Comptabilisation des temps

Utilisez cette fonction pour comptabiliser les temps validés des collaborateurs en tant que dépenses d'affaire.

Vous pouvez comptabiliser une saisie de temps individuelle, ou une borne de saisies de temps pour une société, ou toutes les sociétés. Vous pouvez comptabiliser toutes les saisies de temps sur un seul journal ou sur des journaux distincts, et pour une catégorie d'heure donnée (heures supplémentaires, taux double, déplacements) ou toutes les catégories d'heures. Seules les saisies de temps correspondant aux critères indiqués peuvent générer des écritures dans le référentiel général ou le référentiel analytique, et être comptabilisées.

La saisie, l'approbation et la comptabilisation des temps de travail sur des affaires sont des étapes distinctes du processus. Une étape supplémentaire est disponible en option, si nécessaire. Il s'agit de la phase dite de 'Contrôle'. Cette phase permet à un administrateur de la saisie des temps de vérifier des temps validés, avant qu'un autre administrateur ne l'approuve. Lorsque la phase de Contrôle est utilisée, le cycle de traitement d'une saisie de temps est le suivant :

  • Les temps de travail sont enregistrés pour une affaire, puis validés.
    La saisie et la validation s'effectuent dans la fonction Saisie des temps (PJMTE). Généralement, c'est le collaborateur qui crée l'enregistrement qui effectue la saisie et la validation des temps. Il peut également s'agir de l'administrateur de la saisie des temps. Une nouvelle ligne de saisie des temps est créée au statut Validée si le paramètre PJMTIMAUTO - Validation auto. saisie temps (chapitre TC, groupe PJM) a pour valeur Oui.
  • Si le paramètre PJMTIMENT - Phase de contrôle saisie temps (chapitre TC, groupe PJM) a pour valeur Obligatoire, toutes les saisies de temps validées doivent être 'contrôlées' avant de pouvoir les approuver.
    La phase de contrôle se déroule dans la fonction Approbation des temps (PTEVAL). Généralement, c'est le chef de projet ou l'administrateur de l'affaire qui effectue le contrôle. Quel que soit le rôle du chef ou de l'administrateur, sa Fiche utilisateur doit être définie de manière à ce qu'il dispose des autorisations nécessaires pour effectuer cette tâche.
  • L'approbation (ou le rejet) d'une saisie des temps validée et contrôlée (optionnel), s'effectue dans la fonction Approbation des temps (PTEVAL). C'est le chef de projet ou l'administrateur de l'affaire qui effectue généralement cette approbation.
    • Seules les lignes de saisie de temps approuvées dans la fonction Approbation des temps peuvent être comptabilisées.
    • Une fois contrôlée, une ligne de saisie des temps ne peut plus être modifiée.
    • Vous pouvez accéder aux lignes rejetées et les corriger dans la fonction Saisie des temps.
  • La comptabilisation d'une saisie des temps approuvée s'effectue dans la présente fonction (PTELABPOS). Seules les saisies de temps approuvées pourront être enregistrées en tant que dépenses d'affaire dans le module Comptabilité.

Toutes les saisies doivent être validées et contrôlées (si le paramètre PJMTIMENT est activé) avant de pouvoir être approuvées, puis comptabilisées.

Prérequis

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Gestion de l'écran

La fonction Comptabilisation des temps se compose d'un écran unique dans lequel vous saisissez vos critères de filtre et les informations de génération d'écritures.

Onglet Écran de saisie

Critères

Utilisez ce bloc pour filtrer ou sélectionner les saisies de temps des collaborateurs :

  • Société/Législation. Le code Société est obligatoire si la comptabilisation concerne une seule société, ou si vous utilisez un système multi-législations. La Législation est obligatoire si la comptabilisation concerne toutes les sociétés.
  • Collaborateur début/fin. Par défaut, l'utilisateur courant est renseigné comme Collaborateur début/fin. Cette configuration vous permet de comptabiliser une seule saisie des temps. Pour comptabiliser plusieurs saisies de temps, saisissez des utilisateurs différents dans les champs Collaborateur début/fin.
  • Date début saisie temps. La Date début saisie temps par défaut est le premier jour du mois, deux mois avant le mois en cours. Vous pouvez la modifier.
  • Date fin saisie temps. La Date fin saisie temps par défaut est la date du jour. Vous pouvez la modifier.

Tous les autres champs sont optionnels.

Génération

Utilisez ce bloc pour indiquer les caractéristiques de la génération des écritures.

Les montants générés sont calculés en utilisant les formules suivantes :

  • Temps passé (champ PTEQTY) x Taux MO affaire (champ PJMCST) x Coefficient multiplicateur (champ PTETYPRAT)
  • Temps passé (champ PTEQTY) x Taux MO collab. (champ CLBCST) x Coefficient multiplicateur (champ PTETYPRAT).

Si la catégorie de temps est associée à un coefficient multiplicateur de zéro, le montant généré sera égal à zéro.

Un code de Pièce automatique indique la structure du journal par défaut. Le code PTE proposé par défaut correspond au journal par défaut défini au niveau du paramètre GAUPTE - Pièce auto. saisie des temps (chapitre TC, groupe PJM).

