Relevés

Cette fonction permet :

De regrouper les échéances des opérations enregistrées pour un Tiers (factures, avoirs…) sur un relevé. Il est possible de créer ces relevés manuellement, ou automatiquement par l'utilisation de critères de sélection.
De modifier un relevé existant (avant validation)
De valider ou supprimer un relevé.

Les relevés peuvent entraîner la création d'une pièce comptable.

Seules les opérations pour lesquelles la zone " relevé " de leurs échéances a pour valeur " oui " sont prises en compte (visible par l'utilisation du bouton "Echéance" dans les modules Achat, Vente ou Comptabilité Tiers ; par l'utilisation du menu contextuel " échéances " en Comptabilité). Pour l'initialisation de cette zone par défaut, reporez-vous aux prérequis.

La gestion des relevés est une étape obligatoire dans la gestion des échéances en proposition automatique de règlement ; seules les échéances placées sur relevé (si précisé comme tel) sont traitées. Par contre, la saisie de règlement, gestion du cas par cas, permet d'outrepasser cette étape.

Une échéance peut figurer sur un relevé uniquement si son mode de règlement est rattaché à un code relevé.
La génération automatique regroupe dans un même relevé uniquement les échéances dont les modes de règlements contiennent le même code relevé. Ce code est libre (il est possible d'indiquer n'importe quel caractère).

Pré-requis

SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre

Gestion de l'écran

La gestion des relevés se fait sur un seul et même écran. C'est par une seule fonction que l'on peut:

créer un relevé ou générer plusieurs relevés en automatique

supprimer un relevé

comptabiliser un relevé.

Ecran de saisie

Saisir manuellement un nouveau relevé

Lorsqu'un relevé doit être créé pour quelques échéances connues, il est possible de créer un relevé manuellement.

Il faut alors renseigner les zones suivantes :

Le tiers concerné

La société sur laquelle l'échéance a été enregistrée

Le site (si le relevé est mono-site. Un site s'affiche nécessairement par défaut. Il suffit de le supprimer lors de la gestion de relevés multi-sites).

Le collectif (idem site)

La devise

La date du relevé et la date d'échéance (elle sont propres au relevé mais pas limitative quand aux échéances qui seront acceptées sur le relevé).

Le mode de règlement (il s'agit du mode de règlement du relevé. Ce mode de règlement peut être modifié et ne limite pas les échéances acceptées sur ce relevé à un seul mode de règlement). Un code relevé est initialisé en fonction du mode de règlement.

Les lignes permettent de préciser les échéances de ce relevé. Une fois le type de pièce et le numéro de pièce sélectionnés (un menu contextuel de sélection facilite la recherche des pièces), les informations relatives à l'échéance s'affichent automatiquement.

Particularité : Relevé à reporter/Report d'échéance

Lorsque le montant d'un avoir est supérieur à celui des factures passées sur un tiers (relevé créditeur), ou que le montant du relevé est inférieur au montant minimum précisé, le relevé généré peut être l'objet d'un report.

En génération automatique de relevés, ce type de relevés est nécessairement flagué comme " relevé à reporter ". En saisie manuelle, le choix est donné à l'utilisateur. Attention, il est important de noter qu'un relevé créditeur ne peut être imprimé.

Lors de la création d'un relevé pour une combinaison " tiers, devise, société, site, collectif " qui a déjà fait l'objet d'un relevé non soldé et créditeur, cet ancien relevé est reporté automatiquement.

Si l'ancien relevé a été comptabilisé, une ligne de ce relevé est reprise dans le nouveau à hauteur du solde et un libellé est renseigné.

Si l'ancien relevé n'a pas été comptabilisé, seul le libellé est repris.

Descriptions des champs

Sélection

Relevé (champ SOINUM)

Un relevé d'échéances est un ensemble d'échéances ayant des caractéristiques communes :

Tiers
Société
Devise
Site si interdiction de faire des relevés multi-sites
Collectif si interdiction de faire des relevés multi- collectifs
Seules les échéances ayant la caractéristique Relevé 'A faire' et un mode de règlement associé à un code relevé, peuvent être mises sur relevé.
Cet état 'A faire' est modifiable en gestion des échéances.

Tiers (champ BPR)

Client ou fournisseur des échéances à intégrer dans le relevé.
Suivant la valeur d'un paramètre de niveau société, il s'agit du client facturé/fournisseur facturant ou du client payeur/fournisseur payé.

