La création des lignes budgétaires peut être effectuée selon deux accès :

  • A partir du budget de l'exercice, clic droit permettant d'enchaîner sur la création des lignes budgétaires,
  • Par le poste de menu spécifique aux lignes budgétaires.

Le budget par exercice est découpé en lignes budgétaires. Chaque ligne budgétaire comporte un compte budgétaire et une entité destinataire, consommatrice du budget.

Un contrôle d'unicité interdit la création de deux lignes budgétaires identiques sur les critères suivants : Enveloppe, Budget, Entité destinataire, Compte budgétaire.

L'approbation des lignes budgétaires autorise la saisie des dépenses : Demandes d'achats, commandes factures.

Les lignes budgétaires suivent les règles de gestion décrites dans la gestion des enveloppes, en matière de :

Pré-requis

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Gestion de l'écran

Ecran de saisie

La fonction d'enregistrement et de modification des lignes budgétaires s'effectue sur un seul écran comportant :

  • Un entête
  • Un tableau des lignes budgétaires
  • Les informations du budget de rattachement des lignes.

Si l'accès aux lignes budgétaires est effectué par le budget de l'enveloppe, les informations de l'entête sont renseignées automatiquement à partir de l'enveloppe. Si cet accès est effectué par la ligne de menu ces informations sont recherchées par sélection du numéro de l'enveloppe.

Sélection

Enveloppe (champ ENV)

Code de l'enveloppe budgétaire, saisi, recherché dans la liste ou renseigné automatiquement si l'accès à la ligne budgétaie est effectué à partir du budget. Un tunnel permet d'accéder à la consultation de l'enveloppe lorsque l'accès à la ligne budgétaire est effectué à partir de la ligne de menu "Lignes budgétaires". Si l'accès est effectué à partir de l'enveloppe cette fonction n'est pas disponible puisque l'objet en cours de gestion est l'enveloppe.
Devise (champ CUR)
Exercice (champ FIY)

Code de l'exercice comptable, et du millésime de l'exercice du budget.

Intitulé court (champ EXEINFO)

Intitulé court de l'exercice donnant le millésime de cet exercice.

Tableau Détails

Compte budgétaire (champ ACC)

Code du compte budgétaire d'imputation de la dépense, à saisir ou à sélectionner dans la table des comptes budgétaires. Ce compte et l'entité destinataire permettent d'effectuer le découpage du budget de l'exercice en lignes budgétaires.
Libellé (champ TEX)
Entité destinatrice (champ CCE1)
Section 3 (champ CCE3)

Pour les budgets opérationnels comportant obligatoirement un axe ENTITE et un axe ENVELOPPE, il est possible de renseigner un axe analytique supplémentaire permettant une analyse plus fine de la ligne budgétaire. Cet axe peut être activé si le code budget comporte un troisième axe.
Montant (champ AMT)

Montant budgété de la ligne budgétaire, exprimé en HT. Ce montant, saisi lors de la création de la ligne budgétaire peut être modifié librement avant son approbation. Après approbation ce montant n'est plus modifiable directement, mais seulement par l'intermédiaire des révisions. La somme des montants des lignes budgétaires ne doit pas dépasser le montant disponible du budget.
Si le montant disponible du budget n'est pas totalement imputé en lignes budgétaires, le budget par exercice comporte un "reste à ventiler" qui pourra faire l'objet d'une ligne supplémentaire ou d'une modification du montant de la ligne tant que celle-ci n'est pas approuvée.
Montant approuvé (champ AMTAPP)

Montant budgété approuvé de la ligne budgétaire, exprimé en HT. L'approbation de la ligne directement ou par l'approbation de son budget, a pour effet de fixer le "montant approuvé" de la ligne budgétaire et d'autoriser la saisie des demandes d'achats, des commandes et des factures sur cette ligne. Ce montant ne varira plus après approbation. Seule l'annulation de l'approbation aura pour effet de remettre à blanc ce montant et la date d'approbation dans la ligne budgétaire. L'annulation de l'approbation d'une ligne budgétaire est interdite si des demandes d'achats, des commandes ou des factures sont enregistrées..

