El concepto de gastos e ingresos anticipados se basa en el principio de independencia de los ejercicios. En resumen, hay que cotejar los gastos e ingresos que han contribuido a su realización con el objetivo de analizar los resultados.
Los gastos e ingresos anticipados intervienen en el cierre del ejercicio. Este principio también se puede aplicar a los cierres mensuales.

Gastos anticipados

En la práctica, es bastante común que el periodo de facturación sea distinto al ejercicio (o periodo) contable.
En ese caso, hay que cargar un gasto anticipado por el periodo que está cubierto por la factura, pero que no pertenece al ejercicio o periodo procesado.

Por ejemplo:
Las facturas de seguros se suelen establecer una vez al año, pero a menudo cubren un periodo a caballo entre dos ejercicios, puesto que dependen de un contrato.
Si el contrato cubre el periodo del 01/04/01 al 31/03/02 para un importe sin impuestos de 120.000 EUR, el ciclo es el siguiente:

  • Recepción de la factura el 01/04/01: contabilización estándar del gasto.
  • En el cierre anual del 31/12/01, hay que incluir el importe correspondiente al periodo del 01/01/02 al 31/03/02 como gasto anticipado.

Ingresos anticipados

El principio es el mismo que en los gastos anticipados, pero las imputaciones varían.

Por ejemplo:
Un vencimiento de larga duración cuya facturación está desfasada con respecto a la realización de las prestaciones.
Los gastos correspondientes (gastos de personal, compra, etc.) aún no están comprometidos. Hay que suspender el estado de ingresos hasta que se realicen las prestaciones:

  • Trabajo facturado el 15/09/01 por un importe sin impuestos de 490.000 EUR, de los cuales 23.400 EUR son para la finalización de las prestaciones, previstas para enero de 2002.
  • En el cierre anual del 31/12/01, hay que incluir un importe de 23.400 EUR como ingreso anticipado.

Gastos anticipados y cierre presupuestario

Etapas del cierre presupuestario:

SEEWARNING Las etapas deben ejecutarse en este orden cronológico, con las siguientes excepciones:

  • Si no se renueva una partida anual, el traslado de los compromisos y precompromisos conlleva la creación de una nueva partida, pero ya no se puede realizar la renovación.
  • Los compromisos se pueden trasladar antes o después de procesar las facturas a recibir del final del ejercicio.
  • El traslado de las partidas plurianuales siempre es la última etapa del cierre presupuestario.

Reglas de creación de los gastos anticipados

Los gastos anticipados se generan cuando el periodo de la prestación se encuentra a caballo entre dos periodos o ejercicios. Solo se conservan las facturas contabilizadas que contienen líneas con fechas de periodos de prestación.

Los gastos anticipados se generan para un importe sin impuestos. Los pies de las facturas de compra o venta no se tienen en cuenta en el cálculo salvo si se refieren a la línea de la factura/abono original.

Partidas plurianuales

La partida y el presupuesto son obligatorios. El presupuesto debe contener una línea presupuestaria "Aprobada" con las mismas características que la línea presupuestaria original del pedido. De lo contrario, se rechaza la creación de los gastos anticipados y aparece un mensaje en la traza.

Partidas anuales

La partida solo puede existir si se ha creado por renovación o traslado de los compromisos no saldados (si estos se han creado antes del proceso de los gastos anticipados).

  • Si la partida no existe en el nuevo ejercicio, no se puede crear el gasto anticipado.
  • Si la partida se ha creado por renovación o traslado, el proceso de creación de los gastos anticipados busca:
      • El código de la nueva partida.
      • La existencia de un presupuesto en esta partida.
      • Una línea presupuestaria aprobada equivalente a la línea presupuestaria original.

SEEINFO Si todos estos elementos existen, se pueden generar los gastos anticipados. De lo contrario, se rechaza la creación y aparece un mensaje con el motivo del rechazo en el fichero de traza.

Creación de los gastos anticipados

Los gastos anticipados no se ven afectados por el traslado o no de las líneas de compra no saldadas. El proceso de creación de los gastos anticipados cancela un gasto del importe del gasto anticipado (del periodo N+1) en el ejercicio de acumulación.

Descuento de los gastos anticipados

Independientemente de si la creación se ha realizado antes o después de trasladar las líneas de compra no saldadas, el descuento de los gastos anticipados en el ejercicio siguiente crea una línea de gasto proporcional al gasto del periodo N+1.

Gestión de gastos/ingresos anticipados después de añadir un referencial

Cuando se añade un referencial a una sociedad, los documentos de venta/compra no se actualizan. Por ejemplo, el nuevo cambio del referencial no se actualiza en la factura de compra/venta.

