Pré-réception des commandes

Aide commune aux fonctions : Expéditions, Pré-réception des expéditions et Pré-réception des commandes.

• Lors de la création d'une expédition et d'une pré-réception de commandes, ce numéro est obligatoire. Vous pouvez  :
• saisir cette information,
• utiliser la numérotation automatique. Le numéro est attribué lors de l'enregistrement de la création.
  Ce numéro est fonction du paramétrage du compteur affecté au document de type 'Expédition' du module Achats (fonctions Structures des compteurs et Affectation des compteurs).
  
• Lors de l'enregistrement d'une pré-réception d'une expédition, ce champ n'est pas saisissable. Il s'agit du numéro de l'expédition pickée dans le volet de sélection des expéditions.

Il s'agit du numéro d'identification de l'expédition.

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Le statut de l'expédition n'est pas saisissable. Il prend automatiquement pour valeur :

• Créé, lors de la création de l'expédition.
  Ce statut autorise la modification des quantités sur les lignes de commandes.
• Expédié. Ce statut est possible uniquement sur les Expéditions et Pré-réception des expéditions. Il s'affiche lorsqu'au niveau de l'expédition, vous cochez l'indicateur Expédiée pour indiquer que l'expédition est bien partie.
• Pré-réceptionné dès que la Pré-réception de l'expédition est enregistrée. Ce statut n'autorise plus la modification les quantités sur les lignes de commande.
• Réceptionné dès l'enregistrement d'une partie de la réception.
• Soldée dès que toutes les lignes de l'expédition sont réceptionnées ou lorsque l'expédition est soldée manuellement.

Ce champ indique la date expédition. La date du jour s'affiche par défaut.
Cette date est purement informative.

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Cette case à cocher est accessible uniquement dans la fonction d'Expédition. Activez-la pour indiquer que l'expédition est bien partie. Le statut de l'expédition passe automatiquement de Créé à Expédié.
Cette indication est purement informative, aucune action ne lui est associée.

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Ce champ vous permet d'indiquer le site auquel sont rattachées les commandes d'achat ou les conteneurs de fret que vous souhaitez sélectionner. Le choix d'un site vous permet ainsi de filtrer le volet de sélection avec les seules commandes d'achat et les seuls conteneurs de fret enregistrés sur ce site. Une fois la première commande ou le premier conteneur ainsi sélectionné, le site n'est plus modifiable.
Si vous souhaitez enregistrer, dans une expédition, des commandes ou des conteneurs de fret issus de différents sites (appartenant toutefois à la même société), laissez ce champ vide et utilisez les Critères de picking pour effectuer votre sélection.

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Ce champ vous permet d'indiquer le fournisseur auquel sont rattachés les commandes d'achat ou les conteneurs de fret que vous souhaitez sélectionner. Le choix d'un fournisseur vous permet ainsi de filtrer le volet de sélection avec les seules commandes d'achat passées auprès de ce fournisseur ou les seuls conteneurs de fret associés à ce fournisseur.
Si vous avez également renseigné un site :

• le volet de sélection des commandes est filtré avec les seules commandes passées sur ce site auprès du fournisseur indiqué,
• le volet de sélection des conteneurs de fret est filtré avec les seuls conteneurs associés à ce site et définis pour le fournisseur indiqué.

Une fois la première commande ou le premier conteneur ainsi sélectionné, le fournisseur n'est plus modifiable.
Si vous souhaitez enregistrer, dans une expédition, des commandes passées auprès de différents fournisseurs, ou des conteneurs de fret définis pour différents fournisseurs, laissez ce champ vide et utilisez les Critères de picking pour effectuer votre sélection.

Saisissez le code tiers ou utilisez l'icône de recherche (loupe) pour effectuer une recherche sur la table des tiers.

Il s'agit du tiers en charge des opérations logistiques liées l'expédition. Par exemple, un transitaire ou un agent maritime.

Numéro de la commande achat.

Il s'agit de la ligne de la commande d'achat.

Numéro du conteneur sélectionné.

Il s'agit du code d'identification du conteneur de fret, défini pour le commerce international, selon les normes ISO 4 : 4 caractères alphanumériques suivis de 7 caractères numériques.

Cet indicateur est non saisissable. Sa valeur est issue du paramétrage effectué au niveau du conteneur.

Référence de l'article commandé.

Il s'agit de la désignation traduite dans la langue du fournisseur.

Désignation utilisée sur la fiche article.

