Génération écritures comptables
Cette fonction permet de lancer, pour une société donnée, le traitement de génération des pièces comptables à partir :
- des dotations et/ou écarts entre plans, enregistrés dans la table DEPREC des amortissements,
- des provisions pour renouvellement enregistrées dans la table CCNRPR,
- des événements issus des différentes actions réalisées sur les objets Dépenses, Biens comptables et Contrats de location financement (régularisations de TVA, changements d'imputation comptable, sorties d'actif,...) enregistrés dans les tables des événements,
- des enregistrements de toute autre table, standard ou spécifique, de l'application.
Ce traitement utilise le paramétrage des Types d'écritures comptables. Ce paramétrage permet d'établir la relation entre :
- d'une part, la source de données contenant les éléments à comptabiliser : table DEPREC des dotations et écarts entre plans, table CCNRPR des provisions pour renouvellement, table d'un événement ou toute autre table,
- et d'autre part, un schéma comptable défini au niveau de la fonction Pièces automatiques.
Pour assurer que les écritures générées depuis les immobilisations soient imputées sur les bonnes périodes en comptabilité, il est nécessaire de maintenir une synchronisation (via l'ouverture et la clôture de périodes), entre le calendrier duContexte Immobilisationset le calendrier des Exercices et Périodes de la comptabilité.
Les pièces comptables peuvent également être produites automatiquement lors du calcul, ou lors de la génération de l'événement issu d'une action unitaire subie par le bien (enregistrement/suppression d'un bien comptable, changement d'imputation comptable, transfert, ...).
Il est nécessaire pour cela que l'option Comptabilisation immédiate soit active sur le type d'écritures défini pour comptabiliser, selon le cas, les dotations, les écarts entre plans et/ou l'événement.
Toutefois, les événements ainsi que les dotations (et écarts entre plans) issus du calcul et des traitements massifs ne peuvent pas être comptabilisés immédiatement mais uniquement par le traitement d'interface comptable.
Les pièces comptables issues du traitement d'interface ou produites par la comptabilisation immédiate sont générées dans des tables "temporaires" avant d'être transférées, après validation, dans les tables "définitives" du dossier comptable (se reporter au Descriptif du traitement).
Elles sont alors accessibles, en visualisation par les fonctions :
- Pièces comptables
- Saisie pièces
Au niveau du bien comptable, les montants A comptabiliser et Comptabilisés ainsi que la liste des pièces justifiant ce montant comptabilisé sont affichés sur l'onglet Comptabilisation de la fenêtre de détail de son Plan d'amortissement périodique.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Paramétrage du traitement
Il convient dans un premier temps d'effectuer le paramétrage du traitement ou de rappeler, grâce au bouton , un paramétrage existant préalablement mémorisé sous un code Mémo.
Le paramétrage du traitement consiste :
- A préciser les options du traitement. Par défaut, le traitement est effectué en Simulation et génère une trace présentant la valeur des différents paramètres appliqués, la liste des pièces comptables générées et leurs principales caractéristiques ainsi que les éventuelles erreurs survenues durant l'exécution du traitement.
- A sélectionner la société et éventuellement les sites financiers sur lesquels doit porter le traitement.
- A sélectionner les types d'écritures à partir desquels les pièces seront générées.
Remarque : lorsque le paramétrage est terminé, il est possible de le mémoriser sous un code d'identification, grâce au bouton . Il pourra ainsi être rappelé lors d'une prochaine soumission de traitement de génération d'écritures.
Ecran de saisie
Options
- Exercice
La génération des écritures peut porter :
- soit sur l'exercice courant : les périodes traitées sont celles définies au niveau du paramétrage du type d'écritures (périodes closes, courante et/ou ouvertes),
- soit sur l'exercice suivant auquel cas toutes les périodes ouvertes de cet exercice seront traitées. - Simulation
Cette case, cochée par défaut, permet d'effectuer une simulation du traitement. Les écritures comptables ne sont pas générées mais la trace affichée à l'issue du traitement permet de visualiser la liste détaillée de chacune des écritures.
Remarques :
- Lorsque le traitement est soumis en réel, la trace affiche uniquement, en dehors des paramètres renseignés (société, site et rappel du paramétrage des types d'écritures traités), la liste des pièces regroupées par site, type d'écritures et période.
- Le détail complet des pièces peut être consulté par les fonctions Pièces comptables et Saisie Pièces.
- Le détail de la trace produite à l'issue du traitement, en simulation ou en réel, est décrit ci-dessous.
Société / Sites
Le traitement est soumis pour une seule société à la fois. La liste présente les seules sociétés pour lesquelles l'utilisateur est entièrement habilité (pour la société entière ou pour tous les sites de la société).
