Saisie pièces

Le code du site de l'opération est initialisé par le site associé à votre code utilisateur. Il est modifiable à condition d'être choisi dans la liste des sites autorisés.
Le site doit être un site financier.
Il peut être modifié à la ligne et l'enregistrement de la pièce entrainera la génération d'écritures de liaison (sur les comptes définis dans le plan de comptes).

Chaque pièce comptable saisie est rattachée à un type donné. Le type de pièce correspond à la nature de l’écriture saisie : facture client, opérations diverses, encaissement, etc.

Cette donnée est porteuse de règles de gestion relatives à la TVA, aux relances, etc. C'est un des éléments clé de la saisie de pièce.

Selon le paramétrage du type de pièce retenu, vous pouvez ouvrir ou fermer la propagation sur les référentiels manuels.

Le type de pièce prévaut et interrompt la propagation vers les autres référentiels de la société du site de saisie.

Ce champ représente l'identifiant unique d'une pièce dans un type de pièce.
Le numéro de la pièce est généré automatiquement grâce à un compteur lié au type de pièce. Ce numéro peut également être saisi manuellement, si l’option a été définie lors de la création de chaque type de pièce.
Si on autorise la saisie du numéro de pièce et que ce numéro est nul, le numéro de pièce est généré suivant le paramétrage du compteur associé au type de pièce.

Cette date correspond à la date des écritures comptables générées. Elle doit appartenir à un exercice ou à une période qui sont ouverts pour l'ensemble des types de référentiels.
Il s'agit de la date de référence par défaut.

Saisissez le code journal (1 à 5 caractères alphanumériques).
La pièce peut être initialisée par défaut en fonction du type de pièce choisi. Il correspond à la pièce comptable dans lequel la pièce sera enregistrée.
La saisie d'un code journal non autorisé au niveau du type de pièce est impossible.

Les codes pièce peuvent s'appliquer à une société, à un site ou à un groupe donnés. Ces informations sont définies au moment de la création du code pièce. Cependant, la fenêtre de sélection de ce champ (via l'outil de sélection) ne prend pas ces informations en compte. Ces contrôles sont cependant appliqués si vous sélectionnez ou confirmez le code pièce. Vous pouvez modifier le code pièce si un message d'erreur vous avertit qu'il est invalide.

La catégorie est paramétrée dans le type de pièce.
La catégorie de la pièce comptable peut prendre cinq valeurs :

Réel :
La pièce comptable réelle est une pièce que vous pouvez consulter et éditer (Grand Livre, Balance…). Elle est intégrée dans la balance au moment de l'enregistrement de la pièce.

Simulation active / simulation inactive :
La pièce de simulation, une fois activée, est également intégrée aux écrans de consultation et aux éditions. Elle peut être transformée en pièce réelle ou désactivée pour devenir une pièce de simulation inactive (c’est à dire une pièce latente, non visible dans les éditions et consultations : par exemple, les écritures d’inventaire).
 Une période d'un type de référentiel ne pourra être clôturée tant que les écritures de simulation l'impactant n’auront pas été transformées en écritures réelles ou annulées. Le changement de statut des pièces de simulations se fait via l’utilisation des traitements dans la fonctionnalité comptabilité.

Hors-bilan :
La pièce hors-bilan ne peut être imputée que sur des comptes de catégorie hors-bilan (via la classification du compte). Elle est généralement utilisée dans le cadre d'un suivi comptable des engagements financiers.

Modèle :
La pièce modèle peut servir de base aux traitements de génération d'écritures en réel ou en simulation (exemple : génération des écritures d'abonnement). Elle n'est pas intégrée à la comptabilité générale.

Utilisez ce champ pour sélectionner le statut de pièce : Provisoire ou Définitif.

Lorsque le statut est Définitif , les modifications que vous pouvez apporter à la pièce ne sont que d’ordre informatif ou concernent les imputations analytiques. La date, les montants, les comptes, le code TVA et autres informations purement comptables ne peuvent plus être modifiés.

La transaction de saisie doit être choisie avant de commencer la saisie de pièce.
L’action Transaction, accessible par le menu Affichage/Choisir transaction, permet d’ouvrir une fenêtre de sélection des différentes transactions de saisie.
Après sélection d'une transaction, seules les pièces saisies par le biais de cette transaction sont affichées dans le volet de sélection, sous réserve que le paramétrage de la transaction l'autorise.

