Représentants
Un représentant est un tiers. A ce titre, il est identifié dans la table des tiers ainsi que dans la table des représentants. Cette fonction permet la maintenance de la table Représentant et de ses tables associées : Tiers et Adresses. Elle autorise la création, la consultation et la mise à jour des informations propres à un représentant ainsi que celles associées au tiers.
Cette fonction est accessible directement par le menu ou à partir de la gestion des tiers par activation d'un bouton.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Un représentant est créé à l'aide de trois onglets maximum. Deux de ces onglets proviennent de la fiche tiers si celle-ci a été créée au préalable. Les onglets communs à la fiche Tiers et à la fiche Représentant sont : Identité et Adresses. Toute modification faite sur un ou plusieurs des onglets communs est automatiquement enregistrée dans la table des Tiers. Dans tous les cas, tous les onglets sont accessibles au niveau de la fiche représentant.
Les deux onglets communs à la gestion tiers et à la gestion des représentants sont décrits dans la documentation Tiers. L’onglet propre à la gestion des représentants est décrit ci-dessous.
En-tête
Représentant (champ REPNUM) |
Code identifiant le représentant qui peut être saisi directement ou choisi dans la table des représentants. |
Utilisateur x3 (champ REPUSRX3) |
Cette case est automatiquement cochée lorsque le représentant est identifié comme étant un utilisateur de Sage X3.
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Onglet Identité
Identité
Intitulé court (champ BPRSHO) |
Cet intitulé est utilisé dans certains écrans ou états lorsqu'il n'y a pas assez de place pour visualiser l'intitulé long. Par défaut, l'intitulé court, l'intitulé long ou l'en-tête de colonne d'une donnée est enregistré (en création/modification) dans la langue de connexion de l'utilisateur.
Un utilisateur qui se connecte dans cette langue disposera de l’intitulé court, de l'intitulé long ou de l'en-tête de colonne dans sa langue de connexion si la traduction a été effectuée. Sinon, les intitulés seront disponibles dans la langue du dossier. La langue de connexion doit être définie comme langue par défaut dudossier. |
Sigle (champ BPRLOG) |
Acronyme du tiers. |
champ BPRNAM |
Raison sociale du tiers. |
Personne physique (champ LEGETT) |
Interdit mailing (champ BPRFBDMAG) |
Pays (champ CRY) |
Ce code permet d'identifier, entre autre, le Pays d'un tiers.
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Langue (champ LAN) |
Code contrôlé dans la table des langues et permettant de définir la langue d'un tiers. |
Devise (champ CUR) |
Ce code vous permet d'identifier la devise d'un site, d'un tiers, etc. Il est contrôlé dans la table des devises. Il est conseillé d'utiliser la codification ISO lors de la création d'une nouvelle devise. |
Numéro SIRET (champ CRN) |
Numéro d'identification unique de la société.
Son format de saisie dépendent du paramétrage effectué au niveau de la fiche Pays. En France, ce numéro, attribué par l’INSEE lors de l’inscription de l’entreprise au répertoire national des entreprises, comporte 9 chiffres, et est unique et invariable. Il est utilisé par tous les organismes publics et les administrations en relation avec l’entreprise. |
Code NAF (champ NAF) |
Ce champ fournit le code NAF (soumis au code activité KFA), selon la codification française de l'activité de l'entreprise. |
N° TVA intracommunautaire (champ EECNUM) |
Il s'agit du numéro d'identification à la TVA du tiers. Ce numéro de TVA Européen doit être renseigné sur toutes les factures à destination ou en provenance de la Communauté Européenne. Il commence par deux lettres identifiant le pays du tiers puis par un numéro variable selon le pays. En France, le numéro est constitué de FR, suivi de deux chiffres identifiant le centre des impôts du lieu d'exercice de l'entreprise, et suivi du numéro SIREN de la société. Cette information doit obligatoirement être renseignée si le code SIREN est paramétré comme étant obligatoire pour le pays de la société. |
Valid. ID TVA intracom (champ EVCVAL) |
Remarque : Ce champ est uniquement disponible quand un web service est identifié dans le paramètre EVCSERVICE - Web service ID TVA intracom (chapitre CPT, groupe VAT) et si l'émetteur de l'ID de TVA intracommunautaire est défini dans le paramètre EVCCOMPANY - ID TVA intracom société source (chapitre CPT, groupe VAT). Cliquez sur l’action Validation pour valider interactivement vore ID de TVA intracommunautaire. Un message affiche les résultats de la validation. Le contenu varie selon le résultat du contrôle et le web service utilisé.