Por lo tanto, cuando genera gastos e ingresos anticipados en facturas que se han creado antes de añadir un nuevo referencial, el cambio del nuevo referencial viene determinado por la fecha de cambio del apunte generado.

Si el campo Cambio del tipo de documento en curso tiene asignado el valor Fecha de origen, el cambio se determina a partir de la Fecha de documento de la entrada del asiento, es decir, la fecha de la factura original.

Si el campo Cambio del tipo de documento en curso tiene asignado el valor Fecha de documento, el cambio se determina a partir de la Fecha contable de la entrada del asiento, es decir, la fecha contable de los gastos/ingresos anticipados.

Requisitos previos

SEEREFERTTO Consulta la documentación de Puesta en marcha

Gestión de pantalla

Para saber la provisión que hay que registrar, hay que indicar el periodo cubierto por la prestación (fecha de inicio y de fin del periodo) en cada línea de factura correspondiente al introducir la factura.
El gasto o ingreso se tiene en cuenta activando la opción Gastos anticipados o Ingresos anticipados. En esta pantalla se introducen los criterios de extracción de las facturas que se ven afectadas por la generación de los gastos/ingresos anticipados y las modalidades de generación de los asientos.

En la pantalla de lanzamiento, el estado de los apuntes siempre es Definitivo cuando la categoría del asiento es Real y la sociedad es:

  • Una sociedad de legislación francesa (el parámetro FRADGI - Normativa DGI n.° 13L-1-06 (capítulo TC, grupo CPT) tiene asignado el valor Sí y no se puede modificar).
  • Una sociedad no francesa que aplica las reglas francesas de la normativa DGI n.° 13L-1-06 (el parámetro FRADGI - Normativa DGI n.° 13L-1-06 (capítulo TC, grupo CPT) tiene asignado el valor Sí y se puede modificar).

Pestaña Pantalla de entrada

Criterios

Todas las sociedades (campo ALLCPY)

Marque esta casilla para ejecutar el proceso en todas las sociedades. De lo contrario, seleccione una sociedad.

Caso particular

Esta casilla no está disponible en un entorno multilegislación. El proceso solo se puede ejecutar sociedad por sociedad, puesto que el tipo de asiento y el asiento utilizados para la contabilización suelen hacer referencia a una única legislación.
Sociedad (campo CPY)

Cuando se introduce un código de sociedad en este campo, la consulta se filtra para mostrar únicamente los datos de la entidad elegida.
Legislación (campo LEG)
Todas las plantas (campo ALLFCY)

Marque esta casilla para incluir todas las plantas. Déjela desmarcada si quiere ejecutar el proceso en una única planta.
Planta (campo FCY)

Cuando se introduce una planta en este campo, la consulta se filtra para mostrar únicamente los datos de la entidad elegida.
campo TYPSVC

Estos dos botones permiten indicar si el proceso afecta a los gastos o a los ingresos anticipados.
Tercero inicio (campo BPRDEB)

Este campo permite proporcionar un valor inicial a los códigos que hay que procesar.

Tercero fin (campo BPRFIN)

Este campo permite proporcionar un valor final a los códigos que hay que procesar.

Factura inicial (campo VCRDEB)
Factura final (campo VCRFIN)
Fecha factura inicial (campo DATDEB)
Fecha factura final (campo DATFIN)
Fecha de referencia (campo DATREF)

La fecha de referencia es la fecha a partir de la cual se tiene en cuenta el gasto o ingreso.
Suele ser equivalente a la fecha contable del asiento generado. Suele ser la fecha de cierre del ejercicio o una fecha final de periodo.

El proceso recorre las facturas de venta y de tercero cliente para los ingresos anticipados (las facturas de compra y de tercero proveedor para los gastos anticipados). Solo se conservan las facturas contabilizadas con una fecha anterior o igual a la fecha de referencia que contienen líneas con fechas de periodos de prestación.
En cada línea de factura, se comparan la fecha de referencia (introducida en el lanzamiento del proceso) y las fechas inicial y final de las prestaciones. El proceso solo incluye las líneas de factura con una fecha de referencia anterior a la fecha final de las prestaciones.
El cálculo se realiza de la siguiente manera:

  • Si la fecha de referencia (F1)< a la fecha inicial de la prestación (F2):
    Se registra un gasto/ingreso anticipado para el importe sin impuestos de la línea de factura.
  • - Si la fecha de referencia (F1) es igual o está comprendida entre la fecha inicial (DF) o final de las prestaciones (F3):
    Se define un gasto o ingreso anticipado para un importe igual a la siguiente fórmula:
    (Importe sin impuestos de la línea de factura * Número de días entre F1 y F3)/Número de días entre F2 y F3.
    Esta fórmula se puede simplificar con esta expresión: (Importe sin impuestos de la línea de factura* [(F3-F1)]/[(F3-F2)].

