La gestifon des expéditions intervient au niveau de la chaîne logistique et participe à la maîtrise des flux d'approvisionnement, en permettant de planifier la mise à disposition des articles commandés et d'anticiper les éventuelles ruptures de stock.
Les expéditions sont effectuées par un tiers (transitaire, agent, etc.) chargé d'organiser le transport pour différents sites, sociétés et pays.  Chaque expédition peut ainsi être associée à un numéro de Transport. Cependant, il est tout à fait possible de gérer des données du transport, telles que le lieu de départ et d'arrivée, le mode de transport, le transporteur, etc., directement dans cette fonction, sans numéro de transport.
Dans cette fonction, vous sélectionnez :

  • Soit un ou plusieurs Conteneurs de fret que vous avez préalablement définis et dans lesquels vous avez regroupé des commandes/lignes de commandes d'achat. La gestion de l'expédition peut être :
    - mono conteneur : l'expédition porte sur des conteneurs dont le contenant est identique.
    - multi-conteneurs : l'expédition porte sur des conteneurs dont le contenant peut être différent.
  • Soit une ou plusieurs Commandes /lignes de commandes. Il peut s'agir de commandes entières pour lesquelles vous conservez ou non les quantités initialement prévues. Vous avez également la possibilité de sélectionner uniquement certaines lignes dont vous pouvez aussi modifier les quantités initiales.

SEEINFO Il ne vous est pas possible d'associer, dans une même expédition, à la fois des commandes/lignes de commandes et des conteneurs de fret.

Lorsque le statut d'une expédition est 'Pré-réceptionné' ou 'Réceptionné', la modification et la suppression de l'expédition ne sont plus autorisées.

Pré-requis

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Gestion de l'écran

Pour créer une expédition, vous devez renseigner au minimum :

  • son numéro, si la numérotation automatique n'est pas active,
  • le code du tiers chargé de l'organisation du transport,
  • une ligne de commande, à sélectionner par picking dans le volet de sélection des commandes, ou un conteneur de fret, à sélectionner par picking dans le volet de sélection des conteneurs.

En-tête

Onglet Gestion

Sur cet onglet, vous pouvez indiquer les informations concernant :

  • La capacité de l'expédition.
    Si vous renseignez un contenant, les poids et volume maximum ne sont pas saisissables. Sinon, vous pouvez les renseigner. Le poids/volume total de l'expédition ainsi que le poids/volume disponibles sont calculés automatiquement en fonction des lignes de commande ou des conteneurs sélectionnés.
  • Le transport.
    Si vous renseignez un numéro de transport, les informations sont automatiquement affichées. Sinon, vous pouvez les renseigner.

Onglet Lignes

Le tableau des lignes est alimenté à partir du picking des commandes ou du picking des conteneurs, que vous avez effectué dans les volets de sélection.
Vous pouvez sélectionner :

  • soit des commandes/lignes de commande,
  • soit des conteneurs de fret. La liste de sélection des conteneurs affiche l'ensemble des conteneurs répondant aux critères Site et/ou Fournisseur renseignés sur l'onglet Gestion ou répondant aux Critères de picking renseignés. Si un contenant est renseigné, la liste est également filtrée avec les seuls conteneurs dont le contenant est identique.

Rappel : vous ne pouvez pas associer dans une expédition à la fois des commandes/lignes de commandes et des lignes de commande déjà incluses dans des conteneurs de fret.

Lorsque l'expédition porte directement sur des lignes de commandes, vous pouvez modifier certaines informations telles que les quantités, le poids, le volume ainsi que la date de réception prévue.
En revanche, lorsque l'expédition porte sur des conteneurs de fret, seule la date de réception prévue est modifiable. Toute autre modification doit être effectuée au niveau du conteneur de fret. 