Bloc numéro 2

Validé (champ FLGPST)

Type de tiers (champ TYPBPR)

Type pièce (champ TYPSOI)

Numéro (champ NUMSOI)

Bloc numéro 3

Société (champ CPY)

Société des échéances à intégrer dans le relevé.
Par défaut la société de l'utilisateur.

Site (champ FCY)

Site des échéances à intégrer dans le relevé.
Par défaut le site de l'utilisateur.
La saisie d'un site est obligatoire si les relevés sont comptabilisés ou si les relevés multi-sites sont interdits.

Collectif (champ SAC)

Collectif des échéances à intégrer dans le relevé.
Par défaut le collectif du tiers saisi.
La saisie d'un collectif est obligatoire si les relevés sont comptabilisés ou si les relevés multi-collectifs sont interdits.
Le collectif doit être compatible avec le tiers. La combinaison de ces deux valeurs permet de déterminer si le relevé est de 'type' client ou fournisseur.

SEEINFO Cette notion est importante pour interpréter le solde du relevé et savoir s'il faut le reporter ou non.

L'initialisation du code du champ Contrôle dépend de la présence de l'onglet Tiers/Société sur la fiche Tiers (GESBPR).

Compte (champ SACACC)

Devise (champ CUR)

Devise des échéances à intégrer dans le relevé.
Par défaut la devise du tiers saisi.

Bloc numéro 4

Date du relevé (champ SOIDAT)

Date du relevé.
En cas de comptabilisation du relevé, il s'agira de la date comptable de la pièce relevé.

Date échéance (champ DUDDAT)

Date d'échéance du relevé.

Mode règlement (champ PAM)

Mode de règlement du relevé.

Code relevé (champ SOICOD)

Tableau Détail facture

No (champ NUMLIG)

Type (champ TYP)

L'échéance à choisir doit avoir les caractéristiques suivantes :

Pièce validée
Information 'Relevé' positionnée à 'A faire'
Tiers correspondant à celui du relevé Suivant la valeur d'un paramètre de niveau dossier, il s'agit du tiers facturé/facturant ou du tiers payeur/payé.
Collectif correspondant à celui du relevé (dans le cas d'un relevé mono-collectif)
Site correspondant à celui du relevé (dans le cas d'un relevé mono-site)
Société correspondant à celle du relevé
Devise correspondant à celle du relevé
Mode de règlement associé à un code relevé

Pièce (champ NUM)

Date (champ ACCDAT)

Echéance (champ LIGDUDDAT)

Mode règ (champ LIGPAM)

Montant (champ LIGAMT)

Réglé (champ LIGPAY)

Divers

Report (champ TEX1)

Origine report (champ TEX2)

Totaux

Total (champ RMT)

Réglé (champ RMTREG)

Icône Actions

Pièce comptable

Cette option clic droit permet d'accéder en tunnel à la fonction de gestion de la pièce comptable.

Facture tiers client

Cette option clic droit permet d'accéder en tunnel à la fonction de gestion de la facture tiers client.

Facture vente

Cette option clic droit permet d'accéder en tunnel à la fonction de gestion de la facture de vente.

Facture tiers fournisseur

Cette option clic droit permet d'accéder en tunnel à la fonction de gestion de la facture tiers fournisseur.

Facture achat

Cette option clic droit permet d'accéder en tunnel à la fonction de gestion de la facture achat.

Etats

Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

RELFAC : Relevé d'échéances

LISREL : Liste des relevés d'échéances

Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

Génération

Générer un (des) relevé(s)

Ce bouton permet d'accéder à une fenêtre de sélection qui, par l'utilisation de critères de sélection va permettre de traiter un ensemble d'échéances à placer sur relevé, et de définir les conditions générales de validité de ces relevés à adresser au(x) tiers.

Les critères sont entre autres :

Type de tiers Client ou Fournisseur : ce bouton doit être positionné pour connaître le périmètre.

Tiers : on peut soit sélectionner un tiers, soit laisser cette zone vide. Dans ce dernier cas, et si le type choisi est client, tous les clients dont la périodicité de relevé habituelle correspond à celle indiquée dans la rubrique 'Type de relevé' seront pris en compte.