Ejemplo:
Las facturas de seguros que cubren el periodo del 01/04/01 al 31/03/02 para un importe sin impuestos de 120 000 EUR:

  • Cierre del ejercicio, es decir, fecha de referencia: 31/12/01 (F1).
  • Fecha inicial de prestación: 01/04/01 (F2).
  • Fecha final de prestación: 01/03/02 (F3).
  • El cálculo es el siguiente: (120 000 * 90 días)/(365 días) = 29 589 de gastos anticipados para enero, febrero y marzo.
Resumen de los apuntes contables:

 

Fecha contable

Inicio prestación

Fin prestación

Cuenta

Tercero

Debe

Haber

IVA

Factura

15/04/2001

01/04/2001

31/03/2002

401000

AN001

 

143 520

 

 

 

 

 

445660

 

  23 520

 

001

 

 

 

 

616000

 

120 000

 

001

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Fecha referencia

Fecha contable

Fecha inversión

Cuenta

Tercero

Debe

Haber

IVA

Gasto anticipado

31/12/2001

31/12/2001

01/01/2002

486000

 

29 589.04

 

 

 

 

 

 

616000

 

 

29 589.04

 001

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Inversión gasto anticipado

 

01/01/2002

 

486000

 

 

29 589.04

 

 

 

 

 

616000

 

29 589.04

 

 001

Generación

Generación asientos (campo GENECR)

Marque esta casilla para generar los apuntes. Si esta casilla no está marcada, el proceso se ejecuta en modo simulación. La traza incluye las facturas correspondientes a los criterios de selección y los gastos e ingresos anticipados.
Tipo generación (campo TYP)

La categoría se parametriza en el tipo de asiento.
La categoría del asiento contable puede tomar los siguientes valores:

Real

El asiento contable real es un asiento que se puede consultar e imprimir (Libro Mayor, Balance, etc.). Se integra en el balance al registrar el asiento.

Simulación activa o Simulación inactiva

Una vez activo, el asiento de simulación también se integra en las consultas e impresiones. Se puede desactivar o transformar en un asiento real para volver a ser un asiento de simulación inactiva (es decir, un asiento potencial, invisible en las impresiones y consultas: por ejemplo, los apuntes de inventario).
SEEWARNING No se podrá cerrar un periodo de un tipo de referencial hasta que los apuntes de simulación que le afecten no se hayan cancelado o transformado en apuntes reales. El cambio de estado de los asientos de simulación se realiza con los procesos de la funcionalidad contable.

SEEINFO Cualquier recálculo de un mismo gasto o ingreso anticipado, para un periodo igual o distinto al cálculo inicial, cancelará los asientos en simulación activa creados en el primer cálculo y generará nuevos asientos en simulación activa o en real, según el tipo de generación elegido.
Estado asientos (campo STA)

En una generación real, el estado del asiento puede ser:

  • Provisional
  • Final

El estado del asiento debe ser Definitivo en las contabilizaciones cuando el tipo de generación solicitado es Real y la sociedad cumple uno de los siguientes criterios:

  • Sociedad de legislación francesa. El parámetro FRADGI - Normativa DGI n.° 13L-1-06 (capítulo TC, grupo CPT) tiene asignado el valor Sí y no se puede modificar.
  • Sociedad no francesa que aplica las reglas francesas de la normativa DGI n.° 13L-1-06. El parámetro FRADGI - Normativa DGI n.° 13L-1-06 (capítulo TC, grupo CPT) tiene asignado el valor Sí y se puede modificar.

SEEINFO El estado determina la posibilidad de modificar o no el asiento. Una vez que es definitivo, las modificaciones del asiento solo son de carácter informativo o relativas a las imputaciones analíticas. La fecha, los importes, las cuentas, el código de IVA y otros datos puramente contables ya no se pueden modificar.

Si es provisional, se pueden modificar la mayoría de los datos. Las opciones de modificación pueden variar en función:

  • De la naturaleza y el origen del asiento contable:
    • Asiento de pago temporal: línea bancaria que no se puede suprimir.
    • Asiento de factura de compra: línea de tercero que no se puede suprimir, cuenta de compra e IVA no modificables.
  • De los eventos de gestión que influyen en el asiento contable:
    • Cuenta de gastos con un importe de IVA declarado.
    • Cuenta de IVA (marcada o no).
Tipo asiento (campo TYPPCE)

Este campo permite definir el tipo de asiento generado.
El valor por defecto procede del parámetro VCRTYPSVC - Tipo asiento Gastos Ing. Ant. (capítulo CPT, grupo CLO) o TYPACC - Tipo asiento simulación (capítulo TC, grupo INV).

