Gestion signatures Commandes
Cette règle permet de gérer un suivi de signatures en création ou modification de commande de vente. Elle sera appliquée si la gestion des signatures commandes de vente est activée sur une société (paramètre APPSOH - Gestion des signatures commandes). Dans ce cas, une commande de vente devra être signée pour pouvoir être :
- transformée en bon de préparation, que ce soit par sélection depuis la liste ou par traitement automatique,
- livrée via le bouton livraison, le picking des commandes sur livraison ou via la fonction de livraison automatique des commandes,
- facturée (dans le cas d'une commande à facturation directe) via le bouton facture, le picking de commande sur facture ou via la fonction de facturation automatique des commandes.
Dans le cadre de l'inter-sociétés ou de l'inter-sites, la commande d'achat réciproque ne sera générée qu'à la signature complète de la commande de vente.
Le paramètre Ventes APPSOH - Gestion des signatures commandes définit l'activation du circuit de signature sur les commandes de ventes.
Les valeurs possibles sont :
Non - La gestion des signatures est désactivée. Le statut de signature de la commande prend systématiquement pour valeur 'Pas de gestion'. La commande est visible en picking et peut, à tout moment, être transformée en bon de préparation, être livrée ou, dans le cas d'une commande à facturation directe, être facturée.
Oui Facultative - La gestion des signatures est activée, mais si aucun circuit de signature n'a été défini pour une valeur de règle d'affectation, la commande sera automatiquement signée.
Reportez-vous à la règle de workflow SOHSIG - Gestion signatures commande.
Oui Obligatoire - La gestion des signatures est activée. Un circuit de signature doit exister pour toute valeur de règle d'affectation. Dans le cas contraire, la commande sera considérée comme non signée et un autre événement de workflow sera déclenché pour avertir une personne habilitée qu'une valeur de règle d'affectation n'a pas été définie.
Reportez-vous à la règle de workflow SOHSIGNCR - Notification pas de règle.
Une fois le circuit de signature engagé :
- Une commande de vente signée par au moins un des signataires reste modifiable. Toutefois, la survenue de l'un des événements suivants annulera le circuit de signatures déjà engagé pour en redéclencher un autre :
- ajout/suppression de ligne,
- modification de la commande (s'il s'agit d'un ou plusieurs des éléments indiqués ci-dessous),
- modification d'un élément de facturation impactant le montant total de la commande. - La signature du document est partielle tant que le dernier signataire n’a pas signé. Le nombre de signataires d’un circuit dépend du nombre de destinataires renseignés sur chaque valeur de règle, le nombre de signataires maximum étant défini par la règle d'affectation associée à la règle de workflow. Si un signataire rejette une commande de vente dans le circuit de signature, elle passe dans l'état non signé et le restera tant qu'elle n'aura pas été modifiée. Lorsque le dernier signataire a validé (commande signée totalement) ou rejeté la commande (commande non signée), le circuit de signature est considéré comme achevé.
- Si la commande est de nouveau modifiée, l'ancien circuit n'est pas annulé car achevé. Un nouveau circuit de signature sera alors redéclenché en fonction du nouveau contexte lié à la modification de la commande.
Pour qu'une commande ne soit plus prise en compte, il faut la solder. Le paramètre général Ventes SOHAPPCLE - Solde cde si refus de signature permet de solder automatiquement la commande de vente rejetée.
Liste des champs dont la modification modifie l'état de signature et re-déclenche le circuit de signatures :
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Code |
Intitulé |
Devis |
Commande |
Commande |
|
Champs de l'en-tête |
|
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BPAADD |
Adresse de livraison |
X |
X |
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BPCINV |
Client facturé |
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X |
X |
|
BPCPYR |
Tiers payeur |
|
X |
X |
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BPCGRU |
Client groupe |
|
X |
X |
|
PJT |
Code affaire |
X |
X |
|
|
VACBPR |
Régime de taxe |
X |
X |
X |
|
MDL |
Mode de livraison |
|
X |
|
|
DAYLTI |
Délai de livraison |
X |
X |
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DME |
Livraison partielle |
|
X |
|
|
IME |
Mode de facturation |
|
X |
|
|
PTE |
Condition de paiement |
X |
X |
X |
|
DEP |
Escompte/Agio |
X |
X |
|
|
INVDTAAMT |
Valeur saisie des éléments de facturation |
X |
X |
X |
|
BPTNUM |
Transporteur |
|
X |
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VLYDAT |
Date validité |
X |
|
X |
|
Champs des lignes |
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|
|
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|
QTY |
Quantité commandée |
X |
X |
|
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SAUSTUCOE |
Coefficient UV-US |
X |
X |
X |
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GROPRI |
Prix brut |
X |
X |
X |
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DISCRGVAL1...9 |
Frais/Remises |
X |
X |
X |
|
VACITM1...3 |
Niveaux de taxe |
X |
X |
X |
|
BPAADD |
Adresse de livraison |
X |
X |
|
|
MDL |
Mode de livraison |
|
X |
|
|
DAYLTI |
Délai de livraison |
X |
X |
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|
BPTNUM |
Transporteur |
|
X |
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Description du flux de Workflow
Lorsque la gestion des signatures sur commande est active (paramètre Ventes APPSOH - Gestion des signatures Commande), un flux de signatures de commande est mis en place. Il se décompose en différentes règles de Workflow successives.
