Génération factures contrats
Utilisez cette fonction pour générer les factures à partir des contrats de service et de leurs échéances de facturation.
La facturation des contrats de service peut être effectuée de deux manières :
- depuis la gestion des Factures avec le picking des contrats de service,
- depuis cette fonction de facturation automatique.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Ecran de saisie
Pour l'ensemble des champs de cet écran, la saisie est facultative. Ces informations vont permettre de cibler la facturation sur un ensemble de contrats.
En fonction du mode de facturation choisi, le système va chercher à regrouper dans certains cas des échéances et/ou des contrats pour les facturer ensemble.
Critères de selection
Société (champ CPY) |
Site vente (champ SALFCY) |
La création automatique des factures se fait sur un seul site de vente à la fois. |
Facturation jusqu'au (champ NEXSHIINV) |
Renseignez cette date pour sélectionner uniquement les contrats dont les caractéristiques sont les suivantes :
Cette date est initialisé, par défaut, avec la date du jour. |
Type des factures (champ SIVTYP) |
Cette information permettra de déterminer le type de facture utilisé pour la génération des factures associées aux contrats. Cette information est initialisée par le paramètre Vente SIVTYP - Type facture utilisateur (chapitre VEN, groupe INV). Cette information est obligatoire. Le type de facture proposé par défaut est issu du paramètre SIVTYP - Type facture utilisateur. Vous pouvez le modifier si nécessaire en choisissant un type de facture dans la liste des types de factures définis.
En saisie de facture, seul peut être renseigné un type de facture dont la législation et le groupe de sociétés sont cohérents avec ceux de la société du site de vente. |
Date des factures
Date de référence (champ INVDATFLG) |
Sélectionnez la date qui sera associée à chaque facture créée :
Ce traitement ne tient pas compte du choix effectué au niveau du paramètre DATREFCON - Date facture contrat service (chapitre HDK, groupe INV). Si ce paramètre a pour valeur : Date du jour et que vous sélectionnez ici : Date prochaine facture contrat.
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champ INVDATINV |
Saisissez la date qui sera attribuée à chacune des factures créées.
Cette date est utilisée également pour filtrer les échéances de facturation sélectionnées.
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Mode facturation
Mode facturation (champ IME) | |||||||||
Chaque échéance d'un contrat peut être facturée séparément ou regroupée avec d'autres échéances ou/et d'autres contrats.
Le regroupement dépend également des conditions d'homogénéité suivantes (si une des ces informations n'est pas commune, il n'y aura pas de regroupement) :
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Désignation article
Désignation article (champ TYPITMDES) |
Ce champ permet de décider quelle désignation sera inscrite sur la désignation article de la facture : soit la désignation traduite de l'article liée à la ligne de contrat, soit un descriptif de l'échéance facturée. |
Bornes début / fin
Client facture début (champ BPCINVDEB) |
Utilisez ces bornes pour filtrer la sélection à un seul client facturé ou aux seuls clients facturés dont la référence est comprise dans l'intervalle défini par ces bornes. |
Client facture fin (champ BPCINVFIN) |
No contrat début (champ CONNUMDEB) |
Permet une sélection sur le numéro de contrat. |
No contrat fin (champ CONNUMFIN) |
Impression
Facture (champ PRNFLG) |
Cochez cette case pour imprimer le document (bon de préparation, bon de livraison ou facture) après génération de la livraison ou de la facture. Vous devez alors préciser :
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Document (champ PRNNAM) |
Saisissez le code du document standard à imprimer. |
Destination (champ PRNDEN) |
Indiquez la destination du document ou de l'état. |
Serveur (champ PRNSRV) |
Ce champ permet de définir le serveur d'impression. |
Imprimante (champ PRNIMP) |
Imprimante par défaut. |
Tâche batch
Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard FUNAUTINVC est prévue à cet effet.
Actions spécifiques
Cliquez sur cette action pour enregistrer vos paramétrages dans un Code mémo et les utiliser ultérieurement. Le mémo est lié à votre profil utilisateur et non à la fonction ou à l'écran. Le code mémo STD associé à l'écran s'affiche lorsque vous ouvrez la fonction. Pour plus d'informations sur l'utilisation avancée de l'action Mémo, reportez-vous à la documentation Ergonomie générale des progiciels SAFE X3. |
Cliquez sur cette action pour saisir un Code mémo et charger les paramétrages enregistrés sous ce code. |
Cliquez sur cette action pour supprimer un Code Mémo. |
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Site XXX : Fiche inexistante
Ce message apparaît lors de la saisie du site de vente dans l'écran de sélection lorsque le code saisi ne correspond à aucun site.
Site Vente : Zone obligatoire
Ce message apparaît si aucun site de vente n'a été précisé.
Types de facture client : XXX Fiche inexistante
Ce message apparaît si le type de facture saisie ne correspond à aucun type de facture.
Type des factures : Zone obligatoire
Ce message apparaît si aucun type de facture n'a été précisé.
Date incorrecte
Ce message apparaît si la borne de date de facturation ou si la date de référence sont incorrectes. Ce message apparaît également si la date de référence appartient à une période non ouverte. Auquel cas le message est plus précis : Exercice non ouvert, période non ouverte, période fermée.
Messages obtenus dans le fichier de trace associé à la génération
Aucun contrat traité
Ce message apparaît si le système n'a rencontré aucun contrat à facturer en fonction des sélections.
Modification en cours sur un autre poste
Ce message apparaît lorsqu'un autre utilisateur est déjà en cours de modification sur la commande ou le contrat en cours de traitement.
Mandat principal validé non trouvé ou invalide pour le tiers payeur. Veuillez mettre à jour la facture avant validation
Ce message apparaît lorsque la condition de paiement est de type SDD et qu'aucune référence de mandat n'a pu être initialisée par défaut sur la facture (aucun Mandat principal de statut "Validé" défini pour le couple [société, tiers payeur]). Or la référence du mandat est obligatoire sur la facture. La facture est tout de même créée mais sa validation sera interdite tant que la référence du mandat n'aura pas été renseignée manuellement sur la facture.