En fonction de la transaction choisie, vous pouvez créer, modifier ou consulter une pièce.

Les transactions de type 'onglet' ne permettent pas de créer ou de modifier des pièces.

Le champ Transaction est initialisé en fonction de la transaction de saisie choisie.

Quatre transactions sont livrées en standard :

• Standard onglet (STD) : Dédiée à la consultation, permet de visualiser tous les référentiels propagés, manuels et automatiques.
• Standard colonne (STDCO) : Utilisée lorsque la transaction n'est pas précisée dans la pièce automatique. Elle permet de créer, modifier et visualiser n'importe quelle pièce issue d'une transaction en colonne.
• Standard ligne (STDLI) : Transaction ayant les mêmes propriétés que la transaction en colonne, mais non utilisable comme transaction par défaut pour les pièces automatiques.
• Colonne et ligne personnalisées : Seules les pièces créées depuis les mêmes transactions sont visibles.

Une pièce peut être visualisée uniquement par :

• La transaction utilisée à sa création
• La transaction générique adaptée (définie dans les paramètres Transaction de Saisie Colonne et Transaction de Saisie Ligne).

Une transaction de saisie par défaut peut faire l'objet d'une préférence utilisateur.

Renseignez une valeur pour initialiser le libellé d'en-tête des écritures comptables.

Zone réservée à la législation italienne.

La valeur par défaut de la date de valeur est la date de saisie.

Ce champ est spécifique aux lois italiennes et détermine la date de comptabilisation de l'opération.

Ce champ est utilisé pour sélectionner différents types de cours : cours du jour, cours moyen, etc.
Il est alimenté en fonction du paramétrage du type de pièce.

Date initialisée par la date système.

La devise dans laquelle sera enregistrée l’écriture (appelée devise de transaction) est par défaut la devise du Grand-livre général de la société à laquelle appartient le site. Si la devise est différente de la devise d'origine, la conversion se basera sur les cours enregistrés dans la base pour le type de cours et la date de cours choisis.

Tous les montants et les cours, qu’ils soient saisis ou importés, sont convertis et stockés dans la devise de transaction et la devise du référentiel. La pièce comptable ne peut donc être créée que si les deux cours de conversion nécessaires à cette opération sont renseignés (pour tous les types de référentiels présents dans l'écriture).
Dans le cas des conversions entre devises IN, les cours de conversion sont définis automatiquement dans la table des devises. Dans les autres cas, il faut avoir défini un cours à la date de la pièce ou à une date antérieure.

Les champs "document origine" et "date document" correspondent respectivement, à la référence (numéro de pièce) et la date de la pièce du tiers.
Exemple :
Pour le fournisseur, il s'agit du numéro et de la date de la facture du fournisseur.

Identifie le module d'origine de la pièce comptable.
Le document d'origine, sa date et le module sont automatiquement renseignés dès que la pièce provient d'un module différent.

Une pièce issue d'un module différent de la comptabilité ne peut être supprimée.

Toutes les banques utilisent les codes interbancaires afin de définir le type d'opération bancaire sur les différentes lignes des relevés bancaires transmis à leurs clients.

Il permet de contrôler et de faciliter (tri, sélection) le pointage bancaire entre les écritures d'un compte bancaire et les lignes des relevés bancaires.

Ce champ est initialisé dans les pièces générées pour les lignes de règlement saisies avec un attribut de règlement adapté.

Ce champ affiche la date de référence de l'extraction de TVA.

Il reprend la date comptable ou la date de document par défaut, selon la valeur du paramètre DCLVATDAT - Date pour déclaration de TVA (chapitre CPT, groupe VAT). Si vous choisissez la date du document, il sera possible d'intervenir sur la période de déclaration quelle que soit la date comptable.

Vous pouvez modifier cette date tant que la pièce comptable n'a pas encore été intégrée à la déclaration.

La table des Formules dans la fonction des Pièces automatiques contient aussi un champ pour la date de TVA. En saisissant une formule, il est possible d'indiquer une date personnalisée. Cette date doit répondre aux règles de la législation en vigueur pour la déclaration concernée.

