Utilisez cette fonction pour générer automatiquement des factures à partir des livraisons enregistrées et validées. Il s'agit uniquement de factures dont le mode de facturation n'est pas Facturation manuelle.

Vous pouvez accéder aux factures générées et les valider unitairement par la fonction Factures. Vous pouvez également les valider massivement par la fonction de Validation des factures.

Pré-requis

SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre

Gestion de l'écran

SEEWARNING Les commandes de vente bloquées manuellement (paramètre SCDTUNL - Autorisation déblocage commande (chapitre VEN, groupe AUZ), ne peuvent pas être sélectionnées. Elles doivent être débloquées (champ Blocage de la fonction Commande).

Regroupement des livraisons

Les livraisons à facturer sont regroupées :

  • selon le mode de facturation du client (mode enregistré sur la livraison) et de sa périodicité de facturation,
  • en fonction des critères indiqués ci-dessous pour chacun des modes de facturation. 

Une nouvelle facture est créée chaque fois que l'un des critères varie.

Etant donné que la facturation automatique porte obligatoirement sur une seule société et qu'une seule structure tarif peut être définie par société, la structure tarif constitue un critère de regroupement implicite.

Une facture par bon de livraison. Aucune des livraisons sélectionnées ayant ce mode de facturation n'est regroupée. Les livraisons sont triées par client.

Une facture par commande soldée. Cela signifie :

  • que la commande doit être soldée,
  • que toutes les livraisons associées à cette commande doivent être validées et qu'elles font toutes partie de la sélection de facturation automatique. 
Critères :
  • Site de vente
  • Client facturé
  • Mode de facturation
  • Numéro de commande
  • Client commande
  • Eléments de facturation dont la règle de regroupement pour le flux livraison vers facture est égale à Oui
  • Code adresse client facturé
  • Code entité

Une facture par commande. Cela signifie qu'une facture est générée regroupant toutes les livraisons validées de la commande au moment de l'exécution du traitement de facturation. 

Critères :

  • Site de vente
  • Client facturé
  • Mode de facturation
  • Numéro de commande
  • Client commande
  • Eléments de facturation dont la règle de regroupement pour le flux livraison vers facture est égale à Oui
  • Code adresse client facturé
  • Code entité

Une facture par client livré. Cela signifie que l'on va regrouper tous les bons de livraisons concernant le même client livré sur une seule facture lors de l'exécution du traitement de facturation.

Critères :

  • Site de vente
  • Client facturé
  • Mode de facturation
  • Client commande
  • Code adresse de livraison
  • Devise
  • Type de prix
  • Code affaire PJT si GPJTSNGDOC = Oui
  • Tiers payeur
  • Régime de taxe
  • Identification CEE
  • Incoterm
  • Lieu transport CEE
  • Client groupe
  • Condition de paiement 
  • Indicateur inter-sites
  • Site origine
  • Adresse client facturé : raison sociale
  • Adresse client facturé : adresse ligne
  • Adresse client facturé : code postal
  • Adresse client facturé : ville de l'adresse
  • Adresse client facturé : code état
  • Eléments de facturation dont la règle de regroupement pour le flux livraison vers facture est égale à Oui
  • Code adresse client facturé
  • Code entité

Une facture par période. Les livraisons sélectionnées sont regroupées en fonction de la périodicité de facturation et des critères de regroupement ci-dessous. 

Pour la périodicité facture, le critère retenu est le suivant :

  • Une facture par jour : date
  • Une facture par semaine : date du 1er jour de la semaine
  • Une facture par décade : 01/MM/AA ou 11/MM/AA ou 21/MM/AA
  • Une facture par quinzaine : 01/MM/AA ou 16/MM/AA
  • Une facture par mois : 01/MM/AA

Par exemple, si la périodicité est à la semaine, toutes les livraisons de la semaine 32 (date d'expédition ou date de livraison en fonction du paramètre INVREFDAT - Date origine pour facturation) seront regroupées sur une même facture.