Ce champ, non modifiable, rappelle l'unité dans laquelle la commande est effectuée.

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Ce champ contient la quantité expédiée.

• Dans l'écran d'Expédition des lignes de commande, vous pouvez modifier la quantité uniquement si la ligne de commande n'est pas incluse dans un conteneur. Si la ligne de commande est incluse dans un conteneur, la modification doit être effectuée au niveau du conteneur.
  Dans le cas de l’expédition partielle de commandes portant sur des articles dont les frais d'approche sont gérés par une structure de coûts, le montant des charges des lignes expédiées est recalculé sur la base non seulement de la quantité mais de l'ensemble des critères ayant un impact sur le calcul (notamment le poids et le volume).
  
• Dans l'écran d'Expédition des conteneurs et dans les écrans de Pré-réception, cette quantité n'est pas modifiable.

Ce champ, non modifiable, affiche l'état de la ligne en termes d'expédition :

• Non :
  Le statut de l'expédition est Créé. Aucune quantité n'a encore été expédiée.
• Partiellement :
  La quantité expédiée est inférieure à la quantité commandée.
• Totalement :
  La quantité expédiée est supérieure ou égale à la quantité commandée.

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Ce champ contient la date de réception prévue de l'expédition. Cette date est calculée automatiquement de la façon suivante :
Date d'arrivée, ou à défaut, date d'arrivée prévue + délai de transport entre le lieu d'arrivée du transport et le site de réception indiqué sur la ligne de commande + délai de libération sur le site (lieu) de réception.

Etant donné que sur la ligne d'expédition de la ligne de commande, aucun mode de transport ni aucun transporteur ne sont précisés pour le transport entre le lieu d'arrivée et le site de réception, le délai pris en compte est celui paramétré sans transporteur et avec un mode de transport Non défini. Si ce paramétrage n'existe pas, le calcul de la date de réception prévue s'effectue sans délai de transport.

A défaut des informations nécessaires au calcul de cette date, celle-ci est initialisée avec la date de réception prévue de la commande.

Cette date reste modifiable tant que le statut de l'expédition est Créé. Toute modification de cette date effectuée au niveau de la fonction d'Expédition est automatiquement reportée au niveau de l'écran de Pré-réception, et vice-versa. Elle est également mise à jour dans la table ORDERS exploitée par le CBN. En revanche, elle n'est pas reportée sur la commande. 

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Ce champ contient la quantité pré-réceptionnée. Cette quantité est saisissable uniquement au niveau de l'écran de pré-réception et tant que le statut de l'expédition est 'Créé'.
Lorsque toutes les lignes de l'expédition ont une quantité renseignée, le statut de l'expédition passe de 'Créé' à 'Pré-réceptionné'.

Dans les Pré-réception des expéditions :

• Cliquez sur l’action Pré-réception disponible dans le volet d’actions, pour initialiser automatiquement sur chacune des lignes, la quantité pré-réceptionnée à partir de la quantité expédiée. L’indicateur Pré-réceptionné est alors également automatiquement activé. Cette action est disponible uniquement si aucune quantité pré-réceptionnée n’est renseignée.
• Vous pouvez saisir une quantité pré-réceptionnée égale à 0 et indiquer toutefois que la ligne a été pré-réceptionnée. Ce paramétrage particulier vous permet de gérer les situations où la marchandise ne sera jamais réceptionnée (exemple : vol ou perte). La ligne d'expédition ne peut être sélectionnée en Réception mais une expédition peut être à nouveau créée pour la ligne de commande.

Ce champ indique si la ligne a fait l'objet d'une pré-réception. Il ne peut pas être modifié.

 Dans les Pré-réceptions des expéditions, vous pouvez indiquer que la ligne a été pré-réceptionnée tout en saisissant une quantité pré-réceptionnée égale à 0. Ce paramétrage particulier vous permet de gérer les situations où la marchandise ne sera jamais réceptionnée (exemple : vol ou perte). La ligne d'expédition ne peut être sélectionnée en Réception mais une expédition peut être à nouveau créée pour la ligne de commande.

Aide commune aux fonctions : Expéditions, Pré-réception des expéditions et Pré-réception des commandes.

• Dans l'écran d'Expédition des lignes de commande, vous pouvez modifier le poids uniquement si la ligne de commande n'est pas incluse dans un conteneur. Si la ligne de commande est incluse dans un conteneur, la modification doit être effectuée au niveau du conteneur.
  Dans le cas de l’expédition partielle de commandes portant sur des articles dont les frais d'approche sont gérés par une structure de coûts, le montant des charges des lignes expédiées est recalculé sur la base non seulement de la quantité mais de l'ensemble des critères ayant un impact sur le calcul (notamment le poids et le volume).
  
