Gestion signatures Devis
Cette règle permet de déterminer le circuit des signatures en création ou modification de devis de vente. Elle sera appliquée si la gestion des signatures est activée sur une société ; dans ce cas, un devis devra être signé pour pouvoir être visible et transformé en commande par picking.
Le paramètre Ventes APPSQH - Gestion des signatures Devis définit l'activation du circuit de signature sur les devis.
Les valeurs possibles sont :
Non - La gestion des signatures est désactivée. Le statut de signature du devis prend systématiquement pour valeur 'Pas de gestion'. Le devis est visible en picking et peut être transformé en commande à tout moment.
Oui Facultative - La gestion des signatures est activée, mais si aucun circuit de signature n'a été défini pour une valeur de règle d'affectation, le devis sera automatiquement signé.
Reportez-vous à la règle de workflow SQHSIG - Gestion signatures devis.
Oui obligatoire - La gestion des signatures est activée. Un circuit de signature doit exister pour toute valeur de règle d'affectation. Dans le cas contraire, le devis sera considéré comme non signé et un autre événement de workflow sera déclenché pour avertir une personne habilitée qu'une valeur de règle d'affectation n'a pas été définie.
Reportez-vous à la règle de workflow SQHSIGNCR - Notification pas de règle.
Une fois le circuit de signature engagé :
- Un devis signé par au moins un des signataires reste modifiable. Toutefois, la survenue de l'un des événements suivants annulera le circuit de signatures déjà engagé pour en redéclencher un autre :
- ajout/suppression de ligne,
- modification du devis (s'il s'agit d'un des éléments indiqués ci-dessous),
- modification d'un élément de facturation impactant le montant total du devis. - La signature du document est partielle tant que le dernier signataire n’a pas signé. Le nombre de signataires d’un circuit dépend du nombre de destinataires renseignés sur chaque valeur de règle, le nombre de signataires maximum étant défini par la règle d'affectation associée à la règle de workflow. Si un signataire rejette un devis dans le circuit de signature, le devis passe dans l'état non signé et le restera tant qu'il n'aura pas été modifié. Lorsque le dernier signataire a validé (devis signé totalement) ou rejeté le devis (devis non signé), le circuit de signature est considéré comme achevé.
- Si le devis est de nouveau modifié, l'ancien circuit n'est pas annulé car achevé. Un nouveau circuit de signature sera alors redéclenché en fonction du nouveau contexte lié à la modification du devis. La notification au demandeur est annulée si elle n'a pas été lue.
Liste des champs dont la modification modifie l'état de signature et re-déclenche le circuit de signatures :
|
Code |
Intitulé |
Devis |
Commande |
Commande |
|
Champs de l'en-tête |
|
|
|
|
|
BPAADD |
Adresse de livraison |
X |
X |
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BPCINV |
Client facturé |
|
X |
X |
|
BPCPYR |
Tiers payeur |
|
X |
X |
|
BPCGRU |
Client groupe |
|
X |
X |
|
PJT |
Code affaire |
X |
X |
|
|
VACBPR |
Régime de taxe |
X |
X |
X |
|
MDL |
Mode de livraison |
|
X |
|
|
DAYLTI |
Délai de livraison |
X |
X |
|
|
DME |
Livraison partielle |
|
X |
|
|
IME |
Mode de facturation |
|
X |
|
|
PTE |
Condition de paiement |
X |
X |
X |
|
DEP |
Escompte/Agio |
X |
X |
|
|
INVDTAAMT |
Valeur saisie des éléments de facturation |
X |
X |
X |
|
BPTNUM |
Transporteur |
|
X |
|
|
VLYDAT |
Date validité |
X |
|
X |
|
Champs des lignes |
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|
|
|
|
QTY |
Quantité commandée |
X |
X |
|
|
SAUSTUCOE |
Coefficient UV-US |
X |
X |
X |
|
GROPRI |
Prix brut |
X |
X |
X |
|
DISCRGVAL1...9 |
Frais/Remises |
X |
X |
X |
|
VACITM1...3 |
Niveaux de taxe |
X |
X |
X |
|
BPAADD |
Adresse de livraison |
X |
X |
|
|
MDL |
Mode de livraison |
|
X |
|
|
DAYLTI |
Délai de livraison |
X |
X |
|
|
BPTNUM |
Transporteur |
|
X |
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Description du flux de Workflow
Lorsque la gestion des signatures sur devis est active (paramètre Ventes APPSQH - Gestion des signatures Devis), un flux de signatures de devis est mis en place. Il se décompose en différentes règles de Workflow successives.