La première règle déclenchée est SOHSIG - Gestion signature Commande. Elle se déclenche en création ou modification de commande de vente.
Cette règle va, selon le contexte :
- Déclencher une demande de signature avec envoi d'un message, si un circuit de signature a été défini et que le paramètre Ventes APPSOH - Gestion des signatures Commande est positionné à Facultatif ou Obligatoire.
- Déclencher une signature automatique sur la demande de signature si aucun circuit de signature n'a été défini et si le paramètre Ventes APPSOH - Gestion des signatures Commande est positionné à Facultatif.
- Déclencher une notification avec envoi d'un message à une personne habilitée si aucun circuit de signature n'a été déterminé alors que le paramètre Ventes APPSOH - Gestion des signatures Commande exige un circuit de signature. L'opération à réaliser par cet utilisateur sera de créer une nouvelle valeur de règle d'affectation. Pour que la commande de vente soit à nouveau prise en compte, il sera nécessaire de la modifier.
Si le premier signataire décide de signer la commande de vente qui lui a été attribuée, son action va déclencher la règle de workflow SOHSIGVAL - Signature commande. Cette règle va, selon le contexte :
- Déclencher une demande de signature au signataire suivant avec envoi d'un message si le circuit de signature n'est pas terminé. Cette règle de workflow sera ensuite redéclenchée à chaque signature d'un signataire du circuit.
- Déclencher une mise à jour de la commande de vente pour la positionner à la valeur : Totalement signée s'il s'agit du dernier signataire. La règle de workflow : SOHSIGNOT - Notification signature sera alors automatiquement déclenchée pour signaler au vendeur, par une notification et un envoi de message, que la commande de vente a été totalement signée. Si une modification est alors apportée à la commande (sur un des champs indiqués ci-dessus ou par ajout/suppression de ligne), la commande repasse dans un état Non signée et le circuit de signature doit repartir avec le 1er signataire. L'ancien circuit n'est pas annulé car achevé ; par contre, si la notification au vendeur n'a pas été lue, celle-ci est annulée.
Si un des signataires du circuit décide de rejeter la commande de vente à signer qui lui a été attribuée, son action va avoir pour effet de déclencher la règle de workflow SOHSIGREJ - Rejet commande.
Cette règle de workflow va signaler au vendeur, par envoi d'un message, que la commande a été refusée. Cette commande pourra alors être automatiquement soldée selon la valeur du paramètre Ventes SOHAPPCLE - Solde cde si refus de signature.
Contexte et mode de fonctionnement
Cette règle Workflow se déclenche en gestion d'objet, uniquement sur les opérations suivantes :
Create
Modify
Option/Work order
Elle déclenche :
un message.
un suivi.
des actions.
La règle d'affectation SOHSIG (Signature commandes ventes) est utilisée par la règle de workflow SOHSIG.
Critères de déclenchement
Les critères complémentaires de déclenchement sont les suivants :
- La gestion des signatures doit être activée sur la société
- La commande a été créée ou modifiée : [F:SOH]APPFLG=0
- La commande n'est pas soldée : [F:SOH]ORDSTA=1
La règle d'affectation SOHSIG permet de définir les critères qui seront utilisés pour définir les règles de signatures. Cette règle d'affectation propose par défaut de définir des circuits de signature en fonction du premier code statistique de la fiche clients, du montant total HT de la commande de vente converti dans la devise de la société.
Destinataires
Le choix des destinataires est défini de la façon suivante :
- Le destinataire est le prochain signataire du circuit de signature attribué à la création de la commande. Un message et une demande de signature lui sont attribués.
- Si le premier signataire du circuit de signature est le vendeur ou la personne ayant créé la commande de vente, alors celle-ci est automatiquement signée (voir action SIGWRK et code signature VAL).
- Si le premier signataire du circuit de signature n'est pas le vendeur ou la personne ayant créé la commande de vente alors un message est envoyé au premier signataire et une demande de signature lui est attribuée.
- Si aucun signataire n'est trouvé (pas de circuit de signature), deux cas peuvent se présenter en fonction de la valeur du paramètre Ventes APPSOH - Gestion des signatures en CDE :
- Si les signatures sont facultatives, une action de signature automatique est déclenchée (voir action SIGWRK et code signature AUT).
