Fact. auto demandes
Utilisez cette fonction pour générer automatiquement et massivement des factures à partir des demandes de service créées dans la fonction demandes de service.
Pour pouvoir être facturée, une demande de service ne doit pas avoir déjà été facturée. Elle doit être clôturée et facturable (au moins une ligne de consommation de la demande de service doit être facturable).
Aucun regroupement n'est effectué pour facturer les demandes de service. Une facture concerne toujours une et une seule demande de service.
Les factures générées sont visibles par la fonction de Factures. Vous pouvez alors les valider une à une par cette fonction, ou en masse par la fonction de Validation des factures.
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Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Saisissez, dans cet écran, les différentes informations nécessaires à la sélection des demandes de service à facturer.
Deux paramètres généraux influent sur l'agrégation des lignes de consommations à facturer :
INVSREMOD - Mode de facturation des demandes de service permet d'agréger les lignes de consommation par article et par axes analytiques identiques si ce paramètre a pour valeur 'Avec agrégation'.
INVSREUOM - Unité de facturation des demandes de service permet d'agréger sur une facture de vente les lignes de consommations après conversion en unité de vente de l'article si ce paramètre a pour valeur valeur 'En unité de vente'. Dans le cas contraire, les lignes de consommation seront facturées par unité de consommation.
Points particuliers concernant le regroupement des lignes de consommations des demandes de service :
Les lignes de consommations ne seront pas regroupées dès lors qu'un texte existe sur une ligne de consommation. Ce texte sera d'ailleurs repris sur la ligne de facture.
Les lignes de consommations disposant de sections analytiques différentes ne seront jamais regroupées. Les sections analytiques seront reprises sur la ligne de facture.
Toutes les informations utiles à la création d'une facture (condition de paiement, éléments de facturation, prix des consommations…) seront héritées des informations de facturation de la demande de service.
Ecran de saisie
Renseignez les critères de sélection nécessaires à la génération automatique des factures.
Vous avez ensuite la possibilité d'imprimer les factures générées.
1/ Sélectionnez la case Facture.
2/ Précisez :
- l'état à utiliser (par défaut, il s'agit du code de l'état associé à l'objet),
- le serveur d'impression éventuel,
- l'imprimante en charge de l'impression.
Après l'exécution du traitement, un fichier de trace s'affiche :
- récapitulant toutes les opérations effectuées,
- présentant les numéros de factures créées et les demandes de service ayant servi à la création de ces factures.
Lorsque la condition de paiement est de type SDD, la référence du mandat est obligatoire sur la facture. Or, si aucun Mandat principal de statut 'Validé' n'a été défini pour le couple [société, tiers payeur], aucune référence de mandat n'a pu être initialisée par défaut sur la facture.
Un message le signale dans la trace. La facture est tout de même créée mais sa validation sera interdite tant que la référence du mandat n'aura pas été renseignée manuellement sur la facture.
Critères de selection
Société (champ CPY) |
Site vente (champ SALFCY) |
La création automatique des factures se fait sur un seul site de vente à la fois. |
Facturation jusqu'au (champ NEXSHIINV) |
Renseignez cette date pour sélectionner uniquement les contrats dont les caractéristiques sont les suivantes :
Cette date est initialisé, par défaut, avec la date du jour. |
Type des factures (champ SIVTYP) |
Cette information est obligatoire. Le type de facture proposé par défaut est issu du paramètre SIVTYP - Type facture utilisateur. Vous pouvez le modifier si nécessaire en choisissant un type de facture dans la liste des types de factures définis.
En saisie de facture, seul peut être renseigné un type de facture dont la législation et le groupe de sociétés sont cohérents avec ceux de la société du site de vente. |
Date des factures
Bornes début / fin
Client facture début (champ BPCINVDEB) |
Utilisez ces bornes pour filtrer la sélection à un seul client facturé ou aux seuls clients facturés dont la référence est comprise dans l'intervalle défini par ces bornes. |
Client facture fin (champ BPCINVFIN) |
N° demande début (champ SRENUMDEB) |
Vous pouvez préciser, dans ces deux champs, les bornes début et fin des numéros de demandes de service. |
N° demande fin (champ SRENUMFIN) |
Impression
Facture (champ PRNFLG) |
Cochez cette case pour imprimer le document (bon de préparation, bon de livraison ou facture) après génération de la livraison ou de la facture. Vous devez alors préciser :
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Document (champ PRNNAM) |
Saisissez le code du document standard à imprimer. |
Destination (champ PRNDEN) |
Indiquez la destination du document ou de l'état. |
Serveur (champ PRNSRV) |
Ce champ permet de définir le serveur d'impression. |
Imprimante (champ PRNIMP) |
Imprimante par défaut. |
Tâche batch
Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard FUNAUTINVS est prévue à cet effet.
Actions spécifiques
Cliquez sur cette action pour enregistrer vos paramétrages dans un Code mémo et les utiliser ultérieurement. Le mémo est lié à votre profil utilisateur et non à la fonction ou à l'écran. Le code mémo STD associé à l'écran s'affiche lorsque vous ouvrez la fonction. Pour plus d'informations sur l'utilisation avancée de l'action Mémo, reportez-vous à la documentation Ergonomie générale des progiciels SAFE X3. |
Cliquez sur cette action pour saisir un Code mémo et charger les paramétrages enregistrés sous ce code. |
Cliquez sur cette action pour supprimer un Code Mémo. |
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Fonction non autoriséeLe profil utilisateur n'a aucun droit pour cette fonction, quel que soit le site.
Vous n'avez pas les droits sur ce siteLe profil utilisateur n'est pas autorisé à utiliser cette fonction pour ce site.
Date incorrecteLa date de facture saisie ne correspond à aucune période ou aucun exercice. La saisie est refusée.
Exercice non ouvertL'exercice auquel appartient la date de facture n'est pas ouvert. La saisie est refusée.
Période non ouverteLa période à laquelle appartient la date de facture n'est pas ouverte. La saisie est refusée.
Période ferméeLa période à laquelle appartient la date de facture est fermée. La saisie est refusée.
La borne fin est inférieure à la borne débutCe message apparaît en saisie des critères de sélection pour le numéro de demande de service et le client facturé.
Modification en cours sur un autre posteCe message apparaît si une demande de service est verrouillée par un autre utilisateur.
Tiers client non autorisé pour le compte collectifCe message apparaît si le Tiers collectif client n'est pas autorisé pour le compte collectif associé au client facture (par le biais de son code comptable). La facture n'est pas créée.
Problème lors de la récupération du compteurCe message apparaît s'il y a impossibilité d'attribuer un numéro de facture.
Aucune demande de service traitéeCe message apparaît à la fin du traitement si aucune demande de service n'a été facturée.