La première règle déclenchée est SQHSIG - Gestion signature Devis. Elle se déclenche en création ou modification de devis.
Cette règle va, selon le contexte :
- Déclencher une demande de signature avec envoi d'un message, si un circuit de signature a été défini et que le paramètre Ventes APPSQH - Gestion des signatures Devis est positionné à Facultatif ou Obligatoire.
- Déclencher une signature automatique sur la demande de signature si aucun circuit de signature n'a été défini et si le paramètre Ventes APPSQH - Gestion des signatures Devis est positionné à Facultatif.
- Déclencher une notification avec envoi d'un message à une personne habilitée si aucun circuit de signature n'a été déterminé alors que le paramètre Ventes APPSQH - Gestion des signatures Devis exige un circuit de signature. L'opération à réaliser par cet utilisateur sera de créer une nouvelle valeur de règle d'affectation. Pour que le devis soit à nouveau pris en compte, il sera nécessaire de le modifier.
Si le premier signataire décide de signer le devis qui lui a été attribué, son action va déclencher la règle de workflow SQHSIGVAL - Signature devis. Cette règle va, selon le contexte :
- Déclencher une demande de signature au signataire suivant avec envoi d'un message si le circuit de signature n'est pas terminé. Cette règle de workflow sera ensuite redéclenchée à chaque signature d'un signataire du circuit.
- Déclencher une mise à jour du devis pour le positionner à la valeur : Totalement signée s'il s'agit du dernier signataire. La règle de workflow SQHSIGNOT - Notification signature sera alors automatiquement déclenchée pour signaler au demandeur, par une notification et un envoi de message, que le devis a été totalement signé. Si une modification est alors apportée au devis (sur un des champs indiqués ci-dessus ou par ajout d'une ligne), le devis repasse dans un état Non signé et le circuit de signature doit repartir avec le 1er signataire. L'ancien circuit n'est pas annulé car achevé ; par contre, si la notification au demandeur n'a pas été lue, celle-ci est annulée.
Si un des signataires du circuit décide de rejeter le devis à signer qui lui a été attribué, son action va avoir pour effet de déclencher la règle de workflow SQHSIGREJ - Rejet devis. Cette règle de workflow va signaler au demandeur, par envoi d'un message, que le devis a été refusé.
Contexte et mode de fonctionnement
Cette règle Workflow se déclenche en gestion d'objet, uniquement sur les opérations suivantes :
Create
Modify
Option/Customs information
Elle déclenche :
un message.
un suivi.
des actions.
La règle d'affectation SQHSIG (Signature devis) est utilisée par la règle de workflow SQHSIG.
Critères de déclenchement
Les critères complémentaires de déclenchement sont les suivants :
- La gestion des signatures doit être activée sur la société
- Le devis a été créé ou modifié : [F:SQH]APPFLG=0
- La date de validité du devis est supérieure à la date du jour, ou aucune date de validité n'est renseignée pour le devis : [F:SQH]VLYDAT>=date$ | [F:SQH]VLYDAT=[0/0/0]
La règle d'affectation SQHSIG permet de définir les critères qui seront utilisés pour définir les règles de signatures. Cette règle d'affectation propose par défaut de définir des circuits de signature en fonction du client, du montant total HT du devis converti dans la devise de la société.
Destinataires
Le choix des destinataires est défini de la façon suivante :
- Le destinataire est le prochain signataire du circuit de signature attribué à la création du devis. Un message et une demande de signature lui sont attribués.