• Dans l'écran d'Expédition des conteneurs et dans les écrans de Pré-réception, le poids n'est pas modifiable.

Affiche l'unité de mesure de poids figurant sur le document de référence.

Aide commune aux fonctions : Expéditions, Pré-réception des expéditions et Pré-réception des commandes.

• Dans l'écran d'Expédition des lignes de commande, vous pouvez modifier le volume uniquement si la ligne de commande n'est pas incluse dans un conteneur. Si la ligne de commande est incluse dans un conteneur, la modification doit être effectuée au niveau du conteneur.
  Dans le cas de l’expédition partielle de commandes portant sur des articles dont les frais d'approche sont gérés par une structure de coûts, le montant des charges des lignes expédiées est recalculé sur la base non seulement de la quantité mais de l'ensemble des critères ayant un impact sur le calcul (notamment le poids et le volume).
  
• Dans l'écran d'Expédition des conteneurs et dans les écrans de Pré-réception, le volume n'est pas modifiable.
  

Ce champ affiche l'unité de volume figurant sur le document de référence.

Montant hors taxes de la ligne de commande. Ce champ n'est pas modifiable.

Ce champ rappelle la devise de gestion de la société.

Code du site émetteur de la ligne de commande.

Aide commune aux fonctions : Expéditions, Pré-réception des expéditions et Pré-réception des commandes.

Ce champ, non modifiable, indique si la ligne est soldée ou non au regard de sa pré-réception et de sa réception.

La ligne est soldée automatiquement lors du solde de la réception.

Vous pouvez également être amené à solder manuellement une ligne d'expédition /de pré-réception ou l'expédition /pré-réception complète si l'une des situations suivantes se présente :

• la marchandise est arrivée partiellement ou n'est pas arrivée,
• la marchandise n'est pas conforme, elle est refusée.

Pour solder manuellement une ligne d'expédition /de pré-réception, cliquez sur Solde depuis l'icône Actions.
Pour solder complètement l'expédition /la pré-réception, cliquez sur Solde Expé dans le volet d'actions.

Ce champ, non modifiable, affiche le site de réception de la ligne.

Aide commune aux fonctions : Expéditions et Pré-réceptions d'expéditions. Ce champ est visible mais n'est pas significatif dans la fonction de Pré-réception des commandes.

Le coefficient d'approche est initialisé avec celui de la commande et reste modifiable, sauf dans la fonction de Pré-réception des expéditions.
La gestion de ce champ est fonction du choix de la méthode utilisée pour déterminer les frais d'approche. Lorsqu'il est saisissable, le coefficient d'approche doit être supérieur ou égal à 1.
Il permet d'impacter le prix de l'ordre de l'expédition en incluant des frais connus à l'avance par approximation.
Lors de la réception de la facture fournisseur, les frais d'approche impactés aux stocks pourront être régularisés par les frais réels constatés sur la facture fournisseur si la méthode de valorisation de l'article autorise les régularisations et si le paramètre PIHCPR - Régularisation prix facture l'autorise également.

Rappel sur les frais d'approche :

La gestion des frais d'approche permet de quantifier les coûts d'acheminement de la marchandise commandée auprès d'un fournisseur et de les imputer sur les articles au moment de la commande, de la réception ou de la facture. Ces frais sont utilisés pour le calcul du coût d'achat et du coût stock.
L'évaluation de ces frais peut se faire selon l'une des deux méthodes suivantes :

• méthode globale par application d'un Coefficient de frais d'approche et/ou prise en compte d'un Coût fixe unitaire,
• méthode avec prise en compte d'un ensemble de charges détaillées dans une structure de coûts.

La méthode utilisée est exclusive, le choix de cette méthode s'effectue au niveau de la gestion de l'article.

Aide commune aux fonctions : Expéditions et Pré-réception des expéditions. Ce champ est visible mais n'est pas significatif dans la fonction de Pré-réception des commandes.

Le coût fixe unitaire est initialisé avec celui de la commande et reste modifiable, sauf dans la fonction de Pré-réception des expéditions.
La gestion de ce champ est fonction du choix de la méthode utilisée pour déterminer les frais d'approche et de la transaction de saisie utilisée. Lorsqu'elle est saisissable, cette valeur, obligatoirement positive, est exprimée dans la devise société.