Critères :

  • Site de vente
  • Client facturé
  • Mode de facturation
  • Périodicité facture
  • Période calculée
  • Devise
  • Type de prix
  • Code affaire PJT si GPJTSNGDOC = Oui
  • Tiers payeur
  • Régime de taxe
  • Identification CEE
  • Incoterm
  • Lieu transport CEE
  • Client groupe
  • Condition de paiement 
  • Indicateur inter-sites
  • Site origine
  • Adresse client facturé : raison sociale
  • Adresse client facturé : adresse ligne
  • Adresse client facturé : code postal
  • Adresse client facturé : ville de l'adresse
  • Adresse client facturé : code état
  • Eléments de facturation dont la règle de regroupement pour le flux livraison vers facture est égale à Oui
  • Code adresse client facturé
  • Code entité

Particularité des livraisons dont la périodicité a pour valeur : 'A la demande' : ces livraisons sont regroupées ensemble pour le champ de regroupement Période calculée.

SEEINFO 

Ecran de saisie

Renseignez les différents critères de sélection.
Si vous souhaitez imprimer les factures générées, cochez l'indicateur Facture et renseignez les paramètres d'impression.

Après l'exécution de cette fonction, un fichier de trace s'affiche récapitulant toutes les opérations effectuées, les numéros de factures créées et les livraisons ayant servi à la création de ces factures.

Critères de selection

Société (champ CPY)
Site vente (champ SALFCY)

Précisez obligatoirement le site choisi pour le traitement. La création automatique des factures se fait en effet sur un seul site de vente à la fois.  
Ce champ est initialisé avec le site de vente associé par défaut à votre profil utilisateur.

Date facture (champ INVDAT)

Saisissez la date de facturation qui sera attribuée à chacune des factures créées.
Cette date est initialisée à la date du jour. 

Type des factures (champ SIVTYP)

Indiquez le type de facture utilisé pour la génération de la facture de vente. Il permet de déterminer un compteur et une pièce automatique servant à la comptabilisation des factures.
Le type proposé par défaut est issu du paramètre SIVTYP -Type facture utilisateur (chapitre VEN, groupe INV). Si nécessaire, vous pouvez le modifier en choisissant un type de facture dans la liste des types de facture qui ont été définis. Cette information est obligatoire.

Bloc numéro 2

Livraisons jusqu'au (champ SHIDAT)

Les factures qui seront créées proviennent nécessairement de livraisons que vous pouvez sélectionner en fonction de leur date de livraison (enregistrée sur la Livraison) : seules sont sélectionnées les livraisons créées jusqu'à cette date.

Renseignez dans ce champ la date de livraison. Par défaut, il est initialisé à la date du jour. 

En fonction du paramètre INVREFDAT - Date origine pour facturation (chapitre VEN, groupe INV), les livraisons sont filtrées soit en fonction de la date de livraison chez le client, soit en fonction de la date d'expédition.

Périodicité

Jour (champ INVPERJ)

Aide commune aux fonctions de génération des factures de vente.

Le critère de périodicité s'applique lorsque le Mode de facturation a pour valeur 'Une facture par période'. Indiquez la périodicité utilisée comme critère de sélection.
Rappel :

  • Le mode de facturation du client est enregistré sur la livraison ou commande (suivant la fonction dans laquelle vous êtes).
  • La périodicité de facturation est précisée sur la fiche Client (section Commerciales).
Semaine (champ INVPERS)
Décade (champ INVPERC)
Quinzaine (champ INVPERQ)
Mois (champ INVPERM)

Bornes début / fin

Client facture début (champ BPCINVDEB)

Utilisez ces bornes pour filtrer la sélection à un seul client facturé ou aux seuls clients facturés dont la référence est comprise dans l'intervalle défini par ces bornes.