Le champ Date TVA reste vide pour les pièces existantes issues d'extractions précédentes. Pour alimenter ces champs, un utilitaire spécifique doit être lancé. S'il n'a pas été lancé, un message indique à l'utilisateur de le faire à la prochaine tentative d'extraction.

Indiquez si cette pièce doit être prise en compte dans la déclaration d'honoraires DAS2 ou celle 281.5.

Indiquez si cette pièce doit être relancée.

Cette zone est accessible uniquement en création ou duplication de pièce. Elle s'initialise selon les données du paramètre NIVBONPAYE.
A l'enregistrement de la pièce, l'échéance est créée et la valeur renseignée ici rappelle le bon à payer de l'échéance (attente, litigne, bon à payer...).

Ce champ contient la référence de la pièce.
La saisie sur ce champ est totalement libre et non contrôlée, mais elle pourra vous servir pour rechercher une pièce dont vous ignorez le numéro, ou pour effectuer le lettrage des comptes.

Ce champ technique est alimenté lors de la génération d'une écriture de simulation.

Utilisez ce champ pour indiquer si la pièce doit être extournée ou non :

• Non: La pièce n'a pas à besoin d'être extournée.
• Oui: L'extourne de la pièce est automatiquement déclenchée et générée. La pièce comptable peut alors être sélectionnée pour une extourne en masse à la date d'extourne indiquée.

Si la pièce a déjà été extournée, les champs Extourne et Date de l'extourne ne sont plus accessibles.

Pour extourner une pièce complètement,

sélectionnez la pièce. Dans le volet Actions , menu Zoom sélectionnez Extourne. Dans l'écran Paramètres d'extourne, vous pouvez sélectionner Débit/Crédit ou montant négatif et saisir un Intitulé et une Date de l'extourne, qui est obligatoire.

Les changements de paramétrages ne sont pas historisés. La pièce prend alors le paramétrage effectif au moment de l'extourne et non le paramétrage de la pièce d'origine. Par exemple, dans le cas d'une modification d'une clé de répartition.

Date effective de l'extourne.

Champs rappellant le type de pièce et le numéro de la pièce extournée.

Numéro de la ligne.

En saisie "En colonne", le numéro de la ligne sert d'identifiant unique de la ligne et permet de lier entre elles les différentes lignes de type de référentiels différents se rapportant à une même ligne logique (pour une ligne de HT on peut avoir une ligne pour le référentiel social, une autre pour le référentiel analytique associé et une autre pour le référentiel IAS lié).

Vous pouvez saisir sur la ligne d'écriture un site différent de celui indiqué dans l'entête.
Ce site doit appartenir à la même société que le site d'entête. Suivant le cas, des écritures de liaisons seront automatiquement générées sur les comptes de liaison préalablement paramétrés.

Ces champs spécifient les référentiels impactés par la saisie de la pièce courante.

Pour la saisie 'En ligne', un seul référentiel peut être indiqué. Si le paramétrage au niveau des comptes, de la transaction de saisie et du type de pièce le prévoit, la propagation sur les autres référentiels du modèle de la société se fait de façon automatique.

Ce champ (cinq caractères alphanumériques maximum) permet de lier entre elles deux lignes qui appartiennent à des référentiels différents mais qui se rapportent à la même ligne d'information.
En saisie en ligne, les identifiants sont par défaut des lettres.

Le compte associé au collectif s'affiche par défaut. Le tiers reste à préciser.

Dans le cas d'un tiers multi-rôle, l'algorithme de recherche dépend :

• de la transaction utilisée,
• et de la présence ou non de l'onglet "Tiers Société".

L'initialisation du code du champ Contrôle dépend de la présence de l'onglet Tiers/Société sur la fiche Tiers (GESBPR).

Ce champ permet la sélection des comptes enregistrés sur le plan de comptes courant.

Sur ce champ ACC, vous avez uniquement accès aux comptes du référentiel courant.
Le champ ACC1 peut être saisi 'en ligne' ou 'en colonne'. La saisie dans les champs ACC2 et supérieurs est uniquement possible 'en colonne'.
En mode 'colonne', le nom de la colonne est celui paramétré sur le Plan de comptes.

S'il s'agit d'un compte général non rattaché à un collectif, tapez son numéro ou son code d'appel (du fichier compte ou du journal).