Remarque : Les résultats valides de la validation sont stockés dans une table. Si un ID de TVA validé antérieurement est modifié, la case à cocher Validation est désélectionnée. Niveaux de validation :
Gestion des adresses :
Vous pouvez revalider manuellement les IDs via la fonction Revalidation ID TVA intracom (EVCBAT). |
Vérifié (champ EVCVALDON) |
Si un ID de TVA validé antérieurement est modifié, la case à cocher Validation est désélectionnée. Un message affiche les résultats de la validation. Le contenu varie selon le résultat du contrôle et le web service utilisé.
Remarque : Ce champ est uniquement disponible quand un web service est identifié dans le paramètre EVCSERVICE - Web service ID TVA intracom (chapitre CPT, groupe VAT) et si l'émetteur de l'ID de TVA intracommunautaire est défini dans le paramètre EVCCOMPANY - ID TVA intracom société source (chapitre CPT, groupe VAT). |
Inter-sites
Inter-site (champ BETFCY) |
Cet indicateur vous permet d'indiquer qu'il s'agit d'un tiers inter-sites :
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Site (champ FCY) |
Code du site à identifier comme tiers dans le cadre d’échanges multi-sites. Il faut référencer :
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Rôles
Client (champ BPCFLG) |
Représentant (champ REPFLG) |
Prospect (champ PPTFLG) |
Fournisseur (champ BPSFLG) |
Tiers divers (champ BPRACC) |
Prestataire (champ PRVFLG) |
Cette option permet d'intégrer un tiers parmi la liste des prestataires de service après-vente. Un prestataire après-vente est une organisation à laquelle il est possible de faire appel pour la conduite d'une intervention à effectuer au titre d'une demande de service (Dépannage, conseil, audit, devis...) Pour chaque prestataire, il est possible de mémoriser ses compétences, sa zone géographique d'intervention, ses conditions tarifaires de facturation. |
Transporteur (champ BPTFLG) |
Donneur d'ordre (champ DOOFLG) |
Le donneur d’ordre correspond au client à qui la demande de service s'adresse effectivement. |
Onglet Adresses
Tableau Adresses
Code adresse (champ CODADR) |
Code adresse du tiers. |
Détail
Code adresse (champ XCODADR) |
Ce code permet d'identifier les différentes adresses associée à la fiche gérée (utilisateur, société, site, tiers de tout type...)
Vous ne pouvez pas modifier ni supprimer un code adresse dès qu'il est utilisé au niveau d'un RIB ou d'un Contact. |
Intitulé (champ XBPADES) |
Précisez les informations liées à l'adresse. |
Pays (champ XBPACRY) |
Ce code permet d'identifier le pays associé à l'adresse. Dans la table des Pays, qui contrôle ce champ, un certain nombre de caractéristiques sont utilisées afin de réaliser des contrôles sur les informations qui en dépendent, et notamment :
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Intitulé (champ XCRYNAM) |
Intitulé associé au code précédent |
champ XADDLIG1 |
Cette table liste les différentes lignes d'adresse. Les formats de l'intitulé et de la saisie sont définis dans la table pays. |
CP (champ XPOSCOD) |
Le code postal, dont le format de saisie est défini dans la tablePays, permet de déterminer la ville, l'état/province, ou la zone géographique s'ils sont définis pour le pays. Cas particuliers : - pour ANDORRE, indiquez 99130, Lorsque le code postal est défini comme obligatoire pour le pays, il doit être saisi si les champs Code postal ou Ville sont saisis, ou dans le cas où des informations sont modifiées dans la fenêtre d'adresse du Tiers. Cependant, ce contrôle n'est pas effectué en création de document. |
Ville (champ XCTY) |
La ville proposée automatiquement est celle qui est associée au code postal indiqué précédemment. Vous pouvez également saisir directement le nom d'une ville : Remarques :
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champ ITINERAIRE |
Cliquez sur cette icône pour ouvrir un site de cartographie permettant de situer l'adresse renseignée. |
champ XSAT |
Ce champ contient la subdivision géographique correspondant à la définition de l'adresse postale. Par exemple, un département pour la France, ou un état pour les États-Unis. La désignation de la subdivision géographique, ainsi que le contrôle de saisie de cette information, sont définis dans le paramétrage des Pays. Ce champ est alimenté automatiquement après la saisie du code postal et de la ville, à partir du paramétrage effectué dans Codes postaux. |