En création, le volet de sélection des conteneurs affiche la liste des conteneurs dont le contenant est identique à celui indiqué sur l'onglet Gestion. Seuls les conteneurs qui n'ont pas encore été sélectionnés pour être expédiés sont affichés dans la liste de sélection. 

Onglet Conteneurs fret

Cet onglet affiche, de façon récapitulative, la liste des conteneurs de fret présents dans l'expédition, ainsi que leurs principales caractéristiques :

  • le contenant,
  • l'indication de son caractère plein ou non,
  • son poids total,
  • son volume total.


Onglet Coûts

Cet onglet présente un récapitulatif des coûts relatifs à l'ensemble des lignes du document d'expédition, dans la devise de la société.
Les informations qu'il présente étant obtenues par calcul, cet onglet n'est alimenté qu'une fois le document créé. En cas de modification d'un document existant, les données ne sont mises à jour qu'après enregistrement de la modification.

  • Le bloc Coût achat présente, pour l'ensemble du document :
    - le total des lignes HT,
    - le total des différents types de charge intervenant dans le calcul du coût d'achat (charges produits ou frais d'approche)
    - le total des factures complémentaires (et avoirs sur factures complémentaires) venant impacter le document en cours, de façon directe ou indirecte. Il s'agit des factures complémentaires remplissant les deux conditions suivantes : elles sont validées et sont prises en compte dans le coût d'achat réalisé (leur indicateur Nouveau coût est actif).
    - le coût total de l'ensemble des charges,
    - le coût total de l'expédition.
     
    Rappel :
    - Le total des charges produit est alimenté uniquement si le document courant porte sur au moins un article dont les frais d'approche sont gérés en structure de coûts. La ventilation par nature de charges est disponible dans la fenêtre affichée grâce au zoom du bloc Répartition des coûts. En cas d'expédition partielle de commandes, le montant des charges de la structure de coûts est déterminé par recalcul sur la base de l'ensemble des critères ayant un impact sur le recalcul des charges, et non par proratisation des montants initialement calculés, ou éventuellement ajustés, en commande.
    - Le total des frais d'approche est alimenté uniquement si le document courant porte sur au moins un article dont les frais d'approche sont gérés en coefficient de frais d'approche et/ou coût fixe unitaire.
     
  • Le bloc Répartition des coûts contient un zoom qui permet de consulter la liste des charges produit par nature de charge en devise société.
     

Onglet Documents

Utilisez cet onglet pour lister l’ensemble des documents relatifs à l’expédition et les enregistrer sous forme de pièces jointes.
L'icône du trombone symbolise la présence d'une pièce jointe. Cliquez sur ce trombone pour ouvrir la pièce jointe.
Ces données sont purement informatives. Aucun contrôle n’est effectué sur la cohérence des informations saisies.

Onglet Suivi

Utilisez cet onglet pour effectuer le suivi des différentes étapes de votre expédition.

Vous pouvez créer ce suivi en vous basant sur des modèles de suivi standard que vous avez préalablement définis au niveau de la fonction Modèles de suivi.

Lorsque vous sélectionnez un modèle, l'ensemble des étapes définies dans ce modèle sont automatiquement affichées. Vous pouvez les modifier.
Vous pouvez également supprimer des étapes, en ajouter manuellement ou automatiquement en sélectionnant un autre modèle. Les étapes de ce nouveau modèle viennent s'ajouter à celles existantes.

Un modèle est utilisé uniquement pour initialiser les étapes du suivi : aucune modification apportée ensuite au modèle n'est reportée sur cet écran.

Actions spécifiques

Limites

Vous ne pouvez pas sélectionner :

  • de commandes ouvertes,
  • de demandes de livraison issues des commandes ouvertes,
  • de commandes de type inter-sites et inter-sociétés. 
Celles-ci ne sont pas présentées dans le volet de sélection, ni accessibles via les critères de picking.
 

Il n'y a pas de message d'erreur autre que les messages d'erreur génériques.

Tables mises en oeuvre

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