Quand vous saisissez le code court d'un compte, ce code est remplacé par le code effectif du compte.

Libellé du compte.

Indiquez le code du tiers.

Si la case à cocher Collectif et Compte sont vides, le numéro du compte collectif est déterminé par le code comptable du tiers. La recherche de ce compte s'effectue selon l'ordre de priorité défini dans la transaction de saisie de pièce (champ Recherche tiers), et prend en compte l'onglet Tiers/Société s'il est présent.

Pour rechercher un fournisseur via l'option de sélection automatique, saisissez plusieurs caractères inclus dans le nom ou le code du fournisseur et appuyez sur la touche de tabulation ou sur Entrée . La fenêtre de sélection s'ouvre et affiche la liste des fournisseurs correspondant aux caractères saisis. Les résultats incluent les enregistrements actifs et inactifs.

La sélection automatique est disponible quand le paramètre AUTOSEL - Sélection auto (chapitre SUP, groupe INT) a pour valeur Oui.

Rentrez un montant si la ligne d'écriture est un débit.

Le sens par défaut est paramétré dans le fichier des comptes. Si le sens par défaut du compte est indéterminé, le curseur se positionne sur la zone qui permet d'équilibrer la pièce.

La pièce doit nécessairement être équilibrée dans la devise de transaction. Une ligne d'écart d'arrondi est générée automatiquement pour équilibrer la pièce dans la devise de référentiel si nécessaire.
Sur un journal de trésorerie, la contrepartie est générée automatiquement.
Le bouton [Devises] permet de visualiser les montants dans les trois devises stockées.

Par le menu contextuel, trois options sont proposées :

• Solde : équilibre l’écriture et initialise la zone "débit" ou "crédit" de la ligne par le solde de l'écriture en cours (cette option est présente si le référentiel est coché "Équilibre" ou "Équilibre/Site").
• Solde compte : affiche le montant total qui devrait être enregistré pour que le compte soit soldé.
• Montant forcé : cette fonction permet de saisir un montant converti en devise de référentiel en remplacement du montant calculé lors de la conversion (saisie d'un montant égal à celui mouvementé par la banque, par exemple).

Saisissez un montant si l'écriture est un crédit.

Le sens par défaut d’un compte peut être défini lors du paramétrage de ce même compte (cf. documentation Comptes).

Zone liée à la législation Russe.

Champ numérique permettant de pointer une ligne origine devant être éclatée en plusieurs lignes dans le référentiel "en partie double".
La valeur '0' sera par convention celle saisie sur la ligne à éclater.
Dans le cas d'écritures créées via les pièces automatiques, ce champ est automatiquement alimenté. En saisie manuelle, ce champ doit être rempli par l'utilisateur.

Exemple d'une facture fournisseur

Prise en compte du champ Pointeur

• Ce champ 'Pointeur' est ajouté dans les formules de pièces automatiques et peut être importé dans les modèles d'import.
• Dans la table GACCENTRYD ce champ est également ajouté et prend pour contenu :
• dans le référentiel manuel origine, le numéro de ligne saisie,
• dans le référentiel "en partie double" , le numéro de la ligne rééllement générée.

Exemple de génération dans un référentiel en partie double

Si une ligne correspond à trois lignes dépendantes, trois lignes sont générées dans le référentiel " en partie double". Chaque ligne est identique, excepté le montant.

Cette zone est libre et permet d'expliquer la passation de cette écriture.
La valeur par défaut de ce champ est le champ Désignation éventuellement renseigné dans l'entête de la pièce.

En utilisant " / ", l’intitulé du compte s’affiche par défaut ; et avec " = ", le libellé de la ligne précédente est recopié.

Zone de saisie libre dont le contenu peut être utilisé comme critère de lettrage automatique.

Lorsque le compte à la ligne est un compte soumis à TVA, le champ taxe est accessible à la saisie. Elle est initialisée avec le code taxe associé au compte. Suivant le contexte, il faut vérifier que ce code taxe correspond à la taxe réellement applicable, ou le modifier. Le code taxe définit le taux, le régime et les modalités de déductibilité applicables à l'opération.

Si le champ Type contrôle est positionné à Inactif pour le Compte, vous pouvez saisir une valeur de votre choix sur la ligne.