Rappel sur les frais d'approche :

La gestion des frais d'approche permet de quantifier les coûts d'acheminement de la marchandise commandée auprès d'un fournisseur et de les imputer sur les articles au moment de la commande, de la réception ou de la facture. Ces frais sont utilisés pour le calcul du coût d'achat et du coût stock.
L'évaluation de ces frais peut se faire selon l'une des deux méthodes suivantes :

• méthode globale par application d'un Coefficient de frais d'approche et/ou prise en compte d'un Coût fixe unitaire,
• méthode avec prise en compte d'un ensemble de charges détaillées dans une structure de coûts.

La méthode utilisée est exclusive, le choix de cette méthode s'effectue au niveau de la gestion de l'article.

Aide commune aux fonctions : Expéditions et Pré-réception des expéditions. Ce champ est visible mais n'est pas significatif dans la fonction de Pré-réception des commandes.

Une structure de coûts détaille l'ensemble des charges considérées comme coûts fixes et identifiables au moment de l'achat. Ces charges sont exprimées dans la devise société et dans la devise du document.
Cette information n'est jamais modifiable, il s'agit de la structure de coûts renseignée au niveau de la commande.

Les charges prises en compte dans la structure de coûts sont présentées en détail dans la fenêtre accessible depuis l'icône Actions, en cliquant sur Détail structure de coût. Les montants calculés restent ajustables.

Rappel sur les frais d'approche :

La gestion des frais d'approche permet de quantifier les coûts d'acheminement de la marchandise commandée auprès d'un fournisseur et de les imputer sur les articles au moment de la commande, de la réception ou de la facture. Ces frais sont utilisés pour le calcul du coût d'achat et du coût stock.
L'évaluation de ces frais peut se faire selon l'une des deux méthodes suivantes :

• méthode globale par application d'un Coefficient de frais d'approche et/ou prise en compte d'un Coût fixe unitaire,
• méthode avec prise en compte d'un ensemble de charges détaillées dans une structure de coûts.

La méthode utilisée est exclusive, le choix de cette méthode s'effectue au niveau de la gestion de l'article.

Ce champ, non modifiable, rappelle l'incoterm figurant sur l'en-tête de la commande.

Les codes incoterms, normalisés par la Chambre de Commerce Internationale, visent à uniformiser les termes commerciaux les plus utilisés dans le commerce international en définissant par un terme unique, interprétable d'une façon identique de par le monde, les obligations respectives du vendeur et de l'acheteur lors de l'établissement d'un contrat de vente.

Le code incoterm, contrôlé dans la table des Incoterms, est notamment utilisé dans la Déclaration d'Echanges de Biens. Il peut, également, être exploité dans la définition des tarifs.

Ce champ, non modifiable, rappelle le type de cours figurant sur l'en-tête de la commande.

Ce champ indique la quantité expédiée dans l'unité de l'opération.

Ce champ, non modifiable, affiche contient la quantité pré-réceptionnée, exprimée en unité de stock.

Ce champ, non modifiable, rappelle la quantité réceptionnée, exprimée en US.

Unité de stockage de l'article.

Aide commune aux fonctions : Expéditions, Pré-réception des expéditions et Pré-réception des commandes.

Cet indicateur est non saisissable. Il indique le choix effectué lorsqu'un solde manuel de la ligne d'expédition/pré-réception d'expédition a été demandé. Il est donc significatif lorsque l'une des situations suivantes se présente :

• la marchandise est arrivée partiellement ou n'est pas arrivée,
• la marchandise n'est pas conforme, elle est refusée.

Lorsqu'il est activé, la quantité expédiée est réintégrée : vous pourrez effectuer une nouvelle expédition pour cette ligne de commande.
Lorsqu'il n'est pas activé,  une nouvelle commande devra être enregistrée. 

Ce champ, non modifiable, affiche l'état de la ligne en termes de réception :

• Non :
  Aucune quantité n'a été réceptionnée.
• Partiellement :
  La quantité réceptionnée est inférieure à la quantité commandée.
• Totalement :
  La quantité réceptionnée est supérieure ou égale à la quantité commandée.

Aide commune aux fonctions : Expéditions, Pré-réception des expéditions et Pré-réception des commandes.

Ce champ n’est pas saisissable. Il indique le motif sélectionné lors du solde manuel de la ligne d'expédition /pré-réception d'expédition.