Après sélection d'une société, l'ensemble de ses sites est par défaut sélectionné. Le bouton clic-droit Aucun permet de supprimer massivement cette sélection, afin de sélectionner manuellement uniquement ceux concernés par le traitement.
Lorsqu'il existe des erreurs ou incohérence dans les données d'au moins un des contextes de la société sélectionnée, un message indiquant le motif de l'erreur s'affiche au lancement du traitement qui ne peut être exécuté.
Lorsque le paramètre société ACCPERCTL - Contrôle périodes comptabilité(chapitre AAS, groupe CPT) a pour valeur Oui, une société ne peut être sélectionnée dès lors qu'au moins un de ses contextes n'est pas synchronisé avec le découpage exercice/périodes de la comptabilité. Il est nécessaire, dans ce cas, de lancer le traitement de Synchronisation des contextes.
La situation de désynchronisation d'un contexte est visible au niveau du Statut détaillé des contextes,onglet Calcul (le champ Type de modification a pour valeur : CNX et le champ Paramètre modifié a pour valeur : DESYNC).
Types d'écritures comptables
Chaque ligne du tableau permet d'indiquer un type d'écritures à traiter. Par défaut, ce tableau est vide.
Des fonctions clic droit d'aide à la saisie permettent de l'alimenter.
Options
| Simulation (champ FLGSIM) |
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Cette case à cocher est sélectionnée par défaut et permet d'exécuter la clôture en mode simulation. Dans ce cas, le contrôles et le traitement sont effectués, mais aucune mise à jour n'est enregistrée dans la base de données. Laissez cette case désactivée pour lancer le traitement en mode réel. Dans ce cas, vous ne pouvez pas annuler la clôture et les mises à jour sont enregistrées dans la base de données. Si vous utilisez des commits intermédiaires, il est recommandé de positionner le paramètre NIVTRACE – Niveau de trace (chapitre AAS, groupe MIS) sur 0. |
| Exercice (champ FIY) |
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Ce champ permet de préciser si le traitement d'interface doit porter sur l'exercice courant ou sur l'exercice suivant. |
| Détail analytique (champ FLGDETANA) |
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Cette case à cocher est accessible uniquement lorsque le traitement est demandé en mode simulation. |
Bloc numéro 2
| Société (champ CPY) |
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Ce champ permet de sélectionner la société sur laquelle s'applique le traitement d'interface. |
| Législation (champ LEG) |
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Ce champ, non modifiable, rappelle la législation à laquelle est soumise la société. |
Tableau Sites
| Site (champ FCY) |
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Ce tableau présente l'ensemble des sites rattachés à la société sélectionnée. |
| champ FLGFCY |
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Le tableau affiche la liste des sites rattachés aux sociétés et pour lesquels l'utilisateur est habilité. |
Tableau Types d'écritures comptables
| Type (champ TPE) |
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Chaque ligne du tableau permet d'indiquer un type d'écritures à traiter. Par défaut, ce tableau est vide. Les boutons clic-droit d'aide à la saisie permettent de l'alimenter. |
| Législation (champ LEGTPE) |
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Ce champ, non modifiable, rappelle la législation pour laquelle le type d'écritures est défini. |
| Société (champ CPYTPE) |
|
Ce champ, non modifiable, rappelle la société pour laquelle le type d'écritures est défini. |
| Tous |
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Ce bouton, accessible sur l'en-tête de ligne, permet d'alimenter massivement le tableau des types d'écritures avec l'ensemble des types d'écritures définis pour toutes les sociétés et pour la société sélectionnée. |
| Aucun |
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Ce bouton, accessible sur l'en-tête de ligne, permet d'effacer du tableau les types d'écritures préalablement sélectionnés. |
| Sélection |
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Ce bouton, accessible depuis le champ Type d'écriture, permet d'afficher, pour sélection, la liste des types d'écritures définis pour l'ensemble des sociétés et pour la société sélectionnée. |
| Types d'écritures comptables |
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Ce bouton, accessible depuis le champ Type d'écriture, permet d'accéder à l'écran de paramétrage des Types d'écritures. |
| Propriétés |
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Ce bouton, accessible depuis le champ Type d'écriture, permet d'afficher une fenêtre présentant les propriétés du type d'écritures : date et auteur de sa création et modification. |
| Sélection avancée |
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Ce bouton, accessible depuis le champ Type d'écriture, permet d'afficher une fenêtre de saisie de critères de sélection des types d'écritures à traiter. |
Descriptif du traitement
Génération des pièces
Le traitement boucle sur les sites financiers de la société à traiter.
Pour chaque site financier, le traitement boucle sur les types d'écriture à traiter.
