Saisie des temps

Utilisez cette fonction pour saisir des temps de travail de façon journalière.

Cette fonction peut être utilisée seule, ou conjointement avec la fonction Relevé de temps hebdomadaire (PJMTEW).

Si vous saisissez vos propres temps, vous pouvez associer vos temps à des affaires, des tâches, ou des budgets spécifiques, ou enregistrer des activités hors affaire comme des congés ou une période de formation.

Si vous avez des droits d'administrateur de saisie des temps, vous pouvez enregistrer les temps de n'importe quel collaborateur.

La saisie, l'approbation et la comptabilisation des temps de travail sont des étapes distinctes du processus. Une étape supplémentaire est disponible en option, si nécessaire. Il s'agit de la phase dite de "contrôle". Cette phase permet à un administrateur de la saisie des temps de vérifier des temps validés, avant qu'un autre administrateur ne l'approuve. Lorsque la phase de Contrôle est utilisée, le cycle de traitement d'une saisie de temps est le suivant :

  • Saisie : Le temps de travail est saisi, puis validé.
    La saisie et la validation s'effectuent dans cette fonction (PJMTE) ou la fonction Relevé de temps hebdomadaire (PJMTEW).
    Généralement, c'est le collaborateur qui crée le temps qui effectue la saisie et la validation. Il peut également s'agir d'un administrateur de saisie des temps.
    Chaque nouvelle ligne de saisie des temps est créée au statut Validée lorsque le paramètre PJMTIMAUTO - Validation auto. saisie temps (chapitre TC, groupe PJM) a pour valeur Oui.
  • Contrôle : Si le paramètre PJMTIMENT - Phase de contrôle saisie temps (chapitre TC, groupe PJM) est Obligatoire, toutes les saisies de temps doivent avoir été contrôlées, avant de pouvoir être approuvées.
    La phase de contrôle se déroule dans la fonction Approbation des temps (PTEVAL).
    Généralement, c'est le chef de projet ou l'administrateur de l'affaire qui effectue le contrôle. Quel que soit le rôle du chef ou de l'administrateur, sa Fiche utilisateur doit être définie de manière à ce qu'il dispose des autorisations nécessaires pour effectuer cette tâche.
  • Approbation : Les saisies de temps validées et contrôlées (optionnel) sont soit approuvées, soit rejetées.
    L'approbation ou le rejet d'une saisie des temps validée et contrôlée s'effectue dans la fonction Approbation des temps (PTEVAL). C'est le chef de projet ou l'administrateur de l'affaire qui effectue généralement cette approbation.
    • Avant de pouvoir comptabiliser les saisies de temps, vous devez d'abord les approuver.
    • Une fois contrôlée, une saisie de temps ne peut plus être modifiée.
    • Vous pouvez accéder aux saisies rejetées et les corriger dans cette fonction ou la fonction Relevé de temps hebdomadaire.
  • Comptabilisation : Seules les saisies de temps approuvées pourront être enregistrées en tant que dépenses d'affaire dans le module Comptabilité.
    La comptabilisation d'une saisie des temps approuvée s'effectue dans la fonction Comptabilisation des temps (PTELABPOS).

Toutes les saisies doivent être validées et contrôlées (si le paramètre PJMTIMENT est activé) avant de pouvoir être approuvées, puis comptabilisées.

Prérequis

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Gestion de l'écran

La fonction Saisie des temps se compose d'une section d'en-tête où vous renseignez vos critères de sélection, de 2 sections pour saisir vos temps, et de 2 sections de référence :

  • Synthèse des temps. Utilisez cette section pour saisir les temps passés par date.
  • Affectations. Utilisez cette section pour enregistrer, par date, le temps passé sur une liste d'opérations auxquelles vous (ou le collaborateur concerné) êtes affecté pour les affaires correspondant aux critères.
  • Section analytique. Cette section affiche les sections analytiques associées à la ligne de saisie de temps sélectionnée.
  • Sélection modèle d'activité. Utilisez cette section pour sélectionner des activités prédéfinies à ajouter à votre relevé des temps.

