Contabilización de tiempos

Utiliza esta función para contabilizar los tiempos validados de los colaboradores como gastos de proyecto.

Puedes contabilizar una captura de tiempos individual o un rango de capturas de tiempos de una o todas las sociedades. Puedes contabilizar todas las capturas de tiempos en uno o varios diarios y de una o todas las categorías de hora (horas suplementarias, doble turno, desplazamientos). Las capturas de tiempos que cumplen con los criterios indicados son las únicas que pueden contabilizarse y generar asientos en el referencial general o analítico.

Fases de la gestión de tiempos

La captura, la aprobación y la contabilización de los tiempos de mano de obra en los proyectos son fases distintas del proceso. Si es necesario, hay una fase adicional disponible. Es la fase de control. En esta fase, el administrador de captura de tiempos puede verificar los tiempos validados antes de que los apruebe otro administrador. Cuando se utiliza la fase de control, el ciclo de procesamiento de una captura de tiempos es el siguiente:

  • Captura. El tiempo de trabajo se captura y se valida.
    La captura y la validación se realizan en la función Captura de tiempos (PJMTE) o en Registro de tiempo semanal (PJMTEW). En la función Registro de tiempo semanal, estos procesos son más rápidos cuando los tiempos corresponden a una semana laboral.
    Por lo general, el colaborador que crea el tiempo es el que lo captura y lo valida. También puede ser un administrador de captura de tiempos.
    Cuando el parámetro PJMTIMAUTO - Validación auto. captura tpo. (capítulo TC, grupo PJM) tiene asignado el valor Sí, se crea una nueva línea de captura de tiempos en estado Validado.
  • Control. Si el parámetro PJMTIMENT - Fase control captura tiempo (capítulo TC, grupo PJM) tiene asignado el valor Obligatoria, hay que controlar todas las capturas de tiempos antes de poder aprobarlas.
    La fase de control se desarrolla en la función Aprobación de tiempos (PTEVAL).
    Por lo general, el jefe de proyecto o el administrador del proyecto es el que realiza el control. Independientemente del rol del jefe de proyecto o del administrador, deben contar con los derechos necesarios en su ficha de usuario.

  • Aprobación. Las capturas de tiempos validadas y controladas (opcional) se aprueban o se rechazan.
    La aprobación o el rechazo de una captura de tiempos validada y controlada se realiza en la función Aprobación de tiempos (PTEVAL). Por lo general, el jefe de proyecto o el administrador del proyecto es el que realiza esta aprobación.

    • Tienes que aprobar las capturas de tiempos antes de poder contabilizarlas.
    • Una vez controlada, la captura de tiempos no se puede modificar.
    • Puedes acceder a las capturas rechazadas y corregirlas en las funciones Captura de tiempos o Registro de tiempo semanal.
  • Contabilización. Las capturas de tiempos aprobadas son las únicas que se pueden registrar como gastos de proyecto en el módulo de Contabilidad.
    Estas se contabilizan en esta función (PTELABPOS).

Hay que validar y controlar (si el parámetro PJMTIMENT está activado) todas las capturas antes de poder aprobarlas y contabilizarlas.

Requisitos previos

Consultar documentación adicionalConsulta la documentación de Puesta en marcha.

Gestión de pantalla

Esta función está compuesta por una única pantalla en la que se introducen los criterios de filtro y los datos de generación de los asientos.

Pantalla de entrada

Utiliza el bloque de criterios para filtrar o seleccionar las capturas de tiempos de los colaboradores.

Utiliza el bloque de generación para indicar las características de la generación de asientos.

Los importes generados se calculan con las siguientes fórmulas:

  • Tiempo dedicado (campo PTEQTY) x Tasa MO proyecto (campo PJMCST) x Coeficiente multiplicador (campo PTETYPRAT)
  • Tiempo dedicado (campo PTEQTY) x Tasa MO colab. (campo CLBCST) x Coeficiente multiplicador (campo PTETYPRAT)

Si la categoría de tiempo está asociada a un coeficiente multiplicador 0, el importe generado será igual a 0.

Un código de asiento automático indica la estructura del diario por defecto. El código PTE propuesto por defecto corresponde al diario por defecto definido en el parámetro GAUPTE - Asiento auto. captura tiempos (capítulo TC, grupo PJM).

Los asientos de la cuenta de contrapartida por defecto hacen referencia a la "Cuenta de gastos de mano de obra" (débito) y a la "Cuenta de compensación de salarios" (crédito). Estas cuentas proceden del código contable indicado en la función Naturaleza de gastos (GESPJCC), según la naturaleza de gastos indicada en el campo Nat. gasto proyecto (PJMPCC) de una línea de captura de tiempos.