Cada asiento contable introducido está vinculado a un tipo determinado. El tipo de asiento corresponde a la naturaleza del asiento: factura de cliente, operaciones varias, cobro, etc.
Este dato está vinculado a reglas de gestión de IVA, de reclamaciones, etc. Es uno de los elementos clave en la entrada del asiento.
A partir de la parametrización seleccionada para el tipo de asiento, se puede abrir o cerrar la propagación a los referenciales manuales.
SEEWARNING El tipo de asiento prevalece e interrumpe la propagación a los demás referenciales de la sociedad de la planta de entrada.
Diario (campo JOURNAL)

Introduzca el código de diario (de 1 a 5 caracteres alfanuméricos) para el que quiere registrar los asientos generados en el cálculo.
El asiento se puede inicializar por defecto en función del tipo de documento elegido. Corresponde al asiento contable en el que se registrará el asiento.
Fecha asiento (campo ACCDAT)

Esta fecha corresponde a la de los apuntes contables generados. Debe pertenecer a un ejercicio o periodo abierto para todos los tipos de referenciales.
Es la fecha de referencia por defecto.
Fecha inversión (campo EXTOURNE)

Esta fecha corresponde a la fecha de inversión de los apuntes contables generados. Debe pertenecer a un ejercicio o periodo abierto.
Corresponde a la fecha contable en la que hay que invertir los gastos/ingresos anticipados de compra o venta. Por defecto, es el primer día del periodo siguiente a la fecha contable.
Fichero traza (campo TRACE)

Marca esta casilla para generar el fichero de traza después de ejecutar el proceso.

Tarea batch

Esta función puede lanzarse en Batch, pero no existe ninguna tarea estándar dedicada a su lanzamiento.

Acciones específicas

Cód. memoria (campo CODE)

El código de memoria permite guardar los criterios de una pantalla de entrada. Utilice este campo para saber si hay algún código de memoria guardado para almacenar los valores actuales.

Los siguientes botones permiten gestionar las memorias:

Recuperar - Utilice este botón para recuperar una memoria definida y guardada previamente.

Memo - Utilice este botón para guardar los valores actuales de la pantalla en un fichero de memoria con un código a introducir.

Borrar memo - Utilice este botón para suprimir una memoria guardada previamente.

Si hay una memoria STD asociada a la pantalla, se cargará al abrir la función correspondiente.

Limitaciones

La traza solo tiene en cuenta el sentido de la línea de factura o de nota de abono si el parámetro TYPGNRSVC - Tipo generación gastos e ing. anticipados (capítulo CPT, grupo CLO) tiene asignado el valor Un asiento por tercero Cuando el parámetro TYPGNRSVC - Tipo generación gastos e ing. anticipados tiene asignado el valor Un asiento por factura, no se tiene en cuenta el sentido (+/-).

Mensajes de error

Además de los mensajes genéricos, los mensajes siguientes de error pueden aparecer durante la captura :

Partida fuera del límite de validez y no renovada

Este bloqueo surge cuando la partida no existe en el nuevo ejercicio. No se puede crear la factura a recibir.

Tipo de asiento prohibido en real

Cambia el tipo de asiento o marca la casilla Asientos reales en la parametrización del tipo de asiento.

Tipo de asiento prohibido en simulación

Cambia el tipo de asiento o marca la casilla Asientos simulación en la parametrización del tipo de asiento.

Tipo de asiento con gestión de IVA

Cambia el tipo de asiento o desmarca el indicador Gestión IVA devengo y Gestión IVA en cobros en la parametrización del tipo de asiento. Los asientos de gastos e ingresos anticipados se generan para un importe sin impuestos. Las cuentas de gastos e ingresos dispondrán de un código de IVA, pero no se generará ninguna línea de IVA.

Los documentos contabilizados estarán en "definitivo" para la sociedad

Si el proceso se lanza para una sociedad que ha elegido el cumplimiento DGI n.° 13L-1-06 (el parámetro FRADGI - Normativa DGI n.° 13L-1-06 (capítulo TC, grupo CT) tiene el valor Sí), los asientos generados en el proceso tendrán el estado Definitivo.

Los documentos contabilizados estarán en "definitivo" para una o varias sociedades

El proceso se lanza para todas las sociedades o un grupo de sociedades y, si al menos una de las sociedades ha elegido el cumplimiento DGI n.° 13L-1-06 (el parámetro FRADGI - Normativa DGI n.º 13L-1-06 (capítulo TC, grupo CPT) tiene el valor Sí), los asientos generados en el proceso tendrán el estado Definitivo.

Tablas utilizadas

SEEREFERTTO Consulta la documentación de Puesta en marcha