Client facture fin (champ BPCINVFIN)
No livraison début (champ SDHNUMDEB)

Utilisez ces champs pour sélectionner :

  • un numéro de livraison ou de bon de préparation.
  • une borne de numéros de livraison ou de bon de préparation.
No livraison fin (champ SDHNUMFIN)

Impression

Facture (champ PRNFLG)

Cochez cette case pour imprimer le document (bon de préparation, bon de livraison ou facture) après génération de la livraison ou de la facture.

Vous devez alors préciser :

  • Le document : par défaut, c'est le code état lié à l'objet qui est utilisé
  • Le serveur d'impression, si applicable
  • L'imprimante, si applicable.
Document (champ PRNNAM)

Saisissez le code du document standard à imprimer.

Destination (champ PRNDEN)

Indiquez la destination du document ou de l'état.
La destination doit exister dans la table Destinations où sont définies toutes ses caractéristiques (type de sortie, imprimante, serveur, etc).

Serveur (champ PRNSRV)

Ce champ permet de définir le serveur d'impression.
Ce paramètre est envoyé à la demande d'édition d'un état Crystal Reports.

Imprimante (champ PRNIMP)

Imprimante par défaut.



Tâche batch

Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard FUNAUTINVD est prévue à cet effet.

Actions spécifiques

Cliquez sur cette action pour enregistrer vos paramétrages dans un Code mémo et les utiliser ultérieurement. Le mémo est lié à votre profil utilisateur et non à la fonction ou à l'écran.

Le code mémo STD associé à l'écran s'affiche lorsque vous ouvrez la fonction.

Pour plus d'informations sur l'utilisation avancée de l'action Mémo, reportez-vous à la documentation Ergonomie générale des progiciels SAFE X3.

Cliquez sur cette action pour saisir un Code mémo et charger les paramétrages enregistrés sous ce code.

Cliquez sur cette action pour supprimer un Code Mémo.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Fonction non autorisée

Votre profil utilisateur n'a aucun droit pour cette fonction, quel que soit le site.

Vous n'avez pas les droits sur ce site

Votre profil utilisateur n'est pas autorisé à cette fonction pour ce site.

Date incorrecte

La date de facture saisie ne correspond à aucune période ou à aucun exercice. La saisie est refusée.

Exercice non ouvert

L'exercice auquel appartient la date de facture n'est pas ouvert. La saisie est refusée.

Période non ouverte

La période à laquelle appartient la date de facture n'est pas ouverte. La saisie est refusée.

Période fermée

La période à laquelle appartient la date de facture est fermée. La saisie est refusée.

La borne fin est inférieure à la borne début

Ce message s'affiche en saisie des critères de sélection pour le numéro de livraison et le client facturé.

Modification en cours sur un autre poste

Ce message s'affiche si une livraison à facturer est verrouillée par un autre utilisateur.

Trop de ligne pour la facture

Ce message s'affiche si les lignes des livraisons à facturer ne peuvent pas tenir sur une seule facture. Vous devez alors augmenter la valeur du code activité SIH.

Tiers client non autorisé pour le compte collectif

Ce message s'affiche si le Tiers collectif client n'est pas autorisé pour le compte collectif associé au client facture (par le biais de son code comptable). La facture n'est pas créée.

Problème lors de la récupération du compteur

Ce message s'affiche s'il y a impossibilité d'attribuer un numéro de facture.

Aucune livraison traitée

Ce message s'affiche à la fin du traitement si aucune livraison n'a été facturée.

Mandat principal validé non trouvé ou invalide pour le tiers payeur. Veuillez mettre à jour la facture avant validation

Ce message s'affiche lorsque la condition de paiement est de type SDD et qu'aucune référence de mandat n'a pu être initialisée par défaut sur la facture (aucun Mandat principal de statut 'Validé' défini pour le couple [société, tiers payeur]). Or la référence du mandat est obligatoire sur la facture. La facture est tout de même créée mais sa validation sera interdite tant que la référence du mandat n'aura pas été renseignée manuellement sur la facture.

Tables mises en oeuvre

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