- Si le premier signataire du circuit de signature est le demandeur ou la personne ayant créé le devis, alors celui-ci est automatiquement signé (voir action SIGWRK et code signature VAL).
- Si aucun signataire n'est trouvé (pas de circuit de signature), deux cas peuvent se présenter en fonction de la valeur du paramètre Ventes APPSQH - Gestion des signatures Devis :
- Si les signatures sont facultatives, une action de signature automatique est déclenchée (voir action SIGWRK et code signature AUT).
- Si les signatures sont obligatoires, une action de notification est automatiquement déclenchée (voir action SIGWRK et code signature NCR).
Choix de signature
Les différents choix de signatures possibles sont :
- Rejet REJ : Ce choix n'est possible que s'il existe un circuit de signature. Il pourra être choisi manuellement par un signataire. Si ce choix est retenu, le devis sera positionné à la valeur Non signé ([F:SQH]APPLFG=1). Un motif de refus pourra être attribué. La liste des motifs est à paramétrer dans la table diverse numéro 56.
- Validation VAL : Ce choix n'est possible que s'il existe un circuit de signature. Il pourra être choisi manuellement par un signataire. Si ce choix est retenu, le devis sera positionné à la valeur partiellement signé ou totalement signé en fonction du fait qu'il s'agit ou non du dernier signataire ([F:SQH]APPLFG=2 ou [F:SQH]APPLFG=3).
- Circuit de signature non défini NCR : Ce choix n'est possible que s'il n'existe aucun circuit de signature et que le paramètre Ventes APPSQH - Gestion des signatures Devis a pour valeur Signature obligatoire. Il ne pourra pas être choisi manuellement par un signataire. Le devis sera positionné à la valeur Non signé ([F:SQH]APPLFG=1).
- Signature automatique AUT : Ce choix n'est possible que s'il n'existe aucun circuit de signature et que le paramètre Ventes APPSQH - Gestion des signatures Devis a pour valeur Signature facultative. Il ne pourra pas être choisi manuellement par un signataire. Lorsque ce choix est affecté, le devis sera positionné à la valeur Signé automatique et sera considéré comme automatiquement signé.([F:SQH]APPLFG=5).
- Annulation signature CAN : Ce choix de signature ne se traduit pas comme les autres choix par une option de signature (utilisation du code opération particulier CAN). En effet, il s'agit d'une fonction d'annulation de suivi seulement accessible dans le moniteur de workflow. Ce choix permet lorsqu'il est présent d'annuler la dernière action de signature effectuée. L'annulation de signature n'est possible que si le devis n'est pas déjà transformé en commande.
Actions déclenchées par l'événement
L'événement Workflow déclenche les actions suivantes :
|
Code action |
Déclenchement |
|---|---|
|
SIGWRK : Signature Workflow |
Fin workflow |
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DIVSQHAPP1 : Màj signature devis à 1 |
Fin workflow |
Signature workflow SIGWRK : Cette action permet de déclencher automatiquement une signature sur un événement Workflow en cours. En l'occurrence, elle est appelée pour déclencher automatiquement une signature du devis en cours de traitement dans les conditions suivantes :
- Si le premier signataire déterminé est l'utilisateur qui a crée le devis, l'action va signer le devis avec le code réponse VAL Validation.
- S'il n'y a pas de circuit de signature et que le paramètre Ventes APPSQH - Gestion des signatures Devis a pour valeur Signature obligatoire, l'action va signer le devis avec le code réponse NCR Circuit non défini.
- S'il n'y a pas de circuit de signature et le paramètre APPSQH - Gestion des signatures Devis a pour valeur Signature facultative, l'action va signer le devis avec le code réponse AUT Signature automatique.
Mise à jour signature devis à 1 DIVSQHAPP1 : Cette action a pour objectif de positionner le devis à : Non signé. Cette action est déclenchée lorsqu'aucune signature automatique n'a eu lieu alors qu'un circuit de signature a été déterminé.