Utilisez cette fonction pour générer massivement et automatiquement, pour un site donné, les factures des commandes dont la facturation est basée sur un échéancier de facturation. Il s'agit de commandes de catégorie Normale remplissant les conditions suivantes :

  • Elles portent sur des articles de catégorie Générique ou Service, vendus et non livrables.
    • Dans le cadre de la gestion d’affaire : il s’agit d’échéances de facturation à l’avancement portant sur les affaires dont le statut a pour valeur : Lancée.
    • Dans le cadre de la facturation par jalon : il s’agit des échéances de facturation dont le jalon est atteint (le budget est livré ou soldé / la tâche est soldée) et la date de prochaine facture est atteinte.
    • Dans le cadre de la facturation sans jalon : il s’agit des échéances de facturation dont la date de prochaine facture est atteinte.
  • Elles sont totalement signées ou signées automatiquement, lorsque le circuit des signatures est géré (paramètre APPSOH - Gestion des signatures commandes) et que ces commandes respectent les règles de signatures établies.
Les factures générées seront visibles par la fonction de Factures. Vous  pourrez alors les valider unitairement dans cette fonction, ou massivement dans la fonction de Validation des factures.
    Pour plus d'informations sur les modalités de gestion de la facturation à l'avancement et de la facturation par jalon, reportez-vous au livre blanc Gestion à l'affaire (PJM). Cliquez sur le lien qui correspond à votre solution Sage X3 :
      • Gestion à l'affaire si vous utilisez Sage Business Cloud
      • Gestion à l'affaire si vous utilisez une version on-premises de Sage X3.

      Pré-requis

      SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre

      Gestion de l'écran

      Ecran de saisie

      Dans cet écran, définissez les informations suivantes utilisées pour générer automatiquement les factures des échéances :

      • les critères de sélection,
      • les options de regroupement des factures,

      Après l'exécution de cette fonction, un fichier de trace s'affiche :

      • récapitulant toutes les paramètres de lancement de la facturation automatique, 
      • présentant les numéros de factures créées et les commandes ayant servi à la création de ces factures.

      Critères de selection

      Société (champ CPY)

      Saisissez une société pour l’état.
      Site vente (champ SALFCY)

      La création automatique des factures se fait sur un seul site de vente à la fois. 
      Vous devez obligatoirement préciser le site choisi pour le traitement.
      Par défaut, il s'agit du site de vente associé à votre profil utilisateur. 

      Date facture (champ INVDAT)

      Saisissez la date qui sera attribuée à chacune des factures créées.
      Cette date est initialisée à la date du jour. Elle est soumise au contrôle d'existence dans la table des périodes et dans la table des exercices. L'exercice et la période doivent être ouverts.

      Cette date est utilisée également pour filtrer les échéances de facturation sélectionnées.
      Reportez-vous à l'aide sur le champ Échéances factures jusqu'au.
      Type des factures (champ SIVTYP)

      Indiquez le type de facture utilisé pour la génération de la facture de vente. Cette information est obligatoire.
      Le type proposé par défaut est issu du paramètre SIVTYP -Type facture utilisateur (chapitre VEN, groupe INV). 

      Cette information est obligatoire.

      Le type de facture proposé par défaut est issu du paramètre SIVTYP - Type facture utilisateur. Vous pouvez le modifier si nécessaire en choisissant un type de facture dans la liste des types de factures définis.
      Le type de facture client :

      • Est utilisé par les factures de Ventes et Tiers clients.
      • Identifie une catégorie de facture (facture, avoir..) ainsi qu'un schéma d'écriture pour la validation des factures.
      • Est associé à un type de pièce sur lequel est défini un compteur (manuel ou automatique). 
        SEEINFO Remarques :
        • Si aucun compteur n'est indiqué dans le type de pièce et si aucun numéro de pièce n'est précisé manuellement en saisie de facture, le programme attribuera un numéro de pièce en fonction du compteur paramétré dans la table d'affectation des compteurs.
        • Lorsque aucun type de pièce n'est associé au type de facture, c'est le type de pièce défini sur la pièce automatique qui est exploité (y compris le compteur associé).

