Reconduction Enveloppes annuelles
Cette fonction a pour objet de préparer le nouvel exercice budgétaire, par duplication des enveloppes, budgets et lignes budgétaires annuelles, afin d'éviter la saisie de données répétitives :
- Pour les montants budgétés présents au moment de la reconduction,
- Pour les mêmes montants, minorés ou majorés par un %. Ce % ne peut être saisi qu'après que l'enveloppe à reconduire ait été sélectionnée.
La reconduction des enveloppes annuelles n'effectue pas le solde des lignes budgétaires de l'exercice précédent. Les montants servant de base à la reconduction sont ceux de l'enveloppe, du budget et de la ligne budgétaire au moment de la reconduction.
La reconduction des enveloppes annuelles s'effectue en deux étapes :
Sélection des enveloppes à reconduire
- Sélection des enveloppes annuelles à reconduire en spécifiant les bornes de la sélection.
- Cette duplication est effectuée à partir des enveloppes existantes de statut "Saisi", "A approuver", ou "Approuvé", topées "Reconductibles". Les enveloppes peuvent être topées "reconductibles" quel que soit leur statut et ce, jusqu'au moment de la reconduction.
Résultat de la sélection
- Après saisie des critères de sélection, et activation du bouton "Afficher/Rafraîchir", les enveloppes annuelles sélectionnées apparaissent dans un tableau qui permet ou non de lancer leur reconduction.
- Les colonnes présentées sont informatives (Niveau, Enveloppe, Intitulé, Devise, Montant, Réserve et Compte) et ne sont pas modifiables à l’exception de la colonne "Reconduire" qui permet de sélectionner les enveloppes et de la colonne "Evolution des montants en %" qui permet de générer les nouvelles enveloppes, budgets et lignes budgétaires avec une augmentation ou une diminution.
La reconduction effectue les mises à jour suivantes :
Dans l’enveloppe émettrice :
- Indicateur « Reconductible » coché et grisé,
- Apparition d’un message "Reconduite sur (code de la nouvelle enveloppe créée) le xx/xx/xxxx".
Dans l’enveloppe réceptrice :
- Les nouvelles enveloppes créées comportent en regard de leur nouveau code, le code de l'enveloppe d'origine. Message "Enveloppe reconduite depuis (Code de l'enveloppe d'origine) le xx/xx/xxxx".
- Le cumul du pré-engagé, de l'engagé, du réalisé et du consommé de l'enveloppe d'origine sont supprimés,
- La reconduction effectue la création des enveloppes, budgets et lignes pour les montants issus de l’enveloppe d’origine, ou augmentés ou diminués par l’application d’un coefficient déterminé dans la requête.
- Les enveloppes, budgets et lignes sont en statut «Saisi» et peuvent subir toutes les modifications nécessaires avant approbation.
Cas particuliers :
- Si l'enveloppe à reconduire a fait l'objet d'un report des engagements non soldés, la création de la nouvelle enveloppe, effectuée lors de ce report, interdit la reconduction à postériori : Indicateur "reconductible" grisé.
- Si une enveloppe budgétaire reconduite comporte des engagements non soldés, lors du report de ces engagements, leur montant s'ajoute aux montants budgétés de l'enveloppe, du budget et de la ligne budgétaire. Si la ligne budgétaire n'existe pas, celle-ci est créée pour le montant du report qui s'ajoute au montant du budget et de l'enveloppe. (Cette ligne a pu être créée après reconduction de l'enveloppe d'origine, ou supprimée dans la nouvelle enveloppe créée).
La reconduction des enveloppes annuelles constitue la première phase de la clôture budgétaire.
Etapes de la clôture budgétaire
Etapes de la clôture budgétaire :
- Première étape : Reconduction des enveloppes annuelles,
- Deuxième étape : Solde des lignes de demandes d'achats et des lignes de commandes à ne pas reporter,
- Troisième étape : Traitement des réceptions et des factures à recevoir de fin d'exercice,
- Quatrième étape : Report des pré-engagements et des engagements non soldés,
- Cinquième étape : Report des enveloppes pluriannuelles.