Montant atterrissage (champ AMTATT)

Zone permettant la saisie de prévisions d'atterrissage sur la ligne budgétaire : Estimation du total des dépenses en fin de réalisation. La saisie de cette prévision peut être effectuée quel que soit le statut de la ligne budgétaire : Saisie, A approuver, Approuvée.
Statut (champ STA)

Statut de la ligne budgétaire, renseigné automatiquement en fonction de l'état d'avancement de la ligne et non modifiable. Il est géré dans la table des messages 2691 qui applique le statut correspondant en fonction des évènements intervenus sur la ligne :

  • Saisie : statut correspondant à une ligne créée, non encore approuvée, ou ayant reçu un refus d'approbation,
  • A approuver : la ligne a fait l'objet d'une demande d'approbation, qui interdit toute modification sur ses montants, tant que son approbation ou son refus d'approbation n'a pas été effectué,
  •  Approuvée : la ligne est approuvée, et ses montants ne peuvent plus être modifiés sans passer par une révision,
  •  Fermée : la ligne a été fermée par la fonction spécifique de fermeture des lignes. Toute modification ou imputation budgétaire est interdite.
Lot (champ LOT)

Code d'un numéro de lot créé dans le projet, à saisir ou à sélectionner dans la liste des lots du projet qui comporte le numéro du lot, son libellé et son montant. Contrôle que le lot saisi existe dans le projet.

Date d'approbation (champ APPDAT)

Date renseignée lors de l'approbation de la ligne budgétaire. L'annulation de l'approbation effectue la remise à blanc de cette zone.
Montant pré-engagé (champ AMTCMMPRP)

Cumul des demandes d'achats imputées sous la ligne budgétaire, exprimé en HT. Ce montant calculé correspond à :

+ Somme des demandes d'achats imputées sous la ligne budgétaire

- Somme des demandes d'achats transformées en commandes sous la ligne budgétaire
Montant engagé (champ AMTCMM)

Cumul des commandes  d'achats imputées sous la ligne budgétaire, exprimé en HT. Calcul effectué, correspondant à :

+ Cumul des commandes d'achats imputées sous la ligne budgétaire

- Cumul des commandes transformées en factures
Montant réalisé (champ AMTREA)

Cumul des factures enregistrées sous la ligne budgétaire, exprimé en HT. Ce montant calculé correspond à :

   Somme des factures et avoirs, validés de la ligne budgétaire
Montant consommé (champ TOTREA)

Cumul réalisé sur la ligne budgétaire, exprimé en HT. Montant calculé correpondant à :

 Solde des Pré-engagements + Solde des Engagements + Factures
Montant CCA (champ AMTCCA)

Montant des charges constatées d'avance imputées sur la ligne budgétaire. L'alimentation de cette colonne est liée aux paramètres généraux suivants :

  • Paramétrage/Paramètres généraux/Valeurs paramètres, CPT : Comptabilité - Groupe CLO : Opérations d'arrêtés.

    GAUCCA : Définition du type de pièce automatique de comptabilisation des charges constatées d'avance,

    TYPGNRSVC : Définition du niveau de gestion des CCA, par pièce comptable par tiers ou par pièce comptable par facture,

    VCRTYPSVC : Définition du type de pièce par défaut des écritures de CCA.

  • Paramétrage/Paramètres généraux/Valeurs paramètres, GDD: Budgets opérationnels - Groupe GDD : Budgets opérationnels.

    GDDGTECCA : Définition du type de pièce utilisé pour la génération des CCA et la remontée dans les lignes budgétaires.

  • Paramétrage/Paramètres généraux/Valeurs paramètres, LOC : Localisations - Groupe ITA : Italie.

    ITAPRE : Ce paramètre doit être renseigné à NON pour permettre la remontée des CCA dans les lignes budgétaires.