Si le champ Type contrôle a pour valeur Autorisation sur le compte, vous pouvez uniquement saisir un code parmi ceux qui sont listés dans le tableau des Contrôle codes taxes de l'onglet Gestion du compte. Sinon, vous recevez un message bloquant.

Si le champ Type contrôle a pour valeur Interdiction sur le compte, vous pouvez uniquement saisir un code qui n'est pas listé dans le tableau des Contrôle codes taxes . Sinon, vous recevez un message bloquant.

Ce champ permet d'indiquer le compte de contrepartie.
La contrepartie de chaque ligne d'écriture est mise à jour à la création.

• Sur les lignes mouvementant des comptes de tiers, par le premier compte de charge trouvé,
• Sur les lignes mouvementant des comptes de charge ou de TVA, par le premier tiers trouvé (ou autre compte de bilan).

Si elle est laissée à vide elle sera initialisée à l'enregistrement de la pièce.

Vous pouvez uniquement saisir un tiers qui possède une des caractéristiques suivantes : Client, Fournisseur, ou Tiers divers.

Le partenaire est celui de la fiche d'origine quand la classe de compte a pour valeur Oui, mais le champ reste vide si la classe de compte a pour valeur Non.

Pour les comptes de résultat (paramétrés ligne 11 du Plan de comptes), aucun partenaire n'est indiqué, quel que soit le paramétrage de la gestion des partenaires.

Initialisation partenaire: La règle d'initialisation s'applique uniquement aux comptes avec une gestion de flux Optionnelle ou Partenaire obligatoire et concernant uniquement le premier référentiel défini dans la transaction de saisie de pièces pour lequel gestion de consolidation est sélectionnée.

Pour les comptes collectifs
Le tiers défini au niveau du paramétrage de la ligne d'écriture est le partenaire par défaut.

Si aucun tiers n'est défini dans le paramétrage de la ligne d'écriture, le partenaire par défaut est celui du paramètre CSLBPRDEF - Partenaire par défaut (chapitre CPT, groupe CSL). Si ce paramètre n'est pas défini, aucune valeur n'est attribuée au partenaire par défaut.

Pour les comptes généraux
Si la case à cocher Partenaire écriture est sélectionnée pour le compte général défini dans le paramétrage de la ligne d'écriture, le partenaire du compte général est par défaut celui défini sur la première ligne collective.

Si la case à cocher Partenaire écriture n'est pas sélectionnée pour le compte général défini dans le paramétrage de la ligne d'écriture, le partenaire reprend par défaut la valeur paramètre CSLBPRDEF - Partenaire par défaut. Si ce paramètre n'est pas défini, le partenaire par défaut n'est associé à aucune valeur.

Si aucune ligne collective n'est trouvée, le partenaire reprend par défaut la valeur du paramètre CSLBPRDEF - Partenaire par défaut. Si ce paramètre n'est pas défini, le partenaire par défaut n'est associé à aucune valeur.

Limite: Si l'écriture est comptabilisée avec plusieurs lignes collectives, le partenaire prend par défaut la valeur de la première ligne collective. Le partenaire est le même pour toutes les lignes de compte général sur lesquelles la case à cocher Partenaire écriture est sélectionnée.

Remarque: Quand la transaction de saisie de pièces comprend plusieurs référentiels avec gestion de consolidation, le partenaire initialisé sur le premier référentiel est propagé aux autres référentiels consolidés. Si un partenaire qui n'a pas pu être initialisé sur le premier référentiel est obligatoire pour un autre référentiel, un message bloquant s'affiche pour vous indiquer que la gestion des partenaires est obligatoire.

Code flux issu du compte si la gestion du code flux a été retenue sur le compte.

Initialisation de flux: La règle d'initialisation s'applique uniquement aux comptes avec une gestion de flux Optionnelle ou Obligatoire et uniquement pour le premier référentiel défini dans la transaction de saisie de pièces pour lequel gestion de consolidation est sélectionnée.

En création ou comptabilisation de la pièce, le code flux de la ligne de pièce prend par défaut les valeurs suivantes :

Si un code flux est paramétré sur la pièce, c'est cette valeur qui est retenue par défaut.

Si aucun code flux n'est paramétré sur la pièce, le code par défaut est la valeur définie sur le compte.