Site Web (champ XFCYWEB) |
Ce champ permet d'indiquer un site web. |
Identifiant externe (champ XEXTNUM) |
Ce champ libre permet de stocker un identifiant variable utilisable pour des traitements particuliers. |
Adresse par défaut (champ XBPAADDFLG) |
Lorsqu'elle est sélectionnée, cette case indique qu'il s'agit de l'adresse par défaut. |
Téléphone
champ XTEL1 |
Ce champ indique le numéro de téléphone. Son format de saisie dépend du pays. |
champ XWEB1 |
Ce champ indique l'adresse de messagerie électronique du contact. |
Onglet Générales
Un ensemble d’informations relatives au mode de commissionnement du représentant sont à renseigner. Il faut tout d’abord définir la base de commissionnement. On peut choisir entre le prix net (prix remisé), la marge (prix net – prix de revient) et une formule. Si on a choisi comme base de commissionnement une formule, il faudra alors associer un code formule pour chaque rôle de ce représentant sur une facture (Représentant principale ou Représentant secondaire).
Une fois la base de commissionnement déterminée, on associera un ou deux taux de commissionnement au représentant par Catégorie commerciale. Le premier taux correspond au taux du représentant quand il est représentant principale sur une facture, le second taux correspond au taux du représentant quand il est représentant secondaire sur une facture.
La catégorie commerciale correspond à un croisement avec les clients. En effet cette information est présente sur chaque fiche client. De fait, si un commerciale est affecté à une facture concernant un client, son taux sera dépendant de la Catégorie du client. La Catégorie commerciale est un menu local paramétrable (menu local numéro 403).
La règle d’affectation des représentants sur les flux de vente est la suivante. Un représentant peut être associé à un client ou à une adresse de livraison de ce client. Si un représentant est affecté au client, il sera toujours prioritaire sur le représentant associé à l’adresse de livraison.
Concernant les règles de commissionnement, on a la possibilité de pondérer, sur chaque ligne de facture, le taux de commissionnement du représentant en renseignant un coefficient de pondération. Ce coefficient de pondération peut être déterminer selon certaines règles de gestion. Ces règles sont définies dans la fonction de paramétrage des tarifs.
Le calcul des commissions devant être versées aux représentants s’effectue au travers de l’état COMREP.
Cet onglet permet par ailleurs de saisir des informations comptables telles que le code comptable, qui permet de caractériser comptablement les écritures liées au représentant en définissant des collectifs, des comptes, voire des parties de comptes utilisées par défaut dans les pièces automatiques et des sections analytiques sur chaque axe, utilisables comme valeur par défaut sur les différents documents des flux de vente, grâce au paramétrage correspondant.
Chaque représentant dispose d’un champ "Fonction". Si ce champ est renseigné, cela signifie que la fiche représentant a été créée conjointement avec celle d’une fiche utilisateur : la "Fonction" est indiquée au niveau du paramètre utilisateur AUSCRMA - Fonction (chapitre CRM, groupe COL). La fonction conditionne l’accès de certains champs du bloc Relation client :
- "Code utilisateur" :
Ce champ est renseigné uniquement lorsque le représentant est un utilisateur Sage X3. Il indique le code de l'utilisateur auquel est lié le représentant (paramètre AUSCRMF -Représentant (chapitre CRM, groupe COL). - "Objectif quotidien d’appels" :
Ce champ est accessible uniquement pour les représentants dont la fonction est "Télé-acteur".
Il permet d’indiquer l’objectif quotidien d’appels assigné à un télé-acteur. Ce champ est très important pour assurer un bon fonctionnement des traitements de ventilation des campagnes d’appels. - "Nombre d’appels en retard" :
Ce champ affiche le nombre total d’appels en retard dans le plan de travail du collaborateur. Cette information est destinée principalement aux responsables de services pour mesurer la présence d’éventuels débordements dans la charge imposée aux collaborateurs. - "Site de vente" :
Ce champ indique le site à partir duquel le représentant pilote la plupart de ses activités commerciales.