Pour chaque couple site financier / type d'écriture, la comptabilisation s'effectue soit pour l'exercice courant, soit pour l'exercice suivant, en fonction du choix indiqué lors du lancement du traitement :
- Lorsque le traitement s'applique sur l'exerice courant : les périodes prises en compte sont celles précisées pour le type d'écritures sélectionné : les périodes clôturées et/ou la période courante et/ou les périodes ouvertes.
- Lorsque le traitement s'applique sur l'exercice suivant, exercice pour lequel il n'existe jamais ni périodes closes ni période courante, seules les périodes ouvertes sont traitées, quel que soit le paramétrage effectué pour le type d'écritures.
Pour la comptabilisation des dotations et écarts entre plans, les écritures produites seront soit de simulation (elles annulent et remplacent celles précédemment enregistrées), soit réelles, en fonction du paramétrage du Type de comptabilisation défini pour la période dans la fonction des Contextes.
Pour la comptabilisation des événements, les écritures produites sont toujours réelles (avec production d'écritures d'extourne pour la comptabilisation des événements issus de l'annulation d'une action).
Comptabilisation en simulation
Le traitement procède dans un premier temps à la suppression des éventuelles écritures simulées antérieures générées pour la période (y compris si cette période est une période close) et produit de nouvelles écritures : ces nouvelles écritures simulées annulent et remplacent celles précédemment produites. Il est ainsi possible de procéder autant de fois que souhaité à la génération des écritures de dotation et d'écarts entre plans relatives à cette période (les amortissements restant marqués comme étant A comptabiliser).
Particularité liée à la comptabilisation en simulation et immédiate lorsque le niveau de regroupement est le Site (regroupement par défaut) :
Il est nécessaire de relancer le traitement d'interface lorsqu'une action unitaire, effectuée sur un bien, impacte ses dotations, alors que le traitement d'interface a déjà été effectué.
En effet, la pièce simulée cumulant les dotations de l'ensemble des biens, générée par le traitement d'interface est supprimée et remplacée par celle produite immédiatement afin de comptabiliser l'événement issu de l'action unitaire. Or cette pièce comptabilise uniquement les dotations du bien ayant subi l'action, il est donc nécessaire de relancer le traitement d'interface afin de produire une nouvelle pièce comptabilisant les dotations de l'ensemble des biens. La même mécanique s'applique à la comptabilisation des écarts entre plans.
Comptabilisation réelle
Le traitement procède dans un premier temps à la suppression des éventuelles écritures simulées déjà comptabilisées pour la période et produit des écritures réelles : ces écritures réelles annulent et remplacent les écritures simulées précédemment produites et le traitement marque les montants traités comme étant Comptabilisés. Si des écritures réelles avaient déjà été produites pour la période lors d'un traitement précédent, ces écritures sont conservées ; elles ne sont jamais supprimées. Dans le cas où un nouveau calcul lié, par exemple, à une modification des paramètres d'amortissement s'avère nécessaire, seules des écritures correspondant à la différence entre les montants déjà comptabilisés et les nouveaux montants calculés seront produites.
Rappel sur les règles liées au type de comptabilisation
- Le passage d'un type de comptabilisation en Simulation à un type de comptabilisation Réel est possible à tout moment.
- Une fois que le type de comptabilisation de la période est Réel, il n'est plus possible de le passer à Simulation dès lors qu'au moins une écriture de dotation ou d'écart entre plans a été produite.
- Les clôtures périodiques sont autorisées dès lors qu'il ne reste plus de montant A calculer.
- Si le type de comptabilisation est Simulation, la clôture est autorisée même s'il reste des montants A Comptabiliser, le contrôle sera effectué lors de la clôture exercice.
- Si le type de comptabilisation est Réel, la clôture de la période n'est possible que si toutes les dotations de la période et tous les écarts entre plans de la période (lorsqu'ils sont gérés) ont été comptabilisées. - La clôture exercice est interdite tant qu'il reste au moins un montant à comptabiliser sur au moins un des biens : il est donc nécessaire que les écritures comptables aient été générées en Réel sur toutes les périodes de l'exercice.
Stockage des pièces
Le traitement d'interface comptable génère les pièces dans les tables "temporaires" suivantes :
- GACCTMP En-tête pièces
- GACCTMPD Lignes pièces
- GACCTMPA Détail analytique des lignes
C'est la tâche comptable qui valide ces pièces et les fait passer, après validation, dans les tables comptables "définitives" suivantes :
- GACCENTRY En-tête pièces
- GACCENTRYD Lignes pièces
- GACCENTRYA Détail analytique des lignes
Annulation / suppression des pièces de simulation
1/ La suppression des pièces comptables de simulation, qu'elles soient situées dans les tables "temporaires" ou validées et enregistrées dans les tables comptables "définitives" du dossier Sage X3, est faite par le traitement d'interface comptable.