Type de relevé : cette zone peut servir de critère de sélection comme indiqué ci-dessus, uniquement pour les tiers de type client. La valeur de ce choix n'est pas saisissable lorsque la sélection est bornée sur un tiers. Elle peut également prendre la valeur 'A la demande' si l'on saisit un client qui ne fait pas l'objet de relevés de manière régulière.

D'autres critères restrictifs sur l'échéance peuvent également être renseignés comme : la Société, le Site, le Collectif, la devise, la limite de date d'échéance…

Au niveau de la sélection, on définit également les caractéristiques du relevé qui sera généré en précisant :

s'il faut générer autant de relevés que de dates d'échéances existantes ou les regrouper dans un relevé à la date paramétrée (en renseignant alors la zone " Echéance du relevé ") ;

si les dates d'échéances et les modes de règlement des échéances doivent être forcées aux valeurs du relevé (" MAJ " ).

Le bouton "OK" permet de lancer le traitement et de générer les relevés correspondants aux critères de sélection.

Si l'on a demandé un fichier Trace, la liste des relevés générés s'affiche. Cette liste peut être imprimée.
Si l'on n'a pas demandé le fichier Trace, un message est émis pour chaque relevé généré.

Le premier relevé est affiché et peut-être mis à jour avant validation et impression.

Maj

Pour un relevé donné qui contenant plusieurs lignes d'échéances, ce bouton permet de forcer les dates d'échéances et les modes de règlement aux valeurs saisies en entête de relevé.

Une fenêtre de confirmation apparaît avant d'effectuer l'opération.

Validation

Le bouton Validation est accessible uniquement si l'on comptabilise les relevés, c’est-à-dire si le paramètre SOICPT - Comptabilisation relevés (chapitre TRS, groupe SOI) a pour valeur ‘Oui’. La validation permet « d’arrêter » le relevé dans sa dernière situation. Il n’est plus possible de le modifier. On comptabilise une écriture qui solde les échéances vers une échéance unique pour le tiers.

Lorsque l'échéance est sur le relevé et lorsque le relevé est comptabilisé, cela se traduit par le lettrage en minuscule des lignes de l'écriture du relevé générée avec les lignes des échéances imputées sur le relevé. L'échéance imputée sur le relevé est soldée. L'échéance du relevé est alors ouverte et peut être réglée. Une fois le règlement du relevé généré et comptabilisé, l'ensemble des écritures des échéances imputées sur le relevé, du relevé et du règlement sont lettrées ensemble (lettrage total si le relevé a été réglé dans son intégralité.)

Le numéro de la pièce générée est signalé dans une fenêtre de l'écran de saisie de relevés.

Barre de menus

Messages d'erreur

Messages génériques

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Pas de comptabilisation des relevés

Il n'y a pas de comptabilisation des relevés pour la société du relevé affiché à l'écran.

Tiers incompatible avec le collectif

Le collectif saisi n'est pas autorisée pour le tiers saisi précédemment.

Pièce inexistante

La pièce saisie n'existe pas.

Aucun relevé généré

La sélection automatique n'a rien sélectionné : modifier les paramètres de génération et la relancer.

Aucune échéance à proposer

Il n'y a aucune échéance correspondant aux critères définis dans l'en-tête de relevé pour la pièce saisie. Modifier ces critères.

Echéance déjà saisie en ligne xx

L'échéance sélectionnée a déjà été saisie en ligne xx du tableau.

Pas de ligne : validation impossible

Aucune échéance n'a été intégrée dans le relevé.

Mode de règlement modifié en ligne xx

Le mode de règlement de l'échéance a été modifié par un autre utilisateur

Pas de relevé à faire en ligne xx

L'information "Relevé à faire" a été passée à non par un autre utilisateur

Ligne xx relevé xx

L'échéance a été intégrée dans un relevé par un autre utilisateur

Tiers modifié en ligne xx

Le tiers de l'échéance a été modifié par un autre utilisateur

Ce n'est pas un client

Le tiers saisi ne correspond pas au type de tiers saisi préalablement.

Ce n'est pas un client normal

Le type du client saisi n'est pas 'normal'.

Ce n'est pas un fournisseur

Le tiers saisi ne correspond pas au type de tiers saisi préalablement.

Ce n'est pas un fournisseur normal

Le type du fournisseur saisi n'est pas 'normal'.

Ce site est dans la société xx

Le site saisie n'est pas dans la société saisie préalablement.

Code relevé inexistant

Le code relevé saisi n'est rattaché à aucun mode de règlement.

Tables mises en oeuvre