Les écritures de compte de contre-partie par défaut concernent le "Compte de dépenses main d'œuvre" (débits) et le "Compte de compensation paie" (crédits). Vous pouvez retrouver ces comptes à partir du Code comptable indiqué dans la fonction Natures de dépense (GESPJCC), selon la nature de dépense indiquée dans le champ Nature dép. affaire (PJMPCC) au niveau d'une ligne de saisie des temps.

La variable de pièce automatique AMTPJMTIME est livrée par défaut. Cette variable permet de forcer les cours de devise d'une ligne de saisie des temps sur les valeurs comptabilisées, à la place des cours par défaut.

Bloc numéro 3

Critère

Toutes sociétés (champ ALLCPY)

Sélectionnez cette case à cocher pour inclure toutes les sociétés. Laissez cette case désactivée pour exécuter ce traitement pour une seule société.
Société (champ CPY)

Société juridique pour laquelle les temps du collaborateur doivent être sélectionnés.
Législation (champ LEG)

Ce champ affiche le code de la législation du pays, par exemple FRA pour la législation française.

Ce code, associé à une société, permet d’affecter les règles et paramètres prédéfinis qui sont requis pour répondre aux exigences légales du pays. Ce code peut inclure des règles de calcul, des états légaux, des déclarations légales, la gestion de taxes, etc.

Les législations sont définies dans la table diverse 909. Des paramètres généraux peuvent également être définis au niveau législation.
Tous sites (champ ALLFCY)

Sélectionnez cette case à cocher pour inclure tous les sites. Laissez cette case désactivée pour exécuter ce traitement pour un seul site.
Site (champ FCY)

Site pour lequel les temps du collaborateur doivent être sélectionnés.
Projet début (champ PJTDEB)

Limiter les résultats à une borne de codes d'affaires. Pour une affaire unique, renseignez le même code affaire dans les champs Affaire début et Affaire fin. Il peut contenir :

  • un code affaire,
  • un code affaire et un code de budget d'affaire,
  • un code affaire et un code de tâche d'affaire, soit un code de tâche main d'œuvre, ou une combinaison entre un code de tâche main d'œuvre et matière.

Si ce champ affiche un caractère spécial, par exemple un point d'exclamation (!), cela signifie qu'il est lié à la structure de l'affaire. Les points d'exclamation servent de séparateur entre le code affaire et la structure ; soit la structure du budget de l'affaire, soit la structure opérationnelle de l'affaire (relative à la tâche). Par exemple, si le code de tâche matière est "USA-P3" et le code affaire est "USA12345678", ce champ affiche le lien à la structure opérationnelle de l'affaire soit "USA12345678!USA-P3".

Le nombre de séparateurs utilisés permet ainsi d'identifier facilement et rapidement le lien vers l'affaire ou la structure de l'affaire. S'il n'y a aucun séparateur, le lien est effectué vers l'affaire. Un unique séparateur, par exemple un point d'exclamation, placé après le code affaire (le premier code) signifie que le lien correspond à une tâche (lien vers la structure opérationnelle d'affaire). Deux séparateurs placés après le code affaire signifient que le lien correspond à un code budget (lien vers la structure du budget de l'affaire).
Projet fin (champ PJTFIN)
Toute l'affaire (champ PJTDSPALL)

Sélectionnez cette case à cocher pour comptabiliser tous les enregistrements liés aux affaires sélectionnées. Laissez cette case à cocher désactivée pour comptabiliser uniquement les enregistrements liés à la structure des affaires sélectionnée.

Si les champs Affaire début/fin incluent un caractère spécial, par exemple un point d'exclamation (!), la référence inclut la structure de l'affaire. Les points d'exclamation servent de séparateur entre le code affaire et la structure ; soit la structure du budget de l'affaire, soit la structure opérationnelle de l'affaire (relative à la tâche). Par exemple, si le code de tâche matière est "USA-P3" et le code affaire est "USA12345678", ce champ affiche le lien à la structure opérationnelle de l'affaire soit "USA12345678!USA-P3".
Tous collaborateurs (champ ALLCLB)

Sélectionnez cette case à cocher pour inclure tous les collaborateurs. Laissez cette case désélectionnée pour exécuter ce traitement pour un seul collaborateur ou une borne de collaborateurs.
Collaborateur début (champ CLBSTR)

Filtrez les résultats pour une borne de collaborateurs. Pour un collaborateur unique, renseignez le même code collaborateur dans les champs Collaborateur début et Collaborateur fin. Les champs Collaborateur début et Collaborateur fin sont obligatoires.

 
Collaborateur fin (champ CLBEND)
Toutes devises (champ ALLCUR)

Sélectionnez cette case à cocher pour inclure toutes les devises. Laissez cette case désactivée pour exécuter ce traitement pour un seul groupe ou une seule devise.
Groupe de devises (champ GRPCUR)

Un groupe de devises est un ensemble de devises.