L'exécution de ces étapes doit suivre l'ordre chronologique ci-dessus, aux exceptions suivantes :
- Si la reconduction d'une enveloppe annuelle n'est pas effectuée, le report des engagements et pré-engagements procédera à la création d'une nouvelle enveloppe, mais la reconduction ne sera plus possible.
- Le report des engagements peut être effectué avant ou après le traitement des factures à recevoir de fin d'exercice,
- Le report des enveloppes pluriannuelles est impérativement la dernière étape de la clôture budgétaire.
Gestion de l'écran
La reconduction des enveloppes annuelles s'effectue sur un seul écran. La partie haute permet la saisie des critères de sélection, la partie basse présente les résultats de cette sélection.
Le nombre maximum de lignes autorisé par sélection est de 500. En cas de dépassement de cette limite, un message "Tableau plein" indique que la sélection dépasse les 500 lignes autorisées. La réponse "OK" à ce message présente donc les 500 premières lignes. Pour réduire la sélection, il faut utiliser les critères de sélection sur les bornes : Sites, entités responsables, projets, enveloppes.
Ecran de saisie
Les informations d'en-tête de l'écran permettent de préciser les principaux critères de sélection de la consultation : Code société et exercice émetteur.
Des critères complémentaires peuvent être combinés pour réduire la population des objets à consulter : Bornes de sites, bornes d'entités responsables, bornes de projets et bornes d'enveloppes.
L'activation de la touche "Afficher/Raffraîchir" a pour effet d'afficher dans le tableau la liste des enveloppes budgétaires correspondant à la sélection effectuée.
Si les critères saisis n'aboutissement à aucune sélection, un message "Aucun enregistrement pour ces sélections", en informe l'utilisateur qui doit modifier ses critères de sélection.
Sélection
Société (champ CPY) |
Code de la société sur laquelle doit porter la reconduction des enveloppes. Seules les enveloppes cochées "reconductibles" et définies au niveau de cette société ou au niveau d'un site de cette société seront présentées pour reconduction. |
Exercice émetteur (champ EFIY) |
Code de l'exercice de la société à partir duquel les enveloppes, budgets et lignes budgétaires doivent être reconduits. La saisie du code de l'exercice émetteur permet d'afficher la date de début et de fin de cet exercice, le code de l'exercice récepteur et ses dates de début et de fin. La modification de la période de sélection ne peut être effectuée que par la modification du code de l'exercice émetteur. Par défaut ce code est renseigné par l'exercice en cours. |
Intitulé (champ INTEFIY) |
Millésime de l'exercice émetteur. L'exercice émetteur est l'exercice sur lequel les enveloppes, budgets et lignes budgétaires à reconduire ou à reporter sont sélectionnés. |
Date début (champ DFIY) |
Date de début de l'exercice émetteur des enveloppes, budgets et lignes à reconduire ou à reporter, déterminée par le code de l'exercice saisi. |
Date fin (champ FFIY) |
Date de fin de l'exercice émetteur des enveloppes, budgets et lignes à reconduire ou à reporter, déterminée par le code de l'exercice saisi. |
Exercice récepteur (champ RFIY) |
Code de l'exercice de la société sur lequel les nouvelles enveloppes, les nouveaux budgets et les nouvelles lignes budgétaires doivent être créés. |
Intitulé (champ INTRFIY) |
Millésime de l'exercice récepteur. L'exercice récepteur est l'exercice sur lequel les nouvelles enveloppes, les nouveaux budgets et les nouvelles lignes budgétaires sont créés. |
