Cette fonction permet de définir la liste et le paramétrage des différents frais nécessaires à la comptabilisation d'une note de frais.
Pour chaque frais, il doit principalement être précisé :

  • l'imputation comptable et analytique,
  • la valeur par défaut d'une unité de frais,
  • la valeur plafond.

Pré-requis

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Gestion de l'écran

En complément des blocs usuels d'identification et d'accessibilité, le paramétrage d'un code frais se découpe en trois parties distinctes :

  • bloc Imputation,
  • blocs Type de valorisation et Valorisation,
  • bloc Sections analytiques.

Ecran de saisie

Le bloc Imputation permet, via le code comptable, d'affecter le compte (normal ou collectif) ou modificateur sur lequel le frais doit être comptabilisé.
Par ailleurs, dès lors que le compte du code comptable est de type Soumis à la TVA (zone 'Gestion TVA' sur le compte), un code taxe doit nécessairement être précisé : il est alors proposé lors de la saisie d'une note de frais.

Pour ce qui est de la Valorisation d'un frais, deux cas distincts peuvent être gérés : celui des frais kilométriques et celui des frais autres (taxi, repas, hôtel, …).
Dès lors qu'un frais est identifié comme de type 'Frais kilométriques', un ensemble de paramétrages doivent être complétés car le calcul du remboursement va en découler. A savoir :

  • les menus locaux 2807 'Kilométrage pour frais' et 2808 'Catégorie véhicule pour frais' car ils permettent d'identifier les tranches de remboursement kilométrique pratiqués et les tranches de puissance des véhicules,
  • la table des indemnités kilométriques, indiquant pour chacune des combinaisons [Tranche kilométrage/Puissance véhicule] le taux de remboursement kilométrique,
  • la valeur des paramètres EXPMIL (Kilométrage pour frais) et EXPVHL (Catégorie véhicule pour frais) au niveau dossier, société, site ou collaborateur (= utilisateur)
    En saisie de frais de type 'Frais kilométriques', le taux de remboursement du kilomètre est alors déduit, pour le collaborateur courant, à partir de ses valeurs EXPMIL/EXPVHL (ou celle du site de la note, …) et de leur croisement dans la table des indemnités kilométriques.

Pour les cas autres que les indemnités kilométriques, le principe est le suivant : valeur par défaut et plafond d'une unité de frais peuvent être exclusivement soit les mêmes pour tous les collaborateurs, soit différer suivant le collaborateur concerné.

Exemple: il est possible de considérer que le plafond de remboursement des repas varie suivant la nature  du collaborateur alors que les frais de péage ne dépendent pas du collaborateur.
Dès lors que la valeur par défaut et/ou le plafond de remboursement d'un frais ne dépendent pas du collaborateur, le frais doit être de type 'Valeur fixe'. Les 2 premières zones du bloc 'Valorisation' sont alors accessibles pour préciser les 2 montants valorisant l'unité de frais, exprimées dans la devise du paramètre CURSHRFLD.
Par contre, si les données de valorisation de l'unité de frais sont susceptibles de varier selon le collaborateur, le frais doit être paramétré de type 'Valeur utilisateur'. Les 2 dernières zones du bloc 'Valorisation' sont alors accessibles : elles doivent être renseignées par le code de la valeur paramètre devant servir à déterminer la valeur par défaut ou le plafond du frais. Ces valeurs paramètres peuvent en effet être définie au niveau le plus fin, à savoir le collaborateur, ou aux autres niveaux standard (site/société /dossier).

Exemple : EXPAMT1 pour le forfait hébergement, ou EXPAMT3 pour le forfait repas, ou encore EXPAMT2 pour le plafond hébergement, …
Lors de la saisie de la note de frais, pour un frais de type 'Valeur utilisateur', le montant de la ligne de frais (et son plafond) est alors calculé en fonction de la valeur paramètre EXPAMT* rattaché au frais et après recherche de sa valeur pour le collaborateur courant.

Enfin, le dernier bloc 'Sections analytiques' permet de déterminer les règles d'initialisation et de modification des sections analytiques lors de la saisie de la note de frais.
Ainsi, les sections peuvent être fixes et définies sur le paramétrage du frais ou directement issues de la fiche du collaborateur (et plus précisément de l'onglet Compta du paramétrage utilisateur représentant le collaborateur). Puis, axe par axe, il est possible si ces valeurs d'initialisation sont modifiables ou non en saisie de note de frais.