      En saisie de facture, seul peut être renseigné un type de facture dont la législation et le groupe de sociétés sont cohérents avec ceux de la société du site de vente.
      SEEREFERTTO Pour plus d'informations, cliquez ici.

      Bloc numéro 2

      Echéances factures jusqu’au (champ DEMDLVDAT)

      Vous pouvez limiter la sélection des échéances de facturation à traiter aux seules échéances dont la date de prochaine facture est inférieure ou égale à la date indiquée.
      Cette date est, par défaut, initialisée à la date du jour.

      Les échéances sélectionnées sont également filtrées par rapport à la Date facture saisie : seules sont prises en compte celles dont la date de prochaine facture est inférieure à la Date facture saisie.

      :

      Date facture : 10/05/2019
      Échéances factures jusqu'au : 15/05/2019

      • Une facture dont la date de prochaine échéance est le 08/05/2019, sera prise en compte par le traitement.
      • Une facture dont la date de prochaine échéance est le 12/05/2019, ne sera pas prise en compte par le traitement.

      Options regroupement factures

      Options regroupement factures (champ IMESVIC)

      Vous pouvez préciser comment doivent être regroupées les échéances de facturation lors de la génération des factures. Ces options utilisent également les critères indiqués ci-dessous pour regrouper les échéances de facturation sur une même facture.

      1 facture par date de facture

      Toutes les échéances, dont la date de prochaine facture est identique, sont regroupées sur la même facture.

      1 facture par commande

      Toutes les échéances, liées à la même commande et dont la date de prochaine facture est inférieure à la date de facture, sont regroupées sur la même facture.

      1 facture par client

      Toutes les échéances de l'ensemble des commandes passées pour le même client facture, et dont la date de prochaine facture est inférieure à la date de facture, sont regroupées sur la même facture.

      1 facture par affaire

      Toutes les échéances, liées au même code affaire, et dont la date de prochaine facture est inférieure à la date de facture, sont regroupées sur la même facture.

      Critères de regroupement

      Les échéances de facturation sont regroupées sur une même facture en fonction des critères suivants. Une nouvelle facture est créée chaque fois que la valeur de l'un de ces critères diffère :

      • Site de vente
      • Client facturé
      • Mode de facturation
      • Devise
      • Type de prix
      • Code affaire (voir remarque ci-dessous)
      • Tiers payeur
      • Régime de taxe
      • Client groupe
      • Condition de paiement
      • Identification UE
      • Incoterm
      • Lieu de transport DEB
      • Indicateur Intersite
      • Site origine création commande
      • Structure tarif
      • Première ligne raison sociale client facture
      • Première ligne de l'adresse de facturation
      • Code postal de l'adresse de facturation
      • Ville de l'adresse de facturation
      • Etat de l'adresse facturation
      • Code exonération NA
      • Elément de facturation en fonction de l'indicateur de regroupement
      • Adresse client facture, si le mode de facturation est différent de Une facture par client
      • Adresse client commande, si le mode de facturation est différent de Une facture par client.

      Ces critères de regroupement tiennent compte implicitement de la valeur du paramètre PJTSNGDOC - Une affaire par document (chapitre TC, groupe MIS) :

      • Lorsqu'il a pour valeur Oui, le regroupement d'échéances liées à des commandes dont le code affaire est différent est interdit.
      • Lorsqu'il a pour valeur Non, le regroupement d'échéances liées à des commandes dont le code affaire est différent est autorisé. Lorsque l'option 1 facture par affaire

      Bornes début / fin

      Client facture début (champ BPCINVDEB)

      Utilisez ces bornes pour filtrer la sélection à un seul client facturé ou aux seuls clients facturés dont la référence est comprise dans l'intervalle défini par ces bornes.
      Client facture fin (champ BPCINVFIN)
      No commande début (champ SOHNUMDEB)

      Saisissez une borne début et une borne de fin pour effectuer une sélection sur les numéros de commande : seules sont sélectionnées les commandes dont la référence est comprise dans cet intervalle.