Date début (champ DRFIY) |
Date de début de l'exercice sur lequel les enveloppes, budgets et lignes doivent être créés, déterminée par le code de l'exercice récepteur. |
Date fin (champ FRFIY) |
Date de fin de l'exercice sur lequel les enveloppes, budgets et lignes doivent être créés, déterminée par le code de l'exercice récepteur. |
Bornes
Tous sites (champ ALLFCY) |
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Site (champ FCYSTR) |
Cette zone accessible si la zone "Tous sites" n'est pas cochée, permet d'affiner la recherche à un site ou à une fourchette de sites. Elle correspond au premier site de la sélection. Seuls les sites rattachés à la société saisie sont présentés en sélection. |
champ FCYEND |
Cette zone accessible si la zone "Tous sites" n'est pas cochée, permet d'affiner la recherche à un site ou à une fourchette de sites. Elle correspond au dernier site de la sélection. Seuls les sites rattachés à la société saisie sont présentés en sélection. |
Toutes entités (champ ALLENT) |
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Entité (champ ENTSTR) |
Cette zone accessible si la zone "Toutes entités" n'est pas cochée, permet d'affiner la recherche à une entité ou à une fourchette d'entités. Elle correspond à la première entité de la sélection. Seules les entités dont le code société est le code de la société saisie, ou les entités sans code société sont présentée dans la sélection. |
champ ENTEND |
Cette zone accessible si la zone "Toutes entités" n'est pas cochée, permet d'affiner la recherche à une entité ou à une fourchette d'entités. Elle correspond à la dernière entité de la sélection. Seules les entités dont le code société est le code de la société saisie, ou les entités sans code société sont présentée dans la sélection. |
Tous projets (champ ALLPRJ) |
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Projet (champ PRJSTR) |
Cette zone accessible si la zone "Tous projets" n'est pas cochée, permet d'affiner la recherche à un projet ou à une fourchette de projets. Elle correspond au premier projet de la sélection. Seuls les projets, comportant au moins une enveloppe rattachée, liés à la société saisie ou au site saisi (directement, par leur site, leur groupe de sociétés ou leur groupe de sites) sont présentés en sélection. |
champ PRJEND |
Cette zone accessible si la zone "Tous projets" n'est pas cochée, permet d'affiner la recherche à un projet ou à une fourchette de projets. Elle correspond au dernier projet de la sélection. Seuls les projets, comportant au moins une enveloppe rattachée, liés à la société saisie ou au site saisi (directement, par leur site, leur groupe de sociétés ou leur groupe de sites) sont présentés en sélection. |
Toutes enveloppes (champ ALLENV) |
Si cette case est cochée, toutes les enveloppes définies pour la société saisie sont sélectionnées. Si cette case est décochée, elle permet d'affiner la recherche à une enveloppe.
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Enveloppe (champ ENVSTR) |
Cette zone accessible si la zone "Toutes enveloppes" n'est pas cochée, permet d'affiner la recherche à une enveloppe ou à une fourchette d'enveloppes. Elle correspond à la première enveloppe de la sélection.
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champ ENVEND |
Cette zone accessible si la zone "Toutes enveloppes" n'est pas cochée, permet d'affiner la recherche à une enveloppe ou à une fourchette d'enveloppes. Elle correspond à la dernière enveloppe de la sélection.