2/ Lorsque Sage X3 est utilisé avec un outil de comptabilité autre, le traitement d'interface comptable peut supprimer les pièces de simulation situées dans les tables "temporaires" mais ne peut pas supprimer directement celles déjà envoyées en comptabilité. Dans ce cas, il peut s'avérer souhaitable de ne pas supprimer des tables temporaires de Sage X3, les pièces de simulation déjà prises en compte par un traitement d'interface, mais de les marquer comme étant annulées afin qu'elles puissent être prises en compte par un traitement d'export vers la comptabilité. Cette possibilité, de ne pas supprimer ces pièces de simulation des tables temporaires, est définie, au niveau société, par le paramètre (chapitre AAS - Immobilisations, groupe CPT - Comptabilité) : ANNPCEPRO - Annulation des pièces provisoires.
Identification des écritures de simulation
Les pièces de simulation sont identifiables à la fois par la zone CAT (simulation active ou inactive) et par la zone REFINT contenant une référence, alimentée par le traitement de génération des pièces comptables, permettant de distinguer les pièces réelles, des pièces de simulation et des pièces de simulation annulées.
Les pièces de simulation sont prises en compte par les utilitaires du menu Simulations. Ces utilitaires permettent aux traitements de préparation de balance notamment, d'inclure ou d'exclure les pièces de simulation.
* Identification des pièces de simulation de dotations
- CAT = "2 – Simulation active" ou "3 – Simulation inactive"
- REFINT = "P-numtrt" ("D-numtrt" pour les pièces réelles)
- REFSIM = report de REFINT dans REFSIM
* Identification des pièces de simulation de dotations annulées
- CAT = "2 – Simulation active" ou "3 – Simulation inactive"
- REFINT = "A-numtrt" ("D-numtrt" pour les pièces réelles)
- REFSIM = report de REFINT dans REFSIM
Contenu de la trace
La trace produite à l'issue du traitement :
- Présente les critères et options de lancement du traitement avec les tableaux des sociétés et des types d'écritures traitées.
- Récapitule les éléments de paramétrage importants du type d'écriture traité :
- source des données à comptabiliser,
- pièce automatique ou groupe de pièce utilisé,
- liste des référentiels cibles paramétrés dans le type de pièce (ou les types de pièce si un type de pièce de simulation a également été défini),
- l'activation ou non du tri analytique préalable,
- la règle de détermination de la date comptable des pièces générées.
- Rappelle les dates de début et de fin de chaque période pour laquelle au moins une pièce est générée, avec l'indication du statut de la période au regard des immobilisations (close, courante, ouverte) et au regard de la comptabilité (comptabilisation réelle ou de simulation).
Détail des pièces en mode simulation
En mode simulation, les pièces comptables ne sont pas créées mais le détail de la pièce qui aurait été créée en réel est présenté dans la trace :
- Informations principales de l'en-tête : type de pièce, site financier, journal et date comptable.
- Niveau d'agrégation et clé d'agrégation ayant servi à générer la pièce (exemple : par bien comptable ou par code comptable / mode d'amortissement).
- Pour chaque référentiel : la liste des lignes générées avec l'indication de la devise d'expression des montants (devise du référentiel), le numéro de la ligne, le compte, le montant, et l'intitulé de la ligne.
Lorsque la case Détail analytique est cochée lors du lancement du traitement, et si la pièce générée comporte des lignes suivies en analytique, un tableau récapitule les imputations analytiques associées à la pièce : à chaque ligne d'un référentiel donné (suivi en analytique) de la pièce comptable, correspond une ligne (ou plusieurs lignes si une répartition analytique a été utilisée fin d'éclater le montant de la ligne) indiquant par axe, les différentes sections analytiques. Le nombre d'axes présentés correspond au nombre d'axes maximum du référentiel ayant le plus d'axes analytiques.
Liste des pièces en mode réel
Lorsque le traitement est exécuté en réel, le détail des pièces comptables n'est pas généré mais une liste est présentée indiquant :
- les pièces de simulation générées précédemment et supprimées,
- les nouvelles pièces générées, qu'elles soient de simulation ou réelles.
Les pièces comptables sont accessibles en visualisation par les fonctions :
- Pièces comptables
- Saisie pièces
Tâche batch
Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard TRTCPTINT est prévue à cet effet.
Actions spécifiques
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Cliquez sur cette action pour enregistrer vos paramétrages dans un Code mémo et les utiliser ultérieurement. Le mémo est lié à votre profil utilisateur et non à la fonction ou à l'écran.
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Cliquez sur cette action pour saisir un Code mémo et charger les paramétrages enregistrés sous ce code. |
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Cliquez sur cette action pour supprimer un Code Mémo. |