Cette fonction a pour objet de préparer le nouvel exercice budgétaire, par duplication des enveloppes, budgets et lignes budgétaires annuelles, afin d'éviter la saisie de données répétitives :

  • Pour les montants budgétés présents au moment de la reconduction,
  • Pour les mêmes montants, minorés ou majorés par un %. Ce % ne peut être saisi qu'après que l'enveloppe à reconduire ait été sélectionnée.

La reconduction des enveloppes annuelles n'effectue pas le solde des lignes budgétaires de l'exercice précédent. Les montants servant de base à la reconduction sont ceux de l'enveloppe, du budget et de la ligne budgétaire au moment de la reconduction.

La reconduction des enveloppes annuelles s'effectue en deux étapes :

Sélection des enveloppes à reconduire
  • Sélection des enveloppes annuelles à reconduire en spécifiant les bornes de la sélection.
  • Cette duplication est effectuée à partir des enveloppes existantes de statut "Saisi", "A approuver", ou "Approuvé", topées "Reconductibles". Les enveloppes peuvent être topées "reconductibles" quel que soit leur statut et ce, jusqu'au moment de la reconduction.
Résultat de la sélection
  • Après saisie des critères de sélection, et activation du bouton "Afficher/Rafraîchir", les enveloppes annuelles sélectionnées apparaissent dans un tableau qui permet ou non de lancer leur reconduction.
  • Les colonnes présentées sont informatives (Niveau, Enveloppe, Intitulé, Devise, Montant, Réserve et Compte) et ne sont pas modifiables à l’exception de la colonne "Reconduire" qui permet de sélectionner les enveloppes et de la colonne "Evolution des montants en %" qui permet de générer les nouvelles enveloppes, budgets et lignes budgétaires avec une augmentation ou une diminution.

La reconduction effectue les mises à jour suivantes :

Dans l’enveloppe émettrice :

  • Indicateur « Reconductible » coché et grisé,
  • Apparition d’un message "Reconduite sur (code de la nouvelle enveloppe créée) le xx/xx/xxxx".

Dans l’enveloppe réceptrice :

  • Les nouvelles enveloppes créées comportent en regard de leur nouveau code, le code de l'enveloppe d'origine. Message "Enveloppe reconduite depuis (Code de l'enveloppe d'origine) le xx/xx/xxxx".
  • Le cumul du pré-engagé, de l'engagé, du réalisé et du consommé de l'enveloppe d'origine sont supprimés,
  • La reconduction effectue la création des enveloppes, budgets et lignes pour les montants issus de l’enveloppe d’origine, ou augmentés ou diminués par l’application d’un coefficient déterminé dans la requête.
  • Les enveloppes, budgets et lignes sont en statut «Saisi» et peuvent subir toutes les modifications nécessaires avant approbation.

SEEWARNING    Cas particuliers :

  • Si l'enveloppe à reconduire a fait l'objet d'un report des engagements non soldés, la création de la nouvelle enveloppe, effectuée lors de ce report, interdit la reconduction à postériori : Indicateur "reconductible" grisé.
  • Si une enveloppe budgétaire reconduite comporte des engagements non soldés, lors du report de ces engagements, leur montant s'ajoute aux montants budgétés de l'enveloppe, du budget et de la ligne budgétaire. Si la ligne budgétaire n'existe pas, celle-ci est créée pour le montant du report qui s'ajoute au montant du budget et de l'enveloppe. (Cette ligne a pu être créée après reconduction de l'enveloppe d'origine, ou supprimée dans la nouvelle enveloppe créée).

La reconduction des enveloppes annuelles constitue la première phase de la clôture budgétaire.

Etapes de la clôture budgétaire

Etapes de la clôture budgétaire : 

SEEWARNING L'exécution de ces étapes doit suivre l'ordre chronologique ci-dessus, aux exceptions suivantes :

  • Si la reconduction d'une enveloppe annuelle n'est pas effectuée, le report des engagements et pré-engagements procédera à la création d'une nouvelle enveloppe, mais la reconduction ne sera plus possible.
  • Le report des engagements peut être effectué avant ou après le traitement des factures à recevoir de fin d'exercice,
  • Le report des enveloppes pluriannuelles est impérativement la dernière étape de la clôture budgétaire.

Pré-requis

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Gestion de l'écran

La reconduction des enveloppes annuelles s'effectue sur un seul écran. La partie haute permet la saisie des critères de sélection, la partie basse présente les résultats de cette sélection.

Le nombre maximum de lignes autorisé par sélection est de 500. En cas de dépassement de cette limite, un message "Tableau plein" indique que la sélection dépasse les 500 lignes autorisées. La réponse "OK" à ce message présente donc les 500 premières lignes. Pour réduire la sélection, il faut utiliser les critères de sélection sur les bornes : Sites, entités responsables, projets, enveloppes.

Ecran de saisie

Les informations d'en-tête de l'écran permettent de préciser les principaux critères de sélection de la consultation : Code société et exercice émetteur.

Des critères complémentaires peuvent être combinés pour réduire la population des objets à consulter : Bornes de sites, bornes d'entités responsables, bornes de projets et bornes d'enveloppes.

L'activation de la touche "Afficher/Raffraîchir" a pour effet d'afficher dans le tableau la liste des enveloppes budgétaires correspondant à la sélection effectuée.

Si les critères saisis n'aboutissement à aucune sélection, un message "Aucun enregistrement pour ces sélections", en informe l'utilisateur qui doit modifier ses critères de sélection.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Vous n'avez rien coché. Souhaitez-vous quitter sans rien faire?

Ce message s'affiche si vous validez (OK ou "Entrée") et que vous n'avez sélectionné aucune enveloppe à reconduire.

Exercice budgétaire récepteur fermé

Ce message s'affiche après saisie du champ "Exercice émetteur" lorsque l'exercice récepteur correspondant est fermé.

Il n'existe pas d'exercice recepteur pour cet exercice sur cette société et son référentiel analytique principal

Ce message s'affiche après saisie du champ "Exercice émetteur" lorsque l'exercice récepteur correspondant n'est pas créé.

Exercice non ouvert

Ce message s'affiche après saisie du champ "Exercice émetteur" lorsque cet exercice existe mais n'est pas ouvert.

Exercice inexistant pour cette société sur le grand-livre analytique principal.

Ce message s'affiche après saisie du champ "Exercice émetteur" lorsque cet exercice existe mais n'est pas créé.

Zone obligatoire

Ce message s'affiche si dans les critères, la case "Tous Sites" , "Toutes entités", "Tous projets", "Toutes enveloppes" est décochée et qu'aucune entité, aucun projet ou aucune enveloppe n'ont été sélectionnés ou saisis.

L'enveloppe n'est pas rattachée au projet

Ce message s'affiche si dans les critères, les cases "Tous projets" et "Toutes enveloppes" sont décochées et que l'enveloppe indiquée n'est pas rattachée au projet saisi ou sélectionné.

L'enveloppe n'est pas définie sur cette société/site

Ce message s'affiche si dans les critères, la case "Toutes enveloppes" est décochée et que l'enveloppe indiquée n'est pas rattachée à la société saisie.

Enveloppe déjà reconduite

Ce message s'affiche si dans les critères, la case "Toutes enveloppes" est décochée et que l'enveloppe indiquée a déjà fait l'objet d'une reconduction.

Saisie d"un pourcentage négatif supérieur à 100 interdit

Ce message s'affiche si vous saisissez un pourcentage supérieur à -100%.

Tables mises en oeuvre

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