Courant. La première période est ouverte avec un type de comptabilisation défini par défaut au niveau du paramètre DEFPSTTYP - Type de comptabilisation (chapitre AAS, groupe CPT). Les autres périodes sont initialisées à 'Non ouverte' sans type de comptabilisation.
- L'exercice lui succédant prend le statut d'exercice Suivant. Si celui-ci n'est pas défini, il est créé selon le même découpage exercice que le nouvel exercice Courant, selon les modalités suivantes :
* La date de début d'exercice est fixée au lendemain de la date de fin d'exercice Courant.
* La date de fin d'exercice est fixée à la même date que la fin de l'exercice Courant plus un an.
* Si l'exercice courant est découpé en périodes, les périodes de l'exercice suivant sont créées en conservant le même découpage que celui existant sur l'exercice Courant, en tenant compte des années bissextiles. Les pondérations des périodes (nombre de jours, de semaines, de mois) sont recalculées avec les nouvelles dates de périodes.
Dans le cas d'un exercice courant dont la durée est inférieure à un an, le nouvel exercice est créé avec une durée de un an à partir de la date du nouvel exercice ; l'éventuel découpage en périodes n'est alors pas conservé.
- Les flux sont créés ou mis à jour pour l'exercice clôturé, avec le statut : Définitif. Un mécanisme d'optimisation permet de limiter la génération aux nouveaux biens et aux seuls biens ayant subi, depuis la dernière génération, une action métier ayant un impact sur les flux.
Un flux initial est également créé pour l'exercice suivant, pour chaque bien de la société et chaque plan concerné. Pour plus d'informations sur l'optimisation des flux, se reporter au document annexe : Optimisation des flux.
- Lors de la soumission de la clôture du contexte d'amortissement retenu pour la gestion des UO (Unités d'œuvre), les plans de production associés au contexte sont mis à jour de la façon suivante : si les UO réalisées sur la période ne sont pas précisées pour la période à clôturer, le traitement de clôture alimentera automatiquement les UO réalisées à partir des UO prévues.
- Au niveau de chacun des biens concernés, les cumuls d'amortissement du contexte clôturé sont incrémentés du montant de la dotation correspondante qui est ensuite, remise à zéro.
- Au niveau des biens sortis dans l'exercice : les enregistrements (dans la table DEPREC) des amortissements relatifs aux exercices postérieurs à celui clôturé, sont supprimés.
- Toute sortie prévisionnelle d'un bien, à une date inférieure ou égale à la fin de l'exercice sur lequel porte la clôture, est automatiquement annulée.
Gestion des Subventions :
Lorsque la Remise en cause des subventions antérieures est interdite (paramètre GRTPRVUPD à Non), le traitement de clôture du contexte Comptable et fiscal (et donc de façon induite, du plan de Subvention) active automatiquement l'indicateur de forçage associé au champ Montant de subvention de chacune des dépenses rattachées à un bien comptable dont le plan de subvention est clôturé. Le montant de subvention de ces dépenses ainsi que la base d'amortissement, sur le plan de Subvention, des biens comptables rattachés ne seront ainsi plus mis à jour lors des traitements de calcul de subvention.
Gestion des Concessions :
- Au niveau des biens sortis dans l'exercice : les enregistrements (dans la table CCNRPR) des provisions pour renouvellement, relatifs aux exercices postérieurs à celui clôturé, sont supprimés.
- La valeur de renouvellement des biens est remise à zéro (afin d’être recalculée lors du prochain calcul). L’indicateur de forçage de la valeur de renouvellement est désactivé sur les biens dont la valeur de renouvellement avait été forcée.
- L’ensemble des opérations de renouvellement validées sont supprimées.
Utiliser des commits intermédiaires
Lors d'une clôture de période ou d'exercice relative à des immobilisations, les performances du système peuvent être impactées lorsqu'un grand volume de données est traité. Si vous gérez un grand nombre d'immobilisations, la clôture en plusieurs commits est une solution pour améliorer les performances. Cette opération suit le processus standard, mais pour un grand volume de données traité par commits successifs.
1. Positionnez le paramètre INTCOMCLO - Commits intermédiaires clôture (chapitre AAS, groupe PRF) sur Oui pour activer les commits successifs lors du traitement de clôture. Lorsque ce paramètre est désactivé, tous les contrôles et mises à jour sont traités dans un unique commit.
2. Utilisez le paramètre INTCOMCLON - Nombre de biens par commit (chapitre AAS, groupe PRF) pour définir le nombre de biens à traiter dans chaque commit. La valeur par défaut est 1000.
Erreurs en clôture
Si un message d'erreur s'affiche lors de la clôture, toutes les fonctions liées aux immobilisations de la société sont bloquées et vous pouvez uniquement exécuter la clôture manuellement jusqu'à résolution de l'erreur.
Dans la fonction Statut des contextes, la colonne Dernier bien clôturé affiche le dernier bien "commité", sauf si l'erreur s'est produite avant le premier commit. Le Statut clôture reste sur Oui, mais s'affiche en orange. Le fichier de trace indique que rien n'a été commité et que le processus a été annulé.
Si une erreur se produit après le dernier bien commité, la colonne Dernier bien clôturé affiche "Erreur lors de la clôture". Cela peut signifier que l'erreur n'est pas liée à un bien.
Une fois l'erreur résolue, vous pouvez relancer le traitement, qui reprend juste après le dernier bien commité.
Lorsque vous effectuez une clôture de période ou exercice en mode réel sans erreur, la colonne Dernier bien clôturé est vide.
Trace détaillée
Un fichier de trace s'affiche en fin de traitement, que la clôture ait été exécutée en mode réel ou simulation. Le niveau de détail de la trace est défini par le paramètre NIVTRACE - Niveau de trace (chapitre AAS, groupe MIS). La valeur 9 permet d'obtenir le plus de détails. La valeur 0 affiche uniquement le nombre de biens par commit effectivement clôturés.
Clôture en simulation
Par exemple, si vous positionnez le paramètre NIVTRACE - Niveau de trace sur 9, le fichier de trace présente des détails comme le nombre de bien par commit, ou chaque bien traité pour tous les plans d'amortissement de chaque contexte. La trace affiche également la date et l'heure de clôture pour chaque commit. Dès qu'un commit se termine, un nouveau commit commence.
Clôture réelle
Positionnez le paramètre sur 0. Dans ce cas, le fichier de trace affiche uniquement le nombre de commits intermédiaires actifs et le nombre de biens par commits.
Erreurs
Le fichier de trace inclut également le détail des erreurs, par exemple "Enregistrement d'amortissement non trouvé", avec le code et la date associés. Si vous relancez la clôture, la trace affiche alors le dernier bien commité à partir duquel le traitement des commits intermédiaires va reprendre.
Remarque : Vous pouvez imprimer ou afficher le fichier de trace à n'importe quel moment depuis la fonction Superviseur du menu Impression/groupe. Pour cela, sélectionnez l'état ATRACE - Impression fichier de trace dans la liste.
Tâche batch
Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard FASCLOTURE est prévue à cet effet.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
"Le contexte xxx : Des modifications sont en attente de traitement avant clôture"
Lorsque des modifications de paramétrage influençant le calcul des biens ont été effectuées, la clôture du contexte concerné n'est pas autorisée tant que le traitement de ces modifications et qu'un nouveau calcul n'ont pas été effectuées.
Se reporter au descriptif du traitement Modifications en attente.