  • Paramétrage/Paramètres généraux/Dossiers, "DOSSIER" Onglet "Options".

    Code SVC "Charges et Produits constatés d'avance doit être à : OUI
Montant CAP (champ AMTCAP)

Montant des charges à payer imputées sur les lignes budgétaires. L'alimentation des montants dans cette colonne est liée aux paramètres suivants :

  • Paramétrage/Paramètres généraux/Valeurs paramètres, GDD : Budgets opérationnels - Groupe GDD : Budgets opérationnels.

    GDDGTECAP : Définition du type de pièce utilisé pour la génération des FAR et la remontée dans les lignes budgétaires.

  • Paramétrage/Paramètres généraux/Valeurs paramètres, ACH : Achats - Groupe INV : Règles facturation et comptable.

    GAUPTH : Définition du code de pièce automatique utilisé pour la génération des FAR. S'il n'est pas renseigné, la pièce automatique PTH sera utilisée.

    GAUPNH : Définition du code de pièce automatique utilisé pour la génération des AAR. S'il n'est pas renseigné, la pièce automatique PNH sera utilisée.
Montant immobilisé (champ AMTFAS)

Somme des factures imputées sur un compte d'immobilisation, sur la ligne budgétaire. L'alimentation de cette colonne est effectuée si le compte budgétaire d'immobilisation est coché "Suivi immobilisations" et "Création dépense". (Données de base/Tables comptables/Générale/Comptes).
Date dernière révision (champ REVDAT)

Zone renseignée avec la date de la dernière révision approuvée.

Budget Exercice

Budget (champ AMTENF)

Montant budgété du budget, affiché pour information dans la ligne budgétaire, non modifiable dans cet écran,  exprimé en HT. Ce montant initialisé lors de la création du budget peut être modifié librement avant approbation. Après approbation ce montant n'est plus modifiable directement, mais seulement par l'intermédiaire des révisions. Un budget créé avec un montant à zéro ne pourra pas être soumis à l'approbation, ni approuvé, sauf s'il est coché "Hors budget".
Réserve (champ AMTRES)

Montant budgété de la réserve du Budget,exprimé en HT, affiché pour information sur l'écran de la ligne budgétaire et non modifiable. Le montant de la réserve du budget peut être renseigné dès la création du budget. La réserve étant incluse dans le budget, ce montant doit être strictement inférieur au montant du budget. Le montant du budget, moins la réserve détermine le montant disponible qui peut être découpé en lignes budgétaires. Cette réserve pourra être utilisée tout au long de la vie de l'enveloppe avant ou après approbation. La diminution de la réserve augmente le reste à ventiler du budget. L'augmentation de la réserve diminue le reste à ventiler du budget. Après approbation, elle est limitée au montant disponible, non ventilé en lignes budgétaires du budget.

Disponible (champ SOLDE)

Solde disponible du budget, exprimé en HT. Montant calculé correspondant à :

  Montant du budget - Réserve

Ce montant est utilisé pour effectuer la répartition du montant du budget en lignes budgétaires.
Reste à ventiler budget (champ RAVB)

Reste à ventiler du budget, exprimé en HT. Montant calculé correspondant à

 Montant du budget - Réserve - Cumul des lignes budgétaires du budget

Situation

Ventilé (champ VL)

Cumul des lignes budgétaires imputées sur le budget, exprimé en HT.

