Le plan de formation est élaboré en tenant compte des demandes de stage émises par les collaborateurs et les managers et en tenant compte de prévisions d'actions, alors même que les participants ne sont pas encore identifiés ou les stages définis.

Les coûts sont déduits en fonction :

  • des coûts de stage définis dans la fonction Stage,
  • des coûts salariaux du stagiaire,
  • des coûts moyens salariaux par catégorie 2483 si le stagiaire n'est pas identifié.

SEEINFO Unesessionpeut s’étaler sur deux périodes de budget. Les coûts de formation de la session sont définis pour une seule période de budget. La valeur du paramètreCTLBUR - Date fin session(chapitre FRT, groupe MIS) indique si les coûts sont définis sur le budget de la première année ou sur le budget de la deuxième année.

Pré-requis

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Gestion de l'écran

En-tête

Le plan de formation est élaboré par période pour l'ensemble du dossier, par société ou de façon exceptionnelle par site. Vous pouvez créer plusieurs versions successives du plan avant de valider le plan définitif.

Lorsque la case Définitif est cochée (version transmise au comité d'entreprise), vous ne pouvez plus générer d'autres versions du plan sur cette période.

Onglet Plan

Vous pouvez saisir le plan de façon manuelle dans le tableau Saisie du plan ou cliquer sur Proposition pour pré-alimenter le plan. Pour faciliter la saisie, utilisez la liste de sélection Picking des demandes.

Pour chaque ligne saisie, les coûts détaillés du stage ou de la session (au cas où la demande de formation est rattachée à une session) sont affichés dans le tableau Coûts prévisionnels.

Les coûts salariaux des stagiaires sont valorisés en fonction de la catégorie 2483 des participants, si la demande de formation n’est pas nominative. Sinon, les coûts salariaux sont valorisés en fonction des rubriques du plan de paie paramétrées dans les paramètres suivants :

  • Taux horaire patronal imputable - TXHRPAT
  • Taux horaire patronal total - TXHRPAT2
  • Taux horaire salarial imputable - TXHRSAL
  • Taux horaire salarial total - TXHRSAL2

Le coût total plan est affiché dans l’en-tête.

Vous pouvez valoriser des actions de formation même si le stage n'est pas défini. Dans ce cas, le code stage à utiliser est le code stage défini comme fictif dans la fonction Stage. Les mêmes champs sont saisissables.

Exemple :

Dans le cadre de la politique RH, le gestionnaire sait que des actions vont être menées à destination d'un groupe de salariés. Les modalités ne sont pas encore définies mais un budget global a été alloué. Dans ce cas, l'action est ajoutée au plan en utilisant le code stage fictif et peut fournir toutes les indications connues concernant la catégorie, le dispositif, etc.

Il est possible d'isoler les calculs de certaines lignes du plan à des fins de simulation avant de confirmer qu'un plan est définitif (la colonne Calcul est mise à la valeur Non).

Onglet Coût par stage

Le tableau Coûts par stage est une synthèse des coûts par stage.

Le tableau Détail affiche le détail des coûts de chaque stage. Pour obtenir cette information, positionnez-vous sur un stage dans le premier tableau.

Onglet Coût par type de financement

Onglet Enveloppes

Utilisez cet onglet pour valoriser des coûts qu'il n'est pas possible de définir dans chaque stage, mais dont le montant annuel est connu par déduction des coûts des années antérieures. Des enveloppes sont saisies lorsque ces coûts sont suivis de manière détaillée dans le plan de formation réalisé.

Exemple :

Le gestionnaire de formation ne souhaite pas imputer les frais de déplacements prévisionnels des participants en détail pour chaque stage. En revanche, ils sont saisis dans les coûts réels de chaque inscription. Par souci de cohérence, les coûts prévisionnels sont saisis sous la forme d'enveloppes.

États

Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

  PLANSAI : Saisie du plan prévisionnel

  PLANFOR : Plan nominatif prévisionnel

Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

Boutons spécifiques

Proposition

Cliquez sur Proposition pour générer une version du plan de façon automatique, en fonction des demandes de formations existantes et des critères de sélection des demandes.

La proposition prend uniquement en compte les demandes pour lesquelles le stage a été renseigné, et à condition que la période du plan ne soit pas déjà renseignée.

1. Saisissez les éléments suivants :

  • le code du plan,
  • éventuellement la société et le site,
  • le numéro de version,
  • une période. Si le code plan que vous êtes en train de saisir est déjà recensé dans la fonction Budget de référence (GESBUR), les champs Date de début et Date de fin sont alimentés de façon automatique avec les dates renseignées dans le budget de référence.

2. Sélectionnez les statuts relatifs aux demandes que vous voulez inclure dans le projet de plan de formation.

3. Cliquez sur OK pour générer une version initiale du plan. Vous pouvez ensuite la compléter.

S’il existe une répartition des coûts de formation pour la période de formation et le type de coûts, les coûts sont partagés sur la base des règles de répartition des coûts de formation.

Filtre

Cliquez sur Filtre pour filtrer le plan par société, site ou service, et ainsi afficher uniquement les demandes de formation recherchées.

Cochez la case Site non renseigné pour afficher uniquement la partie du plan issue des demandes non affectées à un site.

Revalorisation

Cliquez sur Revalorisation pour actualiser l'ensemble des coûts prévisionnels du plan, en appliquant :

  • des nouvelles valeurs de coûts lorsque les coûts ont été actualisés dans les stages et les sessions,
  • les derniers paramètres et les taux connus pour les coûts salariaux des participants et des formateurs internes.
  • S’il existe une répartition des coûts de formation pour la période de formation et le type de coûts, les règles de répartition des coûts de formation s’appliquent.

Seuls les coûts de type 'Automatique' sont actualisés. Les coûts saisis ou modifiés dans le plan prévisionnel de type 'Manuel' ne sont pas écrasés.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Plan de formation clos pour l'année

Vous ne pouvez pas saisir d'autres versions du plan sur cette année car une version définitive du plan existe.

Un plan définitif existe déjà sur l'année ...

Il ne peut y exister deux plans définitifs sur une même année.

Il faut d'abord sélectionner une ligne de stage

Vous saisissez les coûts prévisionnels relatifs à une ligne du plan.

Coût imputable supérieur au coût total

Vous ne pouvez pas imputer plus que le coût total.

Coût imputable supérieur au minimum garanti

Le coût d'hébergement est plafonné à cinq fois le minimum garanti.

Ligne de coût déjà existante en ligne

Le coût a déjà été saisi avec les mêmes éléments (dispositif, type de financement, organisme de financement).

Au moins un type de demande doit être sélectionné

La proposition automatique s'élabore à partir des demandes de formation dont l'état correspond à la sélection.

Stage incompatible avec la demande

La demande est faite sur un stage différent. (message d'avertissement)

Tables mises en oeuvre

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