Utilisez cette fonction pour générer des pièces avec un solde d'abonnement. Vous devez lancer ce traitement après la comptabilisation de la facture réelle.

Les soldes d'abonnement peuvent être effectués pour :

  • des pièces traitées dans la devise du référentiel
  • des pièces traitées dans une devise autre que la devise du référentiel

La pièce générée vient compléter ou diminuer le cumul des montants abonnés en fonction du montant réellement facturé.

Le traitement de solde des abonnements permet de solder le compte d’abonnement pour constater la charge ou le produit réel.

Exemple 1:
Soit un abonnement fournisseur, d'un montant de 300 HT sur trois mois
Montant réel de la facture : 373,86 TTC
Le système génère les écritures suivantes :

  • Pièces d’abonnement générées
  • Facture fournisseur comptabilisée

Exemple 2:
Un abonnement est créé pour des pièces en devise de référentiel EURO. Une facture intermédiaire est traitée en devise de transaction USD. Le système génère à la fois :

  • Une pièce de solde d'abonnement en devise de transaction (EUR) soldant les N pièces d'abonnements créées
  • Une pièce de solde d'abonnement en devise de transaction (USD) soldant la facture intermédiaire créée en USD

Vous pouvez gérer autant de pièces de soldes d'abonnements qu'il y a de devises de transaction en jeu.

Les règles d'initialisation du flux et du partenaire sont les mêmes que pour la génération de pièces. Les mêmes règles s'appliquent également à tout contrôle utilisé pour les champs partenaire ou flux.

SEEINFO Se reporter aux documentations Initialisation partenaire et Initialisation flux.

Pré-requis

SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre

Gestion de l'écran

Le statut des écritures dans l'écran de lancement doit obligatoirement être 'Définitif' si la catégorie de pièces sélectionnée est 'Réelle' et si la société est :

  • une société de législation française (le paramètre FRADGI - Règlementation DGI N° 13L-1-06 (chapitre TC, groupe CPT) a pour valeur 'Oui' et vous ne pouvez pas modifier cette valeur),
  • ou une société non française qui applique les règles françaises de la conformité DGI n° 13L-1-06 (le paramètre FRADGI - Règlementation DGI N° 13L-1-06 (chapitre TC, groupe CPT) a pour valeur 'Oui' et vous pouvez modifier cette valeur).

Onglet Écran de saisie

Les critères de sélection permettent de restreindre la sélection des abonnements à traiter. Vous n'êtes pas obligés de renseigner tous les champs.

Par défaut, le système sélectionne tous les abonnements et génère une pièce comptable pour tous les abonnements dont le montant total des abonnements générés diffère du montant de la facture liée.

Critères

Toutes sociétés (champ TOUSOC)

Sélectionnez cette case à cocher pour exécuter le traitement pour toutes les sociétés. Sinon, sélectionnez une société.

Cas particulier

Dans un environnement multilégislation, cette case à cocher n'est pas disponible. Le traitement peut uniquement être exécuté société par société car le type de pièce et le journal utilisés pour la comptabilisation concernent généralement une législation unique.
Société (champ CPY)

Il s'agit du code de la société de rattachement de l'entité.
Cette zone facultative permet de définir des entités communes à plusieurs sociétés.
Législation (champ LEG)
Tous sites (champ TOUSIT)

Si cette case à cocher est sélectionnée, tous les sites de la société courante sont affectés par le traitement.

Si cette case est désactivée, vous pouvez saisir un site particulier.
Site (champ FCY)

Saisissez le code site.

Tous utilisateurs (champ TOUUSR)

Pas d'aide liée à ce champ.

Utilisateur (champ USER)
Type de référentiel (champ LEDTYP)

Utilisez ce champ pour définir le type de référentiel concerné par le solde de l’abonnement. Dans cette fonction, seuls les référentiels de type Manuel sont accessibles.