- Si les signatures sont obligatoires, une action de notification est automatiquement déclenchée (voir action SIGWRK et code signature NCR).
Choix de signature
Les différents choix de signatures possibles sont :
- Rejet REJ : Ce choix n'est possible que s'il existe un circuit de signature. Il pourra être choisi manuellement par un signataire. Si ce choix est retenu, la commande de vente sera positionnée à la valeur Non signée ([F:SOH]APPLFG=1). Un motif de refus pourra être attribué. La liste des motifs est à paramétrer dans la table diverse numéro 56.
- Validation VAL : Ce choix n'est possible que s'il existe un circuit de signature. Il pourra être choisi manuellement par un signataire. Si ce choix est retenu, la commande de vente sera positionnée à la valeur partiellement signée ou totalement signée en fonction du fait qu'il s'agit ou non du dernier signataire ([F:SOH]APPLFG=2 ou [F:SOH]APPLFG=3).
- Circuit de signature non défini NCR : Ce choix n'est possible que s'il n'existe aucun circuit de signature et que le paramètre Ventes APPSOH - Gestion des signatures Cdes a pour valeur Signature obligatoire. Il ne pourra pas être choisi manuellement par un signataire. La commande sera positionnée à la valeur Non signée ([F:SOH]APPLFG=1).
- Signature automatique AUT : Ce choix n'est possible que s'il n'existe aucun circuit de signature et que le paramètre Ventes APPSOH - Gestion des signatures Cdes a pour valeur Signature facultative. Il ne pourra pas être choisi manuellement par un signataire. Lorsque ce choix est affecté, la commande de vente sera positionnée à la valeur Signée automatique et sera considérée comme totalement signée ([F:SOH]APPLFG=5).
- Annulation CAN : Ce choix de signature ne se traduit pas comme les autres choix par une option de signature (utilisation du code opération particulier CAN). En effet, il s'agit d'une fonction d'annulation de suivi seulement accessible dans le moniteur de workflow. Ce choix permet, lorsqu'il est présent, d'annuler la dernière action de signature effectuée. L'annulation de signature n'est possible que si la commande de vente correspondante n'est pas soldée.
Actions déclenchées par l'événement
L'événement Workflow déclenche les actions suivantes :
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Code action |
Déclenchement |
|---|---|
|
SIGWRK : Signature Workflow |
Fin workflow |
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DIVSOHAPP1 : Màj signature commande à 1 |
Fin workflow |
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DIVSOHWIP1 : Maj encours article d'une cde |
Fin workflow |
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DIVSOHWIP : Maj encours article d'une cde |
Fin workflow |
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DIVSOHOST : Maj mouvement client d'une cde |
Pendant la signature |
Ces actions déclenchent les traitements suivants :
Signature workflow SIGWRK : Cette action permet de déclencher automatiquement une signature sur un événement Workflow en cours. En l'occurrence, elle est appelée pour déclencher automatiquement une signature de la commande de vente en cours de traitement dans les conditions suivantes :
- Si le premier signataire déterminé est l'utilisateur qui a crée la commande de vente ou le vendeur, l'action va signer la commande avec le code réponse VAL Validation.
- S'il n'y a pas de circuit de signature et que le paramètre Ventes APPSOH - Gestion des signatures Cdes a pour valeur Signature obligatoire, l'action va signer la commande de vente avec le code réponse NCR Circuit non défini.
- S'il n'y a pas de circuit de signature et le paramètre Ventes APPSOH - Gestion des signatures Cdes a pour valeur Signature facultative, l'action va signer la commande avec le code réponse AUT Signature automatique.
Mise à jour signature commande à 1 DIVSOHAPP1 : Cette action a pour objectif de positionner la commande de vente à : Non signée. Cette action est déclenchée lorsqu'aucune signature automatique n'a eu lieu et lorsqu'un circuit de signature a été déterminé.
Mise à jour encours article d'une commande DIVSOHWIP : cette action a pour objectif de mettre à jour les encours des articles gérés en stock. Cette action est déclenchée lors de la dernière signature lorsque la génération de l'encours d'article n'est pas autorisée tant que la commande n'est pas totalement signée (le paramètre SOHAPPORD - Encours article cde non signée a pour valeur Non).
Lorsque la génération d'en cours est autorisée pour les commandes non signées, l'allocation de ces commandes pourra être refusée ou autorisée en fonction de la valeur prise par le paramètre SOHAPPALL - Allocation commande non signée.
Mise à jour mouvement client d'une commande DIVSOHOST : cette action a pour objectif de mettre à jour l'encours financier de la commande de vente. Cette action est déclenchée lors de la dernière signature lorsque la mise à jour de l'encours financier n'est pas autorisé tant que la commande n'est pas totalement signée (le paramètre SOHAPPOST - En-cours client commande non signée a pour valeur Non).