En-tête

Utilisez cette section pour filtrer ou sélectionner enregistrements de temps de vos collaborateurs :

  • Date début/fin. Pour un unique jour, renseignez la même date dans les deux champs Date début et Date fin. Vous pouvez laisser le champ Date début vide pour effectuer une recherche sur toutes les saisies disponibles actuelles.
  • Affaire. Saisissez ou sélectionnez un code affaire spécifique. Laissez ce champ vide pour inclure toutes les affaires qui vous sont affectées (ou affectées à un collaborateur donné).

Utilisez les cases à cocher Uniquement XX pour filtrer les résultats par statut d'affaire et/ou par saisie de temps.

Les champs Date début et Date fin permettent aussi de filtrer les lignes de la section Sélection modèle d'activité pour les activités dont la date correspond aux critères, ou sans date.

Onglet Synthèse des temps

Cette section affiche le temps passé, par date, selon vos critères de sélection. Elle vous permet de saisir le temps passé sur une affaire, une tâche, un opération, un budget, ou une activité hors affaire (congé, formation, etc.). Chaque ligne de saisie de temps liée à une affaire fournit des informations sur les dépenses, permettant de calculer le taux à appliquer à l'affaire.

Vous pouvez utiliser les paramètres PJMTIMBUD - Autoriser saisies temps budgets et PJMTIMTAS - Autoriser saisies temps tâches (chapitre TC, groupe PJM) pour contrôler le caractère obligatoire ou facultatif des saisies des temps pour des opérations et budgets spécifiques.

Les lignes de saisies 'rejetées' sont disponibles pour correction. Les lignes de saisies contrôlées, validées et comptabilisées ne sont pas affichées.

Une phase de contrôle peut être ajoutée pour approuver les lignes validées, lorsque le paramètre PJMTIMENT - Phase de contrôle saisie temps (chapitre TC, groupe PJM) a la valeur Obligatoire. Une ligne de saisie des temps doit avoir pour statut Contrôlé pour pouvoir être passée au statut Approuvé et être comptabilisée pour une affaire.

Onglet Affectations

Cette section affiche la liste des opérations auxquelles vous (ou le collaborateur concerné) êtes affecté, pour les affaires correspondant aux critères de sélection définis en en-tête. Utilisez cette section à la place, ou en complément, de la section Synthèse des temps pour enregistrer des temps de travail.

Onglet Section analytique

Cette section affiche les sections analytiques associées à la ligne de saisie de temps sélectionnée.

Le code de section par défaut PTE est livré avec votre système : il vous permet d'obtenir des valeurs de section par défaut pour toute nouvelle ligne de saisie des temps. Le code PTE est défini dans la fonction Sections par défaut (GESCDE).

Onglet Sélection modèle d'activité

Utilisez cette section pour sélectionner des activités prédéfinies à ajouter à votre relevé des temps.

Le modèle contient une liste d'activités qui répondent aux critères suivants : activités sans date ou activités avec une date cohérente avec celle indiquée en en-tête.

Chaque activité que vous sélectionnez est ajoutée sur une nouvelle ligne de votre relevé des temps. Une ligne d'activité peut correspondre à une date précise, un jour précis, ou correspondre à une activité générique vous servant de référence pour ajouter certaines activités communes dans votre relevé, si nécessaire. En résumé, une ligne de votre modèle d'activité est essentiellement une référence représentant une activité de votre relevé des temps. Vous pouvez modifier la plupart des champs du modèle, une fois que la ligne s'affiche dans la section Synthèse des temps.

Astuce : Vous pouvez ajouter plusieurs fois une même activité du modèle à votre relevé des temps. Pour cela, sélectionnez l'activité, désactivez la case à cocher Sél, puis sélectionnez l'activité à nouveau. A chaque fois que vous sélectionnez une ligne, l'activité est ajoutée à votre Synthèse des temps.

Actions spécifiques

Messages d'erreur

Il n'y a pas de message d'erreur autre que les messages d'erreur génériques.

Tables mises en œuvre

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