Vous pouvez lire la balance sur le référentiel sélectionné et solder le compte sur ce type de référentiel. La propagation initialise ensuite les comptes des types de référentiels non automatiques et non interdits. Cette initialisation dépend du paramétrage du type de pièce ainsi que de celui des comptes.

Le montant propagé est le montant calculé sur le référentiel général principal en devise de transaction. Ce montant est ensuite converti dans la devise des référentiels propagés.

Lors de la génération du solde de l’abonnement, la propagation est conditionnée par le type de pièce sélectionné.

Il faut donc avoir une cohérence entre le type de pièce utilisé lors de la génération de l’abonnement et celui utilisé lors de la génération du solde (en réel).

Si ce n’est pas le cas, il faut lancer le traitement de solde sur chaque référentiel manuel non propagé et pour lequel on veut solder le compte.

Exemples

Type d’écriture

Référentiels autorisés

Social

Analytique

IAS

Génération de l'abonnement FRODG

SOC

ANA

IAS

Génération du solde FRODG

SOC

ANA

IAS

Type référentiel sélectionné = Social, Type génération = Réelle

Dans ce cas, lors de la génération du solde, la propagation est totale.

Type d’écriture

Référentiels autorisés

Social

Analytique

IAS

Génération de l'abonnement FRODG

SOC

ANA

IAS

Génération du solde FRODI

SOC

ANA

Type référentiel sélectionné = Social, Type génération = Réelle

Ici, la propagation est incomplète. Le référentiel IAS n’est pas propagé. Si vous souhaitez solder le compte sur le référentiel IAS, vous devrez relancer le traitement de solde sur ce type de référentiel en utilisant un type de pièce autorisant uniquement le référentiel IAS.

Dans le cas d'un référentiel automatique, les montants en devise de transaction ne sont pas calculés en fonction du solde.

Ils correspondent aux montants de devise calculés pour le référentiel manuel d'origine. Les montants de référentiel du référentiel automatique sont calculés par conversion des montants de devise, selon le cours des pièces comptables.
Abonnement début (champ ABTDEB)

Vous devez définir les critères de sélection des abonnements à solder.
Abonnement fin (champ ABTFIN)
Date début (champ DATDEB)

Date à partir de laquelle les enregistrements sont sélectionnés.
Date fin (champ DATFIN)

Date jusqu'à laquelle les enregistrements sont sélectionnés. Cette date ne peut correspondre qu'à une fin de période.

Génération

Type génération (champ TYPGEN)

Ce champ permet de préciser le type de génération :

  • Réel : la pièce comptable réelle est une pièce que l’on peut toujours consulter et éditer (Grand Livre, Balance, etc.),
  • Simulation active ou inactive.
    SEEREFERTTO Vous pouvez vous reporter à la documentation sur la simulation pour plus de précision.

Il est possible de générer, dans un premier temps , la pièce en mode simulation puis, après vérification, de relancer le traitement en mode réel.
Dans ce cas, la pièce de simulation est automatiquement annulée et remplacée par la pièce réelle qui prendra en compte les nouvelles réceptions non facturées le cas échéant.
Etat écritures (champ ECTSTA)

Dans le cas d'une génération réelle, l'état de la pièce peut être :

  • Provisoire
  • Final

Le statut de pièce pour les comptabilisations doit être Définitif quand le type de génération demandé est Réel et que la société répond à un des critères suivants :

SEEINFO Cet état détermine votre possibilité de modifier ou non la pièce. Une fois définitives, les modifications pouvant être apportées à la pièce sont d'ordre informatif ou concernent les imputations analytiques. La date, les montants, les comptes, le code TVA et autres informations purement comptables ne peuvent plus être modifiés.