La variable de asiento automático AMTPJMTIME se entrega por defecto. Esta variable permite forzar los cambios de divisa de una línea de captura de tiempos en los valores contabilizados, en lugar de los cambios por defecto.

Criterios

Todas las sociedades (campo ALLCPY)

Marca esta casilla para contabilizar las capturas de tiempos de los colaboradores de todas las sociedades. Para contabilizar las de una sociedad determinada, déjala desmarcada.
Sociedad (campo CPY)

Esta es la sociedad jurídica. Si quieres contabilizar las capturas de tiempos de una sociedad determinada o utilizas un sistema multilegislación, este campo es obligatorio.
Legislación (campo LEG)

Este es el código de legislación del país. Por ejemplo, SPA para la legislación española. Si quieres contabilizar las capturas de tiempos de todas las sociedades, este campo es obligatorio.

Este código, asociado a una sociedad, permite asignar las reglas y parámetros predefinidos que se necesitan para responder a los requerimientos legales del país. Este código puede incluir reglas de cálculo, informes legales, declaraciones legales, gestión de impuestos, etc.

Las legislaciones están definidas en la tabla varia 909. También puede haber parámetros generales definidos a nivel legislación.
Todas las plantas (campo ALLFCY)

Marca esta casilla para incluir todas las plantas. Déjala desmarcada para incluir una planta determinada.
Planta (campo FCY)

Este campo permite filtrar las capturas de tiempos de una planta determinada.
Proyecto inicio (campo PJTDEB)

Este campo permite filtrar por rango de códigos de proyecto. Para consultar un único proyecto, introduce el mismo código de proyecto en los campos Proyecto inicio y Proyecto fin. Puede ser:

  • un código de proyecto
  • un código de proyecto y un código de presupuesto de proyecto
  • un código de proyecto y un código de tarea de proyecto, es decir, un código de tarea de material o de tarea de mano de obra o una combinación entre un código de tarea de mano de obra y de material

Si este campo contiene un carácter especial, por ejemplo, un signo de exclamación (!), significa que está vinculado a la estructura del proyecto. Los signos de exclamación sirven de separador entre el código de proyecto y la estructura (la estructura del presupuesto del proyecto o la estructura operacional del proyecto relativa a la tarea). Si, por ejemplo, el código de tarea de material es "USA-P3" y el código de proyecto es "USA12345678", este campo muestra el vínculo a la estructura operacional del proyecto: USA12345678!USA-P3.

El número de separadores utilizados permite identificar fácil y rápidamente el vínculo al proyecto o a la estructura del proyecto. Si no hay ningún separador, el vínculo dirige al proyecto. Si solo hay un separador (un signo de exclamación, por ejemplo) situado después del código de proyecto (primer código), el vínculo corresponde a una tarea (dirige a la estructura operacional del proyecto). Si hay dos separadores situados después del código de proyecto, el vínculo corresponde a un código de presupuesto (dirige a la estructura presupuestaria del proyecto).
Proyecto fin (campo PJTFIN)
Todo el proyecto (campo PJTDSPALL)

Marca esta casilla para contabilizar todos los registros vinculados a los proyectos seleccionados. Déjala desmarcada para contabilizar únicamente los registros vinculados a la estructura seleccionada de los proyectos.

Si los campos Proyecto inicio/fin contienen un carácter especial, por ejemplo, un signo de exclamación (!), la referencia incluye la estructura del proyecto. Los signos de exclamación sirven de separador entre el código de proyecto y la estructura (la estructura del presupuesto del proyecto o la estructura operacional del proyecto relativa a la tarea). Si, por ejemplo, el código de tarea de material es "USA-P3" y el código de proyecto es "USA12345678", este campo muestra el vínculo a la estructura operacional del proyecto: USA12345678!USA-P3.
Todos los colaboradores (campo ALLCLB)

Marca esta casilla para incluir a todos los colaboradores. Déjala desmarcada si quieres ejecutar el proceso para un único colaborador o un rango de colaboradores.
Colaborador inicio (campo CLBSTR)

Este campo permite filtrar por rango de colaboradores. Para consultar un único colaborador, introduce el mismo código de colaborador en los campos Colaborador inicio y Colaborador fin. El valor por defecto es el usuario en curso.
Colaborador fin (campo CLBEND)
Todas las divisas (campo ALLCUR)

Marca esta casilla para incluir todas las divisas. Para contabilizar las capturas de tiempos de una divisa o un grupo de divisas determinado, déjala desmarcada.
Grupo de divisas (campo GRPCUR)

Un grupo de divisas es un conjunto de divisas.