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Trace
Fichier trace (champ TRC) |
Si cette case est cochée, un compte-rendu présentant la liste des enveloppes traitées est produit à l'issue du traitement. Sinon, aucun fichier trace n'est émis à l'issue du traitement. L'enveloppe ou les lignes budgétaires ne sont pas reconduites si la date de fin de validité est incompatible avec la période de reconduction. Par exemple, si la période de reconduction s'étend du 01/01/2014 au 31/12/2014, et que la date de validité de l’entité est le 31/12/2013, l’enveloppe ne peut pas être reconduite. Dans ce cas, un message apparaît dans la trace. |
Afficher/Rafraichir (champ SEARCH) |
Ce bouton permet de prendre en compte les critères saisis, et de lancer la sélection. Il doit être utilisé après chaque modification des critères. |
Tout cocher/décocher (champ COCHER) |
Ce bouton permet de sélectionner ou de supprimer la sélection de toutes les enveloppes présentées dans le résultat de la sélection. |
Tableau Enveloppes annuelles
Reconduire (champ RECOND) |
La sélection des enveloppes à reconduire peut s'effectuer individuellement ou globalement :
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Niveau (champ NIV) |
Cette colonne indique pour chaque enveloppe si la ligne du tableau se situe au niveau enveloppe, budget ou ligne budgétaire. |
Enveloppe (champ ENV) |
Code de l'enveloppe à reconduire ou à reporter. |
Devise (champ CUR) |
Devise de gestion de l'enveloppe, du budget et des lignes budgétaires. |
Montant (champ AMT) |
Montant budgété de l'enveloppe du budget et de la ligne au moment du report ou de la reconduction. |
Réserve (champ RES) |
Montant budgété de la réserve de l'enveloppe et du budget au moment du report ou de la reconduction. |
Evolution en % (champ PRCREC) |
Les enveloppes, budgets par exercices et lignes budgétaires peuvent être reconduits avec les mêmes montants, avec une augmentation ou une diminution. Cette colonne permet d’indiquer un % d’augmentation ou de diminution qui s'applique sur le montant de l’enveloppe et de sa réserve. Ce même % s'applique au budget et aux lignes budgétaires. Ce % ne peut être saisi qu'après que l'enveloppe à reconduire ait été sélectionnée. Pour une diminution la saisie du % s'effectue en remplaçant le signe "+" par le signe "-" devant le % saisi. |
Compte (champ ACC) |
Code du compte budgétaire d'imputation de la dépense sur la ligne budgétaire. |
Enveloppe |
Ce bouton permet d'accéder à la consultation de l'enveloppe, de son budget et de ses lignes. |
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Vous n'avez rien coché. Souhaitez-vous quitter sans rien faire?
Ce message s'affiche si vous validez (OK ou "Entrée") et que vous n'avez sélectionné aucune enveloppe à reconduire.
Exercice budgétaire récepteur fermé
Ce message s'affiche après saisie du champ "Exercice émetteur" lorsque l'exercice récepteur correspondant est fermé.
Il n'existe pas d'exercice recepteur pour cet exercice sur cette société et son référentiel analytique principal
Ce message s'affiche après saisie du champ "Exercice émetteur" lorsque l'exercice récepteur correspondant n'est pas créé.
Exercice non ouvert
Ce message s'affiche après saisie du champ "Exercice émetteur" lorsque cet exercice existe mais n'est pas ouvert.
Exercice inexistant pour cette société sur le grand-livre analytique principal.
Ce message s'affiche après saisie du champ "Exercice émetteur" lorsque cet exercice existe mais n'est pas créé.
Zone obligatoire
Ce message s'affiche si dans les critères, la case "Tous Sites" , "Toutes entités", "Tous projets", "Toutes enveloppes" est décochée et qu'aucune entité, aucun projet ou aucune enveloppe n'ont été sélectionnés ou saisis.
L'enveloppe n'est pas rattachée au projet
Ce message s'affiche si dans les critères, les cases "Tous projets" et "Toutes enveloppes" sont décochées et que l'enveloppe indiquée n'est pas rattachée au projet saisi ou sélectionné.
L'enveloppe n'est pas définie sur cette société/site
Ce message s'affiche si dans les critères, la case "Toutes enveloppes" est décochée et que l'enveloppe indiquée n'est pas rattachée à la société saisie.
Enveloppe déjà reconduite
Ce message s'affiche si dans les critères, la case "Toutes enveloppes" est décochée et que l'enveloppe indiquée a déjà fait l'objet d'une reconduction.
Saisie d"un pourcentage négatif supérieur à 100 interdit
Ce message s'affiche si vous saisissez un pourcentage supérieur à -100%.