En provisoire, la pièce reste modifiable pour la majorité des informations y figurant. Les options de modification peuvent varier selon :

  • La nature et l'origine de la pièce comptable :
    • Pièce de règlement temporaire : ligne bancaire ne pouvant pas être supprimée
    • Pièce de facture d'achat : Ligne tiers non supprimable, compte achat et TVA non modifiables
  • Les évènements de gestion ayant impacté la pièce comptable :
    • Compte de charge avec un montant de TVA déclaré
    • Compte de TVA lettré ou non
Type de pièce (champ TYPPCE)

Chaque pièce comptable saisie est rattachée à un type donné. La notion de type de pièce permet de regrouper les pièces comptables en fonction de principes d'exploitation communs.

SEEINFO Il est possible de préciser le type de pièce, sachant que celui-ci prévaut sur celui défini dans le paramètre GAFTYPACC - Type pièce solde abonnement (chapitre CPT, groupe DEF).
Journal (champ JOU)

Le journal peut être initialisé par défaut en fonction du type de pièce choisi.
Il correspond au journal comptable dans lequel la pièce sera enregistrée.
Date pièce (champ DATPCE)

Ce champ identifie la date d'échéance.
Fichier de trace (champ TRACE)

Sélectionnez cette case à cocher pour générer le fichier trace après exécution du traitement.

Tâche batch

Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard ACCGAFBAL est prévue à cet effet.

Actions spécifiques

  • Code mémo (champ CODE)

Le code mémo vous permet d'enregistrer les critères d'un écran de saisie. Utilisez ce champ pour savoir s'il existe un code mémo enregistré pour stocker les valeurs courantes de l'écran.

Les boutons suivants vous permettent de gérer les mémos :

Rappel : Utilisez ce bouton pour rappeler un mémo précédemment défini et enregistré.

Mémo : Utilisez ce bouton pour enregistrer les valeurs courantes de l'écran dans un fichier mémo avec un code à saisir.

Eff. Mémo : Utilisez ce bouton pour supprimer un mémo précédemment enregistré.

Si un mémo ayant pour nom STD est associé à l'écran, il sera chargé à l'ouverture de la fonction concernée.

Cliquez sur cette action pour enregistrer vos paramétrages dans un Code mémo et les utiliser ultérieurement. Le mémo est lié à votre profil utilisateur et non à la fonction ou à l'écran.

Le code mémo STD associé à l'écran s'affiche lorsque vous ouvrez la fonction.

Pour plus d'informations sur l'utilisation avancée de l'action Mémo, reportez-vous à la documentation Ergonomie générale des progiciels SAFE X3.

Cliquez sur cette action pour saisir un Code mémo et charger les paramétrages enregistrés sous ce code.

Cliquez sur cette action pour supprimer un Code Mémo.

Limite

La gestion et la génération de pièces comptables selon une méthode de double-saisie n'est pas disponible dans cette fonction car elle ne traite pas les pièces automatiques. Seules les fonctions qui utilisent les pièces automatiques peuvent appliquer la méthode de double-saisie pour une société.

Le code activité KRU - Législation russe doit être actif pour appliquer la méthode de double-saisie à une société.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Pièces de simulation actives

Il reste pour cet abonnement des pièces de simulation qui n'ont pas été transformées en réel. Le solde ne peut être effectué.

Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour la société

Si le traitement est lancé pour une société et que cette société a opté pour la conformité DGI n° 13L-1-06 (c'est-à-dire si le paramètre FRADGI - Règlementation DGI N° 13L-1-06 (chapitre TC, groupe CPT) a pour valeur 'Oui', les pièces générées par le traitement auront le statut 'Définitif'.

Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour une ou plusieurs des sociétés

Le traitement est lancé pour toutes les sociétés ou un groupe de sociétés et si au moins une des sociétés a opté pour la conformité DGI n° 13L-1-06 (c'est-à-dire si le paramètre FRADGI - Règlementation DGI N° 13L-1-06 (chapitre TC, groupe CPT) a pour valeur 'Oui'), les pièces générées par le traitement auront le statut 'Définitif'.

Tables mises en œuvre

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