Cumul Pré-engagé (champ VL_PREENG)

Cumul des demandes d'achats imputées sous les lignes budgétaires, exprimé en HT. Ce montant calculé correspond à :

+ Somme des demandes d'achats des lignes du budget

- Somme des demandes d'achats transformées en commandes

Cumul Engagé (champ VL_ENG)

Cumul des commandes  d'achats imputées sous les lignes budgétaires, exprimé en HT. Calcul effectué, correspondant à :

+ Cumul des commandes des lignes budgétaires du budget

- Cumul des commandes transformées en factures.
Cumul Réalisé (champ VL_REA)

Cumul des factures imputées sous les lignes budgétaires du budget.
Cumul Consommé (champ TOT_USED)

Cumul du réalisé des lignes budgétaires de l'enveloppe, exprimé en HT. Montant calculé correpondant à :

 Solde des Pré-engagements + Solde des Engagements + Factures
Reste à ventiler lignes (champ RAVL)

Reste à ventiler sur le cumul des lignes budgétaires, exprimé en HT. Montant calculé correspondant à

+ Somme des lignes budgétaires 

- Somme des soldes de DA

- Somme des soldes de commandes

- Somme des factures
Soumission pour approbation

Cette fonction permet d'effectuer une demande d'approbation de la ligne budgétaire au responsable de l'entité d'approbation. Cette demande est effectuée par message WORKFLOW prévenant le premier signataire de la ligne budgétaire.

Consultation des révisions

Cette fonction permet d'accéder à la consultation des révisions effectuées sur la ligne budgétaire.

Situations budgétaires

Cette fonction permet d'accéder à la consultation de la situation budgétaire de la ligne, de son budget et de son enveloppe.

Détail des achats

Permet d'accéder à la liste des achats passés sur la ligne budgétaire. Cette liste présente les lignes de demandes d'achats, les lignes de commandes et les lignes de factures passées sur cette ligne budgétaire.

Chaque enregistrement comporte son montant HT en devise de saisie. Si cet enregistrement fait partie du pré-engagé ou de l'engagé, sont montant converti en devise de gestion du référentiel est affiché dans la colonne correspondante (pré-engagé ou engagé).

  • Le pré-engagé est constitué des lignes de demandes d'achats non transformées en commandes ou non soldées.
  • L'engagé est constitué des lignes de commandes non transformées en factures ou non soldées.
  • Le facturé est constitué des lignes de factures validées.   

SEEINFOLes montants pré-engagés, engagés et facturés peuvent différer des montants HT des enregistrements pour deux raisons principales :

  • Devise de saisie différente de la devise de gestion du référentiel
  • Gestion des achats en TTC ou en HT incluant une part de TVA non récupérable. Cette gestion est déterminée par les paramètres PURCMMTAX et PURVACBPR.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Exercice incorrect

Dans l'accès direct à la fonction (poste du menu), après saisie du code enveloppe, vous avez saisi un code exercice pour lequel l'enveloppe n'a pas de budget défini. Modifiez le code de l'exercice, ou, pour une enveloppe pluriannuelle, créez le budget correspondant en allongeant la date de fin.

On ne peut pas supprimer une ligne approuvée

La suppression d'une ligne approuvée est interdite. Vous pouvez annuler son approbation, si elle ne comporte pas d'enregistrement d'achats (Demandes d'achats, commandes ou factures). Vous pouvez ensuite supprimer la ligne.

Le compte budgétaire n'est pas suivi sur les axes 'Entité' et 'Enveloppe' du code budget

Vous avez saisi un compte budgétaire qui n'est pas suivi sur les axes "Entité" et "Enveloppe" du code budget. Modifiez les données de ce compte, ou modifiez votre saisie.

Ligne déjà définie pour cette nature et cette entité destinatrice

L'application comporte un contrôle qui interdit la saisie d'une ligne budgétaire de même compte budgétaire et de même entité destinatrice sous un budget par exercice. Modifiez l'un de ces deux éléments.

La somme des montants des lignes budgétaires ne doit pas dépasser le montant disponible du budget exercice

Le montant de la ligne budgétaire en cours de saisie provoque le dépassement du disponible du budget. Modifiez votre saisie, ou effectuez une révision du budget.

Ce lot n'existe pas dans le projet de l'enveloppe

Vous avez saisi un numéro de lot inexistant dans le projet. Modifiez votre saisie ou sélectionnez un numéro de lot dans la liste des lots du projet.


Tables mises en oeuvre

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