Bloc numéro 1
Base commission (champ COMBAS) |
Indicateur permettant de
déterminer quelle est la base de commission utilisée dans le calcul
des commissions du représentant. |
Formule commission 1 (champ COMFOR1) |
Code de la formule contrôlé dans
la tables des formules et permettant de déterminer la base de
commission du représentant lorsque celui-ci est en première
position sur la facture. |
Formule commission 2 (champ COMFOR2) |
Code de la formule contrôlé dans
la tables des formules et permettant de déterminer la base de
commission du représentant lorsque celui-ci est en deuxième
position sur la facture. |
Tableau Taux de commission
No (champ NOLIG) |
Catégories comm (champ COMSDI) |
Tx comm1 (champ COMRAT1) |
Taux de commission du
représentant en première position sur la facture. |
Tx comm2 (champ COMRAT2) |
Taux de commission du
représentant en deuxième position sur la facture. |
Comptabilité
Code comptable (champ ACCCOD) |
Ce champ permet d'indiquer le code comptable du site. |
Relation client
Code utilisateur (champ AUSNUM) |
Ce champ, non saisissable, est renseigné uniquement lorsque le représentant est un utilisateur Sage X3. Il indique le code de l'utilisateur auquel est lié le représentant (paramètre AUSCRMF -Représentant (chapitre CRM, groupe COL)). |
Objectif quotidien d'appels (champ OBJCLL) |
Ce champ concerne uniquement les téléacteurs. |
Nb appels en retard (champ CLLDEL) |
Ce champ affiche le nombre total des appels en retard de traitement à faire par le représentant.
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Site de vente (champ FCY) |
Ce champ indique le site depuis lequel le représentant conduit l'essentiel de son activité commerciale. |
Tableau Analytique
Axe (champ DIE) |
Section analytique (champ CCE) |
Le paramétrage détermine si les sections analytiques sont modifiables. Elles sont initialisées selon le paramétrage de la section par défaut. En mode création, si aucune ligne de commande n'a été saisie et que le code affaire est modifié, les sections analytiques sont réinitialisées selon le paramétrage des sections par défaut. En mode création, comme en modification, si une ligne de commande est saisie et que le code affaire est modifié, les sections analytiques ne sont pas réinitialisées. |
Fonction
Fonction (champ FNC) |
Ce champ contient, par défaut, la valeur "Autre". Le paramétrage permettant d'indiquer que le représentant est un utilisateur de Sage X3 est donné au niveau de l'aide sur le champ "Utilisateur X3". |
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
SALESREP : Liste des représentants
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Barre de menus
Ce menu permet de consulter le compte du représentant (tous collectifs confondus par défaut). La consultation de compte permet des zooms multiples selon les cas. Informations utilisateursSi la fiche représentant a été créée à partir d’une fiche utilisateur, le champ Représentant comporte un menu contextuel dénommé Informations utilisateur. Ce menu permet d’accéder à la fiche utilisateur associée à la fiche représentant. Les informations complémentaires stockées dans l’onglet Relation client peuvent alors être consultées. Recherche représentantDevant le nombre potentiellement très important de Représentants dans une base commerciale, l’utilisation d’un outil rapide et ergonomique d’accès à une fiche paraît indispensable. En effet, il devient vite difficile de se souvenir de la clé de chaque enregistrement. Ainsi, le champ Représentant offre une fonction de recherche accélérée d’une fiche Représentant au travers du menu contextuel Recherche. Les recherches suivantes sont possibles : 1 / Recherche sur chaque début de mot composant une raison sociale. La partie basse de l’écran affiche les résultats de chaque recherche. Une recherche est renouvelée lors de chaque tabulation effectuée sur l’un des critères. NB : La recherche est effectuée uniquement sur la population des Représentants. Un clic sur le bouton Sélectionner ferme la fenêtre et qualifie le champ Représentant avec la clé du représentant sélectionné. Une tabulation sur le champ Représentant permet d’afficher la fiche représentant sélectionnée. Suppression d’un représentantSi une fiche représentant est associée à une fiche utilisateur, il est impossible de la supprimer. La suppression d’une telle fiche représentant n’est possible qu’au travers de la suppression de la fiche utilisateur associée. |