L’affacturage consiste à transférer tout ou une partie des créances/dettes d'un client vers un organisme financier tiers : le factor. Celui-ci prend alors en charge les créances qui lui ont été cédées et le risque de non paiement afférent. En échange, le factor règle le montant des factures, déduction faite de commissions et d’agios.

Il est important de noter que l’enregistrement des commissions et agios n’est pas automatisée. Lors de la saisie du règlement du factor, il sera nécessaire de créer deux lignes au moins : une pour le règlement de la totalité de la quittance, et une autre pour les commissions et agios (sous une destination comptable appropriée – cf. documentation Destinations comptables).

La fonction de l’affacturage telle qu’elle est gérée sous Sage X3 s’articule en plusieurs étapes :

  • L'identification des factors (cf. documentation Factors).
  • L’affectation de factor aux factures clients à traiter (cf. documentation Saisie factors)
  • La création des quittances. Elle permet de créer un numéro de liste pour un ensemble de factures, avoirs, cédés à un factor, et d’imprimer ces listes de factures cédées accompagnées d’une lettre de cession de créances. (cf. Génération quittances)
  • La comptabilisation de ces quittances (la présente fonction)
  • La notification du règlement (cf. Notification de règlement)
  • Vous devez ensuite enregistrer la quittance d'un montant à hauteur de celui indiqué sur la quittance du factor. Cette étape est postérieure au flux normal de règlement (cf. Saisie de règlements).

Le factor n’est pas considéré comme un tiers. Le règlement doit être saisi sur le compte du factor, sans mention du tiers.

Pré-requis

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Gestion de l'écran

Le statut de pièce pour les comptabilisations doit être Définitif quand le type de génération demandé est Réel et que la société est :

  • soit une société de législation française (le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur "oui", non modifiable),
  • soit une société non française appliquant les règles françaises de la conformité DGI n° 13L-1-06 (le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'oui', modifiable).

Onglet Écran de saisie

Les quittances ne peuvent pas être validées en masse. Vous devez sélectionner chaque factor et quittance à valider. Cliquez sur OKpour créer la pièce.

Quand vous sélectionnez une quittance, les options suivantes vous sont proposées :

Type de génération

Pour les types de génération, sélectionnez : Réelle, Simulation active ou Simulation inactive. La pièce comptable réelle est une pièce que l’on peut toujours consulter et éditer (Grand Livre, Balance…).

La pièce de simulation, une fois activée, est également intégrée aux écrans de consultation et aux éditions. Elle peut être convertie en pièce réelle ou désactivée pour passer en simulation active. Une simulation inactive n'est pas visible sur les consultations et états, par exemple les écritures d'inventaire physique.

État écritures

L'état d'un écriture peut être temporaire ou définitif. Cet état détermine votre possibilité de modifier la pièce. Quand l'état est définitif, vous pouvez modifier la date, les montants, les comptes, le code TVA, et autres informations de compte. Vous pouvez appliquer des modifications à une pièce, de nature purement informative ou destinées aux écritures analytiques.

Date pièce

La date de pièce détermine la date à laquelle la pièce est générée.

Tâche batch

Cette fonction peut être lancée en batch, mais il n'existe pas de tâche standard dédiée à son lancement.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour la société

Si le traitement est lancé pour une société et que cette société a opté pour la conformité DGI n° 13L-1-06 (c'est-à-dire si le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'oui'), les pièces réelles générées par le traitement auront le statut 'Définitif'.

Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour une ou plusieurs des sociétés

Le traitement est lancé pour toutes les sociétés ou un groupe de sociétés et si au moins une des sociétés a opté pour la conformité DGI n° 13L-1-06 (c'est-à-dire si le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'oui'), les pièces réelles générées par le traitement auront le statut 'Définitif'.

Tables mises en œuvre

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