Les groupes de devises sont utilisés dans les critères de sélection pour filtrer les devises.
Devise (champ CUR)

Utilisez ce champ pour filtrer les résultats pour un code devise spécifique.
Date début saisie temps (champ DATSTR)

Filtrez les saisies de temps sur une période spécifique. Pour un unique jour, renseignez la même date dans les deux champs Date saisie temps début et Date saisie temps fin. Les champs Date saisie temps début et Date saisie temps fin sont obligatoires.

Génération

1 saisie de temps/écriture (champ TIMCLB)

Sélectionnez cette case à cocher si toutes les saisies de temps de collaborateurs correspondant aux critères doivent être comptabilisées sur un seul journal. Laissez cette case désactivée si les saisies de temps correspondant aux critères doivent être comptabilisées sur des journaux distincts.
Génération écritures (champ GENECR)

Sélectionnez cette case à cocher pour générer des écritures comptables. Laissez cette case désactivée si le traitement est effectué en mode simulation. Toutes les saisies de temps qui répondent aux critères de sélection sont détaillées dans la trace, avec les écritures comptables générées.
Type génération (champ CAT)

La catégorie est paramétrée au niveau du type de pièce.
Il existe trois catégories de pièces comptables :

Réelle :
La pièce comptable réelle est une pièce que vous pouvez consulter et éditer (Grand Livre, Balance…). Elle est intégrée dans la balance au moment de l'enregistrement de la pièce.

Simulation active / simulation inactive :
La pièce de simulation, une fois activée, est également intégrée aux écrans de consultation et aux éditions. Elle peut être transformée en pièce réelle ou désactivée pour devenir une pièce de simulation inactive (c’est-à-dire une pièce latente, non visible dans les éditions et consultations : par exemple, les écritures d’inventaire).
SEEWARNING Une période d'un type de référentiel ne pourra être clôturée tant que les écritures de simulation l'impactant n’auront pas été transformées en écritures réelles ou annulées. Le changement de statut des pièces de simulations se fait via l’utilisation des traitements dans la fonctionnalité comptabilité.
Etat écritures (champ STA)

Utilisez ce champ pour sélectionner le statut de pièce : Provisoire ou Définitif.

Lorsque le statut est Définitif , les modifications que vous pouvez apporter à la pièce ne sont que d’ordre informatif ou concernent les imputations analytiques. La date, les montants, les comptes, le code TVA et autres informations purement comptables ne peuvent plus être modifiés.
Type de pièce (champ TYPPCE)

Chaque pièce comptable saisie est rattachée à un type donné. Le type de pièce correspond à la nature de l’écriture saisie : facture client, opérations diverses, encaissement, etc.

Cette donnée est porteuse de règles de gestion relatives à la TVA, aux relances, etc. C'est un des éléments clé de la saisie de pièce.

Selon le paramétrage du type de pièce retenu, vous pouvez ouvrir ou fermer la propagation sur les référentiels manuels.

SEEWARNING Le type de pièce prévaut et interrompt la propagation vers les autres référentiels de la société du site de saisie.
Journal (champ JOU)

Saisissez le code journal (1 à 5 caractères alphanumériques).

Le journal peut être initialisé par défaut en fonction du type de pièce sélectionné. Il correspond à la pièce comptable dans lequel l'écriture sera enregistrée.

La saisie d'un code journal non autorisé au niveau du type de pièce est impossible.

Les codes journal peuvent s'appliquer à une société, à un site ou à un groupe donnés. Ces informations sont définies au moment de la création du code journal. Cependant, la fenêtre de sélection de ce champ (via l'outil de sélection) ne prend pas ces informations en compte. Ces contrôles sont appliqués si vous sélectionnez ou confirmez le code journal. Vous pouvez modifier le code journal si un message d'erreur vous avertit qu'il est invalide.

Pour les comptabilisations de saisies de temps, le code de Pièce automatique défini au niveau du paramètre GAUPTE - Pièces auto. saisie temps (chapitre TC, groupe PJM) détermine la structure du journal par défaut. Le code pièce PTE livré par défaut identifie le journal par défaut.
Date de pièce (champ ACCDAT)

Cette date correspond à la date des écritures comptables générées. Elle doit appartenir à un exercice ou à une période qui sont ouverts pour l'ensemble des types de référentiels.
Il s'agit de la date de référence par défaut.
Fichier trace (champ LOGFILE)

Sélectionnez cette case à cocher pour générer la trace détaillée des écritures comptabilisées. Laissez cette case désactivée si vous ne souhaitez pas afficher de trace.

Actions spécifiques

Cliquez sur Mémo pour enregistrer les paramétrages courants dans un Code mémo et les réutiliser ultérieurement. Le mémo est lié à votre profil utilisateur et non à la fonction ou à l'écran.

Le code mémo STD s'affiche automatiquement lorsqu'il est associé à l'écran.

Pour plus d'informations sur l'utilisation avancée de l'action Mémo, reportez-vous à la documentation Ergonomie générale des progiciels SAFE X3.

Cliquez sur Rappel pour charger les critères et les informations de génération enregistrées sous un Code mémo spécifique.

Cliquez sur Eff. Mémo pour supprimer un Code mémo spécifique.

Messages d'erreur

Il n'y a pas de message d'erreur autre que les messages d'erreur génériques.

Tables mises en œuvre

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