Los grupos de divisas se utilizan en los criterios de selección para filtrar las divisas.
Divisa (campo CUR)

Este campo permite filtrar por código de divisa.
Fecha inicio captura tiempo (campo DATSTR)

Filtra las capturas de tiempos por periodo. Para consultar un único día, introduce la misma fecha en los campos Fecha inicial captura tiempo y Fecha final captura tiempo. El valor por defecto es el primer día del mes, dos meses antes del mes en curso, pero se puede modificar.
Fecha fin captura tiempo (campo DATEND)

El valor por defecto es la fecha del día, pero se puede modificar.

Generación

1 captura tiempo/diario (campo TIMCLB)

Esta casilla indica si las capturas de tiempos se consolidan.

Desmárcala para contabilizar las capturas que cumplen con los criterios definidos en un solo diario.

Márcala para contabilizar las capturas en diarios separados.
Generación asientos (campo GENECR)

Marca esta casilla para generar los asientos contables. Déjala desmarcada para que el proceso se ejecute en modo simulación. Además de los asientos contables generados, la traza muestra todas las capturas de tiempos que cumplen con los criterios de selección.
Tipo generación (campo CAT)

Esta es la categoría de los asientos contables. La categoría se parametriza a nivel del tipo de asiento.

Real
El asiento contable real se puede consultar e imprimir. Se integra en el balance al registrar el documento.

Simulación activa/Simulación inactiva
Una vez activado, el asiento de simulación se integra en las pantallas de consulta e impresión. Puedes transformarlo en un asiento real o desactivarlo para que sea un asiento de simulación inactiva. Cuando está inactivo, no se muestra en las impresiones y consultas, como los apuntes de inventario.

Un periodo de un tipo de referencial no se puede cerrar hasta que los asientos de simulación no se hayan cancelado o transformado en reales. El estado de los asientos de simulación se cambia con los procesos de la funcionalidad contable.
Estado asientos (campo STA)

Este es el estado del asiento: Provisional o Definitivo.

Una vez que pasa a Definitivo, solo puedes realizar modificaciones informativas o relativas a las imputaciones analíticas. La fecha, los importes, las cuentas, el código de IVA y otros datos contables ya no se pueden modificar.
Tipo asiento (campo TYPPCE)

Cada asiento contable introducido está vinculado a un tipo determinado. El tipo de asiento corresponde a la naturaleza del asiento introducido: factura de cliente, operaciones varias, cobro, etc.

Esta información está asociada a reglas de gestión del IVA, reclamaciones, etc. Es uno de los elementos clave del asiento.

Según la parametrización del tipo de asiento seleccionado, puedes abrir o cerrar la actualización de los referenciales manuales.

El tipo de asiento prevalece e interrumpe la actualización de los demás referenciales de la sociedad de la planta.
Diario (campo JOU)

Este es el código del diario.

El diario se puede inicializar por defecto en función del tipo de asiento seleccionado. Corresponde al diario contable en el que se registra el asiento.

Los códigos de diario son aplicables a una sociedad, a una planta o a un grupo de datos. Estos datos se definen cuando se crea el código de diario, pero en la ventana de selección de este campo no se tienen en cuenta. Los controles se aplican si se selecciona o confirma el código de diario. Si aparece un mensaje de error indicando que el código de diario no es válido, puedes modificarlo.

En la contabilización de las capturas de tiempos, el código de asiento automático definido en el parámetro GAUPTE - Asiento auto. captura tiempos (capítulo TC, grupo PJM) determina la estructura del diario por defecto. El código de asiento PTE que se entrega por defecto identifica el diario por defecto.
Fecha de asiento (campo ACCDAT)

Esta fecha es la de los asientos contables generados. Debe pertenecer a un ejercicio o periodo abierto para todos los tipos de referenciales.
Es la fecha de referencia por defecto.
Fichero traza (campo LOGFILE)

Marca esta casilla para generar la traza detallada de los asientos contabilizados. Déjala desmarcada si no la necesitas.

Acciones específicas

Selecciona Memoria para guardar los criterios de selección.

El código de memoria STD se muestra automáticamente cuando está asociado a la pantalla.

Para más información sobre el uso avanzado de la acción Memoria, consulta la documentación Ergonomía general de las aplicaciones SAFE X3.

Selecciona Recuperar para recuperar unos criterios guardados previamente.

Selecciona Borrar memoria para suprimir un código de memoria.

Mensajes de error

Todos los mensajes de error son genéricos.

Tablas utilizadas

Consultar documentación adicionalConsulta la documentación de Puesta en marcha.