Le flux dépend du sens de la ligne de pièce.

Si le sens est Crédit, le flux par défaut est Flux si crédit.

Si le sens est Débit, le flux par défaut est Flux si débit.

Si le montant est 0 pour le crédit et le débit, le flux par défaut est Flux si débit.

Si aucun code flux n'existe sur le compte, le code flux par défaut correspond au flux défini par le paramètre CSLFLODEF - Flux par défaut.

Si ce paramètre n'est pas défini, le code flux par défaut n'est associé à aucune valeur.

Remarque: Quand la transaction de saisie de pièces comprend plusieurs référentiels avec gestion de consolidation, le flux initialisé sur le premier référentiel est propagé aux autres référentiels consolidés. Si un flux qui n'a pas pu être initialisé sur le premier référentiel est obligatoire pour un autre référentiel, un message bloquant s'affiche pour vous indiquer que la gestion des flux est obligatoire pour le compte courant.

Compte tenu de la nature analytique d'une ligne, vous devez saisir une quantité exprimée dans l'unité d'œuvre indiquée.
La valeur par défaut de ce champ est calculée d'après le montant de la ligne d'écriture et le champ 'Valeur unité' du compte analytique, en divisant le montant HT (converti en devise commune) par la valeur de l’unité d’œuvre. La quantité peut être modifiée.

Cette information peut-être exploitée sur les états analytiques et budgétaires et servir pour le calcul automatique des répartitions analytiques.

En consultation analytique, ce champ détermine l'unité d'œuvre liée au compte affiché.
L'unité d'œuvre est définie lors du paramétrage d'un compte associé à une valeur donnée.
Cette unité est appelée lors de la saisie.

On définit ici les modalités de répartition du montant de la ligne sur les différentes sections de chaque axe.

Ces modalités sont définies de la façon suivante :

• la saisie d’une clé de répartition analytique configurée préalablement,
• en montant : on peut alors répartir le montant en autant de sections qu’il est nécessaire.
• en pourcentage : un calcul est fait en fonction de la somme des coefficients utilisés pour la répartition.

Par exemple :
Sur une base de 100, on lira un coefficient de 10 comme 10%. Mais sur une base de 50, un coefficient de 10 sera équivalent à 20%.

Pour ces deux derniers cas, on peut pré-initialiser la répartition avec une clé déjà existante. L'affichage final sera " $ ".

Indiquez les sections que vous souhaitez affecter à la ligne d'écriture.

Pour rechercher une section via l'option de sélection automatique, saisissez un mot clé pour la section, par exemple "imprimante", et appuyez sur la touche de tabulation ou sur Entrée . La fenêtre de sélection s'ouvre et affiche la liste des sections correspondant au mot clé saisi. Les résultats incluent les enregistrements actifs et inactifs.

La sélection automatique est disponible quand le paramètre AUTOSEL - Sélection auto (chapitre SUP, groupe INT) a pour valeur Oui.

Important

• La saisie d'une section peut être obligatoire pour un axe en fonction du paramétrage de la fiche société.
• Ce champ est contrôlé par le paramétrage des codes interdictions compte-section et section-section.

Si le montant comptable n’est pas ventilé sur plusieurs sections analytiques, le champ Allocation ne peut pas être renseigné. La saisie s'effectue directement dans les colonnes suivantes, sur la section concernée, pour chacun des axes.

Des sections par défaut peuvent être définies au niveau du compte analytique et être prise en compte ou non, selon le paramétrage des sections par défaut.

Pour les pièces générées automatiquement via d’autres modules, les sections par défaut sont définies par un traitement (cf. Sections par défaut ).

Code du lettrage après réalisation du lettrage automatique ou manuel.

Date effective de réalisation du lettrage.

Numéro de séquence attribué à toute ligne d'écriture quand la pièce passe en définitif. Ce numéro est issu du compteur défini dans l'affectation des compteurs /module Comptabilité /Type de documents/Chrono comptable.

Aucun trou ne doit exister dans sa séquence, ce qui garantit qu'aucune ligne d'écriture n'a été supprimée, rajoutée ou insérée.

Totalisation des lignes de débit qui composent les lignes d'écritures.

Totalisation des lignes de crédit qui composent les lignes d'écritures.