Bloc numéro 1

Code frais (champ CODEXP)
champ DESTRA
Intitulé court (champ SHOTRA)

L'intitulé court remplace l'intitulé classique lorsque les contraintes d'affichage ou d'édition l'exigent.

Par défaut, l'intitulé court, l'intitulé long ou l'en-tête de colonne d'une donnée est enregistré (en création/modification) dans la langue de connexion de l'utilisateur.
Vous pouvez les traduire dans une autre langue par l'intermédiaire de la fonction Traduction :

  • Cliquez sur Traduction depuis l'icône Actions dans le champ concerné.
  • Dans la fenêtre Traduction, ajoutez un nouveau code langue et la traduction dans cette langue.

Un utilisateur qui se connecte dans cette langue disposera de l’intitulé court, de l'intitulé long ou de l'en-tête de colonne dans sa langue de connexion si la traduction a été effectuée. Sinon, les intitulés seront disponibles dans la langue du dossier.

SEEINFO La langue de connexion doit être définie comme langue par défaut dudossier.
Groupe (champ GFY)

Ce champ permet de restreindre l'accès de la transaction à :

Lorsque ce champ est laissé vide, toutes les entités sont incluses dans la transaction.

Imputation

Unité (champ UOM)

En consultation analytique, ce champ détermine l'unité d'œuvre liée au compte affiché.
L'unité d'œuvre est définie lors du paramétrage d'un compte associé à une valeur donnée.
Cette unité est appelée lors de la saisie.
Code comptable (champ ACCCOD)

Ce champ permet d'indiquer le code comptable du site.
Le code comptable est une valeur par défaut utilisée dans la constitution des pièces comptables.
Il fait référence à une table listant un certain nombre d'éléments (comptes collectifs, comptes ou parties de comptes) utilisables pour la détermination des pièces comptables qui seront comptabilisées.
Taxe (champ VAT)

Ce champ vous permet de définir un code taxe.
Ce code, accessible par le menu 'Actions', est lié au type de taxe spécifié dans l'écran (taxe parafiscale, taxe provinciale, etc.) : par exemple, si vous sélectionnez la taxe provinciale, les taux de taxe associés à ce type de taxe seront spécifiques à la taxe provinciale.
SEEINFO Le régime paramétré au niveau du code taxe doit être identique à celui indiqué dans cet écran.
Nature de dépense (champ PCCCOD)

Utilisez ce champ pour associer ce code de dépense à une nature de dépense spécifique. Les natures de dépenses sont utilisées dans la Gestion à l'affaire. Dans le contexte d'une dépense, la nature de dépense définit les types de dépenses qui affectent une affaire, par exemple les frais de séjour.

Accessibilité

Commentaire obligatoire (champ DESFLG)
Code d'accès (champ ACS)

Ce code d'accès permet d'interdire l'accès à la fiche courante pour certains utilisateurs.

Si le champ est alimenté, seuls les utilisateurs qui ont des droits de lecture sur ce code d'accès peuvent visualiser l'enregistrement ; et seuls les utilisateurs avec des droits d'écriture peuvent le modifier.
Date début (champ VLYSTR)

Zone facultative, permettant la saisie d'une date de début de validité de l'entité.
Date fin (champ VLYEND)

Zone facultative, permettant la saisie d'une date de fin de validité de l'entité.

Type de valorisation

champ TYPVLT

Valorisation

Valeur par défaut (champ VLTDEFUNI)
champ RPTCUR1
Plafond (champ VLTPFDUNI)
champ RPTCUR2
Valeur par défaut (champ VLTDEFPAR)
Plafond (champ VLTPFDPAR)

Tableau Sections analytiques

Axe (champ DIE)

Les axes préchargés dans le tableau correspondent aux axes par défaut définis pour l'entité Frais pour notes de frais.
Initialisation (champ INICCE)
Section (champ CCE)

Le paramétrage détermine si les sections analytiques sont modifiables. Elles sont initialisées selon le paramétrage de la section par défaut.

En mode création, si aucune ligne de commande n'a été saisie et que le code affaire est modifié, les sections analytiques sont réinitialisées selon le paramétrage des sections par défaut.

En mode création, comme en modification, si une ligne de commande est saisie et que le code affaire est modifié, les sections analytiques ne sont pas réinitialisées.

Modifiable (champ CCEFLG)

Messages d'erreur

Il n'y a pas de message d'erreur autre que les messages d'erreur génériques.

Tables mises en oeuvre

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