Génération quittances
L’affacturage consiste à transférer tout ou une partie des créances/dettes d'un client vers un organisme financier tiers : le factor. Celui-ci prend alors en charge les créances qui lui ont été cédées et le risque de non paiement afférent. En échange, le factor règle le montant des factures, déduction faite de commissions et d’agios.
Il est important de noter que l’enregistrement des commissions et agios n’est pas automatisée. Lors de la saisie du règlement du factor, il sera nécessaire de créer deux lignes au moins : une pour le règlement de la totalité de la quittance, et une autre pour les commissions et agios (sous une destination comptable appropriée – cf. documentation Destinations comptables).
La fonction de l’affacturage telle qu’elle est gérée sous Sage X3 s’articule en plusieurs étapes :
- L'identification des factors (cf. documentation Factors).
- L’affectation de factor aux factures clients à traiter (cf. documentation Saisie factors)
- La création des quittances. Elle permet de créer un numéro de liste pour un ensemble de factures, avoirs, cédés à un factor, et d’imprimer ces listes de factures cédées accompagnées d’une lettre de cession de créances. (fonction courante)
- La comptabilisation de ces quittances (cf. documentation Comptabilisation Quittances).
- La notification du règlement (cf. Notification de règlement)
- Vous devez ensuite enregistrer la quittance d'un montant à hauteur de celui indiqué sur la quittance du factor. Cette étape est postérieure au flux normal de règlement (cf. Saisie de règlements).
Le factor n’est pas considéré comme un tiers. Le règlement doit être saisi sur le compte du factor, sans mention du tiers.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Onglet Écran de saisie
La fonction de génération des quittances sélectionne les factures/avoirs devant être inclus aux quittances.
Les critères de sélection sont les suivants :
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Société : une société au moins doit être renseignées
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Site de facturation
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Devise de facturation
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Factor : une quittance est générée par factor, mais il est possible de limiter la création des quittances à un seul factor, ou un ensemble de factors sélectionnés.
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Bornes de N° de factures ou N° d’avoirs
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Borne de date de traitement : seules les factures dont la date comptable est supérieure ou égale à cette date seront traitées.
Lors du lancement de ce traitement, les quittances sont automatiquement créées (le compteur défini au niveau du factor permet l’attribution d’un numéro à chacune d’entre elle). De même, l’impression de ces quittances est automatiquement proposée.
Critères
| Société (champ CPY) |
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La fonction de génération des quittances affecte un numéro de quittance à chaque facture et avoir, en fonction des critères saisis. Toutes les factures et avoirs qui ne sont pas reçus ou affectés à un factor auront le même numéro de quittance. Les quittances sont numérotées selon un système de compteur en incrémentant de 1 le numéro suivant. Après génération d'une quittance, vous pouvez imprimer : |
| Tous sites (champ ALLFCY) |
| Site (champ FCY) |
| Devise (champ CUR) |
Factors
| Factor début (champ FCTDEB) |
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Si vous renseignez un factor sous forme de borne, la société/site du factor doit être compatible avec la société/site de la quittance générée pour la société quand le type d'affacturage n'est pas Standard. |
| Factor fin (champ FCTFIN) |
Ventes
| Facture début (champ NUMDEB) |
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La fonction de génération des quittances affecte un numéro de quittance à chaque facture et avoir, en fonction des critères saisis. Toutes les factures et avoirs qui ne sont pas reçus ou affectés à un factor auront le même numéro de quittance. Les quittances sont numérotées selon un système de compteur en incrémentant de 1 le numéro suivant. Après génération d'une quittance, vous pouvez imprimer : |
| Facture fin (champ NUMFIN) |
| Avoir début (champ AVRDEB) |
| Avoir fin (champ AVRFIN) |
| Date fin (champ DATFIN) |
| Fichier de trace (champ TRACE) |
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La fonction de génération des quittances affecte un numéro de quittance à chaque facture et avoir, en fonction des critères saisis. Toutes les factures et avoirs qui ne sont pas reçus ou affectés à un factor auront le même numéro de quittance. Les quittances sont numérotées selon un système de compteur en incrémentant de 1 le numéro suivant. Après génération d'une quittance, vous pouvez imprimer : |
Tâche batch
Cette fonction peut être lancée en batch, mais il n'existe pas de tâche standard dédiée à son lancement.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
'Renseigner le site par défaut de la société XXX'
Ce message apparait lorsque le compteur de numéros de quittance est défini au niveau société ou site et que la société pour laquelle la génération de quittances est demandée ne dispose pas d'un site par défaut.