      La fenêtre de sélection propose uniquement les commandes de catégorie Normale, non totalement facturées, et rattachées au site sélectionné.
      No commande fin (champ SOHNUMFIN)
      Affaire début (champ PJTNUMDEB)

      Utilisez ces champs pour limiter les résultats à une borne de codes d'affaires. Pour une affaire unique, renseignez le même code affaire dans les deux champs Affaire de la section Bornes début / fin. Il peut contenir :

      • Un code affaire
      • Un code affaire et un code de budget d'affaire
      • Un code affaire et un code de tâche d'affaire, soit un code de tâche matière ou de tâche main d'œuvre (ventes uniquement), ou une combinaison entre un code tâche main d'œuvre et matière.

      Si ce champ affiche un caractère spécial, par exemple un point d'exclamation (!), cela signifie qu'il est lié à la structure de l'affaire. Les points d'exclamation servent de séparateur entre le code affaire et la structure ; soit la structure du budget de l'affaire, soit la structure opérationnelle de l'affaire (relative à la tâche). Par exemple, si le code de tâche matière est 'USA-P3' et le code affaire est 'USA12345678', ce champ affiche le lien à la structure opérationnelle de l'affaire soit USA12345678!USA-P3'.

      Ce champ affiche par défaut le code de l'affaire si vous avez accédé à cette fonction directement depuis l'affaire. Si vous avez accédé à cette fonction depuis la structure d’affaire, le code de l’affaire et le code de la tâche ou du budget correspondants s’affichent.
      Affaire fin (champ PJTNUMFIN)
      Toute l'affaire (champ PJTALL)

      Sélectionnez cette case à cocher pour afficher tous les enregistrements liés aux affaires sélectionnées. Laissez cette case à cocher désactivée pour afficher uniquement les enregistrements liés à la structure des affaires sélectionnée.

      Si les champs Affaire début/fin incluent un caractère spécial, par exemple un point d'exclamation (!), la recherche inclut la structure de l'affaire. Les points d'exclamation servent de séparateur entre le code affaire et la structure ; soit la structure du budget de l'affaire, soit la structure opérationnelle de l'affaire (relative à la tâche). Par exemple, si le code de tâche matière est 'USA-P3' et le code affaire est 'USA12345678', ce champ affiche le lien à la structure opérationnelle de l'affaire soit USA12345678!USA-P3'.

      Impression

      Facture (champ PRNFLG)

      Cochez cette case pour imprimer le document (bon de préparation, bon de livraison ou facture) après génération de la livraison ou de la facture.

      Vous devez alors préciser :

      • Le document : par défaut, c'est le code état lié à l'objet qui est utilisé
      • Le serveur d'impression, si applicable
      • L'imprimante, si applicable.
      Document (champ PRNNAM)

      Saisissez le code du document standard à imprimer.
      Destination (champ PRNDEN)

      Indiquez la destination du document ou de l'état.
      La destination doit exister dans la table Destinations où sont définies toutes ses caractéristiques (type de sortie, imprimante, serveur, etc).
      Serveur (champ PRNSRV)

      Ce champ permet de définir le serveur d'impression.
      Ce paramètre est envoyé à la demande d'édition d'un état Crystal Reports.
      Imprimante (champ PRNIMP)

      Imprimante par défaut.

      Tâche batch

      Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard FUNAUTISCH est prévue à cet effet.

      Actions spécifiques

      Cliquez sur cette action pour enregistrer vos paramétrages dans un Code mémo et les utiliser ultérieurement. Le mémo est lié à votre profil utilisateur et non à la fonction ou à l'écran.

      Le code mémo STD associé à l'écran s'affiche lorsque vous ouvrez la fonction.

      Pour plus d'informations sur l'utilisation avancée de l'action Mémo, reportez-vous à la documentation Ergonomie générale des progiciels SAFE X3.

      Cliquez sur cette action pour saisir un Code mémo et charger les paramétrages enregistrés sous ce code.

      Cliquez sur cette action pour supprimer un Code Mémo.

      Messages d'erreur

      Il n'y a pas de message d'erreur autre que les messages d'erreur génériques.

      Tables mises en oeuvre

      SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre